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ragazzi durante un press day

Come organizzare un press day Tutti i segreti per conquistare giornalisti, blogger ed influencer

Non importa quale sia il tuo settore: se vuoi organizzare un evento per promuovere il tuo brand, la tua azienda o la tua nuova linea di prodotti non basta invitare amici, parenti o potenziali consumatori: devi ottenere l’attenzione dei media.

Il fatto di essere menzionati in un blog o su una rivista di settore è parte di una strategia di comunicazione e di marketing che ti porterà grandi vantaggi, ovvero moltiplicare il numero dei tuoi potenziali acquirenti.

Non ti resta che trasformare il tuo semplice evento in un press day, ossia di una giornata dedicata alla stampa (o ai media in generale), in cui potrai mostrare i tuoi prodotti e le tue capacità.

Cos’è un press day?

icona quotidianoPress day è la traduzione inglese di giornata della stampa, cioè una giornata dedicata alla stampa e a tutti gli addetti ai lavori nel campo dei media e della comunicazione.

Durante un press day i giornalisti, i blogger e gli opinion leader vengono invitati in una location per mostrare loro le ultime novità e gli ultimi prodotti realizzati.

In poche parole una giornata in cui l’azienda apre le proprie porte attraverso le quali giornalisti e blogger possono toccare con mano le ultime novità, per poi descriverle nei loro articoli o all’interno dei loro blog.

Da dove cominciare per organizzare un press day?

Segui le indicazioni che ti darò in questo articolo e preparati a far pendere i giornalisti dalle tue labbra! ????

I protagonisti sono i prodotti

icona prodottoIl protagonista assoluto del press day deve essere ciò che viene presentato.

Che sia una nuova collezione o un prodotto migliorato grazie ad una nuova formula non importa, le tue creazioni devono essere il focus della giornata.

Il tuo obiettivo è creare interesse e curiosità attorno a ciò che stai presentando, non devi solo mostrare un prodotto ma raccontare una storia.

Facciamo un esempio, se stai presentando una nuova collezione di scarpe non basta descrivere i colori o i materiali in cui sono realizzate, i tuoi ospiti li vedono da soli!

Parla di cosa ti ha portato a creare quella linea in quel modo preciso, quali sono state le tue ispirazioni? Che origine ha avuto la tua idea?

Non limitarti a descrivere ciò che tutti i presenti possono vedere per conto proprio, racconta il processo creativo o la ricerca scientifica che sta dietro a ciò che presenti.

Non dimenticare che le sensazioni e le emozioni che tu sei in grado di trasmettere e chi ascolta saranno le stesse che blogger ed influencer comunicheranno ai loro follower.

Press day: la cartella stampa

icona cartella stampaLa cartella stampa, o press kit, è uno strumento essenziale per raccogliere e divulgare informazioni relative ad un’azienda e ai suoi prodotti.

Una cartella stampa di solito contiene la descrizione dell’azienda e una descrizione dei prodotti, insieme alle foto utilizzabili in occasione della pubblicazione di articoli o post.

Il press kit è, insomma, un ottimo strumento di promozione, se vuoi saperne di più leggi l’articolo Cartella Stampa: in cosa consiste e come si prepara.

Inoltre, non puoi pretendere che chi ti ascolta sia in grado di ricordare infiniti dettagli perciò un supporto nel quale riassumere le informazioni più importanti diventa estremamente necessario.

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Cerchi la location perfetta?

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Un’alternativa alla classica cartella stampa potrebbe essere una versione digitale del press kit.

Sto parlando di comode – e molto green – chiavette USB grazie alle quali i giornalisti potranno ritrovare le informazioni essenziali nel momento in cui si troveranno a scrivere un pezzo sulla tua attività.

Sul sito flashbay.it, ad esempio, puoi scegliere la chiavetta USB che più ti piace e personalizzarla con il tuo logo.

flashbay.it

Niente male, vero?

Press day: inviti e invitati

icona invitatiGli invitati ideali per il tuo press day sono tutti colori che avranno l’occasione di parlare di te, della tua azienda e dei tuoi prodotti. I primi della lista saranno quindi giornalisti di settore, blogger, opinion leader e influencer, che in comune avranno tutti una cosa: l’autorevolezza e l’esperienza per parlare del settore in cui i tuoi stessi prodotti sono inseriti.

Probabilmente a Chiara Ferragni non interessa l’ultima novità in fatto di videogiochi!

D’altro canto però, se il tuo settore – ad esempio – è quello dell’interior design, allora anche architetti e interior designer potrebbero far parte della lista degli invitati.

Ricorda, stai organizzando un press day e non una festa: invita chi ritieni necessario, chi potrà parlare di te e della tua azienda ma non esagerare. L’impressione che farai sui presenti dipende anche dai tuoi invitati!

Il modo migliore per far sapere a chi di dovere del tuo appuntamento è inviare un’email con invito.

Puoi scegliere di procedere in diversi modi:

  • un’email in cui, in poche righe, specifichi l’occasione, la data e il luogo
  • oppure puoi allegare all’email di testo un invito vero e proprio. Lasciati ispirare dall’articolo Come creare una locandina che spacca per un evento se non sai da dove cominciare
  • infine, se pensi che un invito non dica abbastanza di te, potresti allegare un comunicato stampa, prendi ispirazione dall’articolo Scrivere un comunicato stampa

Non dimenticare di chiedere di confermare la presenza e preparati un foglio con chi ti ha confermato di esserci.

Usa questo stesso foglio per prendere nomi e contatti di chi parteciperà al tuo evento in modo da:

  • aggiornare la lista dei tuoi contatti utili;
  • avere un documento valido e aggiornato nel momento in cui vorrai inoltrare del materiale informativo o dei semplici ringraziamenti.

Tieni presente che giornalisti e blogger ricevono moltissime email ogni giorno, quindi potrebbe essere utile un recall.

Ti stai chiedendo di cosa si tratta?

Il recall consiste nel telefonare ai vari contatti a cui è stato inoltrato l’invito, con l’obiettivo di accertarsi se l’hanno ricevuto, se sono interessati alla notizia e, cosa più importante, se parteciperanno al tuo press day.

Press day: come scegliere la location

icona autobusLa location in cui deciderai di allestire il vostro press day è importante tanto quanto ciò che presenti.

Si può organizzare tutto a casa propria, quindi nella tua azienda o nel tuo showroom, ma se ritieni di non avere abbastanza spazio o se l’ambiente risultasse troppo freddo e poco coinvolgente, puoi affittare una location apposta per l’occasione.

In questo modo avrai la possibilità di scegliere l’ambientazione perfetta che meglio rappresenta i tuoi prodotti e il messaggio che vorrai veicolare.

Sul portale Meeting Hub ci sono moltissime location in tutta Italia, scegli quella che fa al caso tuo e chiedi un preventivo: è gratuito e senza impegno!

Le migliori location per il tuo press day in tutta Italia

Non siate avari con le indicazioni per raggiungere la location! Spiegate ai vostri invitati dove vi troveranno in modo chiaro e semplice.

Nel caso in cui la vostra sede o la location designata si trovi in un posto difficilmente raggiungibile o scarsamente servito dai mezzi pubblici potreste organizzare direttamente voi il trasporto.

Un’idea può essere quella di radunare gli invitati in uno o più luoghi facilmente raggiungibili e noleggiare un pullman che porti tutti alla location vera e propria del press day.

Ad esempio, se molti giornalisti vengono da fuori città, la stazione potrebbe diventare il punto di raccolta ideale.

Questi siti internet possono tornarti utili:

Tornando alla location, non lasciarla spoglia e priva di personalità, prendi ispirazione dai tuoi stessi prodotti e fa che questa diventi un tutt’uno con loro.

Scegli un tema e sviluppalo anche all’interno della location, i tuoi invitati ne rimarranno sicuramente rapiti e i tuoi prodotti ne guadagneranno in fascino e credibilità.

  • Progetta e sviluppa un concept che spieghi chi sei e in cosa consistono le tue novità;
  • cura l’allestimento, dall’uso delle luci al sound system;
  • ricerca arredi, decorazioni e oggettistica…sono tutti materiali che puoi noleggiare su siti come locloc.it o noleggiodesign.com;
  • prendi in considerazione l’idea di avere un fotografo che immortali i momenti salienti dell’evento (le foto potranno essere condivise anche sui tuoi social!);
  • gli invitati sono davvero numerosi? Potresti avere bisogno di un servizio di hostess.

Press day: il rinfresco

icona cibo e vinoIl rinfresco non è obbligatorio ma se prevedi un evento non proprio breve forse potrebbe diventare necessario.

In questo caso, la parola chiave è finger food!

Nessuno vuole assistere a scene imbarazzanti di vestiti marchiati dal sugo o cose simili…

Assolutamente no a bibite in bottiglia o snack da compleanno di terza elementare!

E assolutamente sì ad un catering di livello, porzioni limitate ma belle da vedere e alle bollicine (ma non troppe!).

Ecco qualche idea originale:

Bignè salati al bacon
Bignè salati al bacon
Tramezzino vegetariano
Tramezzino vegetariano
mini caprese
Mini caprese

Press day: come vestirsi?

outfit press daySobrietà ed eleganza devono farla da padrone!

I prodotti sono gli unici protagonisti e gli unici che devono attirare l’attenzione, il tuo outfit deve essere solo un raffinato sfondo.

Ecco qualche ispirazione:

outfit press day
Via Pinterest
outfit press day
Via Pinterest
outfit press day
Via Pinterest
outfit press day
Via Pinterest

Press day: gadget per i partecipanti

icona bag La cartella stampa di cui parlavamo poco fa potrebbe essere arricchita da un piccolo cadeau che sia utile e allo stesso tempo ricordi i prodotti di cui si è parlato.

Nel caso di creme, profumi o trucchi è più facile: una copia della novità o un sample si adattano perfettamente all’occasione perché permettono di testarne di persona l’efficacia o la profumazione ecc…

Se si tratta di altri prodotti invece, largo alla fantasia!

gift bag press day
Nel caso di prodotti culinari un assaggio non si nega a nessuno – Via Pinterest
gift bag press day
Mentre, se vuoi fare colpo, punta sulla tecnologia – Via Pinterest

Non ti resta che mettere in pratica tutti i miei suggerimenti per organizzare un perfetto ed organizzato press day.

Condividi l’articolo sui social per farlo leggere a tutti i tuoi collaboratori oppure parlaci della tua esperienza nell’organizzazione di press day nei commenti.

Buon lavoro!

Giada Spezie

Giada Spezie

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