Come organizzare una convention aziendale

Hai qualche dubbio su come organizzare una convention aziendale che si rispetti? Oggi ti veniamo in aiuto: questo articolo è una guida all'evento aziendale perfetto. Buona lettura! Organizzare una convention aziendale è tutt’altro che semplice, e ti capisco se hai alcuni dubbi in merito. Che sia un evento aziendale interno o che preveda anche la partecipazione dei clienti, è un’occasione importantissima, per l'azienda, per mostrarsi in modo diretto. Tuttavia, la fase preparatoria cambia molto a seconda di quale dei due casi si tratti.

I due tipi di evento aziendale

Se devi organizzare una convention aziendale interna, ad esempio, la colonna portante dell’evento è la comunicazione tra diversi livelli, reparti e filiali che normalmente non hanno contatti tra loro. Qui è importantissimo facilitare la socializzazione e il confronto, perché in questo modo i tuoi colleghi e dipendenti si sentiranno parte di una vera e propria comunità.

Nel caso invece di una convention aziendale con i clienti, hai per le mani qualcosa di ancora più importante: una preziosissima occasione di marketing. È proprio in queste occasioni infatti che l’azienda crea un vero contatto con il suo pubblico, instaurando una relazione che si spera possa essere positiva per entrambe le parti. In tale situazione i momenti più importanti saranno quelli di svago e networking, perché il cliente cercherà in te e nella tua squadra un contatto diretto a cui fare riferimento e a cui far corrispondere il “volto” dell’azienda. Questo dovrà essere percepito come accessibile e alla mano.

Come organizzare una convention aziendale perfetta

Va da sé, quindi, che nell’organizzare una convention aziendale non potrai lasciare nulla al caso e che anzi dovrai curare la riuscita dell’evento nei minimi dettagli. Per semplificarti il lavoro ho preparato per te questa mini-guida (dalla quale puoi trarre una comoda checklist!) all'evento perfetto. Vediamo insieme quali sono i punti da non trascurare.

1. Definisci gli obiettivi dell'evento

Il primissimo passo nell’organizzazione del tuo evento è quello di stabilire i suoi obiettivi. Perché stai pianificando questo meeting? Una volta definito questo punto avrai già una linea guida da seguire: saprai che tipo di interventi e attività proporre, quando e come organizzare i momenti di pausa e più in generale che aspetto e che tono dare all’evento. Normalmente la risposta rientra in queste tre categorie:

• Riunire tutta l’azienda per comunicare notizie importanti o per informare tutta la squadra di cambiamenti, risultati ottenuti e andamento generale
• Permettere a colleghi e dipendenti di conoscersi meglio creando un’occasione di “team building”
• Incontrare i clienti per rendere più solida la relazione tra loro e l'azienda

Ci sono convention aziendali che sembrano quasi feste, organizzate in modo informale e orientato alla socialità, e altre più simili a conferenze o seminari di aggiornamento. Tutto dipende dal proposito che hanno.

2. Scegli la location

Ti consiglio dunque di informarti sulle strutture vicine a te e di considerare alcuni fattori fondamentali:

• Raggiungibilità: ti consiglio di scegliere il capoluogo di provincia più vicino, che sarà raggiungibile da tutti e meglio servito anche dai mezzi pubblici. Se puoi, evita il centro città, spesso caotico e con difficoltà di parcheggio.
• Immagine: non scegliere ambienti eccentrici o dalla spiccata personalità, perché rischiano di mettere in ombra l’identità della tua azienda. Opta invece per luoghi moderni e dallo stile neutro, da poter personalizzare il più possibile.

• Attrezzature: organizzare una convention aziendale in un hotel con sale meeting può essere una buona idea, ma solo nel caso di eventi poco complessi. Se hai particolari esigenze tecniche, invece, centri congressi e di servizi al lavoro potrebbero fare più al caso tuo, perché sono specialisti del settore e hanno tutto ciò che può servirti.
• Risorse: dovresti avere un occhio di riguardo anche per le risorse che la struttura che vuoi scegliere offre. Alcuni centri mettono a disposizione hostess e steward già formati, catering di comprovata professionalità e servizi di foto e video per i tuoi eventi. Più facilities ti offre la struttura, meno è probabile che tu debba rivolgerti ad un’agenzia esterna, pagando di più e frammentando il lavoro!

L'allestimento

Un consiglio sempre valido è quello di personalizzare, anche minimamente, l’ambiente dove avrà luogo il tuo evento. Se possibile, prediligi i colori aziendali nella scelta di sedie, decorazioni, tovaglie etc. Procura anche alcuni totem e banner aziendali da disporre nell’area della convention. Il risultato sarà personale e d’effetto, ed eviterà che la location sia al centro dell’attenzione a discapito della tua azienda. Seguono la regola anche eventuali gadget e souvenir da lasciare ai tuoi ospiti: devono essere immediatamente riconoscibili come vostri.

3. Crea gli inviti per la convention

Se non hai un grande numero di partecipanti da gestire, manda inviti cartacei a tutti e, pochi giorni dopo, chiedi telefonicamente conferma della loro presenza. Questo ti aiuterà ad avere un’idea precisa del numero di partecipanti e darà un aspetto più personale alla comunicazione. Assicurati anche di avere abbastanza anticipo: solitamente una convention viene comunicata dai venti ai trenta giorni prima. Più invitati hai, più tempo ti servirà per avere conferma da tutti, e più tempo servirà anche alla location per predisporre gli ambienti. Il momento ideale per mandare gli inviti è circa due settimane prima dell'evento, mentre sarebbe bene chiedere le conferme una settimana prima.

Come farli

Per scrivere gli inviti dovresti tenere conto del tipo di evento che stai pubblicizzando: in linea di massima, è meglio preferire un tono formale piuttosto che confidenziale. Organizzare una convention aziendale non è come invitare gli amici per una pizza! Per realizzare degli inviti carini, però, non devi per forza commissionarli a qualcuno: puoi risparmiare facendoli da te e senza rinunciate alla veste grafica. Dai un'occhiata, ad esempio, a questi programmini per principianti: in poche mosse otterrai ottimi risultati e potrai inviare i tuoi biglietti via mail in modo immediato, utilissimo se hai un gruppo medio grande di partecipanti.

Cosa scrivere

Se poi vuoi qualche suggerimento su cosa scrivere, tieni a mente che la regola fondamentale è quella di essere il più completo possibile: dai agli invitati tutte le informazioni che potrebbero servire. Ecco un esempio di invito completo:

• Formula di invito
• Data e ora
• Luogo
• Dettagli sulla location (parcheggi, etc.)
• Programma dell'evento

Alla fine, ti consiglio di lasciare anche il recapito di un addetto all’organizzazione. Chi ha dubbi o vuole comunicare qualcosa si rivolgerà a lui. Ricordati che l’invito è il biglietto da visita del tuo evento: curalo molto bene e assicurati di comunicare il tono della convention che stai organizzando. Questo influirà molto sulla qualità del documento e su come sarà percepito.

4. Pensa ad accoglienza e ristorazione

Nell'organizzare una convention aziendale, se la struttura ospitante ha del personale qualificato per gli eventi aziendali (come hostess e steward) chiedi la disponibilità di due di loro e incaricali di accogliere gli ospiti al loro arrivo. Una volta avviato l’evento potrai congedarli o chiedere loro di rimanere disponibili per eventuali necessità degli ospiti. A seconda del momento e della durata del tuo meeting dovrai predisporre pranzo, aperitivo o cena, o più di uno tra questi. Accordati quindi in anticipo con la struttura che hai scelto, perché solitamente chi ospita eventi aziendali si affida a servizi catering di fiducia.

Affidando a loro l’organizzazione dei pasti e dei break avrai più di un vantaggio: sgravare il tuo carico di lavoro e avvalerti della collaborazione di agenzie già referenziate. Assicurati di richiedere un menù vario: se inviti molte persone aumenterà la possibilità di ospitarne di vegetariane, vegane o con intolleranze importanti. Cerca di inserire nel menù anche pietanze “neutre” a base di verdura, frutta e legumi.

5. Organizzare una convention aziendale: le attività

Quale che sia il tuo scopo nell’organizzare una convention aziendale, ti consiglio di prevedere almeno tre tipi di attività diversi:

• Conferenze
• Tavole rotonde
• Momenti di pausa

Le conferenze

Nel primo caso sarà una sola persona, solitamente un dirigente o un responsabile, a parlare a tutti e a condividere informazioni. È consigliabile organizzare questo momento nelle fasi iniziali dell’evento, perché farà da presentazione generale alla convention, dando il benvenuto agli invitati e chiarendo loro la natura e gli scopi del meeting.

Le tavole rotonde

Una tavola rotonda è, invece, una discussione a cui tutti possono partecipare, dove quindi c’è molto più scambio rispetto a una conferenza. Di solito funziona così: si sceglie preliminarmente un argomento comune a tutti, che può riguardare strettamente l’azienda ma anche essere di portata più ampia, e si chiede a qualcuno di esporre la sua visione in merito. Una volta chiarito un punto di vista gli altri partecipanti potranno fare osservazioni o esporre il loro, e da qui nascerà una discussione che spesso diventa occasione di confronti molto interessanti. Queste fasi dell’evento hanno la natura di un “team building” ampliato e riscuotono solitamente molto interesse da parte degli invitati. Organizzale nella parte centrale della convention aziendale per promuovere la comunicazione diretta e rendere l’atmosfera meno formale.

Pausa!

In ultimo, ma da non sottovalutare, prevedi dei veri e propri momenti di pausa durante i quali chiacchierare, socializzare e consumare un caffè o un aperitivo. Specialmente se la tua convention dura un giorno intero questi momenti di relax saranno molto apprezzati e permetteranno agli ospiti di rilassarsi e creare nuove relazioni.

Le pause sono utili soprattutto nel caso di convention con i clienti, i quali non sempre hanno occasione di socializzare con l’azienda in modo diretto e informale. Se ti preoccupi di definire tempi e modi delle attività, in modo che siano organizzati bene ma anche pensati per poter gestire imprevisti e cambiamenti dell’ultimo minuto, la riuscita del tuo evento sarà assicurata.

6. Pensa al marketing

Se la tua convention è interna, il tuo scopo sarà anche quello di far sì che i tuoi colleghi e dipendenti si sentano parte di una squadra di cui essere orgogliosi. Se invece hai invitato anche i tuoi clienti, sarà importantissimo fare sì che si sentano a proprio agio e si divertano in un ambiente positivo. Per raggiungere questi obiettivi un aiuto importante viene dalle nuove tecnologie e dai social media: realizzando foto e video reportage dell’evento catturerai i momenti principali della giornata, da quelli più significativi a quelli inaspettati o divertenti.

La condivisione successiva di questi materiali ricorderà l’evento ai partecipanti e sarà il modo migliore per farli sentire parte di una community di valore. Sempre più aziende, alle prese con i social media, si lamentano della difficoltà di creare continuativamente contenuti validi: organizzare una convention aziendale può essere un modo validissimo per produrre materiali nuovi e che assicurino aggregazione. Ti consiglio di sfruttare questo fattore per implementare le relazioni interne della tua community.

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Ecco come organizzare una convention aziendale perfetta in pochi e semplici passaggi. Seguendo questi accorgimenti limiterai al minimo malfunzionamenti e imprevisti, e assicurerai ai tuoi invitati un’ottima esperienza. L’immagine e la popolarità della tua azienda ne avranno grande giovamento! Se vuoi una mano per scegliere la location adatta, Meeting Hub è il motore di ricerca che fa per te: Ecco le migliori location per convention aziendali in Italia Se l'articolo ti ha dato una mano, condividilo con i tuoi colleghi e aiuterai anche loro. Grazie!