Le conosci?

Io non avevo la più pallida idea di che cosa fossero, poi una sera a metà febbraio, complice l’insonnia, mi sono guardata la notte degli Oscar!

Tra un “and the Oscar goes to…” e l’altro, continuavano a parlare di Goodie bags. Pensavo di cavarmela in inglese, ma non riuscivo a capire a cosa facessero riferimento.

Una volta googlato mi è stato subito più chiaro di cosa si stesse parlando e ho pensato “dovrei scriverci un articolo, potrebbe essere molto utile per tutti gli organizzatori di eventi!”.

Ti va se ci togliamo ogni dubbio?

Anche perché scommetto che le troverai super interessanti per i tuoi meeting e workshop aziendali!

Cosa sono le goodie bags?

Una goodie bag è semplicemente un sacchetto di gadgets o coupon d’offerte. Spesso si trovano anche come goody o welcome bags, perché vengono consegnate all’ingresso.

Altre volte invece sono sostituite da semplici gadgets sfusi. Ma non è così chic, vero? Una borsa o un semplice contenitore affascinante, possono proprio fare la differenza.

Forse non mi sono espressa bene usando “semplice”, soprattutto perché non è così facile comporle ad hoc per un evento.

Immagina di consegnare agli invitati ai tuoi meeting aziendali una borsa gadgets, con qualche pensierino che può essere utile durante l’evento, ma anche occasioni o sconti per collaborare con la tua azienda.

Ormai non possiamo più farne a meno. E allora che dici?

Proviamo ad imparare come prepararla?

stretta di mano

Come prepararne una?

Con la goodie bag giusta sarà più facile farsi ricordare dai tuoi clienti o dai partecipanti al tuo evento aziendale.

Chi porterà qualcosa ai bimbi, chi prenderà appunti sul notes che hai preparato. Insomma, è un modo per farsi ricordare, fidati!

Vediamo quali passi seguire per prepararne una perfetta!

Per quale evento prepari la tua borsa?

In un’azienda le opzioni sono tante! Stai organizzando meeting, workshop, cene o semplici riunioni?

Per scegliere cosa inserire nella goodie bag è essenziale sapere per cosa la stai preparando.

In generale va consegnata all’ingresso come benvenuto.

È indispensabile inserire il programma della giornata, in modo che tutti i partecipanti siano in grado di capire a che punto si trovano dell’evento. Anche una piantina della struttura, in caso sia particolarmente grande, potrebbe essere utile.

Per quanto queste sono siano utili, non sono veri e propri regali e l’obbiettivo delle goody bag è quello di viziare e soddisfare il cliente.

Perché, come saprai, la soddisfazione del cliente lo rende un cliente fedele.

Ad ogni modo a seconda del tipo di evento che stai organizzando dovrai creare una goodie bag ad hoc.

Per esempio se si tratta di un workshop, l’evento del momento, è importante che la tua bag contenga tutto il necessario per affrontarlo nel migliore dei modi: carta e penna saranno dunque essenziali.

cartoleria

Quando distribuirai le goodie bag?

Come dicevamo prima, al 99% le goodie bags vengono distribuite all’ingresso, come presente di benvenuto.

Personalmente lo trovo logico e di buon auspicio, oltre che utile. Magari sul notes aziendale ci puoi segnare la lista della spesa a casa, però sarebbe meglio lo usassi per prendere appunti durante l’evento.

Forse esiste un unico caso dove è meglio consegnare la goodie bag alla fine, è quell’ 1% rappresentato da riunioni dove gli ospiti sono importanti e non devono fare assolutamente niente durante l’evento, se non ascoltare.

Nessun appunto (hanno la segretaria per questo), nessuna necessità di post it o penne. Servono solo regali che gli facciano ricordare chi sei.

Se è un potenziale cliente di sicuro offerte, sconti e buoni per esperienze sul territorio faranno più che piacere ed è un buon modo per accompagnarlo alla porta.

A chi le consegnerai?

Oltre che al tipo di evento, devi pensare anche alle persone che avrai davanti.

Clienti? Fornitori? Colleghi? Professionisti di categoria?

Trattandosi di un evento aziendale non ci importa granchè se sono donne o uomini, o l’età che hanno. Ci concentriamo sul loro ruolo nei confronti della tua azienda.

Quanto vuoi spendere per le goodie bags?

Ovviamente prima o poi bisogna fare i conti con il budget.

In questo caso non devi solo pensare alla goodie bag, in realtà devi pensare a tutto l’evento. Avendo una visione d’insieme riuscirai a quantificare quanto potrai spendere per i gadgets.

Se ti serve una mano per tirare le somme, ecco qui l’articolo che fa per te: come definire il budget di un evento.

Ah, quando dico di pensare all’evento a 360 gradi intendo anche di pensare alla location!

Potrebbe essere il costo maggiore, per cui ti consiglio di pensare bene a cosa stai cercando e soprattutto di scegliere una location che si adatti al tuo evento.

Per darti una mano in questo, visita il portale di  Meeting hub e chiedi i preventivi direttamente alle strutture! Così potrai organizzarti al meglio.

Per le goodie bags il budget varia molto, in base a cosa vuoi metterci! Considera che potresti avere anche degli sponsor.

Ad esempio, se tu organizzassi un evento aziendale in una struttura alberghiera, perché non chiedere uno sconto alla SPA proprio di fianco alla location? 2 piccioni con una fava… e 0€ spesi!

In realtà i piccioni sono 3! Puoi anche iniziare una fiorente collaborazione con un marchio complementare al tuo.

meeting

Come organizzare il contenuto?

Hai ragione, dopo tutte queste parole, ancora non abbiamo detto cosa ci va in queste goodie bags!

Alla notte degli Oscar hanno consegnato goodie bags con pacchetti turistici per il Messico, trattamenti estetici, orologi svizzeri, vino. Per un budget di 200.000 €.

Non so bene quale sia il tuo budget, ma scommetto che l’idea degli sponsor non ti dispiaceva.

Vediamo un po’ come riempire le welcome bags nel mondo reale.

Cancelleria

Se anche tu fai parte del club “Matti per la cancelleria” allora siamo in due. Ma non siamo soli. In tantissimi adorano racimolare penne colorate e post it dalle forme più impensabili. Oltre a essere belli e colorati, questi oggetti sono anche molto utili!

In particolare ti consiglio:

  • notes: ricordi gli appunti? Ecco dove scriverli!
  • penna: ecco anche con cosa scriverli!
  • cartelletta: qui puoi inserire il programma della giornata ed il notes, così risulterà più ordinato e “portatile”;
  • post it: ogni lavoratore a computer che si rispetti ne è sommerso, per cui, a meno che sia il convegno idraulico del secolo, mettici i post it.

Cibo

Pensa se a metà meeting inizi a sentire la pancia di qualcuno che scricchiola per la fame? Pensaci tu!

Ad esempio con un piccolo snack: eviterei qualcosa che fa rumore masticando, è sempre un po’ imbarazzante! Anche in questo caso, ricorrerei a degli sponsor.

Pensa che buono se invece che metterci qualcosa di confezionato, potessi mettere un cornetto della pasticceria poco lontano dal tuo ufficio? Un tocco di stile che verrà apprezzato sicuramente

Esperienze

Questa è la parte che io apprezzerei di più. Per i tuoi ospiti trovare un ingresso alla SPA, uno sconto al ristorante, un buono per noleggiare un e-bike o per qualche attività inerente l’evento, sarà sicuramente apprezzato.

Gadgets esterni

Cerca aziende del settore (ovviamente non concorrenti) che possano offrire campioncini gratuiti da inserire nella goodie bag.

Molte aziende scelgono questa tattica per pubblicizzarsi, perché non farlo con te?

Gadget aziendale

Sarebbe il massimo anche inserire un gadget utile con il marchio aziendale. Può anche non centrare un tubo con l’evento o con l’azienda, ma deve avere il marchio in bella vista.

Porta chiavi, braccialetti in silicone, occhiali da sole. Vedi tu, ma firmali e regalali!

post it

Piccoli trucchi

Ancora qualche consiglio ed abbiamo finito:

  • scegli un colore dominante: se la tua azienda predilige per logo o esigenza un colore particolare, seguilo. Ti rende riconoscibile ed ordinato;
  • metti delle caramelle: sgranocchiare va sempre bene;
  • scrivi il nome sui sacchetti: farai sentire i tuoi ospiti speciali ed aspettati. Inoltre non è così difficile, basta una semplice etichetta che poi possono staccare per sfruttare al meglio la borsa;
  • cerca di preparare goodie bag omogenee: tra i partecipanti, se proprio devi farle diverse, non dare nell’occhio. Potrebbe far sembrare che tu abbia ospiti di seria A e di serie B.

Ci siamo quasi… Manca la borsa!

La borsa per la goodie bag

Caspita mi stavo scordando della bag! Tutti i gadgets che deciderai di regalare, vanno in una bella borsa. Tra le mille opzioni, ne ho selezionate 3:

  • borsa di carta personalizzata: la classica borsa di cartone con i manici. Qui è semplice stampare il marchio. Occhio però, se ci metti una bottiglia di vino potrebbe cedere!
  • borsa di stoffa personalizzata: in questo caso sarà riutilizzabile molto più che quella di cartone ed è anche più resistente, nonchè più professionale;
  • scatola: una goodie bag può diventare una scatola. La trovo un po’ scomoda in realtà, però pensandoci può essere più difficile rovesciare tutto e si tratta di una scelta green nel caso il tuo evento sia sostenibile.

Adesso sì che abbiamo finito!

reunion

Non ricordo se ti ho detto che cosa vuol dire goodie. Bene, vuol dire “buono”, deriva da good e significa anche “chicca, prelibatezza“.

Se ci pensi è vero, qualche chicca speciale e qualche dolcetto!

Ok, ora manca solo una cosa!

Aspetto con ansia la tua goodie bag! Se hai altre idee o suggerimenti che vuoi condividere puoi sempre lasciare un commento qui sotto!

Grazie e a presto!