Rispondi a una serie di domande
Indice
1. L’evento ha raggiunto l’obiettivo che ti sei prefissato?
Prima di tutto devi chiederti per quale motivo hai organizzato l'evento e che cosa speravi di ottenere. Volevi far divertire i tuoi invitati calandoli in un’atmosfera western? Hai visto un sorriso sui loro volti e quindi ci sei riuscito? Certo, se si tratta di un evento finalizzato a vendere libri e non viene nessuno hai già la risposta…ma attenzione, se la sala è piena e vendi solo cinque copie il “non risultato” è lo stesso! Se vuoi qualche consiglio prova a scoprire i passi fondamentali per l'organizzazione di un evento.2. Hai portato il target che avevi individuato?
Il successo di un evento passa anche per l'individuazione del target, cioè il tipo di persone che vuoi siano presenti quel giorno. Chiediti se c'è corrispondenza tra il target individuato e il target in sala. Se, ad esempio, vuoi vendere libri cerca di invitare lettori, influencer e giornalisti. Se devi tenere una conferenza, invece, devi puntare su relatori importanti.3. Come si è comportato il tuo target?
Bene, il tuo target era presente all'evento ma ora devi analizzarne il comportamento. Il pubblico ha preso appunti? Ha fatto domande alla fine per cercare di saperne di più? Ti hanno lasciato un indirizzo mail, che potrai utilizzare per una campagna di network marketing? Sul finire dell'evento qualcuno è venuto da te per approfondire l'argomento? Questi sono alcuni degli aspetti a cui devi fare attenzione.
4. Valuta la soddisfazione delle persone
Hai organizzato tutto per far sì che il tuo evento sia un successo, hai curato ogni dettaglio e coccolato i tuoi ospiti, e loro come hanno reagito? Ti hanno fatto i complimenti? Hanno poi parlato dell'evento con altre persone? Hanno contattato la tua azienda? Hanno legato con gli altri partecipanti? Per avere un riscontro immediato ti consiglio di sottoporre alle persone un questionario, subito dopo l'evento: quella sarà la prova schiacciante del successo o del fallimento! Le risposte dei partecipanti saranno anonime, quindi puoi star certo che tutti scriveranno ciò che realmente pensano sia in positivo che in negativo. I feedback "a caldo" sono di grande valore: non solo ti daranno una panoramica di ciò che hai fatto bene, ma anche di ciò che puoi migliorare.5. Valuta la tua soddisfazione rispetto agli obiettivi
Il passo successivo consiste in una valutazione soggettiva: come ti senti rispetto ai tuoi obiettivi? Eri a tuo agio quel giorno? Avevi un preciso ruolo nell'organizzazione? Se ti eri immaginato l’evento proprio nel modo in cui si è svolto, allora puoi ritenerti già ampiamente soddisfatto!6. I numeri non sono tutto
La matematica non è un’opinione dunque ti devi mettere a contare. Valuta i biglietti "staccati", le persone famose presenti, i volontari che ti hanno aiutato e, soprattutto, il numero di spettatori che hanno partecipato. Insomma, prima fai una lista degli invitati e poi verifica quante persone sono venute ma non dare troppo peso ai numeri: devi coinvolgere le persone, quindi punta sulla qualità non sulla quantità!7. Hai avuto un ritorno di immagine e benefici?
Sto parlando di benefici sia a livello individuale che aziendale. Se hai organizzato un evento in cui tutto è andato liscio, stai sicuro che la gente parlerà bene di te e ti farà pubblicità, il brand della tua azienda crescerà e la tua popolarità schizzerà alle stelle!8. Il tuo evento ti ha fatto guadagnare?
Inutile girarci attorno, se hai un’attività, il tuo scopo è quello di vendere e guadagnare! So benissimo che hai investito un budget e hai creato l’evento proprio per questo. Ora devi chiederti: rispetto al budget speso che risultati hai ottenuto? Qual è il rapporto tra costi e benefici? Quante persone hanno comprato il prodotto? Se hai speso più di quanto hai guadagnato devi farti qualche domanda…9. Hai reso il tuo evento indimenticabile?
Il modo migliore per misurare il successo di un evento? Semplice, capire se questo è stato unico e indimenticabile per i partecipanti. Gli ospiti hanno parlato dell’evento con gli amici? Hanno condiviso dei post sui social? Hanno chiamato per il prodotto? Si sono sentiti a loro agio? C’erano spazi sufficienti? Si mangiava bene? Sono soddisfatti della durata? Sono rimasti colpiti dai gadget che hai regalato loro all'uscita? Per saperlo puoi parlare direttamente con gli invitati durante l'evento stesso, affidarti alle domande sul questionario o a telefonate e mail che manderai in seguito.
3 criteri di valutazione
1. L’obiettivo deve essere concreto e raggiungibile
Il successo di un evento dipende dal raggiungimento di un obiettivo, più questo è chiaro più sarà facile ottenerlo. Ecco le caratteristiche che deve avere un obiettivo SMART: S = Specific (Specifico): più ti focalizzi su un aspetto preciso, migliore sarà il rendimento. M = Measurable (Misurabile): attraverso strumenti diversi devi poter fare il conto di quanto hai guadagnato A = Achievable (Raggiungibile) R = Realistic (Realistico) T = Time-Based (Temporizzabile) Raggiungibile e realistico sono criteri che vanno quasi di pari passo. E' inutile prefissarti come obiettivo la raccolta di 1000 biglietti da visita se hai invitato solo 500 persone al tuo corso! Oppure se sei ad una fiera che conta 2000 ingressi al giorno il tuo obiettivo non può essere 2000 contatti, perché è praticamente impossibile raggiungerlo. Piuttosto fai una stima del personale allo stand e calcola in quanto tempo riescono a spiegare di cosa si occupa la tua azienda. Capirai così quante persone potrai intrattenere. Devi poi darti un lasso di tempo in cui poter veder raggiungere il tuo obiettivo. Se sei ad una fiera e il tuo obiettivo è raccogliere contatti che possono diventare clienti, datti un mese di tempo per vedere come va. In questo periodo potrai contattare i potenziali clienti e convincerli all'acquisto.2. Non tutto dipende da te!
Hai creato al meglio il tuo evento, hai curato i minimi dettagli, ma qualcosa è andato storto. Eh sì, devi sapere che non tutto dipende da te! Se non hai prestato attenzione all'organizzazione sono cavoli amari (tuoi), ma ci sono cause che non dipendono da te e che sfuggono al tuo controllo e alle tue analisi: un meteorite sulla location, per esempio, il catering che si presenta in ritardo, il cuoco che si ammala proprio quel giorno, oppure un guasto che provoca danni all'interno della location... Purtroppo anche se ciò non dipende da te, sarà la tua azienda a risentirne perché sei tu l'organizzatore. L'importante è che tu sappia cavartela in qualsiasi situazione per risolvere il problema tempestivamente.3. Il team fa la differenza
Scegli con cura le persone che ti affiancheranno: avrai bisogno di fotografi, responsabili comunicazione e di personale addetto al customer care. Nomina dei responsabili per ogni settore e alla fine valuta il loro operato. Hanno rispettato le scadenze? Hanno rispettato il loro ambito di competenza? Erano dei veri professionisti? Gli ospiti hanno apprezzato organizzazione e professionalità?
Hai promosso al meglio il tuo evento?
Misurare il successo di un evento non è un’operazione difficile ma per raccogliere risultati devi seminare bene. In poche parole devi promuoverlo al meglio!1. Invito e passaparola: hai avuto riscontri?
Hai usato il buon vecchio invito cartaceo e puntato molto sul passaparola. Hai ottenuto risultati o solo tante chiacchiere? Se all'evento si sono presentate poche persone non disperare, farai esperienza per le volte successive. E poi fai autocritica: hai mandato l’invito con sufficiente anticipo? Hai indicato una data entro cui dare conferma? Tieni bene a mente che dettagli come questi possono fare la differenza!2. Evento su Facebook: i “parteciperò” hanno realmente partecipato
Hai creato con largo anticipo l’evento su Facebook: giorno dopo giorno amici, parenti e sconosciuti confermano la loro partecipazione sul social ma…non ti illudere, verifica sul campo la realtà. Un click costa poco, alzarsi dalla scrivania e venire al tuo evento è tutto un altro paio di maniche... Quante persone sono venute rispetto a quelle che avevano dato l’adesione? Fai una stima e chiediti perché. Hai promosso poco l'evento? Lo hai fatto troppo presto o troppo tardi? Ricorda che la promozione non è sufficiente, è anche necessario farla nei modi e nei tempi giusti: se la fai troppo tardi i tuoi potenziali clienti in target potrebbero avere già preso impegni ma se invece fosse troppo presto potrebbero dimenticarsene e così tu vedresti tutto il tuo lavoro andare in fumo.3. Hai fatto una buona campagna di marketing?
Se hai pubblicizzato il tuo prodotto o servizio, ecco come puoi misurare il successo dell'evento a posteriori. Valuta le visite sul sito, il tempo di permanenza e le pagine web visitate, le condivisioni e i contatti con sponsor e partner e poi non dimenticare di vedere come è posizionata su google la tua attività. Hai utilizzato giornali, radio e tv? Fai un’analisi diversa per ogni media e verifica quale ha funzionato di più.4. Valuta copertura e conversioni
Nell'era dei social network la pubblicità diventa un’arma fondamentale e alla portata di tutti. Twitter, Instagram, Facebook, Linkedin e chi più ne ha più ne metta! Puoi fare annunci mirati ad un target e verificare la copertura del messaggio (cioè chi ha raggiunto) e la conversione dello stesso (ovvero chi da semplice lettore è diventato consumatore o ha partecipato all'evento).5. I contenuti: si parla di te dopo?
Se si parla di te o della tua azienda dopo l’evento, hai raggiunto un ottimo risultato, purché se ne parli bene. Alla gente è piaciuto, è rimasta coinvolta, vuole comprare il prodotto, ne parla con amici, condivide post e foto sui social? Il tuo brand non può che crescere! Anche richieste di informazioni e commenti sono segnali di interesse.Misurare il successo di un evento: la location giusta
Come misurare il successo di un evento no profit
1. Quante persone hanno donato?
L’evento no profit ha uno scopo nobilissimo, raccogliere donazioni per alimentare l’attività dell’associazione o da consegnare a persone in difficoltà. Bisogna valutare quante persone hanno donato, quanto hanno donato e la differenza rispetto alle spese sostenute, come organizzazione, luce, affitto ecc.. Calcola anche la percentuale tra chi ha donato e chi non ha donato nulla per avere un dato ancora più accurato.2. Quante persone si sono sentite coinvolte?
Parliamoci chiaro, le donazioni sono cosa importante ma occhio a non trascurare le emozioni e il coinvolgimento del pubblico. Bisogna catturare l’attenzione, magari la persona non donerà subito ma lo farà successivamente e potrebbe diventare donatore regolare.3. Quanti volontari hanno partecipato?
I volontari sono il motore di questi eventi, come misurare il successo di un evento in base al loro numero? Bisogna vedere come sono stati coinvolti, che compiti avevano, se sono soddisfatti e quanto sono riusciti a coinvolgere la gente, portandola alla donazione o a emozionarsi. Misura l’impegno del team, in particolare dei responsabili del fundraising.4. Movimento sui social
I social network sono fondamentali anche per un evento no profit. Puoi pensare di raccogliere donazioni online, puoi creare movimento, con mail, messaggi, post, valutare il tasso di conversione, quante persone cioè tramite i social sono diventati donatori.E se va male, a cosa si deve fare attenzione?
1. Danno di immagine
La reputazione di un’azienda e di una persona sono fondamentali, specie in un mercato così competitivo. Riduci al minimo gli errori, gli squali stanno aspettando la tua scia di sangue! La gente non aspetta altro che parlare male di te, cerca di recuperare! I partner e gli sponsor potrebbero fuggire via.2. Danno economico
I soldi non fanno la felicità ma senza quelli la tua attività rischia di colare a picco! Attento al portafogli, al tuo bilancio, non ti svenare per un evento che non puoi permetterti, i risultati saranno disastrosi.3. Danno commerciale
Il successo di un evento passa anche dalla vendita del prodotto/servizio pubblicizzato. Se l’evento è andato male ne risente pure il tuo prodotto. Non vendi e dunque non guadagni, non recuperando l’investimento iniziale fatto.Ti ho dato tante informazioni, ma non preoccuparti. Se riuscirai ad interiorizzarle e a processarle, vedrai che man mano potrai misurare la riuscita di qualunque evento organizzerai d'ora in poi. Ora hai tutti gli strumenti necessari, non ti resta che utilizzarli sin da subito. Per aiutarti a porre le giuste basi ecco a te un articolo che ti consiglio di leggere... sono certo che ti sarà utilissimo: I 6 step per organizzare un evento di successo Se ti va, scrivimi le risposte alle domande qui nei commenti, saprò darti una mano nell'analisi dei dati che hai raccolto. A presto!