Green meeting: come organizzarlo

Stai organizzando il tuo prossimo meeting aziendale e desideri sia un evento a basso impatto ambientale? Qui ti parlerò di cosa è un green meeting, come e dove organizzarlo! Ecco una guida per organizzare il tuo green meeting di successo.

Una sensibilità green può sicuramente essere uno dei fattori di successo del tuo evento e un volano per la tua attività perché le scelte eco possono aiutarti ad attirare i tuoi interlocutori e i tuoi clienti business e a ricevere feedback positivi sul tuo evento che ti aiuteranno a fare leva sul tuo business. Segui questa mia guida e scopri come organizzare il tuo prossimo green meeting! Innanzitutto, per organizzare un green meeting, devi prestare molta attenzione alla coerenza tra le scelte che farai, che dovranno essere tutte rispettose dell’ambiente e della cultura green. Per un meeting ecosostenibile dovrai fare scelte sostenibili per:

• gli aspetti logistici
• l’arredamento
• l’allestimento
• l’eventuale buffet offerto
• i gadget per i partecipanti
• il collegamento alla responsabilità sociale dell’azienda

Ma prima partiamo da una breve introduzione sui green meeting. Seguendo i semplici consigli di questo articolo organizzerai un green meeting di successo e riceverai opinioni entusiaste dai tuoi clienti!

1. Che cos’è un green meeting?

Perché un convegno sia ecosostenibile dovrebbe:

• Minimizzare le emissioni di gas serra, fra cui la CO2, e compensare le emissioni inevitabili.
• Minimizzare il consumo delle risorse naturali.
• Limitare il più possibile la produzione di rifiuti e l’uso di imballaggi.
• Favorire il riciclo.
• Portare dei benefici economici, sociali e ambientali ai soggetti o al territorio che ospitano il convegno.
• Sensibilizzare i partecipanti sui temi della sostenibilità ambientale.

2. Dove organizzare il tuo green meeting

Puoi scegliere una location che garantisce e rispetta i principi della sostenibilità ambientale apportando un ridotto consumo energetico. Questa scelta ti permette di ricevere un aiuto nell’organizzazione sotto gli aspetti green. Oppure seleziona un luogo facilmente raggiungibile per minimizzare gli spostamenti e le emissioni. Sarà importante che il luogo scelto goda di illuminazione naturale, così da limitare l’uso dell’illuminazione artificiale e che sia raggiungibile con i mezzi pubblici, in modo che i partecipanti possano arrivare limitando l’uso di mezzi propri. Fondamentale è garantire un mezzo di trasporto ibrido o elettrico, ad esempio per chi deve percorrere un tragitto medio-lungo dall’aeroporto al luogo dell’evento. Dai un'occhiata a queste location che ho selezionato per te dove organizzare il tuo green meeting

3. Come comunicare un green meeting

Sono quasi certo che invierai gli inviti al tuo meeting via email, evitando di consumare carta e inchiostro da stampa! Ricorda sempre di includere nel tuo messaggio un invito per i destinatari a non stampare l’email. Garantisci che in fase di registrazione all’evento i tuoi clienti possano mostrare l’invito dal loro smartphone, senza doverlo stampare e portare con sé. È un gesto che aiuta a salvaguardare l’ambiente, il primo per il tuo green meeting! Se non hai molto tempo da investire per preparare gli inviti al tuo evento ma desideri farlo con una veste accattivante puoi affidarti a Canva. Qui troverai tanti modelli grafici da personalizzare e da utilizzare con facilità.

Se però desideri stampare i tuoi inviti puoi servirti di:

• Carta riciclata o proveniente da una gestione forestale responsabile
• Inchiostro riciclato
• Un numero di stampe calcolato, senza inutili eccessi che finirebbero per essere sprecati

Inoltre sarà molto utile citare nella tua comunicazione eventuali partner e aziende sostenibili che partecipano all’organizzazione del tuo evento a basso impatto. Così renderai più valida la scelta etica aziendale e consoliderai il tuo network. Scopri qui alcuni tra i siti web migliori per creare inviti ad un evento!

4. L’allestimento

Anche il loro trasporto verso la sede dell’evento è un aspetto importante. Minore sarà la distanza percorsa dalla ditta incaricata per la logistica, minore sarà l’impatto sull’ambiente. Un’idea può essere quella di scegliere arredi prodotti con un occhio di riguardo per l’ambiente, come sedute di cartone o di plastica riciclata, che rappresentano anche un tocco di personalità in più per caratterizzare la location dell’evento! Per le scelte di arredo ti segnalo Sekkei Design sostenibile, che produce elementi d’arredo originali e sedute di design innovative ma soprattutto con sensibilità verso la cultura della sostenibilità ambientale.

Assicurati che durante il convegno le condizioni microclimatiche siano confortevoli. La temperatura in inverno non dovrebbe superare i 21 gradi centigradi e in estate la temperatura del condizionatore non dovrebbe essere sotto i 26, così da garantire un basso spreco di risorse energetiche. La presenza di piante e fiori, inoltre, permette di ossigenare l’ambiente e di sottolineare la vocazione green dell’evento. Cosa non dovrebbe mai mancare per allestire un green meeting?

• Illuminazione a led e risparmio energetico
• Lavagne luminose e schermi, in sostituzione di lavagne con fogli di carta
• Strumenti elettronici per evitare l’uso della carta da parte dei partecipanti

5. Il buffet per il tuo green meeting

È importante che chi organizza il catering dell’evento sia informato sul numero di partecipanti e lo predisponga evitando sprechi. Ciò che avanza dal buffet può essere poi donato in beneficenza. Questo è uno dei fattori più importanti per garantire che l’evento sia green! Puoi optare per un menù stagionale, biologico e a km zero, che ha un basso impatto sulla produzione del cibo e sul suo trasporto in loco e che garantisce ai produttori locali un ritorno sulle proprie attività. Inoltre puoi scegliere di utilizzare tovaglie e servizi di piatti, posate e bicchieri in materiali ottenuti dal riciclo e che siano smaltibili facilmente, o addirittura edibili! Un gesto responsabile è rappresentato dall’allestimento di un distributore d’acqua in sostituzione delle’uso delle bottigliette di plastica. Per ultimo, assicurati che i partecipanti possano gettare i rifiuti in appositi contenitori per la raccolta differenziata. Scegli il servizio di catering ideale per supportare il tuo green meeting! Puoi chiedere agli organizzatori del catering che prestino attenzione alla sostenibilità opponendosi agli sprechi .

6. I gadget omaggio

Innanzitutto puoi predisporre penne, matite e block notes prodotti con materiali ecologici. Per un green meeting i gadget devono essere stati prodotti nel rispetto dell’ambiente e delle persone impiegate per la loro fabbricazione. Ancora una volta i materiali utilizzati sono di fondamentale importanza, ma non è tutto! La scelta del gadget stesso è importante. Quante volte ti sarà capitato di ricevere un omaggio che dopo poco tempo hai gettato nei rifiuti? Allora seleziona con cura ciò che desideri regalare ai tuoi interlocutori e fai che sia un oggetto funzionale e il più possibile legato al tuo business o ai temi del meeting. Ecoggetti è solo uno tra i siti web più utili per acquistare gadget ecosostenibili personalizzabili. C’è solo l’imbarazzo della scelta!  

7. L’impatto sociale

Puoi garantire che con lo svolgimento del meeting venga devoluta una somma in denaro per progetti a basso impatto ambientale e al termine del tuo convegno puoi ricordare ai partecipanti di sostenerli e condividerli. Le tante associazioni presenti su Lifegate sono un valido spunto e ne trovi di operative in tutti i settori!

8. Valutare l’impatto del meeting

L’ultimo passaggio per l’organizzazione del tuo green meeting è l’utilizzo di strumenti per la valutazione dell'impatto dell’evento. Per esempio la relazione sull'impatto delle riunioni (Meetings Impact Report o MIR) è il mezzo che molte catene di hotel e location per meeting utilizzano per analizzare l'impatto delle scelte e per rendere gli eventi più rispettosi dell'ambiente. Con questo mezzo potrai ottenere una relazione che analizza i dati su:

• Il consumo di energia e di acqua
• La gestione dei rifiuti
• Le scelte alimentari sostenibili
• I programmi di volontariato

Organizzare bene un green meeting e limitare l’impatto dell’evento infondo non è così difficile. Ma per tutti gli aspetti che non puoi controllare assicurati di compensare le emissioni e gli sprechi e di adattare la tua strategia alla realtà locale che ti ospita, mettendo in campo i valori aziendali! Aiuterai, così, l’ambiente e contemporaneamente la reputazione della tua azienda! Guarda qui tutte le migliori location per meeting in Italia! Se questo articolo è stato utile lascia un commento o condividilo sui social. Buona organizzazione!