Quando si tratta di organizzare una festa per bambini può capitare di perdersi nelle cose da fare, perché vorresti che ogni dettaglio fosse perfetto e che tutti si divertissero e si godessero l’evento!
È facile rischiare di sforare il budget o pentirsi di alcune scelte, perciò hai bisogno di una tabella di marcia!
Lo scopo della festa è quello di far divertire i bambini, quindi ricorda sempre chi sono i veri protagonisti di questa occasione speciale ed eviterai in questo modo di farti “prendere la mano” con scelte e dettagli che rischiano solo di complicare le cose o di rivelarsi perfino inutili.
Segui le 3 regole d'oro
In questo articolo troverai una guida per progettare ed organizzare una festa per bambini che faccia contenti tutti: basta seguire 3 semplici regole d’oro per avere tutto sotto controllo ed assicurarti una bella giornata da ricordare!
- pianificare bene
- prenotare per tempo
- organizzare senza stress
Questa strategia ti aiuta nell'organizzazione per evitare di dimenticare qualcosa e ridurre al minimo gli imprevisti. Sarà una festa super!
Regola numero uno: pianifica!
Ci sono cose che vanno valutate e decise subito, perché sono quelle che non possono essere modificate o sostituite all’ultimo momento.
In questa prima fase non è necessario aver già definito ogni dettaglio, ma sarà un punto di riferimento per avere le idee chiare e poter definire le priorità.
Un esempio pratico? Se hai pensato ad un tema, dovrai cercare decorazioni, piatti, tovaglioli, bicchieri, gadgets ecc… nei negozi specializzati per le feste, oppure online, considerando quindi l’eventuale disponibilità del materiale e i tempi di consegna.
Prenditi un buon quarto d’ora (o tutto il tempo necessario!) per rispondere ad ognuna di queste domande ed avrai un quadro generale di ciò che ti serve davvero.
Che tipo di festa vuoi organizzare?
Dipende dall’età dei bambini e dal loro carattere. Deve essere adeguata alle loro capacità e ai loro desideri, perché gli unici da dover fare felici sono appunto i festeggiati.
Per alcuni può bastare una merenda al parco con gli amichetti, per altri il clou della festa potrebbe essere la presenza di un animatore e così via.
Magari, se l’età del bambino lo permette, potete decidere insieme e persino coinvolgerlo nell’organizzazione!
Hai già in mente un tema oppure non ne vuoi uno?
Considera che se scegli un tema va rispettato per le decorazioni, la torta e gli inviti, ma ricorda che non serve impazzire per trovare ogni minimo dettaglio!
Ad esempio, se vuoi che i Minions siano il tuo tema, non cercare solo le cose con l'immagine dei piccoli Kevin, Bob e Stuart, perché è sufficiente che siano almeno gialle.
Quando scegli un tema, devi rispettare i gusti del festeggiato, ma considerare anche il tempo che hai a disposizione e il modo in cui vuoi gestire il tuo budget.
Vuoi organizzare una festa “fai da te” oppure no?
Valuta se c’è qualcosa che vuoi o puoi fare tu (magari anche con l’aiuto di qualcuno) o se invece è il caso di ricorrere ad un servizio specializzato per cose come la realizzazione delle decorazioni e/o del buffet.
Se vuoi essere tu ad occuparti personalmente di tutto, valuta con attenzione il tempo e le risorse che hai a disposizione, in modo che non ci siano imprevisti in grado di rovinare i tuoi piani.
Chi verrà alla festa?
Il numero di invitati sarà in linea con le decisioni che hai già preso fin qui. Valuta quindi la soluzione ideale in base alla volontà del festeggiato e al tipo di impegno organizzativo che hai pensato di affrontare.
Ricorda inoltre che, a seconda dell’età dei bambini, possono essere presenti anche i genitori, quindi può essere necessario predisporre un’area (ed eventualmente un buffet separato) anche per gli adulti.
Dove si festeggia?
Il posto in cui si terrà la festa va individuato il prima possibile. Deve essere adatto al numero di invitati e, naturalmente, può essere un luogo al chiuso o all’aperto, a casa oppure in un locale in affitto. Valuta la soluzione migliore per le tue esigenze.
Tieni conto del fatto che è importante avere uno spazio abbastanza ampio per consentire ai bambini di correre e giocare liberamente.
Se si terrà a casa o in giardino, potrebbe essere necessario spostare alcuni mobili e i tappeti (che possono fare inciampare o rovinarsi), oltre ad eliminare tutti quegli oggetti che rischiano di rompersi.
Gli imprevisti accadono ed è quindi meglio essere preparati.
Se scegli invece di affittare un locale o una sala, ci sono molte meno cose di cui ti devi occupare ed alcuni offrono anche servizi di catering per avere tutto in un’unica e pratica soluzione.
Cosa si mangia?
Facile. Vuoi che sia solo una merenda oppure un buffet più sostanzioso? Pensa ad un menù che tenga conto di eventuali intolleranze ed allergie.
Infine, valuta se hai abbastanza tempo e risorse per gestire il rinfresco autonomamente oppure no.
Ad esempio, se hai talento ai fornelli e i bambini sono piccoli o semplicemente gli invitati sono pochi, puoi preparare tu la torta e comprare solo alcuni prodotti per il rinfresco, ma se gli invitati sono un numero consistente è il caso di affidarsi ad un servizio di catering. Non renderti le cose impossibili!
Vuoi saperne di più su come organizzare un buffet di compleanno? Clicca qui e scopri come organizzarne uno.
Bene. A questo punto gli elementi fondamentali sono chiari: sai cosa vuoi, cosa ti serve davvero e si tratta solo di metterli in pratica passando all'azione!
Regola numero due: prenota!
Questa è la fase pratica e per prima cosa vanno prenotati (in base alle tue esigenze) luogo, catering ed animatore.
Si tratta di tre elementi di una festa che vanno contattati con sufficiente anticipo rispetto alla data dell’evento (in genere, almeno un mese prima) ed è buona pratica richiedere sempre una conferma scritta della prenotazione.
Ma andiamo con ordine!
Location:
Per una festa a casa o in giardino, considera di dover organizzare gli spazi qualche giorno prima, in modo da allestire giochi, area buffet ed assicurarti che ogni cosa sia in sicurezza.
Nel caso di una ludoteca, questa (di norma) dovrebbe essere già fornita di giochi, mentre per un locale o una sala sarà necessario pensare ai giochi e ai passatempo.
Qui su MeetingHub ci sono tante soluzioni adatte ad ospitare feste per bambini, quindi approfittane per cercare una location nella tua zona e scegli quella che fa per te!
Animatore:
Dipende anche questo dall’età dei bambini, dal numero degli invitati e dalle preferenze personali. Ricorda che non è obbligatorio ingaggiarne uno e che comunque ci sono diversi tipi di animazione tra cui scegliere in base alle proprie esigenze.
Se non sai cosa aspettarti, chiedi prima quali servizi può offrire un animatore.
Buffet:
Scegliendo un servizio di catering dovrai prenotare con anticipo, comunicando loro eventuali ingredienti e cibi da evitare qualora ci fossero bambini con allergie o intolleranze alimentari.
Se invece sarai tu ad occupartene, organizzati per riuscire a preparare più cose possibili il giorno prima e magari fatti aiutare da familiari, parenti o amici così da non arrivare alla data del compleanno con zero energie!
Decorazioni:
Puoi optare per un tema semplice, magari da personalizzare con accessori originali, oppure valutare soluzioni e gadget di un personaggio in particolare… le opzioni e le combinazioni sono davvero tante!
Ricorda che bisogna recarsi con un po’ di anticipo nei negozi specializzati per le feste e prenotare eventualmente le decorazioni.
A questo punto, puoi iniziare a dedicarti agli inviti e all'organizzazione pratica degli ultimi dettagli.
Regola numero tre: organizza!
Ora puoi dedicarti a spedire gli inviti. Lo scopo dell’invito è quello di fornire tutti i dati dell’evento:
- il luogo in cui si terrà la festa
- la data
- l’orario
- un numero di telefono a cui dare conferma della partecipazione
L’aspetto estetico dell’invito, invece, dovrebbe contribuire ad invogliare gli indecisi a dire di si. Ci sono quindi due opzioni possibili: puoi semplicemente acquistare gli inviti, magari coordinati al tema dell’evento, oppure creare degli inviti da stampare usando la tua creatività attraverso piattaforme come Canva o Crello ed altre simili.
Mentre arrivano le conferme dagli invitati, hai ancora tempo per dedicarti all’organizzazione pratica della festa.
Questo è il momento per:
- risolvere eventuali imprevisti
- prendere decisioni sugli ultimi dettagli delle decorazioni
- pensare all’organizzazione dei giochi e dei gadget
- scegliere la musica
Riguardo alla musica, sappi che non è possibile riprodurre brani protetti da copyright all’interno di spazi pubblici o locali in affitto. In questo caso dovrai ottenere un permesso dalla SIAE oppure utilizzare canzoni e musiche che non sono più tutelate dal diritto d'autore e/o che sono sotto la licenza Creative Common.
Infine, per chi lo desiderasse (ma è assolutamente facoltativo) questo è il momento adatto per reperire i regalini di fine festa.
Tutto è stato predisposto e programmato, perciò la fase dell’organizzazione riguarda soprattutto ciò che accade il giorno stesso della festa: ci si occupa di allestire lo spazio, la tavola con il buffet e le bevande, predisporre i giochi e uno stereo per la musica (oppure due casse da collegare ad un lettore mp3).
Infine… Buon divertimento!
Con questi consigli avrai tutto sotto controllo e chissà.. potresti pure scoprire di avere un vero talento per queste cose!
In ogni caso, se sei una persona a cui piace rimanere aggiornata sul mondo delle feste e degli eventi privati, iscriviti alla newsletter di Meeting Hub per trovare tanti consigli e idee per la tua prossima festa!