È arrivato il momento in cui devi inviare la lettera di invito per la tua cena aziendale.
Hai già organizzato tutto: hai scelto la data, la location perfetta, il miglior servizio catering.
Manca solo l'ultimo step: scrivere l'invito alla cena per eventi aziendali da recapitare ai partecipanti.
Ma come fare?
Non ti preoccupare, ora risponderò a ogni tuo dubbio per quanto riguarda gli inviti, mostrandoti anche dei fac simile di invito che potrai utilizzare.
In questa guida completa, troverai tutte le informazioni necessarie per creare un evento personalizzato che rispecchi al meglio la tua azienda.
Sei pronto? Iniziamo!
Cosa scrivere in un invito a una cena aziendale?
Abbiamo parlato della realizzazione di inviti, di come inviarli, ma non ci siamo detti che cosa è essenziale che venga scritto all’interno degli inviti per cena aziendale.
I dettagli che non possono mancare sono:
- Giorno
- Ora
- Luogo
- Motivo della cena
- Dress code (se necessario)
I primi punti sono abbastanza scontati: non puoi evitare di scrivere giorno, ora e luogo! ;-)
È gradito inoltre comunicare ai tuoi ospiti quali sono i motivi che ti hanno spinto ad organizzare questa cena aziendale, una tipologia di evento che favorisce un'ampia partecipazione da parte degli invitati.
Se hai deciso che la cena sarà originale e fuori dagli schemi, come una cena a tema, non dimenticarti di scriverlo sull'invito. Ad esempio, specifica quale sarà il tema della serata.
Hai già letto l'articolo Idee per una cena aziendale a tema?
Se la location giusta o l'evento che ti ha portato a organizzare la cena impongono un particolare tipo di dress code, fallo sapere ai tuoi invitati, in modo da indirizzarli sulla scelta dell'abito scuro o dell'abito da cocktail.
Hai già letto l'articolo Dress Code: come vestirsi agli eventi?
Ricorda che l’invito è il momento giusto per dare ai tuoi ospiti tutte le eventuali altre informazioni necessarie.
È qui, ad esempio, che li puoi informare se la sala ricevimenti dispone di un parcheggio, se è possibile farsi accompagnare da mogli e mariti, se c’è un servizio d’animazione per i bambini, o se esistono particolari intolleranze alimentari da segnalare.
Che linguaggio utilizzare?
Ti dico subito che non c’è una risposta universale: molto dipende dal tipo di azienda che rappresenti, dal numero dei dipendenti e da chi è che manda l’invito.
Mi spiego meglio.
Se fai parte di un’azienda molto strutturata, di grandi dimensioni, è meglio utilizzare un linguaggio formale, in modo tale da non rischiare di mancare di rispetto alle figure che riceveranno l'invito, soprattutto in eventi aziendali.
Se il contesto te lo permette, se ad esempio fai parte di un'azienda formata prevalentemente da personale giovane e smart, potrai optare per un linguaggio più colloquiale.
Ricorda però che colloquiale non vuol dire utilizzare uno slang da strada! ;-)
Si può scrivere in maniera colloquiale pur mantenendo uno stile che sia adatto al contesto lavorativo.
Nel paragrafo qui sotto trovi un esempio perfetto per questo tipo di invito, che crea un'atmosfera unica e invita a vivere un evento personalizzato in una atmosfera perfetta.
Per un invito a cena via mail e per i prossimi eventi, tieni a mente queste linee guida e avrai una buona idea di partenza su come procedere.
Modello di invito ad una cena aziendale
Ecco a te due fac simile di invito, uno formale e uno più colloquiale.
Iniziamo dal primo, quello formale:
Gentile collega,
è con piacere che la invitiamo all'annuale cena aziendale organizzata presso________________
in data _________.
Sarà un'occasione per incontrarci tra colleghi e familiari in un momento di condivisione che mi auguro sia gradito a tutti.
La partecipazione è estesa a tutto il nucleo familiare.
Gradito un dress code Black Tie Optional.
Chiediamo gentilemente conferma di partecipazione entro il giorno______________.
Nella speranza che sia tra i nostri ospiti le rivolgiamo i nostri più sentiti saluti.
[Firma]
Ecco un fac simile di invito meno formale:
Carissimo [nome e cognome]
In occasione dell'annuale cena dell'azienda siamo lieti di invitarti a una serata presso _______ in data_________
Il tuo impegno all'interno del nostro team è importante ed è per questo che ti invitiamo a trascorrere un momento di svago insieme a tutti noi!
Ci auguriamo che sarai dei nostri, in modo da festeggiare i traguardi che abbiamo raggiunto quest'anno grazie al nostro fantastico lavoro di squadra!
[Firma]
Non dimenticare di mettere la firma e di inserire il logo della tua azienda: per quanto scontato darà un senso di appartenenza ai tuoi colleghi.
Scegli il registro linguistico che ritieni più adeguato al tuo evento ed utilizzalo!
Come inviare gli inviti?
Siamo di fronte ad un grande dilemma: è meglio inviare un biglietto di invito per posta tradizionale o è meglio mandare l'invito alla cena via email?
Gli inviti mandati per posta tradizionale sono sicuramente più eleganti e apprezzati, ma comportano una spesa economica. Gli inviti per e-mail invece sono più immediati, ma decisamente più impersonali.
Se hai intenzione di inviare i tuoi inviti per e-mail, puoi risolvere il problema dell'impersonalità creando messaggi stilisticamente eleganti e accattivanti. Ad esempio, puoi usare un modello in base ai tuoi gusti e necessità, creando inviti da template che rispecchiano lo stile dell'evento.
In questo modo, anche una cena via mail può risultare un invito raffinato e originale.
Per garantire un'ampia partecipazione puoi sfruttare un’altra piattaforma super come Canva, dove bastano pochi minuti per creare un account e realizzare inviti digitali personalizzati.
Inoltre, puoi inserire nel messaggio dettagli sui prossimi eventi o includere un biglietto di invito da scaricare, rendendolo unico ed invitante.
Quando spedire l’invito alla cena?
A prescindere da quale sia il tipo di lettera di invito alla cena che hai scelto, devi considerare bene le tempistiche per quando hai intenzione di inviarlo.
Tieni ben presente che se sceglierai l'invito cartaceo ci vorrà sicuramente più tempo rispetto all’invio di una e-mail a tutti i contatti dei dipendenti dell'azienda.
Cosa fare allora? E come farlo?
Dunque, per prima cosa devi pensare che i tuoi ospiti dovranno avere il tempo di organizzarsi: anche se si tratta di un evento che presumibilmente tutti in qualche modo si aspettano, devi comunque comunicargli il giorno esatto quanto prima.
E allora, quando è il momento più adatto?
Io ti consiglio di inviarlo tre settimane prima. Inviando l’invito tre settimane prima farai in modo che le persone si annotino l’appuntamento sul calendario, evitando di prendere altri impegni!
Chiedi sempre la richiesta di conferma della presenza ai tuoi invitati, questo ti aiuterà a sapere il numero esatto dei partecipanti e prenotare di conseguenza la location giusta.
Inviti per cena aziendale: Consigli utili
Quando si tratta di organizzare cene per eventi aziendali, una delle parti cruciali è la creazione di un invito per cena aziendale che rifletta l'importanza e la professionalità dell'occasione.
Se stai preparando una cena aziendale, è fondamentale includere tutte le informazioni essenziali nella tua lettera di invito, che sia cartacea o digitale.
Questo non solo garantisce che i tuoi ospiti siano ben informati, ma contribuisce anche a creare un'atmosfera elegante e curata per il futuro evento privato.
Considera di aggiungere un gadget ricordo per rendere l'invito ancora più speciale.
Come scrivere un invito ad una cena aziendale: Conclusione
Le mie indicazioni sulla scrittura di esempi di inviti per cena aziendale finiscono qui.
Tuttavia, ricorda che, per un evento aziendale di successo, è fondamentale includere tutte le informazioni utili e curare ogni dettaglio del tema della serata.
E non dimenticarti di scegliere una location esclusiva adatta alla tua cena aziendale. Ti consiglio di guardare questa selezione che ho creato per te, non te ne pentirai!
Guarda qui tutte le location per cene aziendali in Italia
Inoltre, non trascurare di inserire le informazioni di contatto nel tuo lettera di invito perfetto, in modo che i tuoi ospiti possano facilmente raggiungerti per qualsiasi domanda.
Tieni d'occhio anche i prossimi eventi per essere sempre preparato.
Se pensi che questo articolo ti sia stato utile e che possa aiutare gli altri, condividilo! ;-)