Organizzare un evento musicale o un concerto è più complicato di quello che suona. Non serve solo ingaggiare un musicista e piantarlo in un angolo a suonare. La buona riuscita di un evento musicale dipende solamente da come lo hai pianificato prima.

Vorrei iniziare raccontandoti una storia vera. Una delle più inquietanti storie di eventi musicali da incubo. Ma se preferisci, puoi saltare direttamente ai consigli!

14 luglio 1982 – Frank Zappa in concerto

icona uomo con barba e baffiLe gradinate dello stadio «La Favorita» di Palermo sono gremite di persone in festa. Fra pochi minuti tutti saranno protagonisti di un evento eccezionale: per la prima volta in assoluto, il famoso musicista Frank Zappa si esibirà in terra sicula.

frank zappa

Il palco è laggiù, in mezzo al campo di calcio. Si vede abbastanza bene, dai. Sì, magari se fosse un po’ più vicino… però fa nulla: quello che conta è la musica, no?

Le luci si spengono, un boato si leva dagli spalti. Zappa fa il suo glorioso ingresso sul palco e attacca col rock. Tutto fantastico!…

In verità, non troppo.

La musica si sente proprio male. Il suono sembra distante, per non parlare dei musicisti che manco si vedono.

Qualche spettatore, visto che non ci sono barriere e guardie, inizia a scendere in campo e ad avvicinarsi al palco. Nel giro di qualche minuto tutto lo stadio si riversa sul rettangolo di gioco e inizia il delirio. Non a causa delle danze e della musica, ma per colpa dei lacrimogeni sparati dai poliziotti che, per motivi di sicurezza, hanno dovuto iniziare a sgomberare l’area.

La gente inizia a scappare fuori dallo stadio, dove ci sono però dei lavori in corso che bloccano l’uscita. Così si crea un ingorgo confuso di persone, il pericolo è alle stelle, che diastro!

Il concerto viene interrotto, mentre attorno al palco regna il caos.

Cosa insegna questa parabola? Che puoi avere pure la location più bella, i musicisti più bravi, tutti i soldi che vuoi e organizzare un evento indimenticabile… sì, per l’orrore!

9 risposte a 9 domande che ti aiuteranno a organizzare un evento musicale nel migliore dei modi:

1. Che tipo di evento musicale è?

organizzare un evento musicalePrima di tutto devi capire che evento musicale stai organizzando. Solo così potrai farti un’idea sul genere di musica da suonare. È un meeting aziendale, un ricevimento, un matrimonio, un congresso oppure un concerto in un famoso club cittadino?

Chiedi al cliente che tipo di atmosfera immagina per la serata. Ai matrimoni non tutti vogliono della musica classica, non in tutti i locali si suona per forza il rock.

Insomma, passiamo al secondo punto.

2. Chi è il mio pubblico?

icona leaderConoscere bene il tuo pubblico ti permette di scegliere la musica migliore per l’occasione. Del resto, l’unico modo per scoprire e soddisfare i gusti musicali del tuo cliente è chiederli o scoprirli.

Per esempio, se stai organizzando una serata in città e lo scopo dell’evento è quello di riempire il locale, chi chiamerai a suonare? Sicuramente il gruppo più seguito e famoso della città. Ascolta attentamente le richieste del tuo cliente, informati sui gusti delle persone, immaginati il tipo di situazione e scegli di conseguenza la musica e i musicisti adatti.

3. Quale musica suonare e quali musicisti contattare?

icona nota musicaleDopo aver considerato i gusti del cliente e immaginato il tipo di evento musicale ideale, non resta altro che trovare i musicisti giusti per l’occasione.

Ci sono tanti tipi diversi di eventi, quanti differenti sono i generi musicali. Ogni evento musicale fa storia a sé. Metti caso che tu stia organizzando una serata di beneficenza in una città e lo scopo sia attrarre più persone possibile. Allora cercherai dei gruppi e dei musicisti famosi a livello locale, se il budget non è abbastanza consistente per contattare qualcuno di fama nazionale o internazionale. Tutte le band o i musicisti in genere hanno una pagina Facebook dove puoi ascoltare la loro musica e farti un’idea della loro effettiva capacità. Nel caso, esistono anche agenzie che offro delle soluzioni musicali per eventi, come:

Ingaggiare dei musicisti che abitano lontano dal luogo dell’evento comporta dei costi aggiuntivi quali: sistemazione, trasporto e altre spese accessorie.

4. Quanta gente invitare/è prevista?

icona invitatiIpotizza subito un numero realistico di partecipanti all’evento, sempre che tu già non disponga della lista ufficiale. Da questo dipenderà anche la scelta del locale. Ossia: non pensare ad uno stadio se ti aspetti un pubblico di 100 persone! Si sentirebbero alquanto in imbarazzo con quel vuoto attorno. Non rinchiudere 600 persone nella stanza di 50 metri quadrati di un pub cittadino: non vorrai avere qualcuno sulla coscienza, immagino!

5. Dove organizzare il mio evento musicale?

icona posizioneTrovare il locale perfetto per il tuo evento non è una questione di pura matematica. Stabilito il numero di partecipanti, quello che devi fare è trovare la location che, insieme alla musica, riesca a creare la magia e l’emozione dell’evento. Ad un evento musicale, anche l’occhio vuole la sua parte. Pensa anche all’importanza di eventuali allestimenti e scenografie che ad un evento musicale non possono mancare.

Tuttavia, la bellezza del posto non è il solo fattore da prendere in questione. Bisogna infatti capire se la struttura dispone di permessi, attrezzature e una buona acustica. Tutte cose necessarie per le esibizioni musicali. Per esempio: il locale dispone di un impianto luci adeguato? C’è un impianto audio? Dispone di un fonico che si occupi dei suoni?

Inoltre, c’è la questione palco. Se stai organizzando un evento che prevede l’esecuzione di una sinfonia, assicurati che l’orchestra ci entri sul palco! Informati sempre sulle sue dimensioni e la sua capienza.

6. Di quali permessi ho bisogno?

organizzare un evento musicaleLa questione permessi è sempre la più noiosa, ma va fatta! Entrambi noi vogliamo che la musica e l’evento siano in regola, perciò armati di santa pazienza e ottieni:

  • Permesso E.N.P.A.L.S (è a carico del musicista, tu devi preoccuparti che ne disponga!)
  • Permesso SIAE (è a carico tuo e del locale che ospita l’evento)

Avevo scritto di questi due permessi e di come ottenere quello SIAE qualche articolo fa. Per il bene dell’organizzazione del tuo evento musicale dovresti prenderti un po’ di altro tempo per approfondire!

Inoltre, se stai organizzando il tuo evento in piazza, in strada o in un parco, insomma in qualsiasi spazio pubblico, devi informarti sulle autorizzazioni di pubblico spettacolo presso il comune che lo ospita.

7. Come scegliere la data di un concerto? 

icona calendarioSe il tuo evento fosse un concerto, allora dovrai anche fare in modo di scegliere la data migliore. Perché? Per evitare che il tuo si sovrapponga ad altri concerti che propongono una musica o uno spettacolo simili. Prova dunque a fare una ricerca sugli eventi musicali in programma nella città dove terrai il concerto e scegli una sera in cui o non ci sono altri concerti o ce ne sono pochi o, se ce ne sono, che siano almeno di un diverso tipo.

8. Come promuovere un evento musicale?

icona megafonoQuesto dipende sempre dal tipo di evento che stai organizzando. Quelli che necessitano di maggior promozione sono ovviamente i concerti. Per vendere i biglietti di un evento e promuoverlo in maniera davvero efficace ti raccomando Eventbrite una piattaforma digitale che ti permette di fare tutto ciò in modo davvero semplice e completamente online. Di Eventbrite ne ho parlato nell’ultimo articolo, se ti va di approfondire.

Eventbrite

Giocati tutte le carte possibili per la promozione. Se vuoi rimanere solo sul versante online, è d’obbligo creare anche un evento su Facebook e promuoverlo al pubblico social.

La cosa migliore sarebbe integrare l’attività online con vecchie ma sempre utili pratiche offline: quali volantini, annunci su giornali locali e manifesti.

9. Mi sono scordato qualcosa, vero?

icona giradischiCerto! Anche se hai organizzato tutto alla perfezione e promosso il tuo evento nel dettaglio, non scordarti di pianificare anche le tempistiche del concerto. Stabilisci esattamente gli orari del sound-check, ossia le prove generali che il gruppo, il musicista o il DJ deve svolgere prima del concerto. Dai ogni informazione utile ai musicisti: come arrivare al luogo del concerto? A che ora c’è il sound-check? A che ora mangiano: prima o dopo l’esibizione? A che ora finisce l’esibizione? Quanto devono suonare?

Ultimo consiglio – Non affidare nulla al caso. L’improvvisazione lasciala ai musicisti!

Ti aspetto al prossimo articolo,

Intanto: buon vento!

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