In tutto il mondo sempre più eventi sono stati rinviati a causa del Coronavirus e la situazione generale rimane ancora molto incerta.

Chi lavora nel settore degli eventi ha dovuto prendere decisioni difficili e spesso gli organizzatori non sanno come comportarsi: chiedere un rimborso alla location? Riprogrammare l’evento?

La risposta non è semplice, ma in questo articolo voglio darti alcune dritte su come comportarti se l’evento che hai organizzato è stato rinviato o addirittura annullato.

Iniziamo!

Come il virus ha bloccato il mondo degli eventi

In molti paesi, tra cui l’Italia, gli eventi sono stati vietati e rimandati a data da destinarsi. Anche le modalità di organizzazione cambieranno profondamente (come? Ti segnalo questo articolo, se vuoi approfondire).

Con nuove e continue raccomandazioni a tutela della salute, le cancellazioni di eventi sono la norma e interessano un numero sempre maggiore di persone.

In un contesto così mutevole e incerto, può sembrare molto difficile mantenere la calma e pianificare una nuova strategia: ma niente paura, a tutto c’è una soluzione.

Eventi rinviati causa Covid-19: analizza la situazione

business woman che scrive

Okay, è ufficiale: l’evento che stavi organizzando nei minimi dettagli è stato rinviato a data da definirsi. 

So che in questo momento lo sconforto e la frustrazione stanno prendendo il sopravvento, ma è fondamentale che tu mantenga la calma e analizzi la situazione.

Innanzitutto, quali sono le priorità?

Sicuramente le cose più impegnative, che devono essere organizzate (o prenotate) per tempo come:

  • la location
  • gli invitati 
  • eventuali mezzi di trasporto 
  • servizi come catering, intrattenimento e fotografi

Poi ci sono altre cose a cui pensare: avevi fatto stampare inviti con la data? O magari avevi scelto un tema o un dress code che non è più in linea con le nuove date? 

Tutti questi aspetti possono essere presi in considerazione più avanti, quando ci saranno indicazioni più chiare. 

È inutile scegliere di rimandare a settembre il tuo evento, se ancora non ci sono notizie ufficiali sulla riapertura!

Contatta location, invitati e fornitori

Avvisare prima gli invitati che abitano lontano, così che possano organizzarsi

La location e gli invitati sono i primi con cui mettersi in contatto nel momento in cui gli eventi vengono rinviati a causa del Coronavirus.

Innanzitutto contatta gli invitati: avvisali il prima possibile, iniziando con quelli che abitano più lontano e magari hanno prenotato voli o organizzato lunghi viaggi per essere presenti. 

Poi man mano contatta quelli più vicini, non aver paura di comunicare che l’evento è stato rimandato! Prima lo farai meglio sarà e di certo nessuno incolperà te della cosa.

Dopo esserti occupato degli invitati, è ora di sentire la location e i fornitori: saranno preparati a quanto sta succedendo e non sarai l’unico ad aver rimandato l’evento.

Assicurati di aver chiare tutte le clausole del contratto e inizia a indagare sulla loro disponibilità per il prossimo autunno/inverno o per l’anno prossimo.

Sono i periodi più plausibili in cui riprogrammare l’evento e non vorrai rischiare che siano già occupati.

Ricorda inoltre che tutto quello su cui non hai fatto stampare una data (inviti, segnaposti, gadget ecc.) può essere riutilizzato. 

Sarebbe un vero peccato sprecarli e buttarli via, magari in un momento di frustrazione in cui vedi tutto nero!

Biglietti e prenotazioni

comunicare online

Se il tuo evento è stato rinviato a causa del Coronavirus, la magra consolazione è che non sei solo. 

Vista la situazione, compagnie aeree, agenzie che vendono biglietti per concerti ed eventi sportivi e hotel sono preparati a fornirti tutta l’assistenza necessaria.

Mettiti in contatto con loro il prima possibile oppure informati sui loro siti web circa eventuali misure messe in atto per rimborsare i clienti.

Non è detto che l’evento sia annullato per sempre, anzi!

Il Web Marketing Festival, ad esempio, ha rinviato al prossimo novembre l’evento che si doveva tenere a giugno al Palacongressi di Rimini.

Non solo, ha anche deciso di tenere un’edizione online dell’evento stesso proprio durante quei giorni estivi: un’iniziativa davvero azzeccata per accontentare anche chi non sa se potrà partecipare in autunno.

Mantieni la calma e segui gli aggiornamenti

leggere notizie sul tablet

Questa potrebbe sembrarti la parte più difficile: mantenere la calma quando il tuo evento è stato rimandato e non ci sono notizie ufficiali in merito, non è semplice.

Ma rimanere lucido e positivo è la cosa migliore da fare, soprattutto perché non è detto che il tuo evento sia cancellato e rovinato per sempre. 

La situazione è solo temporanea e magari potesti usare questi mesi per rifinire meglio i dettagli che lo renderanno ancora più memorabile.

Parla delle tue preoccupazioni con i fornitori o con i tuoi collaboratori.

Sono certa che faranno il possibile per aiutarti a trovare una soluzione ideale. Del resto i problemi, se affrontati insieme, sembrano decisamente meno complessi. 

In questo momento, purtroppo, siamo tutti chiamati a portare molta pazienza, ad attenerci scrupolosamente alle indicazioni che ci hanno dato le fonti ufficiali e ad aspettare!


Siamo giunti alla fine di questo articolo e spero di essere riuscita a rassicurati su come è bene comportarsi se il tuo evento è stato annullato a causa del Covid-19.

Non appena le cose si sistemeranno, sono sicura che riuscirai ad organizzarlo al meglio e che sarà un successo!

Per restare aggiornato sull’argomento, sulle tempistiche e sulle modalità di riapertura, dai un’occhiata al nostro blog dove troverai tanti articoli interessanti!