Dopo un periodo di stop forzato a causa dell'emergenza Coronavirus, il mondo degli eventi è pronto a ripartire.
Le strutture ricettive (hotel, centri congressi, business center, ecc.) hanno riaperto e sono pronte ad ospitare meeting, convegni, riunioni e corsi di formazione.
Tuttavia, le domande che si pongono tutti gli albergatori e gli operatori del settore sono: in che modo possiamo garantire la sicurezza dei partecipanti? Quali sono le pratiche igienico-sanitarie da seguire?
Giancarlo Leporatti, CEO di Eureka MICE, ha raccolto una serie di domande ricorrenti tra i proprietari di location di tutta Italia e le ha sottoposte ad un gruppo di esperti in campo medico.
Gli argomenti più importanti riguardano soprattutto la gestione di:
- Ambienti comuni
- Spazi congressuali e per eventi
- Ristorazione
- Camere
In questo articolo ti riporto, in breve, le risposte ricevute relativamente a ciascun argomento, ricordandoti che non si tratta di norme ufficiali ma di semplici consigli e indicazioni utili per garantire ai tuoi clienti un'esperienza sicura presso la tua struttura.
Ora come ora la vera sfida consiste nel riuscire a vincere la paura e la diffidenza delle persone.
Solo chi saprà proporre le soluzioni più affidabili e convincenti, calate sulle specifiche esigenze del cliente e dell’evento, sarà degno di fiducia.
Pratiche igienico-sanitarie generali
Innanzitutto, ogni struttura ricettiva che ospita eventi deve assicurarsi di mettere in atto una serie di regole base anti Covid-19 che comprendono:
- Uso obbligatorio di guanti e mascherina sia per i partecipanti sia per lo staff
- Disponibilità di dispenser con gel disinfettante per le mani (al desk, nella hall, in bagno ecc.)
- Kit sanitari monouso da distribuire a coloro che fossero sprovvisti di guanti e/o mascherina
- Distanza di almeno 1 metro tra le persone (va da sé che più la si aumenta, più si abbasserà la probabilità di contagio)
- Percorsi separati di entrata/uscita dall'evento
- Segnalatori di distanza da apporre laddove si possono creare code (reception, segreteria ecc.)
Non è obbligatorio che la location abbia un termoscanner per misurare la temperatura corporea, ma comprarne uno sarebbe un buon investimento.
Senza dubbio le persone si sentirebbero più al sicuro sapendo che tra loro non c'è nessuno con la febbre, uno dei sintomi principali del virus.
Gestione dello spazio congressuale
Una volta che hai fatto in modo che le regole di base vengano rispettate da tutti, puoi iniziare a pensare a come gestire l'organizzazione dell'evento vero e proprio.
Di seguito ti riassumo alcune linee guida da mettere in pratica sia nelle piccole sale meeting sia nei grandi spazi congressuali:
- Assegnare alle persone un posto numerato, farle entrare/uscire a scaglioni e da più ingressi, se la sala ne possiede più di 1 (ad es. in base all'iniziale del cognome)
- Sanificare microfoni e attrezzature tecniche ad inizio e fine sessione o ogniqualvolta cambia il relatore
- Usare supporti audio-video (es. auricolari) monouso e supporti informativi in formato digitale
- Sanificare giornalmente i filtri dei sistemi di condizionamento
- Distanziare il relatore dai partecipanti: chi parla dovrebbe stare ad una distanza di almeno 2 metri dai partecipanti; infatti in caso di interventi prolungati potrebbe avere necessità di abbassare la mascherina
Il rispetto di tali norme, unitamente ad una corretta areazione e sanificazione degli ambienti in cui si svolge l'evento, dovrebbe garantire la completa sicurezza dei partecipanti.
Regole per la ristorazione
Purtroppo per quanto riguarda la ristorazione non si hanno ancora vere e proprie linee guida.
Molte location hanno già deciso di optare per un sistema di ristorazione industrializzato con vassoi preconfezionati monouso, anche se questa soluzione penalizza l'aspetto "gustativo" della cucina italiana.
Altri albergatori, invece, vorrebbero mantenere il servizio al tavolo con la preparazione dei piatti in tempo reale, ma ancora non si hanno disposizioni precise in merito.
In ogni caso, per il consumo del cibo andrebbero predisposte postazioni ad almeno 2 metri di distanza.
Un capitolo a parte è rappresentato dai buffet, che, per come eravamo soliti conoscerli, non sono più concessi. Qui la situazione si fa ancora più complicata perché è quasi impossibile garantire la protezione dei cibi da "goccioline" e agenti patogeni presenti nell'aria.
Insomma, in attesa di nuove direttive, quello che si può affermare con certezza è che le soluzioni monouso rimangono le più sicure.
Sanificazione delle camere
Per quanto riguarda la "messa in sicurezza" delle camere si hanno maggiori linee guida e infatti sono già molte le location che le stanno applicando.
Ti riassumo di seguito le principali:
- Stanze sanificate e arieggiate ogni giorno
- Cambio biancheria giornaliero
- Tutto all'interno della camera (cuscini, coperte, accappatoi, asciugamani, tavola del WC) dovrà essere coperto con pellicole protettive che riportano la data di sanificazione
- Arredo essenziale cioè privo di depliant e altre suppellettili non necessarie
- Sarebbe buona cosa dividere il personale addetto al ritiro della biancheria sporca da quello che si occupa della sanificazione e della distribuzione della biancheria pulita
- Dietro la porta della camera è opportuno affiggere un foglio, con firma del responsabile sanitario, per registrare gli accessi e le sanificazioni effettuate dal personale
In ogni camera, infine, sarebbe bene far trovare al cliente un vademecum con le pratiche di sanificazione adottate, in modo che possa prenderne visione e sentirsi più sicuro.
Ecco qui, spero di averti fornito risposte esaustive sull'argomento.
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Alla prossima!