Galateo e bon ton: forse penserai che queste cose siano relegate solo ad eventi come i matrimoni, ma non è così! Potrebbe davvero sorprenderti scoprire quanto il galateo e certe accortezze possano fare la differenza a un evento aziendale… Molto più di tante attività di ufficio stampa!
Certo, il galateo a volte spaventa un po’ e potrebbe sembrare la classica infinita lista di divieti e obblighi che finisce con ingessare tutti e togliere spontaneità al tuo evento, ma posso assicurarti che, anzi, saprà dargli la marcia in più di cui ha bisogno.
Ma basta chiacchiere, scopriamo insieme tutti i trucchi per un evento davvero inappuntabile!
Perché il galateo negli eventi aziendali è fondamentale
Un tocco di bon ton al tuo evento può fare la differenza, indurre un’opinione positiva e facilitare i rapporti umani e di business, mettendo tutti a proprio agio ed elevando il tono dell’evento.
Potremmo addirittura vedere il galateo come un’operazione di marketing ben studiata; è infatti un fattore che differenzia la tua azienda dai competitor e che comunica in modo efficace la tua immagine aziendale.
Ovviamente sto parlando di eventi aziendali con un certo grado di formalità, non di team building in agriturismo! Ma forza, vediamo alcuni esempi, sono certa che sarà presto tutto molto chiaro.
Suggerimenti e idee
La disposizione dei posti
Spesso a eventi aziendali formali in cui è necessario disporre gli invitati attorno ad un tavolo, la disposizione dei posti viene sottovalutata: nulla di più sbagliato!
Nei congressi e nei convegni alla destra del presidente o del CEO bisogna fare sedere l’ospite più importante e alla sinistra il secondo per importanza, e così a scendere ai due lati.
Se invece al tavolo siede il solo conduttore del convegno e alla sua destra si trova il podio, chi interviene sarà seduto nelle prime due file della platea.
Di norma, la personalità più importante siede nella prima poltrona di prima fila a sinistra del corridoio, davanti alla presidenza, e simmetricamente, nel primo posto a destra, l’ospite subito meno importante, per poi alternarsi verso l’esterno.
Il dress code
Potrà sembrare strano ma anche l’abbigliamento fa parte del galateo da rispettare per gli eventi aziendali!
Di norma per gli eventi business come convention, congressi, meeting, presentazioni, workshop e fiere, per i signori è bene optare per giacca e cravatta, le signore possono invece scegliere tra pantalone elegante o gonna al ginocchio, camicia e giacca.
Per gli eventi meno formali, si è di norma un po’ più rilassati, ma meglio sempre evitare tutto ciò che è “troppo”: strappi, bottoni staccati, scuciture, smagliature, macchie, tacchi rovinati, scarpe sporche, capelli in disordine e trucco pesante sono da evitare come la peste.
I dettagli
Spesso sono i dettagli a determinare il successo di un evento, e il galateo è proprio quella serie di dettagli di stile che garantiranno il successo del tuo!
- Il guardaroba: non c’è nulla di peggio di un evento in cui gli ospiti sono obbligati a tenere il cappotto o il soprabito sulle ginocchia o sulla spalliera della sedia.
Valuta un buon servizio guardaroba, anche fai-da-te con una rella dove lasciare le giacche, ma non dimenticare di avvisare con un cartello se non è sorvegliato. Farà la differenza!
- La reception: un’accoglienza gentile è il biglietto da visita del tuo evento aziendale.
Prevedi un numero adeguato di hostess che accolgano gli invitati (e visto il periodo, controllino con efficienza i green pass) e siano d’aiuto a chi ha bisogno di assistenza con inviti, parcheggio e più ne ha più ne metta.
- I cartelli indicatori: con una spesa minima puoi prevedere dei cartelli che spieghino ai tuoi ospiti dove andare, dove trovare la sala, le uscite, la toilette o un eventuale bar, in modo che nessuno si senta smarrito.
Metti a disposizione dei tuoi ospiti anche dei piccoli programmi della giornata, con informazioni sulle varie attività previste - queste informazioni sarebbe bene farle recapitare via mail con anticipo in modo che possano prepararsi nel modo migliore!
Il galateo del comportamento
Lato comportamento, il galateo degli eventi aziendali offre un sacco di spunti utili per lavorare meglio, incoraggiare la collaborazione ed evitare conflitti, sia con i colleghi e i superiori che con gli ospiti esterni.
- Il telefono cellulare: evita di appoggiarlo in bella mostra sul tavolo e teniamolo spento o silenzioso, concentrando l’attenzione verso i presenti. Ma soprattutto vietato controllare mail e messaggi mentre parli con qualcuno!
- Gli argomenti di conversazione: certi temi “spinosi” andrebbero lasciati fuori dall’ambiente di lavoro, in generale, tanto più agli eventi aziendali, dove è meglio incoraggiare un clima disteso e parlare di lavoro o darsi alle “small talk”.
Stai alla larga da argomenti come politica, religione, sesso, vita privata, e – se cogli tensione – cerca di portare la conversazione con naturalezza su altri argomenti.
Un capitolo a parte: il galateo nelle fiere aziendali
Una menzione d’onore la merita il discorso delle fiere, in cui l’azienda deve fare il massimo per dare un’ottima impressione e distinguersi dalla concorrenza.
No alle hostess che distribuiscono materiale pubblicitario senza una parola o un saluto, stand disordinati con brochure e depliant alla rinfusa.
Le regole d’oro invece sono:
- Rispettare un dress code aziendale, fosse anche una maglietta uguale per tutti con il nome dell’azienda o un badge in bella vista sulla camicia.
- Tenere a disposizione biglietti da visita personali o aziendali aggiornati e depliant professionali.
- Offrire quando possibile un caffè, caramelle o anche solo un bicchiere d’acqua a chi si siede allo stand per avere informazioni sui prodotti o servizi che la tua azienda offre.
- Tenere lo stand pulito e in perfetto ordine, per dare un’immagine professionale e ineccepibile dell’azienda.
Infine, e forse la cosa più importante, tutto lo staff deve accogliere con educazione i visitatori, presentandosi e offrendosi di dare più informazioni sull’azienda con garbo e discrezione.
Il galateo potrebbe sembrare una cosa antiquata, da romanzo dell’Ottocento, ma spero che questo mio articolo ti abbia dimostrato che non è affatto così! Basta rispettare poche semplici norme di buona convivenza per ottenere grandi risultati a livello di immagine aziendale.
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