Ehi tu, Party Planner!

Sei sicuro di aver organizzato tutto, ma proprio tutto per la tua prossima festa?

Davvero non temi di esserti dimenticato qualcosa, di aver tralasciato dei dettagli, di esserti scordato degli elementi essenziali per la buona riuscita dell’evento

Dì la verità: ogni volta ci pensi, vero? L’incubo è sempre lo stesso: la paura di aver tralasciato qualcosa di importante…Ma non dovrebbe essere così!

Se temi a morte le dimenticanze sei arrivato nel posto giusto: quella che ti presenterò in questo articolo è la check list definitiva, o come piace definirla oggi una “To-Do List”, una lista di cose da fare super dettagliata, suddivisa in scaglioni temporali; così saprai esattamente quali sono le cose che dovrai fare un mese prima, 3 settimane prima, due giorni e perché no, anche il giorno stesso della festa.disegno uomo che pensa

Ah, davvero non sei un Party Planner?

Non importa!

Se non sei un Party Planner professionista, ma il tuo obiettivo è quello di organizzare une festa (qualunque essa sia) questo articolo sarà la tua Bibbia, il tuo vademecum, una lista da seguire passo per passo, solo così potrai essere sicuro di non aver scordato nulla.

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La check list definitiva del Party Planner

Hai mai visto Real Time? È un canale televisivo tematico italiano che tratta di diversi argomenti: case, creatività, feste, matrimoni e molto altro.

Avrai già visto la trasmissione “Party Planners”, dove vengono mostrare tante idee creative per organizzare feste di tutte le tipologie.

Se sei un vero organizzatore di feste non puoi non conoscerlo!

Le idee per una festa sono moltissime e sempre divertenti, ma la cosa più complicata resta sempre metterle in pratica.

Ci sono parecchie cose da sbrigare, ecco perché è necessario organizzarle al meglio, solo così riuscirai ad evitare lo stress.

Per preparare una festa ci vogliono giorni, o mesi, perciò è necessario assegnare una scadenza a ciascuna delle cose che devono essere fatte.

Allora andiamo con ordine, vediamo poco alla volta tutti gli step per organizzare une festa con i fiocchi.

Cosa fare….un mese prima della festaclessidra

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Scegliere il tipo di festa da organizzare

Le feste non sono tutte uguali! Ce ne sono per tutti i gusti: feste di laurea, feste di anniversario, aperitivi, feste di addio al celibato, feste di compleanno a sorpresa, pigiama party, feste per bambini, feste a tema e chi più ne ha più ne metta.

Poi ci sono feste più formali, feste meno formali, ma è chiaro che devi sceglierne una, entrare nello spirito giusto e portarla a compimento. Ognuna ha le sue peculiarità, ma il bello è che sono tutte molto divertenti se vengono organizzate bene.

L’importante è che tutti si sentano a proprio agio.
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Scegliere la data

Scegliere la data…che cosa complicata! Già! Scegliere la data di una festa non è facile, anzi, è tanto più complicato quanti più sono le persone invitate.

Questo perché ognuno ha mille impegni e conciliarli tutti a volte può diventare quasi impossibile.

Quindi come fare?

Molto dipende dalla tipologia di festa.

Vuoi organizzare una festa per bambini? Il momento migliore è il pomeriggio tardi: le scuole sono chiuse e le mamme sono a casa dal lavoro quindi possono portare i loro figli dagli amici a festeggiare.

Vuoi organizzare un aperitivo? Prima di cena, meglio se al venerdì sera, così nessuno potrà prendere la scusa per il lavoro e la tua festa potrà durare un po’ di più. L’alternativa è la domenica sera, ma mi raccomando organizzala sempre prima di cena.

Gli invitati molto probabilmente al lunedì dovranno lavorare, quindi se vuoi evitare di ricevere un bidone meglio evitare.

Trovare un orario che vada bene a tutti ti sembra impossibile?

Ti mostro un’app che ti risolverà immediatamente il problema. Si chiama “Doodle”, è un’app di Google che ti permette di indicare diverse alternative di date e orari e sottoporle ai tuoi invitati semplicemente inviando una mail.

Loro riceveranno un modulo compilabile nel quale dovranno semplicemente spuntare le fasce orarie preferenziali. Quando l’avranno completato tutti avrai sottomano un prospetto nel quale vengono indicate in verde le date e le fasce orarie che vanno bene a tutti. Fantastico, no?

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Scegliere la location

Hai già scelto dove organizzare la tua festa? Mi raccomando: è una delle prime cose a cui un Party Planner deve pensare! Puoi decidere di organizzare la festa in una casa oppure di scegliere una location ad hoc, meglio se già predisposta ad organizzare eventi di questo genere.

Ma quando organizzare in casa e quando fuori?

Semplice, se vorresti organizzarla in casa e vuoi invitare più di 10 persone puoi farlo, ma dovresti assicurarti di avere una casa con grandi spazi, meglio se con aree esterne, in modo tale che gli ospiti possano anche uscire a prendere un po’ d’aria e fumarsi una sigaretta.

Se non hai questo vantaggio allora ti conviene prenotare uno spazio in una location. Esistono tantissime strutture in grado di ospitare feste, grazie alla presenza di spazi adeguati e di personale specializzato nell’organizzazione di eventi di questa tipologia.

Se questa seconda opzione ti sembra l’ideale devi muoverti d’anticipo e prenotare la location in tempo utile, perché tante altre persone come te potrebbero avere la tua stessa idea. Meglio non trovarsi con un pugno di mosche in mano pochi giorni prima della festa.

Sul nostro sito sono presenti quasi 800 strutture per eventi, prova a darci un’occhiata! Troverai sicuramente quella che fa al caso tuo.

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Preparare la lista degli invitati

Sapere quanti sono (anche indicativamente) gli invitati ti permette di calcolare i costi per la realizzazione della festa, quindi un buon Party Planner deve sapere quanto prima possibile quante saranno le persone da invitare.

Ma chi bisogna invitare ad una festa?

Ovviamente dipende dalla tipologia, ma ci sono dei consigli generali che è bene tenere presente quando bisogna pensare a chi invitare. Vediamo quali:

1. Invita solo chi ti puoi permettere di invitare

Ad ogni festa ci sono dei limiti: quelli da tenere maggiormente in considerazione di solito sono i limiti di spazio e quelli di budget. Lo spazio, ad esempio influisce tanto sul numero di invitati.

Se organizzi una festa all’oratorio del paese, oppure al bowling, è meglio se gli invitati sono tanti, semplicemente perché di spazio ce n’è a volontà.

Se organizzi la festa a casa tua o in un bar di paese è diverso: a meno che tu non viva in una reggia, gli ambienti sono più limitati, quindi anche il numero di persone presenti dovrà essere per forza di cose contenuto.

Lo stesso discorso vale per il budget: se il tuo budget scarseggia ti conviene invitare pochi ospiti.

2. Lascia a casa i guastafeste

Lo dice la parola stessa, i guastafeste sono persone che puntualmente, quando si presentano finiscono per turbare la serenità di un certo ambiente, condizionando in modo negativo l’umore dei tuoi ospiti.

Se conosci persone che amano fare scenate e sono facili al litigio è meglio evitare di invitarle, basterebbe un bicchiere di troppo per farle andare su di giri e rovinare così la tua festa.

3. Se puoi, non invitare le persone che non vanno d’accordo

Ci sono persone che, a pelle o per trascorsi passati, proprio non si possono vedere. Non c’è niente su cui vadano d’accordo e ogni volta che si vedono non possono fare a meno di stuzzicarsi.

Se le inviti al tuo party il tutto potrebbe trasformarsi in tragedia. Se i battibecchi si trasformano in insulti o provocazioni c’è il rischio che si passi alle mani, e tu non vuoi questo, vero?

Le due persone in questione sono entrambi tuoi ottimi amici? In questo caso hai due soluzioni: li inviti entrambi ma fai in modo che possano tenere quanto più possibile le distanze, oppure, se puoi, organizza due feste separate nelle quali inviterai prima uno e poi l’altro.

4. Non invitare gli sconosciuti

Quando hai mandato gli inviti per la tua festa una tua cara amica ti ha chiesto se poteva portare con sé un suo caro amico, perché altrimenti si sarebbe annoiata.

Tu hai pensato:

“Perché no?

Non lo conosco ma mi fido di lei quindi che male c’è?”

Poi durante la festa questa persona si è rivelata un guastafeste, ha litigato con gli ospiti e si è rivelata molto maleducata. A questo punto ti rendi conto di aver fatto male: avresti dovuto informarti meglio.

Se avessi saputo che quella persona era così insolente non l’avresti mai invitata; ma ormai il danno è fatto.

Quindi, nel limite del possibile, evita di invitare degli sconosciuti, a meno che tu non sia sicuro che si tratti di persone a modo, o ti ritroverai a prendere parte ad un circo anziché ad una festa serena.

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Stabilisci il budget

Come dicevo il budget è determinante, perché influisce molto sulle tue scelte. Ad esempio, se il tuo budget è troppo basso non puoi permetterti di invitare moltissime persone (massimo 15), a meno che non specifichi che ognuno debba portare qualcosa per contribuire alla festa.

Gestire un budget non è sempre facile, a volte intervengono delle spese extra e i conti potrebbero non tornare.

La tecnologia può venire in tuo aiuto. Su Google Play Store e sull’App Store ci sono diverse applicazioni gratuite che ti aiutano a tenere monitorate le spese, per evitare di sforare il budget che avevi prestabilito. Sono davvero tante, ma quelle che ti consiglio sono “Visual Budget” per iPhone, e “Financisto Expense Manager” per Android.

Sono due app molto semplici a intuitive, che ti aiutano a tenere sotto controllo le entrate e le uscite e creare un tetto massimo da non superare. Puoi suddividere le spese per categoria, come: cibo, fornitori esterni, inviti, decorazioni e puoi ricevere report periodici sull’andamento delle tue operazioni.

Tutto ciò può essere nascosto da occhi indiscreti, grazie alla possibilità di inserire password di accesso.

E se hai poco budget? In questo caso potresti chiedere ai tuoi ospiti di contribuire alla festa: ognuno porta qualcosa, chi i piatti, chi i tovaglioli, chi i bicchieri, gli antipasti, il dolce.

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Contatta i fornitori di servizi

Se vuoi fare le cose in grande o semplicemente i tuoi invitati hanno grandi aspettative puoi ricorrere ai fornitori di servizi.

Che cosa intendo? Mi riferisco al catering, ai fotografi, agli esperti in decorazione, baristi, camerieri, intrattenitori, musicisti, o perché no: party planner! Li puoi assumere per contribuire all’organizzazione della tua festa così non dovrai pensare a nulla, ci penseranno loro a rendere fantastico il tuo party.

Ovviamente devi prima decidere quali sono le attività che vorresti organizzare: se non sono presenti bambini è inutile attivare un servizio di animazione. Se invece si tratta di una festa per bambini è inutile assumere temporaneamente dei musicisti: se vuoi della musica basta portare uno stereo.

Molto dipende anche dal numero di invitati, se gli invitati sono molti allora ti conviene iniziare a considerare di assumere dei fornitori, se invece sono pochi puoi benissimo cavartela da solo.

Se vuoi dare un’occhiata ai fornitori di servizi che operano nella tua città e ricevere gratuitamente un preventivo per il loro intervento alla tua festa dai un’occhiata al nostrosito, ce ne sono moltissimi.

Cosa fare….3 settimane prima della festaclessidra

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Scegli il menu

E’ arrivato il momento di scegliere che cosa preparare di buono da mangiare. Le possibilità sono pressoché infinite, ma anche in questo caso molto dipende dal tipo di festa.

  • Aperitivo? Allora vai di stuzzichini. I tuoi ospiti staranno principalmente in piedi quindi devono avere la possibilità di mangiare senza usare forchetta e coltello. Salatini, bruschette, pizzette, patatine, affettati sono le pietanze preferite per questo tipo di festa.
  • Pigiama Party? Non esagerare con i cibi pesanti! Dopotutto si tratta di un pigiama party, i tuoi ospiti toccheranno presto il letto quindi non vorrai farli stare male. Evita i cibi difficili da digerire, opta per invece per i dolci.
  • Festa di laurea? Se la organizzi a casa tua assicurati di avere bicchieri, piatti, tovaglie o tovaglioli di colore rosso, il colore della laurea. Come piatti puoi sbizzarrirti, ma se vuoi scoprire delle idee culinarie interessanti sia dolci che salate ti consiglio di dare un’occhiata a questo articolo.
  • Anniversario di matrimonio? Generalmente si tratta di una festa più intima, da festeggiare con il proprio partener e i propri figli. Per questo molte persone decidono di organizzarla all’interno di una location o in un ristorante. Il menu sceglilo tu sulla base di ciò che piace a te e ai tuoi cari, magari con delle varianti.
  • Festa per bambini? I bambini sono golosi si sa. Trovatemi un bambino a cui non piacciono i dolci. In questa giornata è proibito mangiare cibi sani. Cioccolato, patatine, pizzette, brioches e gelato sono immancabili, e possono essere riproposti in tutte le forme e in tutte le salse. Orsetti, tartarughe, uccellini di pasta frolla faranno impazzire i bimbi golosi. Se si tratta di una festa di compleanno scegli bene la torta e decidi come decorarla.
    Mi raccomando, presta ascolto alle esigenze dei tuoi ospiti, è possibile che ci siano persone celiache, vegane o intolleranti, quindi è bene informarsi in anticipo per sapere quali sono i cibi da evitare. Non vorrai finire la tua festa con un’intossicazione alimentare!

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Manda gli inviti

Invitare gli ospiti può sembrare una cosa facile, ma ti assicuro che non lo è se lo vuoi fare veramente bene. L’invito è il primo contatto che avrai con gli ospiti alla festa, quindi se è vero che la prima impressione è importante è meglio fare le cose bene.

Ma che tipo di inviti dovresti creare? Una mail? Un messaggio scritto? Una lettera? Un invito dato di persona? Una telefonata? Le alternative sono tante, devi solo scegliere quella giusta per la tua situazione.

Ma prima di scegliere ci sono alcune cose che dovresti tenere bene in considerazione:

1. Non tralasciare informazioni importanti

Data, ora, luogo, recapiti da contattare nel caso in cui servano informazioni sono 4 cose fondamentali, che non puoi scordarti di inserire nel tuo biglietto di invito.

Poi, se hai altro da specificare fallo. Ad esempio, se vuoi organizzare una festa “a colletta”, in cui ognuno porta qualcosa da mangiare potresti approfittare dell’occasione per chiedere direttamente all’ospite di cosa dovrebbe farsi carico.

Se organizzai una festa in piscina ricorda di portare il costume, o niente bagno per nessuno; se invece è una fesa in maschera specifica al tuoi ospiti che sarebbe gradito se indossassero un travestimento.

2. Rispetta la formalità del tuo evento

l’invito dovrebbe essere realizzato anche sulla base del tipo di festa che vuoi organizzare.

Se si tratta di una festa formale evita il linguaggio troppo colloquiale e soprattutto i punti esclamativi. Vacci piano anche con i decori, meglio essere più discreti. Questo tipo di evento è adatto ad un invito tramite lettera. Faresti sicuramente un’ottima figura.

Nel caso di party con amici invece puoi sbizzarrirti e lasciarti andare. Se le persone sono poche e intime non servono inviti, basta fare una telefonata. Spiegherai in quell’occasione tutto ciò che devono sapere.

Se il potenziale invitato ti dice che ti farà sapere perché deve valutare altri impegni ricordati che quella persona rimane in sospeso, quindi non dimenticarti di sollecitarla dopo un po’ di tempo se non ti ha ancora fatto sapere che cosa intende fare.

3. Stai attento a non farti scoprire da chi non vuoi inviare

I famosi guastafeste potrebbero offendersi se sanno di non essere stati invitati, quindi quando mandi gli inviti stai attento a non farti vedere o sentire dalle persone che avresti potuto invitare ma che non hai intenzione di farlo.

Compra gli alimenti non deperibili

icona carrelloNon è mai troppo presto per iniziare a preparare da mangiare. È già tempo di andare a fare il primo giro di shopping, e di comprare gli alimenti non deperibili, che sai di poter tenere in casa senza rischiare che scadano.

Quali sono questi alimenti?

Innanzitutto le bevande. Acqua, vino, birra, alcolici, caffè possono essere anche comprate settimane prima perché sei sicuro che non deperiscono.

Puoi iniziare addirittura a preparare le prime pietanze, quelle che puoi congelare nel tuo freezer senza problemi, pronte per essere scongelate una o due settimane dopo.

Fai un inventario degli oggetti utili

icona confermaAnche in questo caso il tempo a disposizione non è mai troppo, quindi è bene giocare d’anticipo e iniziare a preparare tutto l’occorrente per mangiare come tovaglie, tovaglioli, piatti, bicchieri, posate, sedie, tavoli.

Puoi darsi che in casa non ne ha abbastanza, quindi dovrai fartele prestare o andarle a comprare. Problema che non si pone se decidi di organizzare la tua festa in una location per eventi.

Mi raccomando: prendi sempre dei pezzi in più, perché come si vuol dire “meglio abbondare che deficere”. Non sarebbe carino se i tuoi ospiti dovessero condividere un bicchiere o una forchetta.

Lo stesso discorso vale per le decorazioni: una volta che hai deciso la tipologia di festa che vuoi organizzare saprai già perfettamente come organizzare gli ambienti, sia che si tratti di casa tua o di una location, quindi corri subito a comprare le decorazioni!

Non vorrai trovarti a festeggiare in un ambiente spoglio.

Cosa fare….1 settimana prima della festclessidra verde

Chiudi la lista degli invitati

icona altUn Party Planner deve andarci giù con il pugno di ferro: quando è il momento di chiudere la lista degli ospiti bisogna farlo. A questo punto devi sapere per certo chi verrà alla tua festa. Questo per sapere con esattezza quanto cibo preparare e definire le porzioni.

Mi raccomando non dimenticarti delle persone che ancora non ti avevano dato conferma.

Se non hanno ancora risposto sollecitali, magari pensano di averti già avvisato.

Invia un reminder a chi non ti ha ancora risposto, che sia via mail, tramite un messaggio o una telefonata, è sempre bene chiedere una provare a contattare una seconda volta chi non si è fatto sentire alla prima. Senza grandi speranze però, perché se una persona non ti ha risposto fino a questo momento sarà difficile che verrà.

Conferma le prenotazioni

icona prenotazioneHai prenotato una location? Assunto un catering? Contattato un servizio di animazione per bambini? È bene far sapere loro quali sono stati gli esiti dei tuoi inviti, ovvero quante persone saranno effettivamente presenti.

Alcuni servizi si fanno pagare in anticipo, altri in seguito alla festa, chiedi sempre qual è la modalità di pagamento preferenziale.

Compra gli alimenti deperibili

icona alimentiVai con il secondo round di shopping! Questa volta dovrai comprare gli alimenti da frigor, come latte, uova, burro, mascarpone, pesce, carne e tutto ciò che ti serve per creare un banchetto davvero delizioso.

Non esagerare con le scorte altrimenti rischi che tutta quella roba non passi nel tuo frigor.

Fai sempre una lista in modo tale da essere sicuro di non scordarti nulla.

Vuoi scoprire un’app fantastica per aiutarti a scrivere una lista della spesa?

Si chiama “ListOn Free”, è un’applicazione estremamente semplice che ti permette di segnalare i cibi che devi comprare, suddividendoli anche per categorie, come frutta, verdura, carne, pesce, gastronomia ecc. Così risparmierai tempo e non dovrai correre su e giù per tutto il supermercato. Volendo, inoltre, puoi condividere la lista con un solo click.

Cosa fare….il giorno prima della festaclessidra rosa

Prepara gli alimenti mancanti

icona cucinaCucina, cucina e ancora cucina! Se organizzi la festa in casa passerai la tua giornata a cucinare, sappilo. Scongela i cibi che avevi messo nel freezer e prepara i dolci e le leccornie che vanno servite calde e appena sfornate.

Le bevande dovrebbero essere già pronte, assicurati di avere il giusto quantitativo di bicchieri e di piatti.

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Allestisci gli spazi

E’ arrivato il momento di preparare sedie e tavoli. Come li disporrai?

Nel caso di un aperitivo poche sedie e molti tavoli: un modo classico di allestire una festa di questo genere è quello di separare il dolce dal salato, allestendo i piatti su tavoli differenti.

Per una classica cena, a meno che i tuoi ospiti non siano più di venti meglio utilizzare un tavolo unico, così non escludi nessuno.

Ricordati di portare della musica, che ci siano dei veri e propri musicisti oppure la tua cara chiavetta mettere una musica di sottofondo è sempre piacevole.

Fai le pulizie

icona puliziaE infine via di aspirapolvere e spazzettone!

Pulisci bene tutti gli ambienti, soprattutto quelli che verranno usati di più, come la sala principale e il bagno. A proposito del bagno, mi raccomando, assicurati sempre che sia rifornito di carta igienica e di asciugamani puliti.

Lava e stira per bene la tovaglia che vuoi utilizzare e dai una risciacquata alle stoviglie che vuoi usare, non è bello presentarli con degli aloni antiestetici, a qualcuno potrebbe non andare giù.

È tutto pronto! È arrivato il momento di divertirsi! Se hai seguito per filo e per segno questa dettagliata check list puoi stare tranquillo, non avrai dimenticato delle cose che vorresti preparare per la festa.

Allora, hai deciso che tipo di festa organizzare?

Se ti è piaciuto l’articolo, parliamone! Fammelo sapere in un commento.

Grazie mille e alla prossima!

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