5 errori da evitare in un preventivo Quando il preventivo incontra la pigrizia

È pigro l’uomo che può far di meglio.

(Ralph Waldo Emerson)
In uno degli scorsi articoli ho parlato di come dovrebbe essere un preventivo efficace. Partendo da un pessimo esempio reale, ho elencato i maggiori errori che un preventivo non dovrebbe mai avere e le caratteristiche che invece dovrebbero essere sempre presenti. Ho anche compilato un template che si può usare come fonte di ispirazione per creare un preventivo coi fiocchi.

Se non hai letto l’articolo oppure vuoi rinfrescarti la memoria vai pure a leggere Il preventivo efficace.

Fatto? Benissimo. Ora torniamo sulla Terra.

Qui agisce una forza oscura che condiziona la nostra esistenza. Quella forza che trasforma il peso di una piuma in un macigno di una tonnellata.

Mi riferisco alla pigrizia.

Hai mai sentito l’irrefrenabile desiderio di non svolgere un’azione semplice ma indispensabile solo perché non ti va? Bene, allora significa che anche tu sei stato vittima di questo vizio.

Ma questo cosa c’entra con i preventivi?

C’entra, c’entra! La pigrizia è infatti il peggior nemico del business. Ne ho avuto una prova poco tempo fa.

Da anni svolgo la professione di docente e formatore per gruppi e aziende. In genere i miei clienti non possiedono spazi propri, quindi organizzo i miei corsi presso le sale meeting degli hotel.

Qualche settimana fa ero alle prese con l’organizzazione di un corso. Sono andato su Meeting Hub e ho inviato una richiesta di preventivo alle strutture adatte ad ospitare il mio evento.

Ci sono volute poche ore per avere la prova che la pigrizia picchia duro anche contro gli albergatori!

Infatti, ho riscontrato molte problematiche piuttosto semplici che non hanno a che vedere con il marketing, ma sono piuttosto il risultato di poca cura o cattive abitudini.

Di seguito vediamo cosa ho riscontrato:

5 Errori Grossolani

1. Risposte arrivate in ritardo o assenti

Rispondere in ritardo ai preventivi è un errore ricorrente, ed è anche uno dei principali motivi per cui molte strutture ricettive fanno fatica a convertire. Capisco che è necessario un tempo tecnico di risposta, ma dovrebbe essere contato in poche ore, possibilmente in minuti!

Molti hotel mi hanno risposto nella stessa giornata della richiesta. Qualcuno invece se l’era presa comoda… così a distanza di giorni continuavano ad arrivarmi i preventivi dei ritardatari. Li ho buttati tutti nel cestino senza nemmeno aprirli perché nel frattempo avevo già scelto dove andare.

Non sono io ad essere impaziente. Tutti i clienti iniziano a scegliere già dai primi preventivi. Se la lista si allunga è probabile che chi arriva ultimo non sarà nemmeno preso in considerazione.

Ma questo è nulla… c’è anche chi non risponde. Questa è veramente una cosa allucinante. Non capisco come si possa pretendere di convertire se si lasciano sfuggire in questo modo i clienti.

Voglio però credere che la pigrizia non si spinga così lontano e che le richieste non siano mai arrivate alle strutture. Può succedere infatti che i filtri antispam delle caselle di posta elettronica lavorino in maniera anomala bloccando anche le email importanti.

Mi raccomando: per non perdere neanche una richiesta tieni sempre sotto controllo la casella “spam” e cambia le impostazioni della tua email inserendo Meeting Hub tra i mittenti affidabili.

Fallo a maggior ragione se ti arrivano solleciti via telefono in merito a richieste preventivo. Non pensare che sia una vittoria perché il cliente dimostra di volere te. Probabilmente lo fa perché non ha molta scelta. Tu intanto hai fatto la figura del maleducato che non risponde alle richieste. Non lamentarti poi se i clienti vanno dalla concorrenza!

2. La mail con il preventivo era un inoltro della richiesta

Molti preventivi che mi sono arrivati avevano questo oggetto:

R: Hai una nuova richiesta di preventivo – Meeting Hub

Sono cioè un semplice inoltro della richiesta giunta alla struttura dal portale Meeting Hub.

Lo so che fare così è molto comodo e ci vuole poco tempo, ma in questo modo il potenziale cliente vede due cose che non dovrebbe MAI vedere:

– Simboli tipici dei messaggi inoltrati come R:, FW: e I:. Tutti e tre indicano una risposta a un precedente messaggio. Il potenziale cliente però non ha scritto nessuna email poiché ha inviato il preventivo tramite una maschera all’interno di Meeting Hub. Di conseguenza ha difficoltà a interpretare quei simboli. Anzi, ti dirò di più: ha la spiacevole impressione che tu abbia discusso della sua richiesta con una terza persona.

– La frase in oggetto: non ha senso. Leggila bene: Hai una nuova richiesta di preventivo. Sei tu che ce l’hai perché sei l’albergatore. Il cliente vuole il preventivo, non vuole che la richiesta gli torni indietro!

Non devi dare per scontato che il cliente conosca il funzionamento del sistema di Meeting Hub. Con ogni probabilità non è così. Quindi, viva la chiarezza: scrivi un oggetto che faccia capire il contenuto già dalla prima occhiata.

Ad esempio un semplice: “Offerta per vostro meeting”, oppure “Meeting in (nome della tua struttura)”. Un oggetto che sia allo stesso tempo chiaro e originale. Il cliente deve essere in grado di distinguere il tuo messaggio a colpo d’occhio. Inoltrando il messaggio senza modificare l’oggetto hai la matematica certezza che questo non succederà.

Anzi, avrai trasmesso l’idea che non curi abbastanza il rapporto col cliente.

Per completare il quadro, ricordati di inserire il riferimento alla sua richiesta su Meeting Hub nel corpo del messaggio. In questo modo il tuo potenziale cliente capirà immediatamente l’origine della tua offerta.

3. Nel mittente non era presente il nome della struttura

Richiedendo un preventivo, mi aspettavo che mi rispondessero le strutture. Invece diverse email mi hanno lasciato davvero disorientato. Molte infatti indicavano come mittenti dei nomi di persone che non conosco. Lì per lì mi sono chiesto chi fossero e cosa volessero da me.

Altre email avevano nominativi inquietanti come Sales, Commerciale, Info e sul momento ho pensato che si trattasse di spam.

Per un pelo non sono finite nel cestino…

Se vuoi essere sicuro che il tuo preventivo non sarà considerato come posta indesiderata, controlla immediatamente le impostazioni della email e imposta come mittente predefinito il nome della struttura, eventualmente seguito dal tuo nome e cognome.

Bocciati senza appello tutti gli altri tipi di mittente. Non danno informazioni e non trasmettono calore umano, quindi non convertono.

4. Mancavano immagini o link al sito dell’hotel

Alcuni preventivi erano fatti solo di testo. Niente immagini, niente link. Solo parole. Ho fatto una gran fatica a ricondurli ai rispettivi hotel, tanto che in un paio di casi mi sono chiesto: quand’è che ho mandato la richiesta a questa struttura?

Se ti metti nei panni del cliente capisci subito di cosa sto parlando.

Se ti ha mando una richiesta di preventivo perché ho visto la tua scheda su Meeting Hub e mi è piaciuta la tua location. Per la mia scelta mi sono concentrato sulle immagini che ho visto sul portale.

La mia scelta è stata visuale, mentre il preventivo che mi hanno mandato è testuale.

Risultato? mi sono trovato di fronte a un muro di testo senza foto o riferimenti. Ben difficilmente riuscirò a capire chi sei, soprattutto se è passato qualche giorno dalla richiesta. Se non mi aiuti  a ricordarmi di te rischi di mandarmi in confusione e infine di perdermi.

In sostanza, per farti riconoscere è meglio inserire nel preventivo le stesse fotografie che hai inserito nel portale di Meeting Hub. Anche se può sembrare controintuitivo, è il modo più semplice e immediato per farti riconoscere dal tuo potenziale cliente.

Alcuni pensano bene di inserire un bel link al loro sito Internet per mostrare con orgoglio il buon lavoro svolto dal web designer. Non è una buona idea. Se il richiedente ha preferito utilizzare un portale aggregatore di strutture invece di consultare il tuo sito, forse è meglio reindirizzarlo su Meeting Hub (piattaforma che egli stesso ha scelto per la sua ricerca).

Questo crea una connessione visuale tra la scelta che ha fatto sul portale e il tuo preventivo!

Ricordati che l’immagine è il più potente mezzo di persuasione esistente. Chi sa padroneggiarla è il leone del mercato.

Allora, vuoi convertire? Metti le foto nei preventivi!

5. Mancava il totale

Aprendo alcuni preventivi ho trovato tanti numeri ma nessun importo totale.

E infatti erano preventivi scritti fin nei minimi particolari, ma senza l’elemento più importante, cioè l’importo totale! Quello dovevo ricavarlo da solo…

Vuoi un consiglio?

Tira fuori tu la calcolatrice, non farlo fare al tuo potenziale cliente. Tanto non lo farà. La pigrizia agisce anche su di lui e lo spingerà con forza verso un preventivo più chiaro e conciso.

Anzi, fai di più. Inserisci il totale mettendolo bene in evidenza.

Un consiglio

In questo articolo ti ho spiegato che la pigrizia agisce in modo subdolo. Ti fa commettere piccoli errori che sembrano insignificanti e invece possono essere fatali per le tue opportunità di guadagno. Ti ho quindi dato gli strumenti per riconoscere le trappole in cui molti albergatori cadono durante l’invio del preventivo. Fanne tesoro!

Concludo con un consiglio pratico. Non riuscirai mai a sconfiggere del tutto la pigrizia perché ha messo le radici nell’animo umano. Nonostante ciò la si può vincere.

Nel frattempo evita questi cinque errori per i prossimi preventivi. Fai uno sforzo, anche se costa un po’ di fatica in più. Vedrai che in poco tempo ti verrà naturale… e i preventivi si trasformeranno in nuovi clienti!

Un saluto!