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Impianto audio per conferenze: tutto ciò che ti serve sapere

Come è strutturato un impianto audio per conferenze? Ecco le basi che devi sapere per evitare ai partecipanti del tuo meeting di tornare a casa con le orecchie distrutte. 

Durante le mie peregrinazioni per meeting ed eventi, mi è capitato spesso di entrare in una sala conferenze e non capire assolutamente niente.

No, l’argomento non c’entra niente.

Il problema non ero io che non ero ferrato sull’argomento, ma era l’impianto audio per conferenze.

  • Certe volte il relatore parlava nel microfono ma non si capiva nulla. Tra i fischi di interferenza da sfondare i timpani e la eco delle casse, ascoltare la conferenza era un vero e proprio supplizio per le orecchie. Un diavolo torturatore in versione audio…
  • A volte mancava completamente l’amplificazione. In quei casi il relatore sembrava chiamare il pubblico dal fondo di un canyon: ehi siete quiiiii??? Mi sentiteeee???

Ora ci scherzo su, ma quando un partecipante ad un evento nel mezzo della situazione non lo trova per nulla divertente…

Chi ci perde davvero, però, è il meeting planner, che fa una brutta figura di fronte ai partecipanti dando l’impressione di essere poco professionale. Per questo ho scritto questo articolo: per evitarti gli errori più gravi e allestire un impianto audio adatto per una conferenza.

Leggi tutto con attenzione, e i partecipanti usciranno dalla sala conferenze felici e con le orecchie sane!

Errori da non fare

Partiamo dagli errori di base, e purtroppo anche i più comuni.

Fai da te

Il principe degli errori in questo campo è il volere fare tutto da soli.

Se non hai fatto il corso per diventare tecnico del suono, non puoi allestire un impianto audio per una sala conferenze. E probabilmente avresti grosse difficoltà tecniche anche a gestirlo.

Infatti, bisogna avere una conoscenza approfondita dell’acustica per ridurre l’eco e i riverberi, idem per ottimizzare la resa dell’impianto.

Consiglio spassionato: quando hai a che fare con un impianto audio per eventi, rivolgiti ad un professionista.

Usare sistemi non progettati per lo scopo

Vuoi fare una conferenza seria oppure un ritrovo tra amici?

Se la tua risposta è “conferenza seria”, non puoi usare impianti audio di fortuna. Insomma, niente stereo da casa. Solo attrezzature professionali adatte per l’installazione in sala conferenze!

Per fortuna puoi ovviare a questo inconveniente scegliendo una sala meeting con impianto audio professionale. Così puoi ovviare alla maggior parte delle seccature.

Ok, ma come faccio a riconoscere una sala meeting con un impianto audio per conferenze ben fatto?

Risponderò a questa domanda nel prossimo paragrafo.

Impianto audio per conferenze: gli strumenti

Microfoni

Sono gli apparecchi da cui proviene il suono che viene amplificato dall’impianto audio. Insomma, la base di tutto!

Ma in sala meeting non vengono impiegati tutti i tipi di microfono…

Quali microfoni per conferenze?

Nel campo congressuale sono molto diffusi i microfoni dinamici.

Sono caratterizzati da una grande adattabilità ad ogni situazione, anche se la qualità del suono non è altissima. Intendiamoci però: non significa che restituiscono la qualità di una chiamata telefonica, ma che non sono adatti a registrazioni in HQ come quelle in sala di incisione (dove tra l’altro viene usato un altro tipo di microfono).

Durante una conferenza non è fondamentare captare il suono delle gocce di sudore che scendono dalla fronte del relatore… basta che le parole siano chiare e il suono limpido.

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Questo il microfono dinamico lo garantisce a fronte di un prezzo relativamente basso.

Quindi, è sicuramente il miglior tipo di microfono per conferenza. Quando acquisti un microfono, chiedi sempre se si tratta di un apparecchio di quella tipologia.

Meglio wireless

Il microfono in sala è meglio Wireless, ossia senza fili. Questo permette una maggiore manovrabilità. Insomma, niente pericolosi fili che si sovrappongono sul pavimento e rischiano di fare cadere qualcuno.

La forma

I microfoni per conferenze possono essere di tre tipi:

  • Microfono a gelato. Sono probabilmente i microfoni più caratteristici. Hanno la classica forma di un cono gelato, da cui prendono il nome.
    La parte allungata funge da impugnatura, mentre una parte sferica è usata dal relatore per parlarci dentro. In genere nelle conferenze i microfoni a gelato sono fissati su apposito supporto, se c’è un palco o una cattedra. microfono a gelato
  • Microfono a collo di cigno. Si chiama così per via della forma ricurva del supporto, che ricorda appunto il collo di un cigno. Il microfono è installato sulla “testa”. In genere è fisso, con vari gradi di manovrabilità a seconda del modello. E’ particolarmente adatto per parlare da seduti. Per questo motivo si tratta del più diffuso microfono per conferenze e meeting aziendali. 
  • Microfono ad archetto. Si tratta di un microfono piccolissimo, nell’ordine di pochi centimetri, che viene fissato ad un archetto che il relatore indossa sulla testa.Utilissimo accessorio per conferenze dinamiche, se il relatore sente il bisogno di muoversi liberamente senza interrompere la conferenza. 

Hai già letto l’articolo Come scegliere il microfono?

Equalizzatore con automixer

Sei mai stato a un concerto?

Allora avrai ben presente che di fronte al palco c’è sempre un professionista alle prese con un pannello pieno di manopole e bottoni.

Ecco, quello è il fonico, e lo strumento che sta usando è l’equalizzatore.

Si tratta dello strumento che armonizza gli impulsi dell’amplificatore per restituire un suono ben bilanciato. Qualche volta viene impropriamente chiamato “mixer“.

C’è nei grandi eventi all’aperto, ma è sempre presente anche in sala conferenze.

Cosa significa “equalizzatore con automixer”?

L’automixer è, come dice il nome, un componente dell’equalizzatore che serve a mixare e bilanciare i vari livelli di onde sonore in modo automatico. In poche parole, prende gli impulsi sonori da più fonti e li mescola insieme generando un suono unico senza interventi esterni.

Questo strumento serve prima di tutto al fonico, che imposta alcuni parametri per evitare di impazzire con l’equalizzazione delle varie fonti sonore. Nel nostro caso è particolarmente utile.

In sala meeting infatti non siamo alla ricerca della purezza del suono, ma ad un livello di qualità medio. Non assistiamo a un concerto, ma a una conferenza dove è la voce, e non la musica, a farla da padrone. Il bilanciamento del suono quindi è relativamente semplice, limitandosi al volume e pochi altri parametri.

Un equalizzatore con automixer opportunamente impostato è sicuramente un’ottima soluzione per una conferenza ben fatta!

Diffusori

Si tratta dei sistemi che trasformano gli impulsi elettrici in suono. In sostanza, le casse di amplificazione.

Ma non tutte vanno bene per una sala conferenze.

Bisogna infatti considerare due aspetti:

  1. Il riverbero. Negli ambienti interni gli altoparlanti portano a questo fastidioso inconveniente. Le onde sonore che emettono infatti vanno a scontrarsi sulle pareti della stanza, che a loro volta le riflettono. Il risultato è un fastidioso eco che rende difficile la comprensione del discorso del relatore.
  2. L’ingombro. Forse ora sarai perplesso perché pensi che, in fondo, un paio di casse non ti occuperanno certo svariati metri quadri di spazio. E’ vero, su questo hai ragione… ma c’è una cosa che forse non hai considerato. La sala conferenze è un ambiente pulito e ordinato. L’arredamento non è un optional! Anzi, è assolutamente fondamentale per una conerenza di un certo livello… Non è una buona idea ospitare i partecipanti al meeting in una sala dove orribili casse gracchiano sospese sulle loro teste…

Molto meglio una soluzione sobria ed elegante: l’altoparlante a colonna. L’unica sostanziale differenza con le tradizionali casse acustiche è la sua forma fortemente allungata che lo fa assomigliare ad una colonna, da cui il nome.

Ne esistono di vari tipi, da installare sia a terra, sia a parete. Tutti i modelli, tuttavia, condividono due vantaggi:

  1. Direttività. E’ possibile calcolare la direzione del suono così da ottimizzare l’impianto audio in sala conferenze. Con questo puoi dire addio ai problemi di riverbero che attanagliano le sale meeting. Questa caratteristica rende i diffusori colonnari particolarmente adatti all’installazione in ambienti di piccole dimensioni.
  2. Basso impatto visivo. Il diffusore colonnare non è un cassone enorme e ingombrante, ma è sobrio, sottile ed elegante. L’ideale, dunque, per un ambiente formale come quello delle sale meeting.

Registratori audio

Prima di addentrarci in questo argomento voglio chiarirti subito una cosa.

I vecchi registratori a bobina magnetica che si usavano anni fa non vengono più impiegati per le registrazioni di meeting e conferenze.

Bisogna ammettere che hanno un fascino retrò e sono ancora vivi nel nostro immaginario collettivo, tanto che ci hanno lasciato il verbo “sbobinare” come sinonimo di “trascrivere una conversazione registrata”. Però, a meno che tu non sia un audiofilo, ben difficilmente ti troverai di fronte a questi obsoleti ma affascinanti strumenti.

E se sei un professionista del meeting planning, ti dimenticherai presto anche dei registratori digitali tascabili.

Sei perplesso, vero? Allora leggi le prossime righe per sapere il perché.

Spesso, quando pensiamo alla registrazione audio delle conferenze, la nostra mente ci porta subito ai registratori portatili o alle apposite app in dotazione degli smartphone di ultima generazione. In realtà questa è solo la soluzione più pratica per il pubblico, che in questo modo è sicuro di potere avere a disposizione una registrazione dell’evento.

Ma se tu l’evento lo organizzi, puoi affidarti a sistemi molto più efficienti e professionali.

E’ possibile infatti collegare direttamente un registratore digitale con l’impianto di amplificazione.

In questo modo puoi avere una registrazione pulita e fedele della conferenza senza i rischi che purtroppo ci sono quando usi un registratore improvvisato.

Basterà inserire una scheda SD o una chiavetta USB nell’apposita fessura del dispositivo di registrazione ed estrarla al termine della conferenza.

Avrai a disposizione un file audio della conferenza che potrai scaricare sul tuo computer, riascoltare, sbobinare o pubblicare come podcast.

 

Bene, siamo arrivati alla conclusione dell’articolo.

Spero di averti dato una visione generale della situazione. Ora, quando ti troverai di fronte ad un impianto audio per conferenze, non avrai nella mente il buio totale, ma le idee un po’ più chiare per rendere speciale il tuo evento!

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Michele Ghilardelli


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