Come utilizzare le Mappe Mentali per organizzare eventi

Qualunque evento tu stia organizzando (una conferenza stampa, un evento aziendale, un matrimonio...), riuscire a mantenere una panoramica completa su tutti i tuoi compiti e su tutte le scadenze da rispettare è fondamentale. E che ci vuole? Quante volte però, dopo un sacco di incontri e conversazioni, ti sei ritrovato con note sparse appuntate su supporti di fortuna, disordinate discussioni via email, messaggi vocali interminabili su WhatsApp e una valanga di post-it appiccicati sul tuo monitor? Dai, ammettilo, quante volte sei stato sul punto di mollare tutto? Non disperarti, sai benissimo che una soluzione c'è...altrimenti non staresti leggendo questo articolo.

In questo articolo ti spiegherò perché queste Mappe si riveleranno fondamentali per l'organizzazione di ogni tuo evento (e preservare la tua salute mentale...). Creare una Mappa Mentale, o  Mind Map, è un modo efficace per organizzare un evento avendo sempre tutto sotto controllo, in quanto consente di raccogliere tutte le informazioni relative all'evento in un pratico grafico da tenere sempre a portata di mano. Per farti capire meglio l'utilizzo di questo prezioso strumento che ti salverà la vita, qui di seguito userò un esempio pratico per spiegarti come organizzare un evento con l'aiuto delle Mappe Mentali. Immagina il seguente scenario: Michele (no, non è un nome casuale...) lavora in un'agenzia di comunicazione. Il gravoso compito che gli è stato assegnato è quello di organizzare, insieme ai suoi collaboratori, un evento allo scopo di lanciare il brand di una nuova start-up che si vuole affacciare sul mercato. Per fare in modo di lanciare il brand con un vero e proprio boom, Michele sta organizzando una conferenza stampa per mostrare al mondo l'innovativo business di questa start-up. Ora, mentre continui a leggere, fingi per un attimo di essere Michele. Ti mostrerò passo dopo passo come realizzare una Mappa Mentale per organizzare con successo la conferenza stampa del mio esempio.

Crea e condividi la tua Mappa Mentale

Crea una nuova Mappa Mentale: scrivi il nome dell'evento al centro della mappa e crea i rami intorno a essa. Per il nostro esempio (ma in generale per tutti gli altri eventi che andrai ad organizzare), la suddivisione in rami della tua Mappa apparirà così:

Una volta terminata la struttura di base della tua mappa, condividila con i tuoi co-organizzatori in modo da poter fare un brainstorming ed elaborare insieme i dettagli.

Inserisci le informazioni di base

Utilizza il ramo INFO per annotare il budget disponibile, la data e l'ora dell'evento e le responsabilità tue e dei tuoi collaboratori. Questo ramo offrirà una rapida panoramica dei più importanti dettagli dell'evento.

Inserisci i professionisti da contattare

All'interno della tua Mappa Mentale potrebbe rivelarsi davvero utile includere una panoramica del personale e dei professionisti che saranno fondamentali per la buona riuscita del tuo evento. In questo caso, sono inseriti all'interno del ramo chiamato DA CONTATTARE. Qualunque sia l'app che sceglierai per realizzare le tue Mind Map, avrai a disposizione la possibilità di inserire link per indirizzare a una pagina esterna o a un file, come ad esempio un foglio Excel dove avrai precedentemente elencato i nomi dei professionisti. Il mio consiglio è quello di non inserire i nomi del personale da contattare direttamente nella Mappa, per fare in modo che quest'ultima non risulti troppo disordinata e confusionaria (del resto la stai realizzando per organizzare e ordinare le attività, giusto? ????).

Inserisci le Location dove vuoi organizzare l'evento

Se stai ancora decidendo dove si svolgerà la conferenza stampa che stai organizzando, puoi annotare nella tua Mappa Mentale le strutture che stai valutando nel ramo LOCATION. Inserisci tutti i dati di cui hai bisogno: in questo caso sono state inserite 3 location da valutare, indicando la città e l'URL che indirizza alla scheda di Meeting Hub dove è possibile richiedere un preventivo alle strutture prescelte.

Pianifica il programma dell'evento

Nel ramo PROGRAMMA definisci le principali fasi dell'ordine del giorno, annotando i tempi di inizio e di fine previsti per ciascuno di essi. Ricorda che la chiave per una pianificazione di eventi di successo è essere realistici con le stime e tenere presente che ogni fase della serata richiede spesso più tempo di quanto previsto.

Ora, pensa a tutte quelle cose per migliorare l'esperienza degli ospiti durante l'evento: come arriveranno gli ospiti alla location? C'è la necessità di organizzare un servizio navetta?  E ancora: la location ha tutta l'attrezzatura che ti serve? Tutto ciò che non è direttamente correlato agli altri rami entra nel ramo della tua mappa mentale chiamato GENERALE.

Un buon modo per capire se la location è in grado di mettere a disposizione i servizi che vuoi garantire ai tuoi ospiti è quello di visitare la location stessa almeno due settimane prima dell'evento, in modo da colmare le lacune affidandoti a servizi esterni.

Marketing e Pubbliche Relazioni

Nel ramo MARKETING E PUBBLICHE RELAZIONI  della tua mappa mentale andrai ad indicare tutte quelle attività di marketing necessarie per fare in modo che il tuo evento sia un successo. Per un matrimonio, l'unico elemento in questo ramo potrebbe essere "Invia inviti".  Nel nostro esempio della conferenza stampa, Michele aggiunge alla sua Mind Map le seguenti attività da svolgere:

I migliori tool per creare Mappe Mentali

Qui di seguito ti indico quelli che sono a mio avviso i migliori. Ah, niente paura... Sono tutti semplici da usare! ???? ????

MindNode (Mac/iOS)

MindNode è un'applicazione elegante per la creazione di Mappe Mentali, disponibile su Mac, iPad e iPhone. Supporta la condivisione delle tue mappe con altri utenti e ne consente l'esportazione in formato PDF. Il suo costo è di 9,99$.

Coogle (Webapp)

Coggle è uno strumento completamente gratuito e semplice da usare. Per iniziare a utilizzarlo, ti basta accedere con il tuo account Google. Una volta terminata la tua mappa, puoi scaricarla in formato PDF o PNG, condividerla con i tuoi collaboratori, che possono visualizzarla o  - se lo concedi - modificarla e integrarla con nuovi rami e attività.

Freemind (Windows/Mac/Linux)

Freemind è uno strumento gratuito per la realizzazione di mappe mentali molto potente, che offre la possibilità di creare diagrammi complessi con un ampio numero di ramificazioni. Freemind può esportare la tua Mappa in formato HTML / XHTML, PDF, OpenDocument, SVG o PNG. Rispetto a molti tool più recenti, la grafica di Freemind può apparire un po' datata, ma in termini di prestazioni  non ha nulla da inviadiare a tutti gli altri strumenti per la creazione di Mind Map. Dopo tutte queste informazioni che ti ho dato sei pronto a semplificarti la vita grazie alle Mappe Mentali?   Dì addio allo stress pre-evento, ai post-it  sul monitor e a tutte quelle note sparse sulla tua scrivania! Tu quale programma usi per realizzare le tue Mappe Mentali? Fammelo sapere qui sotto nei commenti! Condividi questo articolo con i tuoi colleghi e introducili al meraviglioso mondo delle Mind Maps! ;-) Buon lavoro!