Come organizzare la propria presentazione? Scopri come catturare l'attenzione dei tuoi ospiti nel migliore dei modi!
Indice
Ti è mai capitato di dover organizzare una presentazione per un evento e non sapere da che parte iniziare?
A me sì! Spesso, infatti, è consigliabile avere un supporto visivo durante un intervento in pubblico, per coinvolgere la platea e migliorare la tua presa sul pubblico! Spesso una buona presentazione può fare la differenza!
Per catturare l’attenzione di chi ti ascolta ci sono diversi aspetti da tenere in considerazione.
Scopriamoli insieme.
Come creare una buona presentazione: il contenuto
Per lasciare davvero il segno, il contenuto è la prima cosa da prendere in considerazione.
Questo significa, intanto, scegliere dei buoni argomenti in relazione alle aspettative del tuo pubblico ed evitare di proporre gli stessi concetti già sentiti e risentiti.
Tieni sempre presente che la tua platea investe del tempo per ascoltarti, quindi hai la responsabilità, con la tua competenza, di dare loro in cambio un valore aggiunto.
Nell’elaborare una presentazione parti sempre da quello che tu ritieni interessante e rilevante. Sottolinea gli aspetti più accattivanti e di novità per il tuo settore.
Una buona preparazione in questo caso è la chiave: dovrai dimostrare grande padronanza dell’argomento in questione ed essere in grado di proporlo in maniera competente ai tuoi ascoltatori.
Però avere degli ottimi contenuti molto spesso non basta. Se sono confusi, organizzati male o troppo tecnici non riuscirai a conquistare il tuo pubblico.
Organizzare i tuoi contenuti in maniera chiara: la scaletta
Prendi nota di tutte le tue idee e organizzale in maniera sistematica, preparando una vera e propria scaletta.
Parti dai macro argomenti che vuoi affrontare per poi andare nel dettaglio e ricorda sempre che la tua presentazione deve seguire un filo logico, se vuoi che risulti chiara e comprensibile.
Anche per le presentazioni la struttura da seguire è quella utilizzata per gli articoli. Parte con un’introduzione, sviluppa i punti principali in maniera sequenziale e termina con un breve riassunto finale.
Il consiglio in più: considera i tempi! La tua presentazione non deve essere troppo lunga, per cui datti un tempo e una durata massima e fai in modo di rimanere in quel range, senza dilungarti più del necessario.
Dialogare con il tuo pubblico è un ottimo modo per tenere i presenti sul pezzo e coinvolgerli durante il tuo intervento.
Una presentazione non è un monologo introspettivo, ma un dialogo e uno scambio con le persone che ti ascoltano. Per questo non lasciare sottintesi o riferimenti che magari non tutti potrebbero cogliere.
Se sono previsti altri relatori non rivolgerti solamente a loro utilizzando un linguaggio troppo tecnico o settoriale, perderesti di vista il tuo pubblico.
Interagisci sempre con le persone che hai davanti adattando quello che devi dire al loro livello di preparazione nel settore. Un’idea può essere anche proporre esempi di applicazione pratica, momenti di interazione e di scambio. Guardati sempre intorno e cerca di interpretare le loro reazioni, per capire quando si stanno distraendo o non riescono a seguire il tuo discorso.
L’esposizione corretta: il public speaking
In questo caso anche la tua postura ti può aiutare molto e lo stesso vale per il linguaggio del corpo, che ultimamente è molto studiato, oltre alle diverse tecniche di public speaking.
A tal proposito, puoi leggere altri nostri articoli molto interessanti, tra questi:
Ad ogni modo, anche in questo caso la naturalezza premia.
Evita le braccia conserte, segno di chiusura, oppure nascoste dietro la schiena o in tasca. Non giocherellare con anelli, gioielli e fai in modo che i tuoi gesti accompagnino le tue parole.
Per esercitarti, fai sempre delle prove del tuo discorso ad alta voce o davanti a uno specchio.
Le slide: il tuo braccio destro
Una volta stabilito il contenuto, il passo successivo è quello di presentarlo in maniera accattivante.
Avere un supporto grafico ti può essere molto d’aiuto, perché accompagna e rinforza quello che stai dicendo in quel momento.
Recenti studi, inoltre, dimostrano come un apporto visuale aiuti il pubblico a memorizzare i concetti; insomma, se ciò che dici sarà associato ad un elemento visivo, per il tuo pubblico sarà più facile comprendere ciò che stai spiegando.
Anche le slide, però, devono essere fatte a regola d’arte. Ecco qualche consiglio perché siano efficaci.
Da dove iniziare
La prima slide, ovviamente deve riportare il titolo del tuo intervento, il tuo nome o quello dei relatori che sono chiamati a intervenire ed eventualmente il logo dell’azienda.
Può essere utile, all’inizio, presentare una sorta di indice, o quello che viene chiamato ordine del giorno, in modo da rendere più facile per i tuoi ascoltatori seguire tutto il discorso.
È un ottimo modo per chiarire subito al pubblico che cosa si dovrà aspettare.
Un’altra tecnica è quella di iniziare con una frase ad effetto che riassuma o introduca il concetto principale della tua presentazione.
Durante e alla fine della presentazione
I diversi argomenti devono poi essere ripresi dai titoli delle altre slide.
L’obiettivo è aiutare coloro che ti stanno ascoltando a non perdersi, soprattutto se la presentazione è parecchio lunga.
Alla fine, concludi con un breve riassunto e, magari nell’ultima slide, fai in modo di inserire i tuoi contatti come mail, telefono aziendale o vari profili social.
Perché non proporre il link a un breve questionario che ti permetta di raccogliere tutti i feedback sull’argomento trattato e sul tuo modo di presentarlo? Potrebbe essere un’idea vincente.
Parola d’ordine: uniformità
La presentazione deve dare un’impressione di continuità, un filo rosso che accompagna il pubblico. Dal punto di vista grafico, questo significa inserire lo stesso sfondo, la stessa intestazione e il piè di pagina in ogni slide.
Lo stesso vale per i colori e per la scelta del pattern, che deve essere semplice e adatto al tipo di intervento. Se la presentazione è di tipo istituzionale, e quindi molto formale, meglio evitare colori ed immagini poco professionali.
Less is more
Come dicevamo, non strafare negli effetti grafici e nella scelta dei colori. Si tratta di uno strumento di lavoro e prima di tutto deve essere funzionale.
Certo, se è una presentazione particolarmente lunga può essere utile inserire citazioni o immagini divertenti o d’effetto per fare in modo che i tuoi ascoltatori non si addormentino.
Lo stesso vale anche per la scelta del carattere e soprattutto dei titoli. Prediligi quelli semplici, lineari e attenzione che si leggano bene.
Anche in questo caso fai delle prove utilizzando il proiettore. Magari ti accorgerai che il testo in giallo su sfondo arancione non è una buona idea.
Più immagini e meno testo
Tieni presente che le slide rappresentano un supporto visivo, non un riassunto di tutto quello che devi dire. Anzi, il testo presente dovrebbe essere ridotto davvero al minimo, ad una percentuale uguale o minore al 25% di ogni singolo foglio della presentazione.
Il resto deve essere lasciato a dati, info grafiche e immagini che non devono fare da sfondo o distogliere l’attenzione, ma essere parte integrante del tuo discorso.
Durante la presentazione ricordati di pilotare le tue slide con padronanza, soffermandoti sui dati più interessanti e mettendo in rilievo determinati aspetti.
Quali immagini scegliere per la tua presentazione?
A proposito di immagini: attenzione!
Non puoi utilizzare tutte le immagini che trovi facendo una veloce ricerca su Google.
Dal punto di vista legale, puoi usare solamente quelle contrassegnate per essere riutilizzate.
Per trovare delle ottime immagini di questo tipo ci sono siti appositi come Unsplash.com oppure Pixabay.com.
Chiaramente se hai delle ottime foto dei tuoi prodotti o della tua azienda, le puoi inserire senza nessun tipo problema.
Per quanto riguarda quelle che trovi sui social, in linea di massima andrebbero evitate. Tutt’al più le puoi riutilizzare citando la fonte o l’autore originario, lo stesso per gif o meme.
Quale programma scegliere per creare le tue slide
Per realizzare le slide il programma più utilizzato da sempre, ovviamente è Power Point.
Va benissimo se non siete molto pratici, ma alla lunga può risultare troppo antiquato nella scelta e nei template o nei font che propone.
Ecco qualche novità che potrete sperimentare.
1. Google Drive
È molto simile a Power Point ma perfetto per la condivisione delle slide in maniera semplice magari con altri membri del tuo team. Permette di creare slide personalizzate a partire da un template, direttamente online.
2. Keynote
È il programma Apple che si trova già in dotazione sui dispositivi iOs come MacBook e IPhone. È più versatile dal punto di vista grafico e permette di utilizzare template diversi, molto professionali e personalizzabili.
3. Prezi
Questo è uno strumento online gratuito molto utile per mappe mentali e presentazioni. Si tratta di un programma che consente di inserire le animazioni e gli effetti più interessanti.
Infine uno strumento, invece molto utile per condividere la tua presentazione con un pubblico ampio: Slide Share. A sottolineare il suo largo utilizzo a livello aziendale, questa piattaforma è stata acquisita da LinkedIn.
Caricando le tue slide all’interno di questo sistema, potrai pubblicare in maniera molto pratica il tuo intervento in modo che sia accessibile a coloro che hanno partecipato, ma anche raggiungere un pubblico più ampio.
Ora sai tutto su come organizzare una presentazione davvero efficace.
Hai già pensato agli altri aspetti organizzativi per il tuo evento?
La prima cosa da fare è prenotare la location.
Qui potrai trovare diverse proposte e richiedere preventivi gratuiti e senza impegno!
Lascia un commento e fammi sapere come è andata la tua presentazione!
Alla prossima!
