Si sa la vita degli event planner è piena di impegni e a volte può essere un po’ stressante: checklist infinite, agende piene di appuntamenti, deadline da rispettare religiosamente… Sapersi organizzare è fondamentale o si rischia di impazzire. Ecco perché oggi voglio parlarti di uno strumento molto interessante: la Kanban Board.

Di cosa si tratta? Te lo spiego subito!

Iniziamo dal nome: Kanban è un termine giapponese, che letteralmente significa “segnale visuale” e, come vedremo tra pochissimo, questo metodo nasce proprio nel paese del sol levante!

La storia del metodo Kanban

Una Kanban Board è uno strumento di gestione dei progetti, studiato per aiutarti a capire a che punto sono le tue task massimizzando, quindi, la tua efficienza. 

Questo sistema è nato all’interno del sistema di produzione Toyota negli anni ’40 ed, inizialmente, fu sviluppato per ottimizzare le scorte di magazzino ed evitare che le materie prime si accumulassero inutilmente o venissero a mancare.

Solo nel 2007 però, l’idea è stata ripresa e ottimizzata da David Anderson e il sistema ha iniziato a essere noto anche come metodo pull.

Ovviamente non si tratta più di gestire parti di automobili ma task. Non appena un team termina un compito che gli è stato assegnato, ne arrivano altri dalla lista di cose “da fare”.

Kanban board e post-it: perfetti per gestire le task del team

Ora che abbiamo visto un po’ di storia, passiamo ai fatti: come funziona una Kanban Board?

Kanban card, colonne e limiti

Iniziamo con le componenti principali della nostra board:

  • Kanban card: di solito rappresentate dai post-it o da caselle nel caso di Kanban digitali; le card rappresentano le attività da svolgere, quelle in corso o quelle già terminate. Ogni scheda, inoltre, contiene varie informazioni come la scadenza, chi deve svolgerle, eccetera.
  • Colonne Kanban: le colonne sono tre e rappresentano lo stato delle attività: da fare, in corso, terminate.
  • Limiti: i limiti servono a garantire l’efficienza del team e letteralmente “limitano” il numero di attività, in modo che esso non sia oberato di cose da fare.
  • Corsie: le corsie lavorano sul piano orizzontale (a differenza delle colonne) separando ed identificando le diverse attività, i team, eccetera. 

Forse a questo punto potresti sentirti un po’ confuso, ma è solo questione di tempo: la Kanban board in realtà è uno strumento molto intuitivo.

Le tre colonne dell Kanban Board: da fare, in corso e terminate.

Per iniziare a prendere confidenza, ti consiglio di limitarti a scrivere su dei post-it tutti i task a cui stai lavorando e dividerli in tre colonne, che conterranno rispettivamente le card “da fare”, “in corso” e “terminate”.

Assegna una priorità ad ognuna delle task della colonna “da fare” e sposta la più urgente in “in corso” mentre te ne occupi. Concentrati solo su quella task e dimentica le altre, finché non sposterai il post-it nella terza colonna, “terminate”.

Poi passa alla task successiva e così via: ti sorprenderà scoprire quanto puoi essere più efficiente dedicandoti a una cosa alla volta, piuttosto che destreggiandoti tra mille compiti diversi. 

Tutti i pro di una Kanban Board per un event planner

Fin qui tutto interessante: ma perché usare una Kanban Board se sei un event planner?

Come ti spiegavo, il punto di forza di questo strumento è che ti permette di visualizzare tutte le task di cui ti devi occupare, di capire quali sono le priorità ed anche a che punto sei rispetto alle scadenze; di conseguenza ti aiuterà a lavorare in modo più efficace.

Priorità e scadenze: tutto sotto controllo con il metodo Kanban

Un event planner – e lo sai meglio di me – deve sempre avere mille cose sotto controllo: contattare i fornitori e assicurarsi che tutto sia curato nei minimi dettagli ma anche organizzare i servizi come catering, musica, fotografo… La checklist è praticamente infinita, come ti abbiamo spiegato già in questo articolo del nostro blog.

Il metodo Kanban, fondamentalmente serve, ad organizzare il flusso di lavoro. A differenza di altre metodologie, le Kanban board evitano di sovraccaricare la tua agenda di task, stressandoti perché non sai da quale iniziare. Occupati di un compito per volta, e riuscirai veramente a dare il massimo in ognuno di essi!

Tutti i vantaggi delle Kanban board

  • Più produttività ed efficienza: sapere a che punto sei con le cose da fare ti aiuta ad avere un quadro esatto della situazione ed a occuparti delle cose urgenti (o importanti) per prime.
  • Meno perdite di tempo: ti capita mai di iniziare mille cose e non portarne a termine nessuna? Ecco, con la Kanban avrai sempre chiare le priorità ed eviterai inutili sprechi di tempo!
  • Più concentrazione: si sa, fare mille cose tutte insieme non aiuta la concentrazione; dedicarti ad una task per volta ti aiuterà a focalizzarti su di essa lavorando al meglio.

Come sfruttarla per i tuoi eventi?

Ecco perché organizzare tutto con questo metodo può aiutarti: innanzitutto la Kanban board può essere un utile sostegno per capire quali cose sono prioritarie rispetto ad altre; se stai organizzando una festa di compleanno le task più urgenti da mettere nella colonna “da fare” saranno trovare la location e scegliere la data!

Potrebbe anche diventare un ottimo spunto di riflessione durante i meeting o i brainstorming nella tua azienda: il team può usarla per stabilire delle to-do-list o per prendere decisioni in merito alle strategie da seguire per il lancio di un prodotto o l’organizzazione di un convegno.

Senza contare che, proprio in virtù della sua struttura, potrebbe evidenziare il cosiddettocollo di bottiglia“, cioè il punto critico, nel tuo processo o metodo di lavoro.

Stop starting, start finishing

Smetti di iniziare e inizia a finire: questa è l’essenza della Kanban Board! Smetti di iniziare mille task lasciandole a metà e inizia a terminare le cose che hai iniziato.

Che tu sia da solo o in un team, la Kanban Boad rivoluzionerà completamente il tuo o il vostro modo di organizzare il lavoro.

Vediamo alcuni Kanban software, siti utili per testare la versione “digitale” della Kanban, se non vuoi metterti a trafficare con i post-it:

  • Product board: offre diverse tipologie di abbonamento, nonché la possibilità di provare gratis per 15 giorni, prima di decidere se è lo strumento giusto per te. La funzione interessante di Product Board è la possibilità di dare un punteggio alle task in base alla loro urgenza.
  • Kantree: è molto simile a Product board ma offre 30 giorni di prova gratuita. Rispetto a molti suoi concorrenti, inoltre, offre dei modelli di workflow pronti all’uso ed è estremamente intuitiva da usare.
  • Swift-Kanban ha come vantaggio che rimane gratuito per team fino a 10 membri e 4 board. Di contro, è meno intuitivo degli altri da usare.
  • Trello è probabilmente il tool più famoso e immagino che ne avrai già sentito parlare. Si integra con altri strumenti come Slack o Dropbox ed è estremamente facile da usare.
Kanban board: ottime per fare brainstorming in azienda.

In questo articolo ho voluto spiegarti cosa è una Kanban board e perché usarla se sei un event planner. Quando organizzi un evento è facile cadere preda dello stress e cedere alla tentazione del multitasking.

Concentrarti su un compito alla volta, come organizzare il catering o il servizio di sicurezza, ti permetterà di essere molto più efficiente e perdere meno tempo.

Se come me, sei un professionista che ama sempre fare il punto della situazione assicurandosi di avere tutto sotto controllo, sono sicura che amerai il Kanban method!

Oggi spero di averti dato uno spunto interessante per migliorare l’organizzare del tuo flusso di lavoro e della tua agenda: iscriviti alla nostra newsletter nel box in alto a destra e facci sapere nei commenti come ti sei trovato con il metodo Kanban!