Come diventare organizzatore di eventi sportivi

Lavorare nel mondo dello sport è sempre stato il tuo sogno? Vuoi iniziare a muovere i primi passi in questo ambito professionale ma non sai cosa fare? Leggi questo articolo, ti spiego nel dettaglio cosa serve per diventare organizzatore di eventi sportivi. Diventare organizzatore di eventi sportivi può essere sicuramente un’esperienza stimolante. Stare a contatto con la gente, misurarsi con professionisti di ogni sport e realizzare l’evento perfetto sono solo alcuni degli elementi che possono spingere una persona verso questa strada. Possono esserci tante soddisfazioni, anche economiche, ma è necessario compiere qualche passo prima di diventare un vero professionista e realizzare un evento con i fiocchi: vediamo quali!

Chi è l’organizzatore di eventi sportivi?

Tale figura promuove una performance di una disciplina sportiva, che può essere semplice manifestazione o competizione e può farlo a livello agonistico o materiale. In genere all'evento assistono spettatori, ma non è una condizione sempre necessaria. Può servirsi di collaboratori e di una struttura organizzativa. L’organizzatore è dunque una figura fondamentale sia prima che durante e dopo l’evento, perché deve far sì che tutto funzioni al meglio sia in termini di preparazione, che di pubblicità, che di organizzazione. Il manager sportivo si occupa invece dell'organizzazione e gestione di progetti e attività con una specifica attenzione vari aspetti come quelli giuridici, amministrativi e organizzativi. Anche se si occupa soprattutto dell'ambito sportivo, la sua attività può espandersi anche in altre aree (come il turismo, la comunicazione, la produzione di beni, l’erogazione di servizi di varia natura) in quanto dispone di competenze utili a rivestire ruoli di carattere gestionale e manageriale. La professione è sempre più richiesta perché:

• Federazioni, associazioni, club non riescono a fare da soli, quindi aumenta la richiesta di personale competente
• Si tratta di un tecnico che sa gestire con successo gli eventi sportivi
• Organizzare un evento sportivo richiede serietà e una dedizione totale
• Non tutti sanno ideare, coordinare, progettare e promuovere un evento
• Non tutti conoscono le regole della legislazione sportiva e della gestione economica e finanziaria

Che tipo di carattere deve avere?

Inoltre deve saper essere spigliato e reggere il tanto stress che ci sarà, specie a ridosso degli eventi. Con la sua creatività deve risolvere anche i problemi più difficili e con la sua preparazione deve farsi trovare sempre pronto per qualsiasi richiesta del cliente. Ma quali sono nel dettaglio queste qualità e queste peculiarità? Vediamole!

• Coordinatore: Non sarai per forza solo, potrai dover gestire un gruppo di persone in un'agenzia
• Comunicatore: Se sei timido o cupo potrebbe non essere una buona idea avventurarsi in questa professione
• Devi saper lavorare sotto stress: Occhio alle scadenze, programma tutto con scrupolo
• Autorevolezza: Sii cordiale ma anche inflessibile con collaboratori e fornitori, bisogna rientrare nei tempi e nei costi dell'evento
• Preparazione: Non servono titoli importanti, ma un po' di cultura di base e di preparazione riguardo allo sport dell'evento sì
• Praticità: Capacità nel problem solving al fine di risolvere anche gli imprevisti
• Curiosità e creatività: Differenzia il tuo evento e rendilo unico e originale
• Conoscitore del marketing: Devi valutare i costi e i benefici con molta attenzione
• Coinvolgente: Il tuo obiettivo finale è quello di coinvolgere il pubblico e di riempire la location che ospita l'evento

Se vuoi rendere il tuo evento davvero unico devi differenziarlo dai tanti già presenti dello stesso tipo. Prevedi varianti, invita personaggi celebri, crea sorprese, esalta le pause e gli intervalli, ma non trascurare lo sport, che alla fine è il vero protagonista. In caso di evento sia agonistico che amatoriale, devi valutare le spese e i ricavi preventivamente e chiederti: da dove vengono le entrate? Quali pubblicità devi utilizzare? Quale è il tuo pubblico di riferimento? Se non ce la fai a stabilirlo affidati ai professionisti del settore.

Come capire se il tuo lavoro è stato fatto bene

Ci sarà sempre qualcuno scontento, sappilo. Ma come fai a capire se il tuo lavoro è stato compiuto a regola d’arte? Ti do io qualche dritta:

• Non dare retta al critico “di professione”: Ci sono persone portate che giudicano a priori, senza guardare la realtà delle cose. Evitale e non dare peso alla loro voce.
• Tieni conto dei giudizi negativi per crescere: Ci saranno giudizi negativi anche quando l’evento finirà, qualcuno ricorderà un determinato episodio, un errore, un’inefficienza. Devi saper discernere le critiche costruttive da quelle distruttive e imparare dagli errori per crescere e migliorare.
• Valuta il riscontro sui social e sui media: A volte su Internet c’è tanta spazzatura, ma altre volte, soprattutto nei grandi numeri, si vede se un evento è stato di successo o no. Parlano bene del tuo evento, parlano bene di te? Condividono foto o pareri positivi? Sei sulla strada giusta!

L’immagine conta, eccome se conta, specie se devi venire a contatto con un sacco di persone. Cura la tua vetrina virtuale nei vari social, segui i forum e i gruppi di settore, tieni un comportamento professionale.

Solo così, a primo impatto, potrai dare un'impressione buona al tuo interlocutore. Dunque ricapitolando:

• Presenza costante sui social
• Cura della propria persona
• Biglietti da visita fatti a regola d'arte
• La prima impressione è fondamentale

Non lasciare nulla al caso nella cura della tua persona, comportati da professionista. Ricorda che durante una conversazione o anche un incontro casuale può nascere sempre il pretesto per parlare di te e della tua professione, e possono crearsi davvero belle e fruttuose occasioni.

I titoli e gli studi necessari

C’è da dire che la professione non è facilmente inquadrabile e che non ci sono degli studi necessari o richiesti. Anche se sei diplomato e non laureato puoi aspirare a diventarlo. Ma vediamo di capirne di più:

• Non esiste un percorso formativo preciso
• Il mestiere lo impari sul campo
• Frequenta le scuole e le università giuste
• Comincia sin da giovane 
• Scegli un master specializzante
• Puoi scegliere anche un corso privato

Valuta con cura costi e possibilità ma ricorda che il mestiere si impara con la gavetta, presso agenzie di organizzazione eventi ma anche andando in giro, prendendosi "no" e porte in faccia, fallendo e rialzandosi sempre. La scuola della vita è la scuola migliore! Può però aiutarti l'iscrizione ad un istituto alberghiero e una laurea in economia o in comunicazione. Ci sono tanti master in Event Planning o Event Management come quelli della LUISS a Roma o dell’Istituto Europeo di Design di Milano.

Puoi ottenere anche certificazioni internazionali come la Certified Special Event Professional (CSEP), la Certified Meeting Professional (CIC) e la Certified Meeting Planner (MPI). Non trascurare la frequenza ai corsi, portano sempre qualcosa di buono sia in termini di conoscenze che in termini di contatti, spendibili per il presente o per la carriera futura. Inoltre lo sport è sempre più importante nel nostro quotidiano: accendiamo la tv e lo vediamo ovunque, andiamo su internet e il calcio ci perseguita con post su Facebook e Instagram. Dunque la figura dell’organizzatore è fondamentale, mette ordine in questo mondo caotico con i suoi progetti, le sue strategie e le sue competenze.

Gli stage e le esperienze

Hai frequentato le scuole giuste, le università migliori, i master più coinvolgenti ma non basta. La differenza, come spesso accade, è fatta dall'esperienza, dalla famosa gavetta che potrai fare in tanti modi. Ecco quali:

• Stage formativo di alto livello: Pazienza se è gratuito o con rimborso spese, l'importante è imparare il più possibile per guadagnare in termini economici e professionali
• Affiancati ad un grande organizzatore: Cerca un professionista che stimi e fatti apprezzare. Magari potrà essere il tuo datore di lavoro futuro! Non ti emozionare se è famoso o irraggiungibile, preparati una richiesta chiara e fermalo, d'altronde anche lui ha cominciato come te! Offriti anche come collaboratore o segretario all'inizio, saprà ripagarti
• Scegli un’agenzia che organizza eventi sportivi: Se non vuoi cominciare come singolo, puoi sempre affidarti ad un'agenzia specializzata per apprendere il mestiere, iniziare come dipendente e poi scalare man mano le posizioni

I risultati arriveranno ma ci vuole tempo. Sei mesi di stage non pagati, tre mesi con solo un rimborso spese, piccoli guadagni da freelance: ti capisco benissimo ma non demordere! L’inizio è difficile per tutti, ma se è davvero il tuo sogno i risultati saranno duraturi. L'importante è non mollare! Inizia il prima possibile a crearti una rete di contatti. Dall'università al master fino al tirocinio, ogni ambiente può essere prolifico. Tu mantieni sempre l'occhio vivo e il sorriso sempre in bocca, attirerai le occasioni. Sfrutta le conoscenze nel settore: non ti dico di prevaricare il prossimo se non hai talento, ma se è la tua strada potresti farti aiutare…nei limiti del lecito.

L’importanza del portfolio

Se vuoi lavorare come dipendente in un’agenzia già avviata, devi presentarti con un insieme di esperienze pratiche che possano convincere il datore di lavoro ad assumerti. Ecco cosa dovresti fare:

• Conserva fotografie, comunicati stampa, volantini, manifesti degli eventi che hai organizzato. Insomma, crea una cartella professionale
• Sfrutta le voci e le opinioni di chi ha collaborato con te, parla delle tue idee originali e creative, testimonia la gavetta che hai fatto
• Comincia con le piccole aziende e cerca poter arrivare a quelle più grandi
• Allega un curriculum dettagliato e non banale, sarà la tua arma in più!

Come diventare organizzatore di eventi sportivi

Specifica la tua formazione, crea annunci di lavoro personalizzati da inserire nei siti generici di ricerca del lavoro ma anche in quelli specializzati, non presentarti solo con un freddo curriculum ma allega sempre una lettera di presentazione. Usa idee originali e prezzi competitivi per distinguerti e se vuoi fare le cose in grande apri un’agenzia di eventi, pubblicizzala, collocala in una posizione favorevole, apri una pagina Facebook e spingi il marketing su Internet. Tieni un sito curato e aggiornato, apri account su social network di settore.

L'importanza della formazione continua

Dopo anni di studio, stage, sacrifici e rinunce, sei finalmente un professionista coi fiocchi ma attento a non cullarti. Devi rimanere costantemente aggiornato sulle tendenze del momento. Partecipa ad iniziative, eventi, workshop, non ti sentire superiore. Confrontati con gli altri ed eventualmente valuta partnership. Leggi molto, giornali, riviste di settore e libri, serviti di consulenti che possano completarti. Aggiornati sui social e sui trend topic, resta al passo con i cambiamenti della professione.

Quali collaboratori scegliere?

Un evento richiede una squadra intera che sappia organizzarlo al meglio. Chi si occupa della pubblicità, chi della comunicazione, chi dei volantini. Servono dunque varie figure che collaborino tra loro:

• Esperto in legge: Bisogna conoscere le norme del diritto del lavoro per evitare sanzioni anche molto pesanti
• Esperto in comunicazione: Social media manager ma anche addetto stampa sono fondamentali
• Esperto in management: L’organizzatore e la sua equipe definiscono e pianificano l’azione
• Esperto in fundraising: Raccolta fondi, gestione risorse organizzata da enti locali o associazioni, partecipazione a bandi pubblici
• Fornitori: Sono legati da un rapporto di fiducia con l’organizzatore che se soddisfatto si rivolge sempre agli stessi.

Il mercato dell'organizzazione di eventi sportivi

Le aziende non possono fare più a meno di utilizzare gli eventi per la loro strategia di comunicazione e marketing. Ma non si può improvvisare, occorrono solide basi, si richiede dunque una figura professionale. C’è quindi molto mercato per queste figure, vediamo perché:

• Ogni giorno c’è sempre qualcosa di diverso da gestire
• Trovare competenze così trasversali in un’unica persona è raro
• Lo sport è parte integrante della vita di tante persone, sia a livello amatoriale che professionistico. Molti lo praticano, molti lo seguono sui mezzi di comunicazione
• Lo sport richiede una comunicazione e un approccio multimediale e multicanale
• E' sempre più tutelato ed è una risorsa per l’umanità
• Porta benessere alle persone
• Ha un elevato impatto economico e sociale e contribuisce al valore aggiunto lordo dell'UE dando lavoro a milioni di persone
• In Italia è uno dei pochi settori in crescita costante e che risente della crisi economica in misura inferiore rispetto al resto

Il lavoro dell’organizzatore di eventi sportivi regala tante soddisfazioni ma anche tante responsabilità, hai sulle spalle tante persone quindi ne devi avere cura! Puoi incorrere sia in una responsabilità contrattuale, se ci sono spettatori paganti, sia in una responsabilità extracontrattuale se ci sono terzi. Fai attenzione anche a disporre:

• Autorizzazioni necessarie
• Misure protettive
• Sistemi di sorveglianza
• Attrezzature idonee

Non ti ridurre mai all'ultimo per chiedere le autorizzazione agli enti preposti, la burocrazia italiana non è delle più semplici. Proteggi gli spettatori, predisponi tutte le misure di sicurezza del caso, evita gli incidenti tra tifosi e gli infortuni degli atleti, predisponendo le attrezzature necessarie. Se vuoi essere esente da colpa devi dimostrare di aver fatto di tutto per evitare un fatto che è sfuggito al tuo controllo per causa di forza maggiore o caso fortuito. La responsabilità per l’incolumità altrui è limitata al tempo dell’evento.

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Diventare organizzatore di eventi è alla portata di tutti grazie ai consigli che ti ho dato! Sei la persona giusta? Vuoi tuffarti in questa sfida? Hai qualche altra domanda da farci? Commenta sotto l'articolo! E se hai trovato quanto ti ho detto interessante, condividi, il mondo ha bisogno di organizzatori di eventi sportivi!