Ryanair, check in! Procedura online!

No. Non ci siamo. Non è quello di cui stiamo parlando. Quello è il boarding, che significa imbarco, ed è quella meravigliosa coda ai gate in aeroporto. No, qui si parla di on boarding per i neoassunti in azienda. 

Lo conosci? Anche tu sei passato per questo periodo iniziale?

Ti ricordi l’ansia dei primi giorni, dove non ricordavi nemmeno un nome, e potevi perderti per arrivare nel tuo nuovo ufficio?

L’on boarding serve proprio per evitare che tutto questo accada, in modo che l’ingresso in azienda sia il più tranquillo e semplice possibile. 

OK, se non sei proprio sicuro – o all’epoca ti hanno detto: “quella è la tua scrivania, ciao” vediamo per bene cos’è, perché è importante e soprattutto… come usarlo per gli eventi!

On Boarding: significato

La fase di on boarding è un periodo in cui un nuovo assunto viene inserito in azienda: impara quindi a conoscere i luoghi, le procedure, i colleghi e, più in generale, l’orientamento e i valori aziendali. 

A proposito, già sai come fare Branding per l’azienda? Forse troverai qualche spunto adatto nell’articolo dedicato all’Employer Branding!

Se fino a poco tempo fa era una fase considerata noiosa, inutile e da liquidare in poche ore, adesso occupa un tempo che può andare da un paio di mesi fino anche ad un anno. 

Uno dei maggiori vantaggi di un on boarding ben strutturato è che, dagli ultimi studi, sembra che migliorare l’inserimento in azienda, prolunghi il legame tra compagnia e azienda.

Inoltre, pare che una buona introduzione renda le persone più preparate e più autonome. 

Quando si deve scegliere la modalità, le aziende tendono poi a variare molto:

  • Buddy system,
  • Manuale di inserimento,
  • Riunioni,
  • Veri e propri pacchetti mirati, creati ad hoc per sviluppare al meglio le capacità del neoassunto. 

Sono generalmente gli addetti alle risorse umane (HR) a definire il programma, a seconda del ruolo del neoassunto ma anche secondo le pratiche aziendali già definite. 

Hai qualche dubbio su chi sono esattamente le risorse umane e il loro ruolo? Abbiamo qui l’articolo adatto a te!

Quali aspetti deve soddisfare l’on boarding? 

Esistono precisi punti da affrontare con un neoassunto, se devi preparare tu il programma di inserimento, questo elenco ti servirà! Ecco riassunti i principali:

  • Quando inizia il processo di onboarding e quanto dura?
  • Che impressione vuole dare l’azienda
  • Cosa deve assolutamente sapere il dipendente?
  • Chi si occuperà di seguire il nuovo arrivato? I colleghi o l’HR?
  • Quali sono gli obiettivi?

Se devi organizzare il progetto per un nuovo arrivato, meglio che ti senta a tuo agio e sicuro di te e delle tue attività! Ricordati soprattutto che ogni azienda è a sé, quindi potreste avere procedure specifiche che è meglio spiegare subito!

Bene, ora che gli obiettivi sono fissati, si può iniziare a capire come farlo, e soprattutto come usare l’onboarding per gli eventi!

Come organizzare l’onboarding?

Anzitutto, ricordati che l’on boarding non è un evento, ma un percorso; pertanto, dovrai tenere in conto diverse tappe intermedie e alcune soste obbligatorie.

Tra i primi (e decisamente fondamentali!) step, c’è sempre l’orientamento. Nel vero senso della parola! 

Serve che tu introduca il nuovo arrivato ai colleghi, elencando nomi e ruoli (è vero, quando una persona è nuova dimenticherà facilmente i nomi, ma avere un supporto accanto che lo presenti è sempre d’aiuto!). 

presentazioni

Dovrai anche spiegare com’è composto l’ufficio e, questo molti nemmeno lo considerano, le strade più comode per arrivare o dove parcheggiare, come anche le procedure e le abitudini

Per un nuovo arrivato sapere dov’è il frigo non è così scontato! 

Questo semplice step può occupare anche solo le prime ore della mattina. 

Offri poi al nuovo arrivato un planner dei primi giorni.

Naturalmente, dipende molto dal livello del nuovo arrivato, ma è sempre meglio organizzare almeno un po’ i suoi primi giorni, così che possa sentirsi a suo agio e avere almeno una vaga idea di cosa aspettarsi. 

Ricordi anche tu, quanto era brutto essere seduto alla scrivania i tuoi primi giorni, non avendo la minima idea di cosa fare?

Senza sovraccaricare troppo la new entry, organizza anche un momento per spiegare quali sono i processi interni e i tool che si utilizzano.

Crea tutti gli accessi e, se avete un manuale, fagli avere una copia, così che possa utilizzarlo in ogni momento di necessità. 

Eventi di on boarding

Dopo aver visto la parte più “noiosa” e soprattutto standard di un una neo assunzione, è il momento per passare alla parte più interessante: gli eventi per l’on boarding!

Come ovviamente già saprai, organizzare eventi di team building è il modo migliore per conoscere i colleghi e per scoprire talenti nascosti. 

A proposito, sai che sul nostro blog trovi una sezione dedicata proprio a questo? Troverai qui le migliori idee per un team building davvero originale!

Come trasformare un ingresso in azienda in un evento!

Partiamo allora dai Meeting con i manager; questo step innervosisce sempre tutti: un po’ perché beh… “è il capo”, un po’ perché ci sentiamo subito giudicati. 

Di solito i manager sono persone molto impegnate, vanno di fretta e hanno mille incombenze; per questo, anche volendo, hanno poco tempo da dedicare ai nuovi arrivati. 

Cambia questa abitudine! Rendi informale il meeting: proponi una colazione di lavoro, con brioche fresche magari così da spezzare la tensione. 

Vuoi organizzare una colazione di lavoro perfetta? Ti aspetta qui l’articolo giusto!

In alternativa, potresti suggerire di organizzare un pranzo informale, dove il parlare di lavoro resti un aspetto secondario. Anzi, andrebbe proprio evitato! 

In questo modo, prima di tutto, ci si deve concentrare sulla persona e, senza fogli o pc davanti, si darà la completa attenzione

Che dici, potrebbe fare la differenza? 

Allo stesso modo, con le persone con cui il nuovo arrivato si troverà a lavorare più spesso, organizza un aperitivo a fine giornata.

Se l’azienda è flessibile, potreste anche valutare di uscire prima dall’ufficio, così che tutti partecipino con entusiasmo!

L’obiettivo è sempre lo stesso: non focalizzarsi solo sul lavoro, ma sul dare il benvenuto ad una persona nuova, da conoscere!

In alternativa, che ne dici di una mini caccia al tesoro che coinvolga il team? In questo modo aiuti il nuovo arrivato ad orientarsi fra le sale e gli spazi aziendali e tutti potranno divertirsi!

Sai perché questo tipo di attività, con una persona nuova, è altamente produttivo

Anzitutto, il nuovo arrivato non sarà perennemente a disagio: spesso si vorrebbe fare una battuta, ma poi si sta zitti per evitare di offendere qualcuno.

Allo stesso modo, i primi giorni è difficile capire con chi ci si possa relazionare più facilmente e chi magari è solitario…

Ma più di tutto, quello che funziona è, dal lato aziendale, che si scopre moltissimo della persona! Quando infatti assumiamo una persona nuova, è sempre un’incognita: i colloqui, test attitudinali, qualsiasi cosa può aiutarci a conoscere il candidato, ma mai come uscire con lui o lei per un aperitivo!

Si possono infatti conoscere particolari attitudini che rendono la persona adatta ad un altro ruolo, oppure potrebbe essere d’aiuto in una situazione diversa perché, magari, nella sua esperienza ha già vissuto queste problematiche!

Vuoi creare un evento ad hoc?

Sicuramente creare un evento per l’on boarding è un metodo che riempie i nuovi arrivati di entusiasmo, ma anche di… aspettative e ansia!

Non ti piacerebbe essere al centro dell’attenzione di tanti sconosciuti, vero? 

Allora l’alternativa potrebbe essere quella di organizzare un evento quando avete più di una nuova persona in azienda! Basta che sia entro i primi sei mesi dall’ingresso.

pic nic
Onboarding: Organizza un PicNic come Evento!

Crea un evento spontaneo, un pic nic, una serata a buffet, e segna nell’invito anche la presentazione dei nuovi arrivati. 

Nel corso dell’evento, presentali a tutti, ma senza imbarazzo, e senza discorsi! Basta un po’ di entusiasmo e soprattutto di etichette con i nomi per tutti. 

No, non è una banalità, ma una necessità per salvare molti da pessime figure!

Ora che hai tutti gli strumenti per creare un onboarding perfetto, è il momento di accogliere i nuovi arrivati al meglio!


Vuoi trovare la location perfetta dove presentare i nuovi colleghi? Allora affidati a Meeting Hub!

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Alla prossima!