Il mondo degli eventi è stato, senza dubbio, uno dei più colpiti dall’emergenza sanitaria causata dal Coronavirus.

Il divieto di creare assembramenti e la chiusura delle strutture ricettive (hotel, centri congressi, business center ecc.) ha fatto sì che nella prima metà del 2020 i meeting, le convention e le riunioni si svolgessero online tramite appositi software.

Ma cosa succederà agli eventi post Covid-19? Come si faranno concretamente? Cosa ci possiamo aspettare nell’immediato futuro, almeno fino a quando non sarà trovato e distribuito un vaccino?

La prima cosa che devi sapere è che sicuramente, almeno per un po’, dovrai abituarti all’idea di partecipare agli eventi con guanti e mascherina, rispettando la distanza interpersonale.

In questo articolo voglio presentarti un possibile scenario, basato anche su ciò che è stato scritto nel protocollo nazionale “Accoglienza Sicura” firmato da Federalberghi, Confindustria alberghi e Assohotel.

Non si tratta di un decreto ufficiale del governo, ma definisce alcune interessanti linee guida circa l’argomento.

La cosa certa è che si dovranno attuare nuovi metodi di organizzazione e gestione degli eventi, in grado di garantire da un lato la massima sicurezza ai partecipanti, dall’altro lo svolgimento senza intoppi dell’evento stesso.

Vediamo dunque ciò che c’è da sapere (al momento)!

Accredito ospiti

accredito eventi online

Non so tu, ma quando partecipo ad un evento il momento che odio di più è quello dell’accredito.

Spesso, soprattutto in occasione di grandi eventi con tanti partecipanti, capita di rimanere in coda per molto tempo aspettando il proprio turno. Il livello di stress è già alle stelle, vero o no?

Con l’obbligo del distanziamento sociale, gli eventi post Coronavirus dovranno, per forza di cose, essere gestiti in modo nuovo e una modalità interessante è quella dell’ accredito online.

Come funziona? Una volta acquistato il biglietto e inseriti i tuoi dati tramite pc, questi ultimi saranno inviati direttamente agli organizzatori dell’evento che così saranno già in possesso della lista dei partecipanti.

Arrivato alla location, tutto ciò che dovrai fare è scansionare il QRcode o il barcode del biglietto presente sul tuo smartphone ed è fatta: sarai accreditato all’evento senza aver stabilito alcun contatto fisico.

Questo metodo consente di gestire in modo veloce l’accredito degli ospiti e, soprattutto, lo fa nel pieno rispetto delle norme stabilite per sconfiggere il Coronavirus.

Accesso e Accoglienza

accoglienza agli eventi

Anche per quanto riguarda l’accesso alla location molte cose cambieranno.

Quante volte ti sarà capitato di essere in ritardo e di dover fare una corsa per precipitarti in sala….magari urtando qualcuno nella fretta!

Beh, nell’era degli eventi post Covid-19 tutto cambierà, visto che sia l’accesso che il deflusso saranno monitorati e contingentati.

E’ molto probabile che si attueranno misure simili a quelle dei supermercati, con percorsi separati per chi entra e chi esce e autorizzazione all’accesso solo previa misurazione della temperatura corporea.

In questo senso non devi preoccuparti, esistono già tecnologie in grado di rilevare la temperatura con precisione e senza alcun contatto, quindi in totale sicurezza.

Sto parlando, ad esempio, del dispositivo TermoWall firmato da Visivatech oppure delle telecamere Bi-Spectrum di Viatek con sensori ad alta sensibilità.

L’accoglienza in loco sarà ridotta al minimo e il ruolo delle hostess, con ogni probabilità, sarà sostituito da appositi cartelli segnaletici contenenti tutte le informazioni indispensabili.

Sale meeting e spazi per eventi

sala meeting con distanze

Sulle norme da adottare nelle aree destinate a riunioni, conferenze ed eventi si fa un gran parlare e non c’è ancora nulla di certo.

Tuttavia si può provare ad immaginare uno scenario basato sulle seguenti regole:

  • Distanza di sicurezza di almeno un metro tra una persona e l’altra
  • In caso di sedute fisse vicine, indicare con appositi segnaposti dove è possibile accomodarsi e dove no
  • Delimitare gli spazi con adesivi da attaccare al pavimento per agevolare il mantenimento della distanza
  • Mantenere il posto scelto o assegnato per tutta la durata dell’evento
  • Affiggere fogli e cartelli informativi per ricordare ai partecipanti le norme da rispettare

Tutti gli ambienti dovranno essere sanificati prima e dopo gli eventi, nonché arieggiati durante le pause degli stessi.

All’ingresso della sala sarà fondamentale mettere a disposizione di tutti mascherine e guanti di riserva ed anche un distributore automatico di gel alcolico per le mani.

Il rispetto di queste misure preventive è fondamentale ai fini della sicurezza, per questo in loco saranno presenti persone incaricate di controllare che nessuno le violi.

Food & beverage

food & beverage

La somministrazione di cibi e bevande durante gli eventi è una delle questioni più scottanti, sulla quale si sta ancora cercando una soluzione efficace.

Per ora, quindi, possiamo solo fare ipotesi.

Il modo migliore per prevenire qualsiasi contatto e garantire la totale sicurezza degli ospiti potrebbe essere la creazione di un percorso ad hoc, che conduce a tavoli imbanditi con cibi monoporzione sigillati in appositi contenitori.

Una sorta di lunch box da consumare da soli o con altri, su un tavolo che garantisce sufficiente distanza o dotato di separatori in plexiglass.

Blog In Hotel ha sottoposto un sondaggio agli albergatori di due gruppi Facebook per cercare di capire come hanno intenzione di servire una colazione sicura alla riapertura delle location.

Alla domanda “Quale scelta credi che possa essere la più sicura per la tua struttura ricettiva?” le risposte più accreditate sono state:

  • Room service (26,8 %)
  • Buffet con servizio al tavolo (25,7 %)
  • Breakfast box (25,3 %)

Come vedi, la situazione è quasi in equilibrio. Per quanto riguarda le modifiche da apportare al buffet, invece, gli albergatori propendono per l’utilizzo di:

  • Espositori con protezione anti drops (23,3 %)
  • Prodotti home made ma confezionati singolarmente (14,9 %)
  • Prodotti industriali e confezionati monodose (13,3 %)
  • Posate e altro materiale monouso (9,2 %)

Molti ovviamente pensano di combinare questi accorgimenti in modo da aumentare il livello di sicurezza. In ogni caso non c’è ancora nulla di certo, quindi per ora queste rimangono solo delle idee da prendere con le pinze.

Anche l’allestimento delle aree catering secondo le norme di sicurezza anti Covid-19 sarà importantissimo e, come per le sale meeting, dovrà fare i conti con spazi che non possono sfruttare la loro piena capienza e che inevitabilmente si restringono.

Questo è forse l’aspetto che più ci fa male quando pensiamo a come saranno gli eventi del futuro prossimo. L’uomo è un animale sociale che ha bisogno di comunicare, soprattutto in un momento conviviale come quello del pasto. Ma ancora per un po’, purtroppo, non ci sarà concesso.


Siamo arrivati alla fine.

Spero che questo articolo ti sia stato utile per prepararti ad affrontare gli eventi post Coronavirus con una nuova mentalità ma sempre con fiducia e coraggio.

Se tutti rispettiamo le regole e teniamo duro, vedremo ripagati i nostri sforzi. È un grande sacrificio, lo so, ma solo così riusciremo a lasciarci tutto alle spalle e a ripartire più forti di prima!