Alcuni eventi hanno budget maggiori di altri ma questo non significa che gli eventi low cost siano destinati necessariamente ad avere meno impatto e successo.

Con un budget limitato, puoi comunque organizzare un evento.

E puoi anche fare una buona impressione.

Come?

Ecco alcune linee guida di Meeting Hub su come organizzare un evento low cost e riuscire a trasmettere il messaggio che vuoi veicolare alla tua audience.

1. Scegli per tempo la location

La location per l’evento è importante e sarà probabilmente tra le voci che incideranno di più sul tuo budget.

È sicuramente tra i primi punti da esaminare quando dai il via al tuo processo di pianificazione.

Trovare un luogo adatto è già difficile di per sé e non sarà più facile con un budget limitato.

Inoltre, se prenoti all’ultimo minuto potresti sostenere dei costi di prenotazione extra che non puoi permetterti.

Quindi pianifica in anticipo.

Scegli con cura:

  • la posizione, 
  • il tipo di luogo, 
  • le date.

E prenota al più presto. 

Scopri se le date fuori stagione possono andar bene per il tuo evento: potresti ottenere una riduzione sul prezzo scegliendo date meno richieste. 

A volte ci sono anche altri modi creativi per utilizzare una location risparmiando. Ad esempio sfruttando una terrazza o un cortile.

Ricordati di informarti.

2. Scegli una location vicina

Hai davvero bisogno di far viaggiare le persone o il tuo evento può avere un senso anche in un luogo vicino?

E ancora:

Ti è possibile ridurre i costi di trasporto e alloggio? 

Naturalmente, dipenderà dal tipo di evento che stai organizzando e da chi sono i tuoi partecipanti. 

Ma se il tuo budget è limitato, non ci vorrà molto per sapere e decidere che i costi di trasporto e pernottamento possono rivelarsi enormi per te e anche per i tuoi partecipanti.

  • Nel caso di un evento internazionale, ad esempio, considera un’organizzazione ibrida, combinando ospiti dal vivo e on-line.
  • Nel caso di un evento nazionale, scegli una città e una location ben servita dai mezzi di trasporto. In questo modo, se prevedi il rimborso spese, potrai evitare il costo di taxi o di doppi treni. Ed anche di eventuali pernottamenti causa mancanza di mezzi per il rientro.

3. Cibo e bevande sostenibili

Se hai un budget limitato, la cosa migliore è pensare sempre fuori dagli schemi.

Avventurati lontano dagli approcci convenzionali. 

Ad esempio potresti trovare un’associazione no profit disposta a preparare il tuo catering o informarti presso qualche scuola alberghiera. 

In caso contrario, 

  • il catering convenzionale può andar bene ma senza essere necessariamente lussuoso; 
  • seleziona pochi piatti d’autore piuttosto che riempire la tavola con decine di vassoi diversi;
  • prevedi un distributore d’acqua piuttosto che bottigliette d’acqua in plastica o vetro. Puoi anche farlo in nome della sostenibilità ambientale, cosa che gioverà al tuo brand.

Rendi il cibo esperienziale. 

cibo per eventi low cost
  • Scegli un menù economico in cui gli ospiti possano divertirsi a interagire tra loro mentre creano i propri miscugli
  • Ciotole di riso, verdure, cubetti di pollo e prosciutto, mozzarelline, crostini… sono tutte ottime scelte.
  • Pianifica l’evento perché abbia un coffee break piuttosto che pranzo o cena. Questo darà modo agli ospiti di relazionarsi e fare networking
  • Posiziona gli antipasti meno costosi sul tavolo del buffet e distribuisci quelli più costosi sui vassoi. Gli ospiti mangiano meno cibo quando viene offerto sui vassoi ma questo alza anche il livello del servizio e dà un tocco di eleganza.

4. Riduci i costi di stampa

La tecnologia può facilitare la gestione e la pianificazione del tuo evento:

  • la registrazione, 
  • il programma,
  • la visualizzazione degli orari, 
  • la condivisione di informazioni sull’evento e intorno all’evento
  • la promozione

Tutto può essere fatto in digitale evitando i costi di stampa e in nome della sostenibilità.

Al giorno d’oggi ci sono molte altre alternative ai materiali stampati da utilizzare agli eventi. 

5. Flessibilità e creatività

Creatività fai da te per eventi low cost

Segnati le priorità per le tue spese.

Così saprai in cosa puoi permetterti di essere più flessibile e creativo. 

A volte ciò che ti viene offerto gratuitamente o a un costo inferiore potrebbe non essere esattamente ciò che volevi ma chiediti se svolge la funzione che ti interessa e se risponde ai tuoi obiettivi.

Potrebbe essere una soluzione meno elegante ma serve comunque allo scopo.

  • Pensa a riutilizzare gli accessori invece di acquistarne di nuovi per ogni evento. 
  • Puoi scegliere di far progettare e costruire i gadget in modo tale che possano essere riutilizzati.
  • Chiedi al ristoratore di decorare la tavola del buffet senza costi aggiuntivi utilizzando composizioni floreali create con fiori di campo.
  • Usa frutta o verdura fresca per i decori, come una ciotola di cristallo di fragole rosse mature o vasi di vetro contenenti limoni, riempiti d’acqua e sormontati da una candela galleggiante.

6. Impara a negoziare

Negozia con i tuoi fornitori ed esplora l’idea di estendere il business al di là di un semplice evento una tantum, se rientra nella tua strategia a lungo termine. 

È importante però che tu sia consapevole del valore di mercato dei servizi e degli articoli che stai richiedendo prima di negoziare.

Cerca soluzioni che abbiano pochi fornitori: questo può aiutarti a ridurre alcuni costi. 

La location prescelta potrebbe essere in grado di offrirti tutti o la maggior parte dei servizi di cui hai bisogno, in un pacchetto all-inclusive.

Attenzione però che la location potrebbe insistere sul fatto che utilizzi il loro catering interno senza molta flessibilità e questo potrebbe essere considerevolmente più costoso rispetto ad altre alternative.

7. Instaura partnership

La negoziazione può anche portare alla collaborazione

Cerca di capire dove questo sia possibile. 

Vedi se riesci a costruire partnership con i tuoi fornitori o opportunità di sponsorizzazione, dando visibilità in cambio di servizi o una riduzione dei costi.

Se il tuo evento è a ricorrenza annuale, prova a negoziare un contratto pluriennale in cui ottieni uno sconto se ti impegni a utilizzare esclusivamente la loro attività.

Questo non si applica solo al catering, ma anche ai trasporti, agli spazi in affitto, ai fiori, agli hotel e ai ristoranti.

8. Usa strumenti gratuiti

Ci sono una moltitudine di strumenti gratuiti che possono aiutarti a gestire il tuo evento oltre che a promuoverlo.

Per quanto riguarda la diffusione e la promozione del tuo evento, esiste una serie di strumenti di promozione che puoi utilizzare attraverso i social media e l’email marketing senza la necessità di pagare per annunci su giornali o cartelloni pubblicitari. 

9. Forma volontari e stagisti

Un evento può essere un’occasione per investire tempo in un programma di volontariato o di tirocinio.

Specie se l’evento è per una buona causa o per raccogliere fondi (e sensibilizzare) per una buona causa.

I volontari possono contribuire senza aggiungere costi. 

  • Hanno comunque bisogno di una guida di riferimento specie nel caso in cui debbano occuparsi di qualcosa di urgente. 
  • Possono avere il vantaggio dell’accesso gratuito alla conferenza, a tutti i materiali didattici e agli eventi ricreativi previsti per la manifestazione.
  • Naturalmente, alcuni compiti sono più specializzati di altri e non dovrebbero essere gestiti da loro.

Puoi anche ricorrere a tirocinanti, a patto di formarli e permettergli di fare un‘esperienza costruttiva che possa essere utile per il loro curriculum o per il proprio futuro lavorativo.

10. Scegli un tema

Pensi che un evento tematico personalizzato sia costoso?

Potrebbe

In realtà, però, i temi  restringono le scelte per il catering e la decorazione. 

Un tema rende l’evento meno costoso poiché ti evita il sovraccarico di decorazioni (e quindi meno spese), e crea anche un’esperienza per gli ospiti più coinvolgente

È importante soddisfare i cinque sensi degli ospiti in ogni evento. 

Con un tema, puoi determinare il modo più efficace e meno costoso come poterlo fare.

Un tema inoltre può essere l’elemento sorpresa: non costa nulla ma aggiunge l’effetto “wow” all’evento. 

  • Usa una tavolozza di colori monocromatica
  • Il bianco nitido e brillante è sempre elegante.
  • La saturazione di un qualsiasi colore rende tutto più audace e crea un’atmosfera accesa.
  • L’illuminazione dà un tono festivo. Quando l’illuminazione professionale non rientra nel budget, illumina la stanza con file di grandi lampadine.

I piccoli costi si sommano

Idee per eventi low-cost

Tieni traccia di tutte le spese, comprese quelle molto piccole, perché si sommano. 

  • L’esercizio di budgeting nel processo di pianificazione dovrebbe darti un’idea chiara di quanto dovrai spendere per il tuo evento. 
  • Più ristretto è il budget e minore dovrà essere la tua spesa.
  • Assicurarti che ciascun costo sia contabilizzato.

Prima di firmare i contratti con la tua sede e i fornitori, assicurati di essere pienamente consapevole di tutti i costi aggiuntivi o di eventuali costi nascosti, come quelli di installazione e smontaggio di un palco o degli allestimenti del catering. 

I costi nascosti tendono a comparire solo nella fatturazione finale con una cifra che può essere anche elevata.

Verifica contratti, verifica molte volte le proposte e contro verifica in seguito con le fatture finali.

Conclusioni sugli eventi low cost

Sii consapevole del tuo budget.

Lavorare con un budget limitato può rendere il tuo lavoro più difficile ma non è impossibile

In effetti, puoi fortificare la tua esperienza nel campo dell’organizzazione di eventi in questo modo. 

Alla fine, quando le risorse ti saranno messe a disposizione, saprai come massimizzare ulteriormente il ROI del tuo evento.

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