Tra tutti i settori del campo degli eventi, quello relativo a fiere e congressi ha particolarmente risentito delle varie normative e limitazioni anti-Covid, tanto che in molti hanno preferito addirittura rimandare o tenere questi appuntamenti esclusivamente online.
Se quindi stai organizzando una fiera o un congresso e sei preoccupato circa tutte le normative che devi tenere a mente e rispettare, non temere: ho preparato per te una lista completa delle nuove regole anti-Covid per fiere e congressi.
Vediamola insieme!
Linee guida per fiere e congressi
Al momento in cui scrivo questo articolo la prima regola fondamentale da tenere a mente è quella relativa all’accesso alla location dell’evento: questo è infatti consentito esclusivamente a coloro che sono in possesso di una certificazione verde COVID-19, anche nota come Super Green Pass.
Da questa regola sono esonerati solo i minori di 12 anni e i soggetti esenti sulla base di idonea certificazione medica, rilasciata secondo i criteri definiti dal Ministero della Salute.
Come forse ormai saprai, il Green Pass rafforzato si ottiene esclusivamente con il completamento del ciclo vaccinale oppure con un certificato di guarigione dal Covid-19.
Fatta questa premessa, procediamo con le linee guida!
Il numero massimo di partecipanti
Prima ancora di valutare gli altri step dell’organizzazione del tuo evento, devi assolutamente stabilire il numero massimo di partecipanti al tuo evento, in base alla capienza della location che hai scelto. Questo serve per garantire il distanziamento sociale e limitare gli assembramenti.
In seguito devi prevedere e organizzare un servizio di misurazione accessi e di scaglionamento degli ingressi, ad esempio con personale dedicato o sistemi di prenotazione del giorno e dell’orario di ingresso, sempre per evitare assembramenti.
Riorganizzare gli spazi
Sempre in merito a un sistema di accessi ordinato e organizzato, e per evitare code, la cosa migliore è organizzare percorsi separati per le entrate e le uscite.
Preparare poster e cartelli informativi
Affinché tutti i partecipanti siano consapevoli delle misure da adottare, è importante che queste siano comunicate in modo molto chiaro e anche in più lingue, se necessario.
Puoi prevedere sia cartellonistica, sia sistemi audio-video, oppure ricorrendo a personale dedicato, incaricato di monitorare e ricordare ai partecipanti di rispettare le misure di prevenzione.
Tecnologie digitali
Per tutti i processi organizzatici come i biglietti, la compilazione di eventuale moduli, sistemi di registrazione degli ingressi e quant’altro, ti consiglio caldamente di avvalerti di tecnologie digitali per due motivi:
1) per velocizzare questi processi ed evitare assembramenti;
2) per monitorare meglio gli accessi e permettere una rapida disinfezione di eventuali materiali in comune.
Certo, lo so, spesso queste tecnologie richiedono una spesa iniziale più elevata, ma una volta adottate le potrai usare anche in futuro, ammortizzando così la spesa sul lungo periodo!
Sistemi di protezione personali
Oltre alle mascherine, sempre obbligatorie sia all'esterno che all'interno, nella location ricordati di mettere a disposizione diversi prodotti per l’igiene delle mani, sia per gli utenti che per lo staff.
Posizionali in punti strategici, ad esempio all’ingresso e in uscita, vicino ai servizi e così via, e incoraggia i partecipanti e i personale a usarli frequentemente.
Gli spazi per le conferenze
In caso il tuo evento preveda conferenze con posti a sedere, devi fare attenzione che questi siano opportunamente distanziati.
Presta poi particolare attenzione al tavolo dei relatori o al podio. Qui i partecipanti devono essere sufficientemente distanziati da consentire loro di parlare senza mascherina!
Inoltre ricordati che tutti i dispositivi e le attrezzature a disposizione di relatori, moderatori e uditori, come microfoni, tastiere, mouse, puntatori laser, e così via, devono essere disinfettati prima e dopo l'utilizzo ed essere utilizzati, possibilmente, da una sola persona durante tutto l’evento.
Il pubblico, invece, dovrà sempre indossare la mascherina chirurgica o un dispositivo che conferisce superiore protezione come le FFP2, per tutta la durata delle attività e procedere ad una frequente igiene delle mani con soluzioni igienizzanti.
Nelle aree poster/aree espositive, ricordati di riorganizzare gli spazi in modo da favorire il rispetto del distanziamento interpersonale, valutando il contingentamento degli accessi, e di promuovere la fruizione in remoto del materiale da parte dei partecipanti.
Pulizia e disinfezione degli spazi
Dal punto di vista della pulizia degli spazi, tieni a mente che dovrà essere garantita regolare disinfezione degli ambienti, soprattutto al termine di attività di gruppo; presta particolare attenzione alle superfici toccate spesso, ai servizi igienici e alle parti comuni come aree ristoro e distributori automatici di bevande e snack.
Sempre a questo proposito porte, finestre e vetrate dovranno essere tenute il più aperte possibile, per favorire il ricambio d’aria.
Spero che queste semplici linee guida ti possano essere d’aiuto per organizzare la tua fiera, congresso o convention in totale sicurezza. Qui puoi trovare ulteriori pratiche igienico-sanitarie per eventi sicuri.
Ti consiglio sempre anche di verificare le ultime disposizioni in materia rilasciate dal Governo e dal Ministero della Salute.
Per ora, ti auguro di organizzare un evento di successo! Noi ci vediamo al prossimo articolo!