Quando organizzi un evento la sicurezza deve essere il tuo primo pensiero. Rischi e pericoli si nascondono dietro ogni angolo.

Quali sono e come si possono evitare?

Organizzare un evento è complesso.

Dove farlo? Quante persone invitare?

Al chiuso? All’aperto?

Cibo? Persone allergiche?

E via discorrendo…

Una volta finito di rispondere a tutte queste domande immancabilmente arriva il terrore più grande.

E se dovesse succedere qualcosa?

Ecco 5 (+1) dei maggiori fattori di rischio ad un evento e come evitare che diventino un pericolo.

RICORDA:

Quando non succede nulla sono tutti capaci.

Quando succede qualcosa? Il miglior organizzatore di eventi è colui che ci aveva già pensato e sa come rimediare.

1 – Affollamento

corte di persone in viale alberato

Una delle cose più spiacevoli che possa mai succedere ad un evento è un incidente che spinga una grande massa di persone a fuggire.

La cronaca italiana degli ultimi anni purtroppo fa notare che non tutti pensano alla sicurezza prima di tutto.

Esistono delle norme che vanno rispettate e non sono state scritte per rovinarti l’evento o per renderti la vita difficile.

Quello che ti rende la vita difficile è l’incidente, che può sempre capitare, e le sue conseguenze.

Stai sempre molto attento, quindi, alla quantità di persone che partecipano al tuo evento. Non sovraffollare.

Certo, fa piacere sapere che il successo dell’evento è tale da portare più pubblico di quanto se ne fosse immaginato, ma non per questo bisogna perdere di vista la sicurezza proprio di chi ci sta dimostrando ammirazione e affetto.

Tieni presente che se ci sono troppe persone possono verificarsi queste cose:

  • il pubblico si sente schiacciato
  • il personale di sicurezza rischia di avere le uscite d’emergenza intasate
  • aumenta il rischio di malori fra i presenti

Inoltre, per la legge dei grandi numeri, maggiore è il numero di persone raccolte in uno spazio più alto è il rischio che avvengano cadute o piccoli infortuni.

Questi ultimi si possono verificare spesso ad una manifestazione sportiva, ma non solo. Chiunque può inciampare, cadere e farsi male.

Un cavo libero dimenticato per terra, del ghiaccio causato dal freddo proprio fuori dalla porta d’entrata del locale in cui hai organizzato tutto o più semplicemente una persona un po’ sbadata che per pura sfortuna non vede un piccolo ostacolo e rovinando verso terra si rompe un polso.

Queste sono tutte situazioni che possono verificarsi in qualsiasi momento. Non puoi prevederle né impedire che accadano, ma puoi organizzarti per prestare aiuto nel più breve tempo possibile.

Quando organizzi un evento, quindi, tieni sempre conto del numero di persone che verranno.

Se non hai bene idea di come gestire il tutto prova a dare un’occhiata al mio articolo su come creare biglietti d’ingresso per gli eventi.

2 – Traffico congestionato

traffico stradale in centro città

Location in mezzo ai boschi o in centro città? Quanto è facilmente raggiungibile il tuo evento? Tieni sempre conto di questo aspetto.

La mia vita è costellata di aneddoti in cui la sfiga mi perseguita.

Te li racconto non solo per evitare che ti annoi, ma con la speranza che possano farti capire che molto spesso “bastava pensarci prima” ed il problema non ci sarebbe stato.

Qualche anno fa, per il compleanno, mi regalarono i biglietti per il concerto degli AC/DC ad Imola.

Ai tempi vivevo in provincia di Bergamo e partii in auto con un mio caro amico alle due del pomeriggio. Il concerto era alle nove di sera. Da Bergamo a Imola ci vogliono 3 ore.

A livello teorico saremmo dovuti arrivare con ore di anticipo rispetto all’inizio del concerto.

Arrivammo con mezzora di ritardo. Com’è possibile?

La quantità di traffico generata da quell’evento aveva creato code di 3 ore da Bologna a Imola (un tratto che normalmente si farebbe in quaranta minuti).

Cosa è andato storto? Non posso saperlo con esattezza. Quello che so è che tutte le vie erano intasate. I parcheggi sovraffollati.

Gente a piedi che attraversava la strada in massa in qualsiasi punto rallentando ancor di più lo scorrere delle auto ormai ridotto a passo d’uomo.

Morale? Quando organizzi un evento, di qualsiasi entità sia, chiediti sempre:

  • è facilmente raggiungibile in auto o con mezzi di trasporto pubblici?
  • hai previsto un parcheggio?
  • in caso di traffico intenso hai pensato a contattare chi di dovere per la gestione e lo smaltimento delle auto in eccesso?
  • hai pensato ad agevolare gli attraversamenti pedonali?

Cerca di comprendere al meglio tutte le esigenze che potrebbe avere chi vuole partecipare al tuo evento e sono sicuro che troverai tutte le soluzioni utili.

3 – Mancanza di rifornimenti alimentari

buffet di dolci

Se il tuo evento è molto lungo, magari all’aperto sotto il sole d’estate, è il caso di organizzare la fornitura di cibi e bevande ai partecipanti.

Non pensare solo ai concerti. Eventi di questo tipo possono essere anche raccolte di beneficenza, motoraduni, mercatini dell’usato, delle pulci e di Natale, una gara podistica e via dicendo.

Una distribuzione di bottigliette d’acqua e qualche panino può aiutare.

Nell’ultimo periodo ha preso molto piede lo street-food, contattare venditori ambulanti di cibi e bevande non è mai stato così facile come oggi grazie a Street Food 42.

Basta cliccare sul bottone verde situato nella parte destra della pagina per ricercare i food truck che più soddisfano le tue esigenze.

Potrai compilare un form e spuntare:

  • tipologia di cibo da strada che preferisci (carne alla griglia, piadine, fritto di pesce ecc.)
  • regione in cui si svolge l’evento

Pensavi che non avessi un aneddoto anche per questo? Beh ti sbagli. Pronto?

Ben più di un decennio fa partecipai alla marcia della pace che va da Perugia ad Assisi.

Questo percorso si fa a piedi e dura circa cinque ore. Era un’estate abbastanza calda.

Io ed il mio gruppo di amici eravamo molto giovani e pensavamo a molte cose, fra queste non c’era la sicurezza.

Decidiamo dunque che il viaggio in autobus da Bergamo a Perugia non fosse da sprecare per dormire. Chiacchiere e partite a carte. Per sei ore.

Si arriva a Perugia e parte la marcia. Alle due del pomeriggio finalmente arriviamo sotto le mura di Assisi.

Io mi ero scordato il pranzo a casa e ai vari paninari lungo la strada c’era troppa coda per me che ero giovane e non avevo voglia né di perdere tempo né di far perdere tempo ai miei amici.

Fu così che ebbi la malsana idea di non mangiare nulla dopo aver camminato sotto il sole cocente per più di 5 ore.

Non ci vuole tanto a capire che appena ci fermammo svenni.

Fortunatamente l’organizzazione dell’evento era stata eccezionale, venni subito soccorso e rispedito a Bergamo sano e salvo.

Morale della favola: non pensare che tutti coloro che partecipano al tuo evento abbiano abbastanza sale in zucca da sapere quando sono in sicurezza e quando no.

4 – Abuso di bevande alcoliche

bicchieri spumante vassoio sala gente ricevimento

La vendita e la somministrazione di alcolici ad un evento è sicuramente uno dei rischi più importanti da tenere in considerazione.

Non pensare solo ad un concerto, dove evitare di vendere birra potrebbe portare alla rivoluzione.

Immagina ad esempio una festa per l’inaugurazione di un nuovo hotel di lusso in cui non viene servito dello Champagne o del buon millesimato italiano.

Non puoi evitare l’alcol, ma puoi prevenirne l’abuso.

Non tralasciare di contattare figure idonee al primo soccorso in occasioni in cui è presente il consumo di alcolici.

In questo caso devo deluderti.

Non ti racconterò aneddoti legati all’alcol.

Non perché non ne abbia, ma sicuramente non è il caso di parlarne qui.

5 – Fallimento tecnologico

codice binario alfanumerico verde su nero matrice matrix

Alzi la mano chi ha detto almeno una volta: “giuro che fino a poco fa funzionava”.

La tecnologia è una bella cosa, ma è veramente infida.

Un microfono che smette di funzionare, internet che sparisce nel momento sbagliato, il video che non parte.

Tutto questo può succedere, non è mai bello e fa sembrare poco professionale l’evento.

Come prima cosa ti suggerisco di avere sempre a disposizione un ottimo tecnico che sappia come risolvere in fretta questo tipo di problemi.

Un altro consiglio è di fare delle prove.

Prima dell’evento cerca di testare tutto quello che verrà utilizzato: i microfoni, i pc, le casse audio, il proiettore, le luci e via dicendo.

Cerca di capire sempre in anticipo che tipo di presentazione faranno i tuoi ospiti.

Avranno bisogno di luce in sala per interagire con il pubblico? Servirà il buio completo per proiettare un loro video?

Scontrarti con questo tipo di problemi prima che l’evento abbia inizio ti permette di organizzarti per trovare le soluzioni più adatte.

Lo so che vuoi un aneddoto anche qui. Lavorando praticamente tutti i giorni a strettissimo contatto con oggetti tecnologici ho solo l’imbarazzo della scelta.

Fra tutti credo sceglierò uno dei più recenti: meno di un mese fa dovevo organizzare la regia di una diretta streaming.

Prove su prove, test di velocità della connessione, tutte le videocamere accese, batterie dei radiomicrofoni cariche, tutto pronto.

Con sicurezza lancio la diretta su facebook e faccio cenno all’organizzatore dell’evento che tutto può partire.

Il primo oratore inizia a parlare e…sparisce la connessione. Senza motivo.

La diretta si interrompe all’istante. Cosa è successo?

Un colpo di sfortuna. Capita. Si rimedia sempre.

In questo caso abbiamo semplicemente interrotto l’oratore, spiegato l’accaduto a tutti i presenti e ricominciato da capo.

Ci sono casi in cui non è possibile farlo, certo, ma quelli prevedono molte più ore di preparazione e molti piani di riserva.

EXTRA – Meteo avverso

uomo con ombrello

Se stai pianificando un evento in esterna è di vitale importanza tenere presente la possibilità che piova.

A quattordici anni suonavo la chitarra elettrica in un piccolo gruppo di amici e finalmente eravamo riusciti ad organizzare un concerto nella piazza del paese.

Giorni e giorni di prove.

Sul palco in tutto c’erano 7 chitarre, una batteria, una tastiera, 4 microfoni, 8 amplificatori, cavi, luci e mixer audio.

Sarebbe stato un concerto bellissimo… se non avesse iniziato a diluviare mezzora prima.

Eravamo talmente euforici all’idea di suonare che nessuno aveva pensato che i primi di settembre sarebbe arrivato il diluvio universale.

Invece arrivò e nessuno aveva pensato ad un piano B. Il concerto non si fece e basta.

Probabilmente è anche per questo che non sono diventato un musicista di successo, non solo perché a suonare fossi una vera pippa.

Morale della favola: pensa sempre ad un piano di riserva al coperto.

Se non ti è possibile allora tieniti pronto per un rimborso o per un rinvio.

Nel peggiore dei casi fornisciti di gadget utili come mantelline antipioggia o ombrellini targettizzati da distribuire in modo da tenere alto il morale del pubblico.

Un piccolo aiuto per tutti quanti è sicuramente l’Algoritmo di Maurer, che ti aiuta a capire il livello di criticità dell’evento che stai cercando di organizzare sulla base di determinati fattori ben specifici e chiari.

Ti consiglio vivamente di sfruttarlo per farti un’idea di partenza ed essere pronto a tutto.


Questo articolo finisce qui.

Mi auguro che anche tu abbia sorriso leggendo i miei aneddoti perché io mi sono comunque divertito a rivangare certi episodi del mio passato.

Mi raccomando, prendi spunto dai miei errori per evitare di commetterli in futuro e ricorda sempre cosa dice la legge di Murphy (che non sbaglia quasi mai): “se qualcosa può andar male andrà male”.

Spero che l’articolo ti sia stato utile e che tu voglia lasciarmi un like e condividerlo.

Per qualsiasi chiarimento non esitare a lasciare un commento qui sotto.

Ci vediamo al prossimo articolo!