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Job description

Job description Cosa è? Di cosa si tratta?

La job description, la nostrana “descrizione di posizione”, consiste nell’analisi scritta e nella successiva interpretazione di tutte le caratteristiche che riguardano una posizione lavorativa. Si tratta di uno strumento che, se maneggiato nel modo giusto, potrebbe essere molto utile all’interno della tua azienda.

Job description, a cosa serve

icona schedaL’obiettivo di questa procedura è quello di capire quale sia lo scopo di una determinata posizione, ma anche la sua area di azione, i compiti e le mansioni che devono essere svolte da chi la ricopre. Gli obiettivi di questo procedimento possono essere di diverso tipo, come per esempio:

  • La valutazione della posizione stessa, capire quanto sia in grado di dare all’azienda, quanto sia importante (e quindi quanto vada retribuita)
  • La selezione interna ed esterna del personale. Definire al meglio una posizione è fondamentale nella selezione del candidato perfetto a ricoprirla, per caratteristiche, età, esperienza pregressa.

La job description viene realizzata in riferimento a una precisa impresa: in questo differisce dal profilo professionale, che consiste invece nella descrizione di un profilo lavorativo generico valido per tutti i tipi di azienda.

Job description esempio

Executive assistant job description e gli elementi che non devono mancare nella descrizione

icona cvNon esiste ovviamente uno schema fisso per compilare una descrizione di posizione: essa infatti varia a seconda dell’azienda e dello stesso tipo di lavoro. Ti proponiamo qui tuttavia delle linee guida che potrebbero esserti utili qualora ti ritroverai a fare una job description, analizzando anche uno degli esempi elencati su secretary.it.

  • Il nome, innanzitutto, della posizione che vai ad analizzare.
    “Executive assistant job description”
  • L’obiettivo, lo scopo di questa posizione.
    L’executive assistant si occupa di supportare quotidianamente il Top Management, dal punto di vista tanto logistico quanto esecutivo
  • I compiti affidati a chi ricopre la posizione.
    L’executive assistant organizza l’agenda, gestisce la corrispondenza interna ed esterna all’azienda, pianifica appuntamenti, viaggi, meeting, riunioni, eventi. Questa figura inoltre si occupa della documentazione riguardante le riunioni, della raccolta dati e della redazione di testi come i comunicati stampa
  • I requisiti che una persona deve avere per svolgere questo lavoro.
    L’executive assistant deve conoscere bene le lingue, deve avere almeno un diploma di liceo o istituto linguistico o una laurea in materie umanistiche. Le competenze informatiche sono importanti, e anche una buona predisposizione alla scrittura. Soprattutto, chi ricopre questa posizione deve avere grandi doti organizzative, diplomatiche e relazionali e dev’essere un buon problem solver.
  • Non devono mancare inoltre in una job description:
    la collocazione gerarchica della posizione all’interno dell’impresa e il settore aziendale a cui appartiene, l’eventuale disponibilità a trasferimenti e mobilità connessa alla posizione.
  • Altri elementi che rendono solida e completa la descrizione di posizione sono anche:
    la sede del lavoro, la data di realizzazione o aggiornamento della job description e il suo autore, nome e numero delle persone che ricoprono quella posizione a una determinata data, il costo e lo stipendio medio di un addetto, le possibilità e le modalità di promozione e carriera, l’abbigliamento e gli strumenti utilizzati, eventuali rischi connessi con il mestiere.

La job description non è un documento fisso, che una volta compilato rimane invariato per sempre, ma deve al contrario essere aggiornata di continuo in base agli ultimi sviluppi della vita aziendale e della posizione descritta nel documento.

Le caratteristiche principali della descrizione di posizione devono essere per forza di cose la chiarezza, la concisione ma allo stesso tempo la completezza delle informazioni fornite.

I modelli di job description pre-compilati che su internet puoi trovare in gran quantità possono aiutarti e farti da guida, ma fino a un certo punto visto che, come abbiamo visto, questo documento viene creato ad hoc per una determinata posizione all’interno di una determinata impresa.

La job description non ti serve al di fuori dell’azienda, serve a te stesso, per far ordine e valutare bene il peso e l’utilità di una posizione lavorativa, quindi è nei tuoi interessi svolgerla nel migliore dei modi e aggiornarla periodicamente.

Gianluca Cedolin

Gianluca Cedolin

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