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spostamento in macchina di un Vip

Organizzare gli spostamenti dei vip Prenotare l'hotel, selezionare il mezzo di trasporto adatto, ecc..

Hai organizzato il tuo evento nei minimi dettagli, tutto è pronto. Hai pure spedito gli inviti. Quello che devi fare ora è coccolare i tuoi clienti. Mi spiego meglio: se organizzi un evento di grande portata, nazionale o internazionale, ti devi aspettare che i tuoi ospiti abbiano bisogno di un trasporto adatto e probabilmente di una sistemazione in albergo di alto livello.

Bene, sei vuoi essere il migliore nel settore, sta a te provvedere a tutto quanto.

No, non perderti d’animo! Con questa breve guida voglio mostrarti i passi da compiere per far fronte a questo tipo di situazioni.

Ti spiegherò:

  • Il tipo di trasporto ideale per i tuoi ospiti di lusso
  • Come poter noleggiare mezzi e autisti per i tuoi invitati
  • Il tipo di sistemazione adatto a un pubblico vip
  • Come muoversi nel vasto mondo degli alberghi

Ok, direi che possiamo iniziare con il primo passo.

Vip: il trasporto adatto

icona autoInnanzitutto voglio farti capire con che tipo di pubblico tu hai a che fare. Ricorda questa regola basilare: ci sono ospiti di serie A e ospiti di serie B.

Non voglio apparire cinico, ma è così: i passi che sto per illustrarti li dovrai mettere in pratica solo per una clientela selezionata, non per tutti i tuoi invitati.

Partiamo dal trasporto: qualsiasi evento, di piccole, medie o grandi dimensioni, può richiamare un pubblico su un territorio molto vasto. Per il tuo evento puoi aspettarti ospiti da tutta Italia, e perché no, da tutta Europa o da tutto il mondo.

Ecco, questo tipo di clientela non può essere abbandonata al suo destino una volta giunta nella tua città: devi programmare per loro un sistema di trasporti per i più semplici trasferimenti. Dalla stazione dei treni o dall’aeroporto alla sede del tuo evento e poi fino all’albergo.

Per carità, nessuno ti vieta di fornire agli invitati tutte le istruzioni per muoversi con i mezzi pubblici, con i bus di linea, i tram e la metropolitana.

Io però non voglio spiegarti questo: vediamo piuttosto come poter noleggiare un mezzo con autista, sicuramente la soluzione migliore per una clientela vip.

Ricorda che ormai al giorno d’oggi puoi trovare tutto su internet: in rete esistono un’infinità di aziende che offrono servizi di noleggio mezzi con autista. Per ognuna di queste aziende i passi per prenotare un mezzo sono più o meno gli stessi:

  1. Seleziona il luogo di partenza e di arrivo. Tante aziende offrono un servizio su tutto il territorio nazionale, ma molte invece sono limitate a poche regioni o provincie. Ovviamente devi scegliere un’azienda che soddisfa questa tua necessità.
  2. Seleziona la data. Dopo aver selezionato il dove è normale scegliere il quando.
  3. Seleziona il mezzo. Tante compagnie di noleggio offrono molteplici soluzioni. Si va dalla berlina al suv, dal monovolume al minivan. Insomma, ce ne è per tutti i gusti. Il mio consiglio è quello di cercare di noleggiare un mezzo il più adatto possibile al tuo cliente vip tenendo conto dei suoi bagagli.
  4. Seleziona il numero dei passeggeri. Il più delle volte ogni tuo ospite vip avrà un suo mezzo riservato, ma ricorda che possono sempre esserci delle eccezioni. Ad esempio se ospiterai una coppia di vip formata da marito e moglie, bada bene di provvedere a un solo mezzo.
  5. Seleziona il numero di bagagli. È un dato da non sottovalutare mai. Sarebbe proprio una pessima figura noleggiare un mezzo non in grado di contenere i bagagli dei tuoi ospiti!
  6. Inserisci i tuoi dati. Il tuo nome, il tuo cognome, la tua mail e un tuo contatto telefonico. Sono i dati necessari per poter effettuare una normale prenotazione online.
  7. Scegliere il metodo di pagamento. I metodi più gettonati sono tre, da scegliere semplicemente in base al metodo che preferisci: pagamento tramite carta di credito, pagamento tramite bonifico bancario o pagamento tramite PayPal.

Bene, ti ho illustrato brevemente le azioni che solitamente si compiono per effettuare una prenotazione online.

Quando cercherai su internet il servizio più adatto a te, troverai centinaia di compagnie che offrono all’incirca gli stessi servizi. Ma non spaventarti! A conclusione di questo paragrafo ti lascio un paio di dritte su alcune delle aziende più affidabili:

  • euronoleggi.it: è un’azienda molto affidabile con alle spalle oltre 50 anni di storia. È presente in praticamente tutte le città d’Italia e nelle principali città europee. Interfacciarsi con il sito è facilissimo, non avrai difficoltà a richiedere un preventivo.
  • moveolux.it: come Euronoleggi, anche Moveolux è un’azienda con alle spalle oltre 50 anni di storia. Questa compagnia, oltre ai servizi di autonoleggio con autista offre anche trasporto di lusso via mare e via aerea, più tutta una serie di servizi che vanno dal catering alla guida turistica, dalla sicurezza armata al personal shopper.
  • autoconautista.com: è probabilmente la piattaforma più intuitiva e più semplice da utilizzare. Richiedere un preventivo o effettuare una prenotazione diventerà per te veramente facile e veloce!

Queste tre piattaforme sono le più utilizzate e conosciute a livello nazionale.

Ricorda però che ogni zona al giorno d’oggi è coperta da aziende che offrono questi servizi, quindi non limitarti a scegliere fra uno di questi tre che ti ho elencato ma cerca di approfondire la tua ricerca.

I vip: dove sistemarli

icona barrieraLa serata che hai organizzato è stata un successo di pubblico. Bravissimo, ma il tuo lavoro non termina con la fine del tuo evento.

Devi provvedere anche al trasporto che condurrà i tuoi ospiti alle eventuali sistemazioni in hotel.

Voglio ricordarti che la clientela di cui ti sto parlando e con cui avrai a che fare è piuttosto esigente. Scordati di optare per la sistemazione più economica!

In linea di massima, i criteri di cui tener conto quando effettui una prenotazione per i tuoi ospiti vip sono i seguenti:

  1. Evita le periferie o le zone più degradate. Non sempre periferia è sinonimo di degrado o delinquenza, ma in ogni caso è meglio evitarle. Scegli sempre una zona gradevole che sia in una posizione in prossimità del centro o comunque comoda a livello logistico.
  2. Guarda sempre le stelle degli alberghi. Può essere un consiglio scontato: le stelle sono il metodo di classificazione della qualità degli alberghi. Il mio consiglio è quello di non considerare nemmeno gli hotel con meno di quattro stelle (ma quattro sarebbe meglio).
  3. Valuta le recensioni. Al giorno d’oggi ormai le stelle come criterio di valutazione sono state affiancate dalle recensioni. Il giudizio della gente è sempre importante, ma non ti accontentare sempre e solo della prima recensione. Cerca di approfondire sempre. Il sito principe per le recensioni di hotel e alberghi è sicuramente TripAdvisor.
  4. Tieni in considerazione i desideri espressi dal cliente. Non ci sarebbe neanche bisogno di scriverlo: tutto ciò che il tuo cliente vuole espressamente deve tradursi in realtà.
  5. Coccola il tuo ospite. Sicuramente sistemarlo in una buona camera è il minimo indispensabile, ma altrettanto certamente otterrai una soddisfazione maggiore con servizi quali lavanderia, ristorante e colazione in camera. Se ci pensi sono piccoli accorgimenti che però possono tramutarsi in enorme soddisfazione per il tuo ospite e per te.

Se è da molto che fai questo lavoro sicuramente avrai già i tuoi alberghi fidati di riferimento in cui dirottare i tuoi ospiti. Se invece ti sei appena lanciato in quest’attività avrai forse bisogno di un orientamento. Voglio suggerirti i mezzi migliori per effettuare una prenotazione di una camera.

Non serve dirti che ormai tutto avviene online: dimentica inutili e fastidiose telefonate e accendi il tuo computer. Agendo online, i dati che dovrai fornire sono:

  • Il luogo di destinazione
  • Le date di check-in e check-out
  • Il numero di camere
  • Il numero di ospiti

Per il pagamento invece i dati da fornire sono circa gli stessi forniti per il noleggio del mezzo per il trasporto.

I siti principali a cui rivolgersi sono questi:

  • booking.it: quasi certamente già lo conosci. È il più utilizzato del mondo ed è molto facile da usare. Booking, come praticamente tutti i siti del settore, è dotato di criteri per impostare al meglio la ricerca. Con pochi clic in una manciata di minuti potrai ottenere una prenotazione.
  • expedia.it: è molto simile a Booking. Offre anche delle sezioni per prenotare voli aerei e noleggi di automobili, oltre che una sezione dedicata alle offerte
  • hotels.com: funziona esattamente allo stesso modo degli altri due, con la leggera differenza che questo sito è più utilizzato nel mondo anglosassone.
  • airbnb.it: Airbnb ti permette di prenotare strutture private. È una piattaforma molto utilizzata sia dal giovane in cerca del risparmio, sia dallo sceicco alla ricerca di una villa da sogno per un weekend. Airbnb, infatti, offre una moltitudine di soluzioni tra cui anche l’affitto per brevi periodi di eleganti ville o modernissimi attici.
  • homeaway.it: Homeaway è molto simile a Airbnb e si concentra soprattutto sull’affitto anche per brevissimi periodi di suite, appartamenti e ville.

Con questa breve guida ho voluto portarti nel mondo dell’organizzazione logistica di un evento. Spero di averti chiarito qualche dubbio.

In ogni caso puoi sempre darmi un tuo feedback nei commenti.

Alla prossima!

Giovanni Belcuore

Giovanni Belcuore

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