Meeting all’aperto: come e dove organizzarlo Scopri tutto sul perfetto meeting outdoor

Vuoi organizzare un meeting all’aperto ma non sai da dove iniziare? Non preoccuparti: con i nostri consigli la tua riunione outdoor sarà impeccabile. Scopri come!

Ormai tutti sanno dell’importanza degli eventi aziendali. Che siano organizzati per condividere nuove strategie e piani di sviluppo con tutta la squadra, per festeggiare obiettivi raggiunti o più semplicemente per creare senso di comunità all’interno dell’azienda, andrebbero curati al meglio.

Se poi oltre che utili li si vorrebbe anche piacevoli, l’attenzione da dedicare cresce ancora di più.

Meeting outdoor: premessa

Perché non fare un meeting all’aperto, allora? Dal punto di vista estetico ed emozionale sono sicuramente i migliori e le location dove realizzarli sono tantissime.

Se è la prima volta che ne organizzi uno e vuoi essere sicuro di non toppare, sei nel posto giusto: questo articolo è una guida al meeting outdoor perfetto!

E se piovesse o facesse troppo caldo/freddo e i partecipanti fossero a disagio? E se ci fossero inconvenienti tecnici irrisolvibili?

È normale farsi queste domande quando si vuole realizzare una riunione all’aperto. In effetti la fase organizzativa è più complessa rispetto ai normali eventi aziendali e richiede un po’ più di ragionamento.

Però non lasciarti scoraggiare: anche se ci vuole un po’ di tempo e attenzione ai dettagli, organizzare un perfetto evento aziendale all’aperto è possibile. In questo articolo ho voluto spiegarti come. Continua a leggere per scoprire tutto quello che c’è da sapere.

Come organizzare un evento aziendale all’aperto

Scegli la data

La prima cosa a cui pensare è naturalmente il periodo. Da preferire sono le mezze stagioni e in particolare i mesi che vanno da aprile a giugno e i mesi di settembre e ottobre. Informati sulle condizioni meteorologiche della tua zona per stabilire la data del tuo meeting all’aperto: naturalmente non potrai fissarla mesi prima, perché con questo anticipo le previsioni del tempo non sono efficaci.

Potresti lasciare un margine di uno-due giorni e decidere la data esatta un paio di settimane prima al massimo.

Pensa poi ai tuoi obiettivi: perché stai organizzando questo meeting all’aperto? Sarà principalmente una conferenza (o una tavola rotonda), oppure sarà un evento informale (ad esempio una sorta di “team building”)?

Sulla base dei tuoi obiettivi potrai stabilire una linea guida da seguire per il tuo evento e organizzarlo di conseguenza.

Anche l’allestimento della location sarà condizionato da questa decisione: nel caso di un evento formale avrai bisogno solo delle attrezzature necessarie al lavoro, nel caso di un incontro più friendly invece potresti procurarti anche solo decorazioni e musica.

Manda gli inviti

Sarà poi il momento di occuparti degli inviti. Anche se l’e-mail è la cosa più comoda e rapida, ti consiglio, se puoi, di stampare inviti cartacei per tutti.

Per una scelta più ecologica potresti evitare le buste e recapitare personalmente gli inviti alle scrivanie dei tuoi colleghi e dipendenti.

Indica nell’invito le informazioni essenziali e non scordarti di dire a tutti che il meeting si terrà all’aperto: si organizzeranno di conseguenza. Non possono mancare:

• Data e ora
• Luogo e informazioni su come arrivare (ad es. parcheggio, strade etc.)
• Specifiche sulla location
• Menu o informazioni sui momenti di pausa
• Eventuale dress code

Vuoi realizzare da solo degli inviti degni di un vero grafico? Guarda questi programmini!

Fai una lista delle attrezzature

Un altro step fondamentale nell’organizzazione della tua riunione all’aperto riguarderà le attrezzature. Spesso servono strumenti come lavagna luminosa, videoproiettore etc., e potresti avere necessità di usarli all’aperto.

Informa esplicitamente la location di questa esigenza e tieni conto che probabilmente avrai bisogno di:

• Generatori
• Prolunghe e prese multiple
• Prese esterne
• Impianti audio e luci

Se la location non è attrezzata per questo tipo di evento potresti avere difficoltà tecniche e forse ti converrebbe rivolgerti a qualcun altro.

Inoltre, ti consiglio di fare anche una prova tecnica prima dell’ evento, per accertarti che tutto funzioni come si deve e per decidere già come organizzare spazi e attrezzature. Quando arriverai sul luogo il giorno dell’evento aziendale non dovrai fare altro che disporre tutto come avevi già pensato.

Occupati anche degli accorgimenti necessari a tutti i meeting aziendali, come l’accoglienza (hai del personale preposto o ti conviene chiedere la disponibilità di una/due persone alla struttura?) e la segnaletica.

Quest’ultima è molto importante perché guida i partecipanti e li informa sulle attività che si svolgeranno nel corso dell’evento. Rendila chiara ed esaustiva e preoccupati di segnalare per bene:

• Guardaroba
• Bagno
• Reception
• Buffet

Inoltre, fornisci anche indicazioni precise sugli orari delle attività.

Predisponi anche alcune aree relax dove trascorrere i momenti di pausa: dopotutto il vantaggio principale dei meeting all’aperto è l’ambiente piacevole e rilassante, per cui sfruttalo!

Sii pronto a tutto

Infine, ecco cosa non può mancarti: un piano B.

Anche se hai pensato a tutto e hai organizzato la riunione all’aperto nel modo migliore, qualcosa può sempre andare storto: un’ondata di caldo, una giornata particolarmente fresca o, ancora peggio, un temporale possono rovinare tutto. Qui servono elasticità mentale e buone doti di problem solving.

In caso di inconvenienti di questo tipo, concorda con la struttura la possibilità di trasferire tutto in un’area riparata come un portico o un cortile coperto.

Ovviamente, non dimenticare di avvisare tutti che l’evento si terrà anche in caso di maltempo: potresti ad esempio scriverlo già negli inviti. Altrimenti avrai fatto del lavoro inutile!

Dove organizzare un meeting all’aperto

La location è uno degli elementi più importanti per il tuo evento aziendale all’aperto.

Deve naturalmente essere abbastanza ampia da ospitare tutti ma non troppo dispersiva, comoda da raggiungere ma possibilmente non immersa nel caos cittadino.

Ecco le scelte migliori:

• Business hotel con ampie aree esterne
• Agriturismi e cascine per eventi
• Centri sportivi con aree meeting e servizi

In più, dovrebbe anche conciliare delle buone attrezzature per il lavoro e un ambiente rilassante e piacevole.

Attenzione a questa scelta, quindi!

Noi di Meeting Hub collaboriamo con tantissime strutture per eventi in tutta Italia, molte delle quali sono attrezzate e specializzate nella realizzazione di eventi aziendali outdoor impeccabili.

Scopri tutte le più belle location per meeting all’aperto in Italia

Ecco i nostri consigli per organizzare un meeting all’aperto impeccabile. Hai trovato quella che fa per te? Condividi questo articolo con i tuoi amici e colleghi e aiuterai anche loro.

Se invece hai già provato ad organizzare un evento aziendale all’aperto, se ti va, raccontaci la tua esperienza qui sotto nei commenti!