Come organizzare eventi in mezzo alla natura

Vuoi sapere come organizzare eventi nella natura? Perfetto, perché qualunque sia il periodo dell’anno, l’aria aperta e gli ambienti naturali hanno molto da offrirti! 

E infatti è il tipo di evento che più emoziona, ancor di più dopo la pandemia di Covid, poiché offre sempre qualcosa di diverso. 

Oggi vogliamo aiutarti a organizzare il tuo progetto in mezzo alla natura e darti dei suggerimenti per renderlo un successo.

Perchè organizzare un evento all’aperto

Matrimoni, presentazioni aziendali, conferenze… qualunque siano le occasioni da pianificare, sappi che gli eventi all’aperto hanno molti vantaggi:

• Creatività. Quando pianifichi un evento in mezzo al verde hai molta più libertà creativa: puoi personalizzare lo spazio più di quanto faresti all’interno, fare affidamento sulla luce del sole o sull’oscurità di un cielo stellato. Non hai il limite di quattro mura, quindi lascia correre la tua immaginazione.
• Benessere. Stare in mezzo alla natura genera benessere per il corpo e per la mente. Inoltre, il sole contribuirà anche a migliorare l’umore e quindi il divertimento dei tuoi ospiti. Fatto particolarmente interessante per gli eventi aziendali, in cui i dipendenti possono rompere la monotonia e cambiare scenario per poi tornare al lavoro con rinnovata energia.
• Unicità. Perché fare qualcosa che è già stato fatto prima quando puoi fare qualcosa di unico? Immagina gli sposi che salpano per la prima notte di nozze in mongolfiera, o un team che fa una sessione di coaching in una baita o ancora l’emozione di uno spettacolo di flamenco sotto la luna piena.

Le possibilità offerte da un evento all’insegna della natura, sono davvero molte.

La location ideale

Il luogo è una componente importante di qualsiasi evento all’aperto. 

Farà infatti una grande differenza sia per la logistica che per l’atmosfera generale. 

Ti consigliamo di cercare una location versatile, che offra spazi e angoli diversi, dove i partecipanti possano godere delle bellezze naturali e rompere con la monotonia dei luoghi chiusi. 

Tieni presente: 

• quante persone hai intenzione di invitare? 
• che tipo di attività si svolgeranno durante l’evento? 
• hai bisogno di un posto aggiuntivo per proiezioni, spettacoli…?

Un ambiente naturale, con meno infrastrutture in atto, ti darà sicuramente più lavoro da fare.

Cogli quindi l’occasione per visitare la location e prenderti nota di tutto ciò che ti serve. 

Focalizza le caratteristiche particolari che vorresti evidenziare, come un lago che funge da sfondo o un albero per appendere le luci. 

Annota anche eventuali stranezze o possibili criticità relative al luogo: 

• C’è vento? 
• È in una zona umida che diventa bagnata durante la notte? 
• Ci sono molti insetti? 
• C’è polvere?
• Mancano parti ombrose?

Prendi nota di tutto ciò che osservi durante il tuo tour in modo da poter elaborare un piano per tutto.

Ottime location sono quelle che includono un luogo di riparo come ad esempio uno chalet, un anfiteatro al coperto o un auditorium. 

Riserva quello spazio e usalo come in caso di pioggia.

Il ristoro

Il cibo è sempre essenziale in ogni occasione. 

Trova un fornitore per il ristoro che abbia esperienza nella gestione di eventi outdoor. 

E considera questi aspetti:

• A seconda del luogo, potresti aver bisogno di una fonte di calore (come griglie a propano), tende per tenersi al riparo dal sole e attrezzature per mantenere il cibo fresco e sicuro. 
• Fai quindi un piano per l’attrezzatura necessaria e confrontati con il fornitore per vedere cosa ti porta.
• Se non hai un frigorifero in mezzo al bosco, scegli cibi semplici che possono essere tenuti a temperatura ambiente per tutta la durata dell’evento. 
• La stessa cosa vale per i fornelli e altre fonti di riscaldamento: fai preparare piatti semplici che possano essere serviti a temperatura ambiente.
• Assicurati che il menù sia adatto sia all’ambiente selezionato che al periodo dell’anno. 
• Gli eventi all’aperto si prestano anche ad arrosti, barbecue, picnic e altre soluzioni più originali e divertenti che possono trasformare il tuo evento in una giornata memorabile per tutti i partecipanti.
• E non dimenticate vegani, vegetariani, celiaci… fai sempre per loro un piano B preparato in anticipo.

Ottieni i permessi

Gli eventi in mezzo alla natura, così come qualsiasi altro evento in luogo pubblico, potrebbero richiedere i permessi delle autorità cittadine. 

Informati sui permessi necessari presso il Comune e chiedi anche se c’è un orario coprifuoco da rispettare.

Non è certo la parte più divertente dell’organizzazione ma conoscere le ordinanze sul rumore, i codici antincendio e di sicurezza e le restrizioni locali sugli eventi all’aperto determinerà cosa puoi fare e quando puoi farlo. 

Se stai pianificando qualsiasi cosa fuori dagli schemi come fuochi d’artificio, presenza di animali, uno spettacolo di luci, un falò, o portare attrezzature speciali, ti consigliamo di parlare con il dipartimento di polizia locale e il Comune per assicurarti che tutto sia permesso.

Qualsiasi luogo all’aperto che selezioni richiederà in ogni caso di lasciare lo spazio nelle stesse condizioni in cui lo hai trovato. 

Ciò significa che dovrai pianificare in anticipo l’allestimento (chi si occuperà di cosa) e il processo di smontaggio e pulizia. 

Per alcune sedi, potresti persino dover portare via tutta la spazzatura, quindi chiedi in anticipo cosa è richiesto di fare.

Metti a proprio agio i partecipanti

Se desideri che i partecipanti abbiano la migliore esperienza, pensa in anticipo a tutto ciò di cui potrebbero aver bisogno, in un luogo che potrebbe essere anche distante dalla zona urbana. 

Per cominciare, preparati sia per le temperature diurne che notturne attrezzandoti di riscaldatori e ventilatori. 

Inoltre, valuta la possibilità di prenotare anche uno spazio interno per consentire agli ospiti di rinfrescarsi o riscaldarsi o in caso di maltempo.

E poi c’è il bagno.

Calcola il numero di bagni di cui potresti aver bisogno per i tuoi partecipanti (e aggiungine altri per sicurezza). 

• Se vuoi usare servizi igienici portatili, escogita un piano per posizionarli. 
• Se hai accesso ai bagni interni, assicurati di avere una segnaletica chiara che mostri ai partecipanti dove andare.

Per gli eventi con clima caldo, in particolare quelli che coinvolgono l’alcol, è importante che tu fornisca sufficienti stazioni di idratazione per i partecipanti. 

Per ridurre al minimo l’impatto ambientale del tuo evento, evita le bottiglie d’acqua di plastica monouso. 

Invece, fornisci molte stazioni di rifornimento d’acqua e includi una bottiglia d’acqua nella tua borsa dei gadget.

E per il tempo?

Durante le stagioni di transizione, chiedi ai partecipanti di venire preparati per i cambiamenti delle condizioni meteorologiche.

Ad esempio, in primavera e in autunno, ricorda loro che il tempo può cambiare bruscamente, quindi chiedi di portare stivali, giacche calde, cappelli, guanti, calzini extra e un sacchetto di plastica per gli indumenti bagnati.

Procurati l’attrezzatura necessaria

Molti eventi nel verde della natura richiedono numerose attrezzature per funzionare senza intoppi. 

L’espressione “correre ai ripari” è spesso usata per riferirsi alla reazione a un improvviso acquazzone. 

Nelle giornate calde o in luoghi con temperature estreme, come aree assolate, fornire copertura e protezione dal sole è altrettanto importante.

Considera di mettere ombrelloni sopra i tavoli o l’installazione di un tendone. 

Ricorda: i tendoni non possono essere ordinati all’ultimo minuto. 

Come ti abbiamo già detto, i ristoratori potrebbero aver bisogno di attrezzature speciali per il riscaldamento, il raffreddamento, la conservazione e il servizio del cibo. 

Avrai bisogno di posti in cui gli ospiti si siedano, insieme a tutto ciò che serve per mangiare. 

Se il tuo evento include balli, presentazioni o musica, avrai bisogno di apparecchiature audiovisive. E se non c’è corrente, le attrezzature devono avere una buona batteria (carica!)

Ma un ambiente esterno presenta diverse insidie per cui potresti anche aver bisogno di stufe, ventilatori, una pista da ballo, elettricità, illuminazione, tende e altro ancora.

Se scegli fornitori che hanno esperienza con eventi all’aperto, possono aiutarti a guidarti e spiegarti di quale attrezzatura hai bisogno in base al tuo budget. 

Pensa all’accessibilità

Anche l’accessibilità è fondamentale. 

È importante che il luogo prescelto sia ben collegato con i mezzi pubblici e privati, e che sia anche dotato di un ampio parcheggio vicino alle strutture, tenendo conto soprattutto di eventuali ospiti con disabilità.

Anche le persone con problemi di vista o udito possono richiedere il supporto di un interprete. Tienili sempre a mente.

Come sempre, considera i partecipanti con disabilità mentre organizzi il tuo evento nel verde.

Avrai bisogno di rampe e punti di accesso per chi ha problemi di mobilità, di un’illuminazione chiara e di segnaletica di sicurezza. 

Annota tutte le aree che possono porre in difficoltà i tuoi ospiti e scopri come poter aiutare le persone con disabilità.

Come punto di partenza per l’accessibilità del tuo evento, puoi considerare:

• Parcheggio comprensivo di stalli per disabili o spazio adeguato intorno a ciascun parcheggio per l’accesso
• Percorsi accessibili e chiari: i terreni irregolari o morbidi come i campi erbosi possono essere impegnativi
• Segnaletica chiara e regolare, in carattere sans serif
• Aree tranquille e coperte con posti a sedere e un po’ di privacy
• Personale ben addestrato che indossi uniformi identificabili

Conclusioni

Se hai bisogno di organizzare eventi in mezzo alla natura, sia privati che aziendali, ti possono tornare utili i consigli che ti abbiamo dato.

Gli eventi all’aperto sono un ottimo modo per riunire i partecipanti in sicurezza offrendo loro un‘esperienza diversa. 

Come hai visto, la conoscenza del luogo è fondamentale. 

Non lasciare che un acquazzone improvviso o un caldo soffocante rovinino il tuo meraviglioso evento in mezzo la natura. 

Assicurati di avere sempre soluzioni o spazi per proteggere i tuoi ospiti dalle intemperie.

Prepara un piano per ciò che farai se piove, nevica o fa molto caldo o freddo, in modo da sapere come cambieranno le cose e quale pianificazione speciale bisogna eseguire. 

Potresti concordare con i tuoi fornitori attrezzature che verranno utilizzate solo in caso di maltempo, come ombrelloni, tende o coperture mobili.

Dovresti anche prenderti il ​​tempo per pensare a qualsiasi altro problema che potrebbe insorgere durante il tuo grande giorno, in modo da poter elaborare un piano di emergenza anche per quello. 

Una volta che hai un’ idea generale di tutto ciò che potrebbe andare storto, sarai in una posizione ottimale per affrontare qualsiasi imprevisto.

Mettendo in atto le checklist di Meeting Hub potrai raggiungere più facilmente i tuoi obiettivi.

Tutto chiaro per iniziare la tua pianificazione? 

E non ci resta che augurati di scegliere la location perfetta per il tuo evento, tra le tante proposte che trovi nel nostro sito web!

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