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Come organizzare eventi a costo zero

Impara a ottimizzare il budget in poche mosse

Hai deciso di organizzare un evento ma hai un budget piuttosto limitato? Non preoccuparti, oggi andremo a vedere insieme alcune idee per organizzare un evento a costo zero (o quasi!)!

Avere un budget consistente per l’organizzazione del proprio evento è sicuramente un gran punto di partenza, ma non sempre significa che l’evento sarà un successo.

Si possono organizzare eventi ben strutturati e di alto livello anche con budget bassi. Il segreto è seguire delle piccole accortezze per ottimizzare il più possibile le risorse.

Sì, ma quali sarebbero queste accortezze? Ti chiederai.

Niente paura: segui i 5 punti e saprai come organizzare un evento a costo zero!

1. Definisci il tuo obiettivo

icona impostazioniLa prima cosa che bisogna fare prima di programmare un evento di successo (che tu abbia il budget o meno) è quello di decidere qual è l’obiettivo dell’evento, ovvero dare una definizione di cosa si tratta e cosa si vuole trasmettere ai partecipanti.

Ad esempio, vuoi organizzare un evento formativo? Bene. Hai già scelto l’argomento?

Oppure, se vuoi organizzare un evento per vendere qualcosa sai già come impostare la presentazione del prodotto?

La chiarezza è essenziale prima di iniziare ad organizzare un evento. Questo aiuta a non disperdere energie, tempo e denaro in attività che non sono utili alla propria attività.

Quindi, prima di mettere mano al portafoglio, definisci bene:

  • Perché stai organizzando l’evento
  • Qual è il risultato che vuoi raggiungere
  • Come vuoi raggiungere il tuo risultato

Una volta chiari questi punti, puoi iniziare a muoverti per organizzare il tuo evento a costo zero.

2. Crea una squadra

socialeUna delle cose fondamentali per la buona riuscita di un evento è il team. Le persone fanno tutta la differenza, credimi!

Per questo hai bisogno di circondarti di una squadra valida che abbia la tua stessa passione nell’organizzare l’evento e che abbiano voglia di contribuire alla sua organizzazione a titolo totalmente gratuito.

Questo non vuol dire sfruttare dei ragazzi volenterosi senza offrire nulla in cambio. Significa piuttosto condividere insieme ad altre persone motivate come te l’organizzazione del tuo evento!

Come si fa a coinvolgere le persone a titolo gratuito?

Inizia a promuovere tra i tuoi amici, colleghi e conoscenti il tuo progetto. Parla di quello che vuoi fare a chi potrebbe essere interessato. Fatto ciò, inizia a spingerlo su piattaforme gratuite.

Ad esempio puoi scrivere un annuncio su Subito.it oppure su Bakeka. Sono entrambe piattaforme gratuite che ti permettono di entrare in contatto con un gran numero di persone.

Se vuoi utilizzare anche il vecchio mezzo cartaceo, puoi usare il buon vecchio foglietto da attaccare in bacheca.

Cosa bisogna scrivere nell’annuncio?

Prima di tutto bisogna essere chiari. Meglio specificare oltre ogni ragionevole dubbio che non è prevista retribuzione e che la mansione richiederà impegno.

Ad esempio, questo è un annuncio per la ricerca di collaboratori per l’evento letterario. Puoi copiarlo e personalizzarlo come preferisci.

Ciao!

Vogliamo organizzare un evento letterario per parlare della vita e dei romanzi di Jane Austen.

L’idea è di riunire il maggior numero di persone, appassionate e non, per raccontare, discutere e confrontare diversi punti di vista sulla vita della scrittrice.

Abbiamo bisogno dell’aiuto (e della partecipazione) del maggior numero di persone!

Se vuoi unirti a noi quello che richiediamo è un paio d’ore a settimana per riunirci e stabilire quali sono i diversi impegni da prendere, spirito d’iniziativa ed entusiasmo!

Non possiamo offrire una retribuzione, ma passione e divertimento si!

Se sei interessato chiama il numero __________

Ti aspettiamo!

Scritto l’annuncio? Allora recati in luoghi frequentati da persone potenzialmente interessate e chiedi alla direzione se puoi attaccare in bacheca il tuo annuncio.

3. Scegli la location adatta (con un piccolo trucco…)

Ogni evento, affinché sia tale, deve avere una location. Ma quale? Questo è il problema.

Il tipo di struttura necessaria dipende molto dal tipo di evento che hai deciso di organizzare. E ovviamente dipende molto anche dal budget.

Siccome noi stiamo parlando di budget molto basso, ecco una dritta low cost a cui pochi pensano.

Le location fuori dai centri cittadini hanno prezzi più bassi. 

Cosa significa?

In genere, più una location è posizionata vicino alle grandi vie di comunicazione, più i prezzi sono alti. Dunque, più di sposti dalle zone centrali, più i prezzi tendenzialmente sono bassi! E questo senza togliere nulla alla qualità del servizio.

Quindi, spostandoti verso la periferia, puoi trovare ottime occasioni!

Ma c’è anche un’altra buona notizia.

Ho selezionato per te alcune location di buon livello che si trovano lontane dal centro. Clicca sulle immagini e inoltra loro una richiesta di preventivo, completamente gratuita e senza impegno. Potresti fare subito ottimi affari!

StudioTrepuntozero

StudioTrepuntozero Castenaso

StudioTrepuntozero è una location per eventi che si trova a Castenaso, in provincia di Bologna. I suoi 120 mq vengono messi a disposizione sia per eventi business (come presentazione prodotti, corsi di formazione, sfilate di moda…) che per eventi privati (come feste di compleanno e feste di laurea).

Oasi di Galbusera Bianca

Oasi di Galbusera Bianca  Rovagnate

L’Oasi di Galbusera Bianca è un agriturismo che si trova a Rovagnate, in provincia di Lecco, all’interno del Parco di Montevecchia. Immersa nel verde, è una location ideale per eventi aziendali e attività di team building all’aria aperta. All’interno dei suoi suggestivi spazi è inoltre possibile organizzare cene e ricevimenti in occasione di compleanni, lauree e anniversari.

Scopri subito tutte le altre location fuori dai centri cittadini ideali per il tuo evento

4. Promuovi il tuo evento online tramite i social network

Verbale di riunioneI social network sono un ottimo mezzo per sponsorizzare il tuo evento. Infatti permettono di raggiungere un elevato numero di persone anche senza spendere un soldo (o quasi)!

Certo, investire in pubblicità online aiuterebbe sicuramente a fare in modo che il tuo evento arrivi a più persone possibili. Ma noi stiamo parlando di eventi a costo zero, quindi dobbiamo tenere a freno la spesa! 😉

Come si fa allora a sponsorizzare un evento sui social senza spendere soldi?

Innanzitutto crea l’evento su Facebook. Si tratta di una procedura completamente gratuita ed è facilissimo. Basta cliccare sulla sezione “eventi” e cliccare sul tasto “crea evento”. Da qui tutto sarà piuttosto semplice dal momento che basta compilare dei campi prestabiliti. Per una guida dettaglia dai un’occhiata all’articolo: 6 dritte per creare un evento su Facebook in pochi click.

Una volta creato un evento, condividilo sul tuo profilo e sulle pagine che gestisci. Chiedi a tutti gli altri organizzatori di fare altrettanto.

Crea contenuti interessanti da condividere sulla tua pagina, in modo da creare una community attiva intorno al tuo evento.

Ad esempio, se il tuo evento sarà la presentazione di un libro, svela quotidianamente alcuni contenuti del libro, in modo da interessare le persone e invogliarle a partecipare alla presentazione (e all’acquisto del libro, ovviamente!). Potresti anche svelare la possibilità di vincere una copia del libro selezionando casualmente alcuni utenti che condivideranno i tuoi post relativi all’evento!

Un altro metodo gratuito per far conoscere il più possibile il proprio evento è quello di caricarlo su piattaforme come Eventbrite. All’interno di Eventbrite c’è un motore di ricerca con cui si possono trovare gli eventi filtrandoli per luoghi, categorie o date. In questo modo ci sarà sempre la possibilità che qualche appassionato trovi il tuo evento e decida di partecipare!


Questo articolo è ormai giunto al termine, e a questo punto penso che una cosa l’avrai capita: organizzare un evento totalmente a costo zero è pressoché impossibile.

Tuttavia, con una giusta strategia, si possono tagliare moltissime spese inutili ottimizzando il budget risicato a disposizione.

Se vuoi approfondire il tema degli eventi low cost ti invito a farmi qualche domanda qui sotto. Nel frattempo, condividi questo articolo e inizia ad organizzare il tuo evento a budget zero…o quasi! 😉

Francesca Gerardis

Francesca Gerardis

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