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Kick off meeting

Kick off meeting

Il kick off meeting è l’incontro che segna il calcio d’inizio (questo vuol dire kick off) di un’attività, di un progetto. In questo articolo cercheremo di farti capire quali sono le finalità di questa riunione, chi vi partecipa, come puoi organizzarla al meglio o prepararti a prenderne parte.

Kick off meeting significato: di cosa si tratta

Kick off meetingCome detto, kick off meeting significa letteralmente “incontro al calcio d’inizio” di una nuova attività. Sarebbe in sostanza la prima riunione che viene organizzata al termine della definizione del progetto, quando inizia la sua fase realizzativa.

Obiettivi kick off meeting: a cosa serve?

Questo tipo di incontro prevede la partecipazione di tutte le risorse, di tutte le persone che concorreranno alla realizzazione del progetto (o almeno di tutti i responsabili dei vari settori), al fine di:

  • Consentire che le varie parti si conoscano meglio, per migliorare la comunicazione interna e creare un collegamento tra responsabili e dipendenti
  • Definire quali sono gli obiettivi del progetto, le motivazioni, i risultati attesi con l’inizio dell’attività
  • Dividere in maniera precisa le competenze, per lavorare meglio e far sentire tutti parte di un’unica squadra
  • Chiarire eventuali dubbi e informare in maniera dettagliata su come si intende procedere
  • Stabilire delle scadenze, delle tempistiche da rispettare assolutamente per la realizzazione

Come si svolge un kick off meeting

Kick off meetingTrattandosi della prima riunione, la cosa migliore sarebbe che tutte le persone coinvolte partecipino fisicamente al tuo kick off meeting. Per far sì che questo accada, ti conviene organizzare con sufficiente anticipo il meeting, e scegliere una sede che possa andare incontro un po’ a tutti i partecipanti.

Se questo non è possibile, non ti resta che svolgere il kick off meeting in videoconferenza, attraverso Skype o altre piattaforme online adatte a webinar e riunioni da remoto. Si tratta chiaramente di una soluzione meno adatta per far conoscere le persone coinvolte nel progetto, ma assolutamente valida in assenza di alternative.

Un’altra cosa importante è che la riunione non si dilunghi eccessivamente: gli obiettivi sono abbastanza chiari, e non necessitano di troppo tempo. La gente non vede l’ora di mettersi a lavorare, quindi il kick off meeting dev’essere solo il calcio d’inizio prima della partita vera e propria.

Fasi salienti di una riunione d’inizio progetto

Basandoci quindi sugli obiettivi e le finalità che prima abbiamo visto caratterizzare un kick off meeting, una scaletta da seguire durante lo svolgimento di questo particolare tipo di incontro potrebbe essere la seguente:

Fase introduttiva

Vengono presentati il project manager, o comunque i responsabili del progetto, e successivamente tutto il team che prende parte al lancio della nuova attività. Si tratta del primo, fondamentale momento di team building, nel quale la squadra si conosce e inizia il percorso insieme.

Se siete in pochi alla riunione, potresti anche pensare di far fare una breve presentazione ad ognuno dei componenti. Altrimenti, avrete modo in seguito di conoscervi meglio, magari a fine riunione, soprattutto se questa viene fatta in sede e non online.

Definizione di obiettivi e scadenze

Si parla di quali siano le finalità che questo progetto si promette di raggiungere e in che modo. Vengono inoltre illustrati i cosiddetti deliverables da produrre, vale a dire i prodotti e i servizi da rilasciare al fine di raggiungere appunto gli obiettivi prefissati.

Viene chiarito in che modo, con quali parametri, verranno valutati il lavoro della squadra e in generale la buona riuscita o meno del processo. Allo stesso tempo bisogna stabilire, quantomeno a grandi linee, le deadlines delle varie fasi di realizzazione del programma e il ruolino di marcia da tenere.

Il progetto

Si stabilisce, o comunque si ripassa, quali sono i ruoli di ognuno all’interno del progetto e si definiscono, per ora in maniera non specifica, le varie fasi che seguiranno da qui in poi per il lancio del progetto. Si creano insomma le linee guida che la squadra dovrà seguire dal calcio d’inizio in poi.

Presentazione dei rischi

Parallelamente alla definizione del progetto, del lavoro da svolgere e delle competenze, devi illustrare anche i rischi individuati in fase di pianificazione. Questo serve soprattutto da monito per far sì che i vari componenti della squadra non lascino nulla al caso.

Eventuali suggerimenti e domande

Dopo che i responsabili di progetto hanno diretto la riunione, bisogna lasciare spazio a tutti per proporre delle modifiche, esprimere le proprie perplessità e avere delle risposte su questioni rimaste non chiare o irrisolte.

Anche questa fase non va sottovalutata: ognuno ha diritto di sentirsi parte integrante del programma e di avere un minimo di voce in capitolo. Aiutare a chiarificare i dubbi poi è molto importante perché non ci siano intoppi ora che si inizia a realizzare il progetto.

L’importanza del kick off meeting

Kick off meetingCome avrai capito, questa riunione è fondamentale per partire con il piede giusto quando si intraprende una nuova attività. Serve per confrontarsi sulla bontà del progetto, per stabilire una tabella di marcia, cementare il team di lavoro e organizzare bene i compiti e le varie fasi.

Si tratta di un meeting dal duplice scopo, informativo e motivazionale, al quale, soprattutto se sei uno dei rappresentanti del progetto, non puoi fare a meno di partecipare.

Al termine di questa riunione, tutti dovrebbero sentirsi allineati sulla stessa lunghezza d’onda e avere bene in mente quali sono gli obiettivi e i compiti.

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Gianluca Cedolin

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