La scelta della data dell'evento è uno dei primi passi del processo di pianificazione quando si parla di organizzazione di eventi.
Dopo aver stabilito gli obiettivi e le finalità del tuo evento, infatti, dovrai dedicare del tempo alla ricerca di potenziali date, che potranno determinarne il successo o il fallimento.
Scegli la data ideale e registrerai il tutto esaurito, ma scegli una data inappropriata e dovrai letteralmente sudare sette camicie per avere un minimo di partecipazione e riempire la tua location.
Stabilire la data giusta dovrebbe essere il risultato di un pensiero strategico. Non è sufficiente aprire il calendario, chiudere gli occhi e indicare una data a caso!
In questo articolo ti spiegherò le cose da cosa fare (e quelle da non fare) quando scegli la data dell'evento che stai organizzando.
Consulta il calendario
Forse ti sembrerà scontato, ma ci sono moltissimi fattori legati alla stagione o al calendario che possono influenzare la partecipazione ad un evento e che devi assolutamente tenere in considerazione.
Se vuoi organizzare un ciclo di conferenze, meglio evitare di farlo nella settimana di Ferragosto: molto probabilmente non si presenterebbe nessuno.
Ecco i fattori da considerare:
- Vacanze
- Ricorrenze religiose e feste nazionali
- Meteo
- Anniversari e date speciali
Per capire quali date possono essere più o meno adatte per il tuo evento è bene avere le idee chiare sul target e sul pubblico che vuoi attrarre.
Un evento dedicato agli studenti, ad esempio, dovrà essere pianificato nei fine settimana o durante le vacanze scolastiche: sicuramente non in concomitanza con lezioni che potrebbero perdere.
Anche il meteo e la stagionalità giocano un ruolo fondamentale nella scelta della data: se vuoi organizzare un addio al nubilato in piscina opta per l’estate o gli ultimissimi giorni di primavera, altrimenti il brutto tempo potrebbe giocarti qualche scherzo!
Sfrutta le ricorrenze
Di norma le feste religiose e quelle nazionali non sono la scelta ideale per un evento rivolto a dei professionisti - ma potrebbero essere perfette se il tuo target sono le famiglie: durante il ponte del Primo Maggio, ad esempio, si possono organizzare concerti o attività sportive, ma non certo conferenze e meeting aziendali!
L’altro lato della medaglia, tuttavia, è che spesso queste ricorrenze sono molto gettonate e rischi di sovrapporti agli eventi della concorrenza.
Per non farti cogliere impreparato informati e fai ricerche sugli eventi che potrebbero interessare il tuo stesso target e sfrutta piuttosto i periodi più “morti”.
Questo consiglio funziona non solo per gli eventi più grandi ma anche per le feste di laurea o i compleanni: se il tuo gruppo di amici si laurea più o meno nella stessa sessione, assicurati che le vostre feste non si sovrappongano! O, se proprio non hai scelta, organizzatene una tutti insieme!
Scegli il giorno della settimana
A nessuno piace il Lunedì: iniziare la settimana lavorativa con un evento aziendale può essere scoraggiante.
Per gli eventi business, i giorni migliori sono Martedì, Mercoledì e Giovedì; non si interrompe in modo significativo la settimana lavorativa e si lascia libero il fine settimana.
Per feste di compleanno, festival ed eventi simili, invece, le serate e soprattutto i weekend sono la scelta migliore.
Ricapitolando:
- Per gli eventi business: scegli il Martedì, Mercoledì o Giovedì
- Per gli eventi dedicati allo svago e alla famiglia: organizzali la sera e soprattutto nel fine settimana
Quindi ricorda che anche le abitudini del tuo pubblico di riferimento sono da tenere in considerazione: se vuoi organizzare la festa per il compleanno di tuo figlio, meglio scegliere un pomeriggio a ridosso del weekend.
Giornate mondiali e internazionali
Le giornate mondiali e internazionali sono una continua fonte di ispirazione per scegliere la data dell'evento.
Alcune sono più serie e sensibilizzano le persone verso temi importanti o eventi storici di grande rilievo; altre sono più giocose, come la giornata mondiale del gelato o quella del tennis.Queste ricorrenze non sono molto note ma possono dare un valore aggiunto al tuo evento: perché non organizzare una gita aziendale in bici il 3 Giugno, giornata Mondiale della bicicletta?
Anche gli anniversari legati alla storia di un’azienda sono un ottimo spunto per scegliere la data ideale per un evento business; magari l’anniversario della fondazione dell’azienda stessa o del lancio sul mercato di un suo prodotto.
Trovi una risorsa per avere un quadro completo di queste giornate qui.
Occhio alle necessità
Invece quando organizzi un evento privato, come un compleanno o un addio al nubilato, è fondamentale informarsi fin da subito sulle disponibilità degli invitati - soprattutto quelli più vicini al festeggiato.
I weekend, anche in questo caso, sono la scelta più ovvia, a meno che non sopraggiungano esigenze lavorative particolari.
Come spesso capita quando si deve organizzare un evento con diversi invitati, la cosa migliore è fare un piccolo sondaggio - i doodle sono un'ottima idea - e lasciare che sia la maggioranza a decidere!
Cambia data
A volte, purtroppo, quella che sembrava essere la data ideale non è disponibile: questo può capitare scegliendo la data per un matrimonio o altri eventi che sono legati alle disponibilità di un’istituzione o di una location particolarmente richiesta.
In questi casi devi scendere a compromessi: puoi cambiare data, coi rischi che ti ho spiegato sopra, o (se possibile) optare per una struttura differente.
Stai attento ad eventi simili
Assicurati che i tuoi competitor non organizzino un evento simile al tuo a distanza di pochi giorni.
Se il tuo evento si svolge in concomitanza con un evento simile rischi di attirare meno partecipanti. Se organizzi un weekend a porte aperte all'interno della tua azienda che produce abiti da sposa, dovrai essere sicuro che non ci siano fiere per gli sposi nelle stesse date.
Verifica su internet se per la data scelta ci sono altre manifestazioni dello stesso genere: come vedi la data dell'evento ha notevole importanza.
Vale anche per le feste private, come dicevamo prima a proposito delle lauree.
In questo articolo ti ho dato qualche dritta per scegliere la data dell'evento. Quali periodi evitare del tutto e come sfruttare i giorni della settimana e le ricorrenze speciali, tenendo in considerazione le abitudini dei tuoi invitati.
Organizzare un evento richiede una certa dose di pianificazione e non è sempre facile mettere tutti d’accordo. Ma ricorda: chi ben comincia è già a metà dell'opera!
Se questo articolo ti è piaciuto, iscriviti alla newsletter di Meeting Hub usando il box in alto a destra e non rimarrai mai a corto di consigli utili sull'organizzazione di viaggi ed eventi!