Tutto quello che c’è da sapere sulla figura dell’operatore congressuale

Organizzare un convegno o una riunione importante è un’attività intrisa di stress, preoccupazioni e tanti aspetti da curare. Il meeting planner ti risolve ogni problema organizzativo.

Per questo motivo le aziende più importanti scelgono di appoggiarsi ad agenzie specializzate, che possono fornire loro professionisti con molta esperienza alle spalle.

Queste risorse sono una grossa fonte di risparmio di tempo ed energia, ma soprattutto sono una garanzia sui risultati finali.

Oggi ti parlo del meeting planner (o operatore congressuale), colui che si occupa di organizzare riunioni, congressi, corsi di aggiornamento e ogni tipo di evento legato all’ambito aziendale.

Se sei in preda al panico per il tuo happening imminente, ti consiglio di leggere questo articolo. Ti spiegherò nel concreto chi è questa figura e perché il più delle volte è necessaria!

Chi è il meeting planner?

Icona meeting Probabilmente hai già sentito parlare degli organizzatori di eventi aziendali, detti anche operatori congressuali che negli ultimi anni sembrano aver raggiunto una certa rilevanza.

Sono coloro che operano all’interno di start up specializzate o in proprio, e si occupano di pianificare iniziative per conto delle aziende:

  • riunioni
  • convention
  • presentazioni
  • ma anche corsi di formazione
  • viaggi incentive e team building

Ma che formazione hanno?

All’estero, per esempio, esistono delle certificazioni specifiche che attestano le competenze e la professionalità dell’operatore congrssuale:

  • CMP (Certified Meeting Professional): è la certificazione più accreditata a livello mondiale. Approvata da 32 organizzazioni e ideata da Convention Industry Council. E’ rilasciata da MPI – Meeting Professionals International (network di professionisti dell’industria congressuale, con 63 paesi membri).  Si tratta di un Programma di Certificazione su base individuale rilasciato dopo il superamento di un esame scritto, con domande a risposta multipla.
  • CMM (Certification in Meeting Management): è riservata a meeting planner e supplier con 10 anni e più di esperienza, chi la consegue è riconosciuto come un professionista di alto livello. Questo certificato si può ottenere solo dopo aver seguito un corso ad accesso limitato. Le università specializzate sono solo quattro fra Stati Uniti ed Europa.
  • CAE (Certified Association Executive)

In Italia, invece, i meeting planner tendono per lo più a farsi esperienza sul campo. Iniziano con ruoli intermedi come:

  • hostess
  • incarichi presso la propria azienda
  • operatori all’interno di agenzie e start up specifiche (in crescita negli ultimi anni)

Le lauree conseguite da questi professionisti sono a indirizzo economico, turistico o linguistico come:

  • economia e gestione dei servizi turistici
  • economia e tecnica del turismo
  • Lingue e letterature europee

L’operatore congressuale conosce almeno 2 lingue straniere e ha una buona conoscenza delle norme in ambito socio economico e amministrativo, importanti per portare avanti un piano organizzativo e la gestione di un budget.

Mansioni specifiche dell’operatore congressuale

Il lavoro del meeting planner si può riassumere con l’acronimo MICE : Meeting, Incentive, Congress, Event.

In sostanza si occupa dell’organizzazione di un’iniziativa aziendale a 360°. Le sue mansioni possono coordinare alcune fasi della realizzazione o espandersi fino all’intera ideazione e progettazione dell’evento.

Nello specifico si occupa di:

  • Ideazione e progettazione dell’evento
  • Rapporti e relazioni con esterni e invitati
  • Comunicazione: segreteria (iscrizioni e mail informative), promozione (inviti e comunicati stampa), diffusione mediatica, realizzazione grafica di locandine e brochure.
  • Logistica: scelta della location, allestimento della sala, gestione della parte tecnica (impianti audio-video, luci, microfoni etc.) trasferte, alloggi di accoglienza per ospiti.
  • Catering: gestione del catering, buffet, prenotazioni di eventuali pranzi e cene.

Come avrai capito, il mestiere del MP è iper dinamico.

Molte di queste mansioni possono o devono essere svolte dall’ufficio (ad esempio attività di segreteria o comunicazione), ma spesso gli organizzatori di eventi Mice sono costretti a viaggiare molto per curare i rapporti interpersonali e gestire altri aspetti dell’happening.

Caratteristiche e salario

I meeting planner hanno le stesse caratteristiche caratteriali di chi si occupa di organizzare iniziative in ambito culturale, sportivo e sociale:

  • Sono persone con una forte predisposizione ai rapporti sociali
  • altamente responsabili
  • hanno un buon livello di gestione dello stress e un alto problem solving (considera che spesso questo mestiere viene identificato come uno fra i più stressanti sul mercato)
  • Sanno gestire e organizzare il proprio tempo per le diverse necessità
  • Hanno ottime capacità di lavorare in team e non soltanto da soli

Dal punto di vista salariale, la retribuzione può variare molto a seconda di diversi fattori: se lavori in proprio o fai parte di una start up, per esempio.

Considera che spesso questa professione richiede molte ore di lavoro (è possibile che si superino addirittura le 40 ore settimanali).

E’ difficile perciò poter parlare di cifre stabili.

Il magazine americano Convene, della PCMA (Professional Convention Management Association), ha fatto un’indagine nel 2017 intervistando alcuni lavoratori. Le cifre medie che sono venute fuori girano intorno agli 81.977 dollari annui, ossia 72.774 euro.

Si deve precisare però che il guadagno dipende sempre dalla quantità e dalla qualità degli eventi, dalla complessità e dai tempi di organizzazione o a seconda del risultato che l’azienda commissionante vuole ottenere . Certamente le grandi convention richiederanno più tempo e quindi maggiore lavoro, in questo caso i pagamenti saranno superiori rispetto ad iniziative meno complicate.

Alcuni meeting planner d’azienda arrivano a percepire 100 euro nette al giorno, a seconda del tipo di happening gestito ma anche perché si avvalgono di una consolidata esperienza. La pratica è uno dei maggiori fattori di valutazione, perché permette una maggiore capacità diproblem solving !

Cosa rende unico un meeting planner

Icona diamanteOra che abbiamo chiarito insieme chi è, cerchiamo di precisare quali sono le ragioni che rendono indispensabile il meeting planner per la tua iniziativa. Facciamo un quadro generale delle varie fasi di lavoro dell’operatore congressuale.

  1. Progettazione generale: Questa fase si formula in stretta relazione con il committente. Si tratta di definire le linee-guida di ciò che l’azienda vuole realizzare, l’immagine che l’evento dovrà comunicare e i contenuti più importanti che devono essere divulgati. Il professionista espone al committente una serie di proposte per cui viene definito un programma di massima, e formulato un budget preventivo.
  2. Inviti, comunicazione, promozione: in questa fase, il MP dovrà contattare gli ospiti e i relatori della manifestazione, inizierà a promuovere il convegno e a predisporre i servizi per la stampa.
  3. Logistica: stabilita la quantità di partecipanti all’evento, deve scegliere la location ospitante e i servizi di accoglienza, stipulando apposite convenzioni con alberghi, bar e ristoranti e pianificando i servizi di trasporto. In questa fase si possono fare dei sopralluoghi per valorizzare al massimo le caratteristiche della sede. Valuta la sala riunioni o l’area espositiva, i magazzini, gli accessi al pubblico e le merci, progettazione segnaletica.
  4. Gestione del catering: in questa fase l’operatore congressuale si occupa di organizzare pranzi, cene o momenti turistico-culturali da effettuare nelle pause del congresso o al termine dello stesso. Tiene i rapporti con i fornitori, predispone del bilancio finale, coordina l’attività di pubblicazione e l’invio degli atti congressuali.

Nel mondo del meeting planning  ci sono agenzie che si sono costituite per operare operano nella  meeting industry e si avvalgono di questo tipo di professionisti specializzati.

Ti suggerisco di continuare la lettura dell’articolo se vuoi conoscerne alcune davvero interessanti.

Agenzie Settore MICE

Le proposte che ti presento in questo paragrafo si occupano dell’organizzazione degli eventi, affrontando tutte le fasi del lavoro che ti ho indicato sopra. Se hai bisogno di un valido operatore congressuale, in queste aziende troverai senz’altro le persone giuste.

1. Meeting Planner SRL

Cattura meeting planner

Questa SRL nasce da un’esperienza più che ventennale nel settore della meeting industry, e opera su tutto il territorio nazionale.

Nel 2013 fonda la prima rete italiana delle imprese operanti nell’ambito MICE: la Meet in Action Italia®, un consolidato gruppo di aziende con competenze trasversali creato da professionisti specializzati e qualificati, che si mettono al servizio del cliente e ascoltano ogni esigenza.

E’ adatta per chi lavora nel settore medico-scientifico, poiché è proprio specializzata in questo. Si avvale di un team interno di professionisti senior con molti anni di esperienza.

L’azienda cura ogni dettaglio, dalla consulenza organizzativa al coordinamento della logistica, dallo studio del programma scientifico alla comunicazione strategica.

I settori di cui si occupa riguardano:

  • ECM (educazione continua in medicina): corsi di aggiornamento per gli operatori in ambito sanitario e acquisizione dei crediti formativi.
  • DMC (Destination Management Company): organizzazione di eventi aziendali, programmi di incentivazione e di team building.

2. Travel Meeting

Cattura icona meeting plannerTravel meeting è una società di professionisti esperti nella pianificazione, nell’organizzazione e nella realizzazione di viaggi ed eventi studiati sulle necessità dei clienti.

L’azienda opera su tutto territorio nazionale. L’offerta proposta è varia, si occupano di :

  1. Eventi: feste private e a tema, congressi ed iniziative aziendali, inaugurazioni e mostre, matrimoni ed anniversari, cene a tema, cene di gala, eventi associativi e di beneficenza
  2. Viaggi: pacchetti vacanze e crociere, prenotazione alberghiera e biglietteria business travel, viaggi incentive, viaggi di nozze, viaggi di gruppo.
  3. Formazione: corso per wedding planner, per event manager, corso in comunicazione turistica, percorsi formativi personalizzati.

Questa agenzia si occupa di ogni tipo di happening e ne segue tutte le fasi: dalla progettazione, alla coordinazione, alla scelta dei fornitori e dello staff eventuale.

3. Ovest Destination Italie

Overdestinationitalie cattura

Ovest Destination Italie è una start up di giovani professionisti, con sedi sparse in vari territori italiani ed europei. E’ meno specifica del settore mice, poiché le iniziative che organizza non sono necessariamente aziendali ma riguardano anche matrimoni, viaggi individuali, di gruppo e di formazione.

L’azienda nasce nel 1953 come agenzia di tour operator e solo di recente ha creato al suo interno una sezione dedicata al mondo MICE: Ovestmeeting planner, che si occupa di incentive, congressi ed eventi in Italia e all’estero.

In particolare l’agenzia opera nei territori sul Lago Maggiore: Baveno, Stresa, Verbania e Isole Borromee.

I servizi che offre sono:

  • location, supporto tecnico e logistico
  • organizzazione dei trasferimenti, traduzione e interpretariato
  • catering, coffee break e light lunch
  • programmi d’intrattenimento personalizzati, rivolti a un pubblico internazionale.

Quest’ultimo è il servizio più interessante, poiché venendo dall’esperienza turistica è in grado di organizzare anche il tempo libero di congressisti e accompagnatori in maniera sapiente.

Icona coppa con 5 stelle Tirando le somme, l’operatore congessuale è indispensabile sopratutto per 3 motivi:

  1. risparmio di tempo su un carico di lavoro abnorme
  2. gestione corretta del budget a disposizione
  3. precisione nello svolgimento degli incarichi e garanzia nella riuscita dell’evento.

Bene, non resta altro da aggiungere! Se vuoi sapere qualcosa in più su questi professionisti non ti resta che contattarne uno, sono sicura che non potrai più farne a meno.

Io posso solo ricordarti la quantità di lavoro che può impiegare un’iniziativa tramite quest’articolo dedicato. Ti auguro buona fortuna.