Organizzare un evento sostenibile: un trend ancora in crescita?

In questi anni si può ancora parlare di organizzare un evento sostenibile? O meglio, la sostenibilità è ancora un trend in crescita su cui investire le proprie risorse e le proprie forze?

Senza dubbio è proprio così.

Resta comunque il fatto che dare risposte affermative senza accompagnarle alle giuste spiegazioni non è mai un'ottima soluzione.

Ecco perché ho pensato di approfondire l'argomento all'interno di questo articolo, chiaramente in ottica di eventi aziendali e privati.

Una simile tematica può, però, essere facilmente confusa o travisata con altro, semplicemente a causa dell'ignoranza in materia.

Lasciati, quindi, accompagnare all'interno di questo breve ma intenso viaggio nel concetto di sostenibilità relativamente al mondo degli eventi.

Attraverso pochi e semplici esempi proveremo a capire come poter organizzare un evento sostenibile, applicando i principi cardine di questo mood.

Sei pronto?

Buona lettura!

Quale sostenibilità?

Sostenibilità: un termine che, negli ultimi anni, è diventato sempre più diffuso, anche nella vita di tutti i giorni.

Ma conosciamo davvero il suo significato?

Stando a quanto ci dice l'Enciclopedia Treccani la sostenibilità è:

"la condizione di uno sviluppo in grado di assicurare il soddisfacimento dei bisogni della generazione presente senza compromettere la possibilità delle generazioni future di realizzare i propri."

Il concetto di sostenibilità si concentra quindi su un generico "sviluppo" non necessariamente collegato all'ecologia.

A dispetto di quanto forse molti immaginano, infatti, si parla non più solo di sostenibilità ecologica, ma anche di sostenibilità sociale ed economica.

L'obiettivo è quello di lasciare alle prossime generazioni una qualità di vita almeno non inferiore alla nostra, sia a livello ambientale che a livello economico e sociale.

La sostenibilità per l'ambiente

Negli anni la parola sostenibilità ha comunque rappresentato, principalmente, ogni sforzo volto a diffondere un maggior rispetto e tutela nei confronti dell'ambiente.

L'instancabile caccia alla crescita economica del secolo scorso (ed anche dell'attuale) ha contribuito, infatti, alla ricchezza economica e sociale a cui siamo abituati tralasciando, però, la cura del nostro pianeta.

Oggi più che mai il rispetto ambientale è una delle più grandi preoccupazioni dei cittadini e in particolar modo dei giovani.

Il cambiamento climatico è allarmante, le risorse naturali del nostro pianeta non sono infinite ed è arrivato il momento di perseguire obiettivi di sviluppo sostenibili per salvaguardare la nostra casa.

La giovane Greta Thunberg ha dato il via a una presa di coscienza da parte della sua generazione, creando il movimento "Fridays for future".

Una presa di posizione che in Italia è stata sostenuta da Piero Pelù che con la sua musica e con iniziative di carattere ecologico (come il Clean Beach Tour promosso da Legambiente) sta cercando di coinvolgere sempre più persone ad avere attenzione verso quella che oramai è un'emergenza ecologica.

Gli eventi sostenibili: utopia o realtà?

L'organizzazione di un evento non sembrerebbe, di primo acchito, per nulla collegata con il rispetto ambientale.

Stupisce, invece, come gli eventi sostenibili siano in netto aumento.

Questo grazie alla presa di coscienza di organizzatori di eventi e di clienti che hanno a cuore quel concetto di sostenibilità che abbiamo cercato di chiarire poco fa.

Secondo lo United Nations Environment Programme, che nel 2009 ha provato a darne una definizione, un evento sostenibile è un evento

"ideato, pianificato e realizzato in modo da minimizzare l’impatto negativo sull'ambiente e da lasciare un'eredità positiva alla comunità che lo ospita".

Progettando un evento, infatti, è importante porre attenzione a quei meccanismi che sono in grado di ridurre al minimo l'impatto ambientale.

Per farlo è necessario coinvolgere soggetti terzi e clienti finali in tutti i processi di impegno socio-ambientale volti alla sostenibilità verso l'ambiente e la società.

Gli aspetti da tenere in considerazione sono molti e spaziano dalla scelta della location alla selezione del catering per il buffet o dei gadget da regalare ai partecipanti.

Proviamo a vederne insieme qualcuno!

Perché organizzare un evento green?

Avendo oramai ben chiaro come la sostenibilità sia un concetto ancora molto diffuso e "alla moda", organizzare degli eventi green, e soprattutto promuoverli come tali, aumenterà di gran lunga l'attenzione e la fiducia da parte del pubblico.

I motivi per cui è importante fare in modo che il tuo evento sia green sono sicuramente molti e sono finalizzati a valorizzare l'evento e i messaggi trasmessi.

Grazie ad un evento correttamente organizzato infatti potrai:

• minimizzare i costi facendo un uso razionale dei prodotti e dell'energia investita
• ridurre l'impatto ambientale del tuo evento
• valorizzare il territorio che ospita la location dell'evento (facendo ad esempio uso di prodotti a km zero)
• rendere partecipi ed educare gli intermediari e gli ospiti nelle scelte sostenibili fatte per il tuo evento
• trasmettere messaggi sostenibili durante gli interventi nel corso del tuo evento: in questo modo ti presenterai al mercato come un soggetto che valorizza la sostenibilità e che promuove attività finalizzate a tali obiettivi

La scelta della location

I fattori che contribuiscono alla scelta di una location per un evento sono parecchi ma per molte persone, probabilmente, la sostenibilità non è il primo aspetto da prendere in considerazione.

Accessibilità e capienza della struttura, disponibilità di tutte le strumentazioni necessarie, servizi aggiuntivi utili per gli ospiti... sono questi, agli occhi della maggior parte degli organizzatori, gli elementi fondamentali per la scelta della location.

Eppure anche la sostenibilità può entrare in gioco, soprattutto in determinati eventi.

Sia chiaro: non è una prerogativa solamente di quegli eventi organizzati da realtà che già nel loro statuto hanno a cuore il pianeta che ci ospita da millenni.

Non so se lo sai, ma nel 2016 è stato istituito un indice, il Global Destination Sustainability Index, che si occupa di valutare la sostenibilità di una destinazione per eventi.

L'obiettivo comune dell'istituzione di questo ranking è quello di stimolare le destinazioni internazionali a promuovere pratiche ecosostenibili e ad allinearsi agli obiettivi promossi dalle Nazioni Unite.

Tutto questo, chiaramente, coinvolge organizzatori di eventi e clienti in un impegno comune che miri a realizzare eventi a basso impatto ambientale.

Questa graduatoria, in cui purtroppo non è presente alcuna città italiana, è stata realizzata valutando le mete nel rispetto di 70 indicatori e 4 differenti ambiti.

La promozione dell'evento green

Uno degli aspetti principali per valorizzare la sostenibilità del tuo evento è promuoverlo nel modo corretto.

Il mio consiglio è quello di fare si di trasmettere al tuo interlocutore un messaggio che gli permetta di comprendere l'idea di sostenibilità che sta alla base del tuo evento.

Ad esempio:

• utilizza loghi che attestano la tua attenzione verso l'ambiente
• menziona partner già riconosciuti per il loro impegno ambientale
• inserisci in una brochure qualche chiara indicazione che faccia sin da subito capire il tuo evento è a supporto della sostenibilità

Non dimenticare di porre l'attenzione anche su altri strumenti di comunicazione: ad esempio un sito web sostenibile è progettato per essere accessibile a tutti.

Infine - ma non meno importante - cerca sempre di preferire una comunicazione online piuttosto che una offline.

Dimostrerai così la tua attenzione alla riduzione dell'inutile spreco di carta!

Catering e buffet: opta per una scelta sostenibile!

Un'importante scelta da fare è quella di rendere sostenibile anche la pausa pranzo, il coffee break o il rinfresco del tuo evento.

Per farlo occorre affidarsi ad una location con una cucina in grado di rispettare questi canoni o selezionare un catering che sia in grado di rispettare questo parametro.

Ad esempio, alcuni accorgimenti che puoi adottare sono:

• utilizza acqua di rete da distribuire in caraffe di vetro oppure (se ciò non è possibile) preferisci acqua in bottiglia con vuoto a rendere
• scegli un catering che utilizzi stoviglie lavabili e riutilizzabili o monouso. In quest'ultimo caso abbi cura di sceglierle in materiale biodegradabile e compostabile
• proponi piatti realizzati con prodotti a km zero, possibilmente di stagione. L'Italia è un paese ricco di prodotti locali: valorizzali, e dove possibile scegli quelli a filiera corta

Parla delle tue scelte sostenibili

Forse non tutte le tipologie di eventi green lo permettono, ma se possibile trova il modo di spiegare ai partecipanti tutte le tue scelte sostenibili.

Fare questo ti aiuterà a trasmettere in modo ancora più concreto il messaggio sostenibile che hai fatto tuo.

Diverse sono le modalità di applicazione, ad esempio puoi:

• riservare uno degli interventi del tuo meeting alla tematica della sostenibilità, utilizzando come esempio proprio l'evento al quale i presenti stanno partecipando
• realizzare materiale da distribuire all'arrivo ai partecipanti, con le indicazioni di quanto di sostenibile troveranno durante la giornata. Se lo fai, tieni a mente di utilizzare materiale consono al messaggio che vuoi trasmettere. Attenzione a non fare l'errore di parlare di sostenibilità e al tempo stesso promuovere un'inutile spreco di carta!
• crea dei piccoli video o delle presentazioni da proiettare in modo continuo negli spazi dell'evento: potranno essere liberamente visualizzati nei momenti di relax

Parlare apertamente delle tue scelte per rendere green il tuo evento, ti darà grande credibilità e magari aprirà dibattiti che porteranno a nuove idee!

Un gadget sostenibile? Si può!

Nel corso di ogni evento che si rispetti prevede vengono distribuiti dei gadget.

Ahimè, saprai benissimo però che spesso questi gadget altro non sono che oggetti difficilmente riutilizzabili.

Molti di essi, infatti, vengono dimenticati in qualche cassetto, in attesa del momento in cui verranno gettati.

Ecco perchè organizzando un evento green puoi, anzi devi, ribaltare completamente questa prassi.

Per farlo dovrai fare in modo di distribuire dei gadget che siano funzionali, eco-compatibili e socialmente responsabili.

Ad esempio:

• fai in modo che il tuo gadget sostenibile sia un oggetto utile e soprattuto non percepito come usa e getta
• scegli gadget eco-sostenibili, possibilmente realizzati con materiali di recupero
• opta per gadget alimentari che promuovano le tipicità del territorio
• affidati a gadget solidali provenienti da Cooperative Sociali

Accredita l'evento come sostenibile

Dichiarare che il proprio evento sarà sostenibile è molto facile ma non basta. È, infatti, necessario poterlo certificare come tale.

Come fare?

È necessario conoscere gli standard di garanzia previsti per tutelare e rispettare clienti e intermediari che vengono coinvolti in questi eventi.

Accreditati e certifica che il tuo evento rispetta questi standard: i tuoi interlocutori sapranno immediatamente di potersi fidare.

Questi sono i tre principali standard di riferimento da rispettare:

• UNI ISO 20121
• GRI-EOSS
• Eventi Sostenibili^® ICEA

UNI ISO 20121 è la normativa internazionale che regola gli standard a cui ci si deve attenere per avere il certificato di sostenibilità.

GRI-EOSS è un ente senza scopo di lucro la cui finalità è quella di fornire un utile supporto, il cosiddetto "Bilancio Sociale", al rendiconto della performance sostenibile di qualunque organizzazione in qualsiasi paese del mondo.

Eventi Sostenibili^® ICEA, invece, è una certificazione volontaria che può essere rilasciata per qualsiasi tipo di evento, dal meeting al concerto, a promotori, organizzatori, location e fornitori di eventi.

Come avrai capito quello della sostenibilità è un concetto ancora molto in voga, un trend in crescita che riguarda tutti gli aspetti della vita di ogni giorno.

Con questo articolo spero di essere riuscita a spiegarti quanto quella della sostenibilità sia ancora una tematica di pubblico interesse e, quindi, quanto sia importante cercare di organizzare eventi che siano sostenibili, magari sotto più punti di vista.

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