Sempre più spesso si sente nominare, soprattutto negli ambienti delle grandi e medie aziende, la filosofia degli incentive travel.

Se ti stai chiedendo di cosa si tratta, te lo spiego subito.

I viaggi incentive sono viaggi premio o di incentivazione che hanno lo scopo di motivare o incentivare i dipendenti di un’azienda, i clienti o i fornitori.

L’obbiettivo, e quindi il tipo di incentivo, cambia a seconda delle persone coinvolte:

  • gli uomini d’affari, gli impiegati di un’azienda vengono coinvolti in viaggi di questo tipo con lo scopo di motivarli a fare meglio, a diventare più efficienti o produttivi o semplicemente per premiarli.
  • nel caso dei clienti, l’obbiettivo di incrementare i loro acquisti con un programma di fidelizzazione curato e mirato a soddisfare i loro desideri.

Vuoi organizzare un viaggio incentive nella tua azienda e non sai come fare?

O magari il tuo capo ti ha chiesto di occuparti degli inviti e non sai da che parte iniziare?

Sei nel posto giusto: continua a leggere e ti spiegherò come mandare degli inviti perfetti per il tuo prossimo incentive travel!

Avere chiari i propri obiettivi

Alla base dell’organizzazione di un viaggio incentive c’è una precisa pianificazione. 

Dal momento che questi viaggi servono per motivare i dipendenti a dare il massimo, devi avere chiaro chi ha incrementato il rendimento o ha portato ottimi risultati in azienda e si merita un premio davvero speciale.

È fondamentale anche sapere quali reparti saranno interessati da questa operazione: tutti? Solo alcuni? O magari solo i manager? Tutto dipende dalle dimensioni dell’azienda, dal budget e da quello che ti sei prefissato di ottenere.

Gli incentive travel sono un feedback positivo per i dipendenti

I viaggi incentive sono degli strumenti motivazionali molto potenti: se usati con attenzione possono fare veri miracoli in termini di coesione aziendale!

Organizzare un evento aziendale o un’attività di team building ti sembreranno una passeggiata in termini organizzativi ma non preoccuparti, sono qui proprio per questo!

Mandare gli inviti per un viaggio incentive: come fare?

Dal momento che il viaggio incentive che stai organizzando ha lo scopo di motivare i partecipanti a lavorare meglio e più efficacemente, uno degli elementi più importanti sarà proprio l’invito.

Se vuoi motivare i tuoi dipendenti a dare il meglio di loro stessi nel lavoro allora devi dare il buon esempio e organizzare il viaggio incentive nel migliore modo possibile.

Visto che chi ben comincia è già a metà dell’opera.

Quindi il modo in cui presenterai questa iniziativa è fondamentale! Prepara il tuo invito in maniera accattivante senza rinunciare alla chiarezza.

Lo scopo del viaggio deve essere chiaro a tutti!

Vediamo insieme come scrivere un invito per un incentive travel. Iniziamo!

Lo stile della comunicazione

Per prima cosa, decidi lo stile del tuo invito.

Il tone of voice è importantissimo!

Sarà informale o più composto? Questo ovviamente dipende da due fattori:

  • il tipo di azienda per cui lavori;
  • dai destinatari dell’invito.

Se lavori per un’azienda old school e la mail è indirizzata ai piani alti allora è meglio mantenere uno stile più formale e distaccato.

Se ti trovi in una piccola start-up con un contesto informale, puoi usare uno tono di voce più spigliato e divertente.

Viaggio incentive: di cosa si tratta?

Non tutti gli invitati potrebbero sapere cosa è un viaggio incentive aziendale e perché lo stai organizzando.

Sfrutta il primo paragrafo per spiegare in breve di cosa si tratta, i motivi per cui stai mandando l’invito e un sincero apprezzamento per l’impegno dimostrato finora.

Dettagli, programma e informazioni importanti

Il secondo paragrafo deve contenere tutti i dettagli relativi al viaggio: location, date, i numeri e gli indirizzi mail delle persone da contattare in caso di dubbi o necessità.

Passaporto pronto sulla scrivania

Allega un programma dettagliato del viaggio, con le tappe che farete, le dimore storiche che visiterete, le attività che saranno proposte e magari delle foto della location prescelta… a meno che non decidiate ti tenerla segreta!

Non dimenticare di aggiungere le informazioni importanti come documenti necessari per il viaggio, avvertenze, dettagli sui mezzi di trasporto e, se viaggiate in località molto esotiche, anche sulle norme sanitarie come vaccini e precauzioni da prendere.

Per quanto riguarda l’organizzazione puoi pensare di affidarti anche a un tour operator che ti guiderà passo passo nell’organizzazione e ti permetterà di concentrarti su altro.

Invoglia i partecipanti!

Un viaggio incentive non deve essere vissuto come un obbligo o una forzatura: in fondo è un premio che l’azienda fa ai suoi dipendenti o clienti loyal!

Organizza tutto nei minimi dettagli per offrire loro la migliore esperienza possibile e trasmetti entusiasmo già a partire dall’invito.

Lavora sul tone of voice e aggiungi foto e link, che invoglino i destinatari ad approfondire i dettagli del viaggio.

Team si diverte al tramonto

Si tratta di un premio meritato: crea aspettativa e fai sentire speciali gli invitati.

La chiusura

In chiusura ringrazia ancora i destinatari per il loro lavoro e i risultati raggiunti finora, spiegando che questo viaggio vuole essere un modo dell’azienda di ringraziarli e dimostrare quanto siano importanti.

Basta una semplice riga, non è necessario entrare troppo nei dettagli.

Le tempistiche

Quando organizzi un viaggio incentive devi tenere conto delle esigenze dei partecipanti sia sul piano lavorativo, sia su quello privato.

Comunicare in anticipo le date è importantissimo: per far sì che tutti abbiano la possibilità di organizzarsi e partecipare, manda gli inviti almeno tre o quattro mesi prima.

Come mandare gli inviti?

Meglio una comunicazione più tradizionale, con inviti stampati e mandati per posta (o recapitati a mano alle scrivanie) o meglio inviarli per mail?

Impiegato alla scrivania

Stampare e far recapitare gli inviti cartacei è sicuramente una scelta elegante ma comporta una spesa economica non indifferente.

Inviare invece tutto via mail è molto più immediato e semplice e ti permette di aggiungere allegati, link e immagini come ti spiegavo poco fa.

Strumenti utili per realizzare inviti indimenticabili

Dopo aver deciso il contenuto, è importante lavorare anche sulla forma. Dopotutto anche l’occhio vuole la sua parte!

Uno strumento utilissimo, sia che tu voglia mandare gli inviti via mail sia cartacei, è Canva.

Canva è un sito web che ti permette di personalizzare le tue mail e di creare grafiche pazzesche anche se il design non è proprio il tuo forte.

Puoi usare i template già pronti che trovi online e personalizzarli, oppure crearne tu partendo da zero.

Le possibilità sono infinite!

Team batte il cinque

Organizzare un viaggio incentive efficace può essere un’ottima strategia per migliorare il morale e le prestazioni dei dipendenti e premiare il buon lavoro svolto in passato. 

Se vuoi approfondire l’organizzazione di un incentive travel, puoi farlo andando a leggere questo articolo del nostro blog.

Troverai moltissime dritte sul come e sul perché organizzare questo tipo di attività per i tuoi dipendenti.


Che ne pensi? Hai le idee più chiare su come mandare degli inviti per un viaggio incentive che facciano sentire speciali i destinatari?

Puoi trovare anche soluzioni personalizzate e differenziare gli inviti a seconda dei destinatari.

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