Quando si necessita di uno spazio per organizzare un evento legato al mondo delle produzioni pubblicitarie e cinematografiche o che richiede ambientazioni specifiche, la prima cosa a cui pensare è la ricerca e selezione della location giusta da affittare.
Questo processo, in termini tecnici, prende il nome di location scouting e viene svolto secondo specifici criteri tecnici, estetici e logistici, oltre che sulla base della disponibilità economica, quindi del budget stabilito.
Il location scouting rappresenta quindi una fase essenziale per il lavoro in diversi ambiti creativi relativi alla realizzazione di contenuti visivi, in quanto può determinare il successo di un progetto.
Ad esempio, è indispensabile per il cinema, con produzioni che necessitano spesso di ambientazioni capaci di dare maggiore forza alla narrazione in scena, andando oltre al semplice ruolo di sfondo, per assumere quello di elementi attivi della storia.
Oppure, per spot pubblicitari e shooting fotografici, dove lo spazio aiuta a valorizzare il prodotto e a creare un impatto visivo più forte, evocando emozioni che influenzano la percezione del pubblico.
O, ancora, per il mondo della TV, con la location che spesso incide sull’esperienza degli ospiti e sulla riuscita generale dello show, oltre che sul lavoro di ripresa.
Il ruolo del Location Scout
Il professionista che si occupa di location scouting è conosciuto nel settore con il nome di location scout.
Il suo ruolo principale è legato alla fase di pre-produzione: va infatti a ricercare e selezionare la location che meglio si adatta alle esigenze di scena del regista, al budget stabilito dal produttore e alle necessità logistiche del progetto.
Il profilo di location scout unisce quindi creatività, competenze tecniche e skills pratiche per assicurare il risultato migliore possibile e si serve della collaborazione di alcune figure chiave per rendere il lavoro più efficiente, puntuale e in linea con le aspettative.
Tra queste c’è il location manager, cioè il responsabile della gestione degli spazi durante il processo di produzione, che si occupa in prima persona di tutti gli aspetti pratici e amministrativi. Ad esempio, la preparazione delle location, l’organizzazione della logistica e della sicurezza e la risoluzione di tutti i possibili problemi che possono insorgere durante le riprese o lo shooting.
Collabora inoltre con l’assistente del location manager, profilo che ha il compito di gestire le operazioni quotidiane relative alla location. Tra i suoi compiti c’è infatti il coordinamento del trasporto e della logistica legato alla troupe, l’assistenza sul set, la relazione con i proprietari del luogo e i contatti con le autorità competenti.
Per poter operare al meglio, un location scout deve prima di tutto conoscere il territorio in cui opera e avere un buon database di contatti. Deve anche possedere affidabilità, problem solving e capacità di comunicazione e negoziazione, oltre ad una vasta conoscenza delle normative e alle competenze organizzative.
Il processo di Location Scouting
Il processo di location scouting parte sempre da una prima analisi iniziale del progetto, essenziale per ascoltare le richieste e comprendere al meglio tema, stile ed esigenze tecniche, visive, economiche e logistiche.
Lo studio iniziale è fondamentale per poter cercare la location adatta, cioè quello specifico spazio in grado di soddisfare tutti i bisogni. Questo compito può venire svolto tramite esplorazioni sul campo, contatti professionali, ricerche online (archivi fotografici o banche dati) o database di strutture ad hoc.
Una volta individuato il luogo ideale, si procede con un sopralluogo personale, utile a valutare e documentare, tramite foto e video degli spazi interni ed esterni, illuminazione, spazio disponibile, accessibilità, vincoli legali, fattibilità burocratica dell’uso, ecc.
Questo materiale serve a preparare un dossier con una selezione di location che meglio rispondono alle esigenze artistiche e produttive, da presentare a regista e produzione. In alcuni casi, possono essere i professionisti stessi a fare un sopralluogo in prima persona, per vedere lo spazio dal vivo.
Ottenuta l’approvazione, è il location scout a negoziare i costi di affitto, richiedere i permessi obbligatori e stabilire gli accordi necessari con gli Enti pubblici o privati proprietari.
A questo punto, la location viene preparata per accogliere la troupe, assicurandosi che ogni aspetto sia in ordine ed essendo pronti a gestire eventuali problematiche logistiche che possano emergere durante la produzione.
Per poter diventare palcoscenico di una produzione proveniente dal mondo del cinema, della pubblicità, della TV, degli eventi o della fotografia, una location deve soddisfare specifici requisiti.
Prima di tutto, deve rispettare in pieno il mood e l’estetica del progetto, garantendo la massima coerenza stilistica. Questo significa che lo spazio deve integrarsi con l’identità visiva e narrativa di ciò che verrà prodotto dal punto di vista del tono, del contesto e della scenografia, così da rendere il format il più autentico ed efficace possibile.
Per essere considerata valida, una location deve poi essere in linea con il budget a disposizione. Questo vuol dire che, oltre ai costi dell’affitto, anche le eventuali spese aggiuntive (permessi comunali, pulizie, cauzioni, ecc.) e i servizi extra indispensabili (elettricità, toilette, parcheggio, ecc.) devono rientrare in una fascia di costo sostenibile.
In più, deve essere facilmente accessibile e funzionale alle esigenze della troupe, assicurano un livello di sicurezza, logistica e operatività elevati. Tra le caratteristiche chiave c’è anche la luce naturale, non solo per evitare l’uso eccessivo di luci artificiali (con risparmio di tempo e denaro), ma anche per dare maggiore potenza alla narrazione visiva.
Anche la vicinanza a strutture di supporto è un requisito essenziale nella scelta della location giusta. Si tratta infatti di un fattore che condiziona il lavoro stesso, in quanto le produzioni (soprattutto quelle medio-grandi) necessitano di ampia disponibilità di rete elettrica per supportare il carico richiesto dalle attrezzature.
Infine, c’è l’aspetto umano: affittare una location che ha un proprietario collaborativo e flessibile, disposto a concedere modifiche temporanee o accessi extra e con un vicinato tranquillo fa la differenza tra una produzione che fila liscia e una con continui intoppi e interruzioni.
Location Scouting: tipologie di Location
A seconda del tipo di produzione, del contesto richiesto e dell’identità specifica della narrazione, il location scouting va a scegliere spazi anche molto differenti tra loro.
Per produzioni moderne, fashion o lifestyle, tipiche di videoclip e spot, vanno forte gli spazi urbani come strade metropolitane e loft industriali, che garantiscono un’atmosfera super contemporanea.
Molto belle anche le location insolite come stazioni dismesse, serre, fabbriche e teatri nascosti, che regalano unicità e originalità a tutte le produzioni che vogliono essere più creative e caratterizzate da un forte carattere visivo.
Ci sono poi le ville e dimore storiche, perfette per ambientazioni intime, eleganti o di vita quotidiana che vengono registrate nei film e nelle serie tv. Si tratta di spazi arredati e pronti per le riprese, che offrono la possibilità di girare più scene in un unico ambiente.
I programmi legati al tema food, sempre più popolari, necessitano invece di location per cooking show spesso strutturate all’interno di cucine professionali, che danno quel tocco di realtà necessario a rendere il format di grande impatto.
Le location per shooting fotografici sono invece esteticamente accattivanti, in quanto la bellezza dello spazio deve aumentare il valore delle immagini, per esaltare con classe e stile il prodotto proposto, così come le location “da cartolina”, con panorami naturali perfetti per spot emozionali, video turistici o contenuti editoriali ad alto impatto visivo.
Infine, ci sono le location per showroom, sotto forma di spazi esclusivi e sofisticati studiati per le esposizioni e i Business Center, con sale conferenze e spazi multiuso che vengono sfruttati per eventi aziendali e contenuti corporate.
Consigli pratici per il location scouting
Il location scouting è una fase cruciale nella preparazione di qualsiasi progetto audiovisivo o fotografico.
Per questo motivo, richiede occhio estetico, creatività e attenzione a tutti i fattori tecnici, economici e logistici, ma anche capacità organizzative e gestionali.
Un professionista che opera in questo settore deve essere capace di chiarire e comprendere, per ogni progetto, mood e stile richiesti, esigenze, budget disponibile e tipologia di ambiente necessario.
Deve anche saper sfruttare archivi e piattaforme e creare, lavoro dopo lavoro, un database personale per ottimizzare la ricerca della location giusta, risparmiando così tempo e risorse e offrendo la garanzia di tempestività e competenza.
Ci sono poi le capacità relazionali, essenziali per sapersi muovere in modo organizzato, comunicare in modo chiaro ed efficace e instaurare relazioni di fiducia che possono tornare utili nel tempo.
A livello umano, deve presentarsi in modo professionale e trasparente, soprattutto con i proprietari delle location da affittare e con il vicinato presente. Questo significa raccontare al meglio il progetto e le referenze, nonché l’impatto e la durata delle riprese, ascoltare attivamente le esigenze di ogni parte coinvolta e saper siglare accordi convenienti per tutti.
Il location scouting è quindi un processo strategico che unisce visione artistica, organizzazione pratica e diplomazia e si pone come punto di contatto tra la proprietà, la produzione e l’amministrazione locale.