La registrazione dei partecipanti ad un evento sembra sempre un caos, vero?

Chi arriva in anticipo, chi è in ritardo, chi ha scordato il pass o non ha confermato con la mail.

Capire chi si è realmente iscritto all’evento e per quale azienda è spesso più complicato di un enigma!

Ecco quindi come organizzare al meglio la registrazione a un evento.

Di seguito, infatti, troverai i consigli giusti per non impazzire ancora prima dell’inizio dell’evento! In fondo il tuo evento ha bisogno del suo organizzatore!

Inoltre, l’inizio di un evento è un biglietto da visita importante.

Ti è mai capitato di andartene perché la fila è troppo lunga?

Con i suggerimenti che troverai in questo articolo stai pur certo che non succederà durante il tuo evento!

Prosegui con la lettura e scopri come ottimizzare gli accrediti al tuo prossimo evento!

registrazione evento

Cosa è la registrazione per un evento?

La registrazione per un evento è, letteralmente, la chiave di accesso per entrare.

Per eventi di aggiornamento di alcune professioni – come quelle mediche – è necessario che il professionista provi di aver partecipato effettivamente al corso e di conseguenza la registrazione delle presenze diventa un aspetto fondamentale.

Chiaramente dipende dal tipo di evento: non tutti hanno bisogno di una carta di ingresso o di un accredito, come si dice in gergo.

Gli eventi ad ingresso libero o gratuito spesso non hanno questa esigenza, anzi nella maggior parte dei casi è più gente c’è e meglio è.

In realtà, però, penso che un sistema di registrazione sia utile non solo per ordine ma per diversi motivi:

  • ti permette di identificare con precisione le caratteristiche del tuo target e questo ti consente di produrre contenuti più mirati per gli eventi successivi che avranno il medesimo pubblico;
  • dal punto di vista statistico calcolare il delta tra presenti e registrati all’evento può permetterti di correggere il tiro dal punto di vista comunicativo e fare il tutto esaurito per gli eventi futuri;
  • per una questione di sicurezza, soprattutto per gli eventi con molti partecipanti, è utile sapere chi è presente in sala e per quale motivo si trova lì.

Quindi il consiglio è di pensare a un sistema di registrazione efficace e funzionale per tutti gli eventi soprattutto se si tratta di eventi o manifestazioni a numero chiuso o su invito.

Fai attenzione: il numero chiuso può essere dovuto a un limite imposto dalla struttura dove si tiene il tuo evento – ricordati che per scegliere la location per eventi perfetta puoi affidarti a Meeting Hub, il portale numero in Italia in questo settore – o perché per motivi di sicurezza non puoi gestire più un certo numero di invitati o perché vuoi rendere più esclusivo il tuo evento.

Se si tratta infatti di un evento su invito è necessario verificare gli inviti all’ingresso di tutti i partecipanti. Controllare gli inviti rende automaticamente più esclusivo il tuo evento, di qualsiasi tipo esso sia.

Per i motivi che ti ho appena illustrato, è importante avere un sistema di controllo delle diversi fasi d’accredito.

Potresti organizzare il tuo evento in diversi step per ciascuno dei quali è necessario un diverso tipo di invito.

Qualsiasi sia la tua scelta, è necessario un sistema di controllo per gli accrediti ed è qui che entra in gioco questo articolo!

Scopriamo insieme le diverse fasi d’accredito per gli eventi.

Registrazione partecipanti

registrazione partecipanti

L’era digital ha dato una scossa anche nel campo degli eventi. Può sembrare un luogo comune ma davvero la tecnologia ha rivoluzionato le nostre vite.

Perché ho iniziato con la tecnologia? Perché ha semplificato tutte le fasi di registrazione dei partecipanti ad un evento.

Sui grandi numeri è un aiuto fondamentale, su numeri più contenuti è comunque funzionale.

In questi casi è importante mettere da parte i tradizionalismi e optare per le innovazioni tecnologiche di cui possiamo usufruire.

Come? Guarda!

Registrazione on line

Addio alle lettere cartacee con cera lacca, a meno che non si tratti del tuo matrimonio.

Per eventi, meeting e workshop aziendali, la registrazione deve essere effettuata on line.

Esistono tanti software e applicazioni per gestire tecnologicamente gli accrediti. Qui trovi qualche dritta più precisa!

Una soluzione potrebbe essere quella che ti sto per spiegare.

Crea una mailing list e fai in modo che tutti gli invitati o gli ammessi all’evento ricevano un’email con le istruzioni.

A questo proposito hai due opzioni:

  1. Nella mail puoi inserire un link che rimanda a una landing page su cui i tuoi partecipanti possono registrarsi.
  2. In alternativa puoi allegare un modulo di iscrizione da compilare e restituire – digitalmente o in forma cartacea, scegli tu.

Tecnologia sì, ma avere un piano B non fa mai male: stampa la tua lista di partecipanti e tienila a portata di mano il giorno dell’evento. Gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo e in caso di problemi tecnici potrai avvalerti della cara e vecchia carta e penna.

La mail di richiesta di conferma di partecipazione la seconda mail che invii. La prima deve contenere tutte le informazioni riguardo all’evento che stai organizzando in modo tale che i tuoi invitati sappiano già tutto ciò che devono sapere per decidere se partecipare o meno.

La mail di registrazione deve essere scarna e arrivare dritta al punto, per cui le informazioni essenziali che deve contenere sono:

  • data e ora precise dell’evento: funziona da promemoria anche per i più smemorati;
  • dove ci si deve presentare: un link che rimanda a google maps è l’ideale ma scrivilo anche nero su bianco per gli old school addicted;
  • modalità di registrazione: il link a un modulo Google o il file allegato di cui parlavamo prima per facilitare l’inserimento dei dati degli ospiti.

Con software come Mailchimp o ActiveCampaign puoi impostare la tua mailing list e una volta ricevuta conferma puoi impostare una no reply mail di conferma con un QR code per esempio – ti spiegherò più tardi a che cosa serve.

Questa conferma può essere utilizzata come documento di accesso all’evento, velocizzando così le procedure di registrazione che in questo modo sono automatizzate.

Questo è ciò che puoi fare prima dell’evento e sono certa che ti semplificherà di molto la vita durante il caos dell’evento.

Registrazione al tavolo

Ora che hai tutti i nominativi ed i dati di chi si è registrato online devi solo confermare l’effettiva presenza all’evento. Insomma chi è fisicamente in sala: una sorta di appello.

Il giorno dell’evento assicurati di poter avere un piccolo desk all’ingresso della sala prescelta per l’evento, o addirittura all’ingresso della struttura, dipende da cosa stai organizzando.

Se la tua location è un teatro con un unico accesso, la circolazione degli ospiti sarà notevolmente più gestibile e di facile scorrimento.

La location e lo staff della struttura sono fondamentali per la buona riuscita dell’evento.

Per essere sicuro di avere abbastanza spazio e le attrezzature necessarie, devi scegliere la location giusta! Meeting Hub è qui proprio per aiutarti in questa delicatissima e importantissima fase, visita il portale e scegli la location giusta per il tuo evento!

Di seguito trovi alcuni accessori indispensabili per la buona accoglienza dei tuoi ospiti. Alla reception devi assolutamente avere:

  • la lista di chi ha confermato la propria partecipazione: puoi averla su schermo – pc, tablet, smartphone – o stampata – se non vuoi imprevisti di sorta. Potrai capire in un attimo se bisogna aspettare qualche ritardatario o si può cominciare. Questo ti permetterà anche di mantenere uno storico delle presenze e quanto la tua comunicazione è stata efficace.
  • gadget di benvenuto: cartellette, block-notes, penne. Un piccolo ricordo dell’evento, se sono clienti, dacci dentro, guadagnerai punti nella customer loyalty;
  • info sull’evento: ad esempio dove si svolge il buffet, a che ora è la pausa, eventuali servizi offerti, una mappa della location nel caso sia particolarmente dispersiva.
ingresso evento

Cosa presentano gli ospiti all’ingresso?

Sì è vero. Gli ospiti si registrano e si presentano. Ma come li riconosci? Hanno seguito tutte le indicazioni di registrazione partecipanti al convegno, arrivano al desk e ci sono diverse opzioni, le migliori sono:

  • chiedere la carta d’identità: ordina chi ha dato conferma in ordine alfabetico, sarà più semplice trovarli;
  • chiedere l’e-mail di conferma: dopo la registrazione partecipanti, hanno sicuramente ricevuto la mail di conferma, presentandola possono accedere al convegno o all’evento come partecipanti ufficiali;
  • ecco che entra in gioco il QR code: procurati un lettore automatico e dei tornelli, la scansione del QR code avverrà in maniera automatica e tu avrai la tua lista di presenti senza dover muovere nemmeno un dito. Per scoprire quale programma usare per creare i tuoi inviti ti consiglio di cliccare qui!

Per gestire al meglio questa parte devi anche assicurarti di un paio di cose:

  • se hai intenzione di usare il PC assicurati di avere una presa di corrente a disposizione: la batteria non è infinita e sappiamo tutti che se c’è un momento in cui si scaricherà, è sicuramente quello in cui inizierà ad arrivare la gente. Non farti cogliere impreparato!
  • la connessione ad internet non è un plus ma la norma: potrebbe non funzionare qualcosa e potresti aver bisogno di verificare le email di registrazione. In caso di emergenza puoi ricorrere all’hotspot del tuo cellulare ma meglio evitare questa possibilità.
  • anche la cancelleria non è un servizio accessorio ma fondamentale: post it, penne, forbici e pinzatrice. La regola del “non si sa mai” vale prima di tutto.
  • trova qualcuno che assista i tuoi ospiti in tutto e per tutto: è difficile gestire tutta l’organizzazione da soli. Per questo motivo è possibile delegare alcune questioni a professionisti del settore come le hostess: aiuteranno te nella gestione degli ospiti e assisteranno gli ospiti per qualsiasi esigenza. Assicurati che siano delle professioniste: renderanno il tuo evento impeccabile!
  • qualcuno deve restare al tavolo anche durante l’evento: serve un salvagente in caso di problemi. Per mantenere tutto sotto controllo e non disturbare l’evento, serve la disponibilità di un factotum che pinza se c’è da pinzare e va sulla Luna se c’è da andare sulla Luna. Anche se la registrazione partecipanti è finita, si deve fare da supporto agli ospiti durante tutta la durata dell’evento.

Il vantaggio della registrazione che non ti aspetti

Ricordi quando parlavo di statistica?

Per la registrazione dei partecipanti al tuo evento puoi richiedere loro alcuni dati sensibili.

Ti bastano nome, cognome, indirizzo mail e autorizzazione all’invio di materiale promozionale.

Questo elenco di nome e indirizzi ti sarà molto utile quando dovrai organizzare un evento in futuro. Le persone che hanno partecipato potrebbero essere interessate a prendere parte anche al prossimo corso di formazione o meeting di aggiornamento.

L’elenco contatti che sei riuscito a creare sarà il tuo punto di partenza per capire come organizzare i prossimi eventi e come impostare la comunicazione che attrae il tuo target.

Queste sono informazioni fondamentali per migliorare la tua customer care e questo può migliorare notevolmente il tuo evento!

Identifica il tuo target e approfondisci le tecniche di marketing!

entrata evento

Come ottimizzare la registrazione partecipanti?

Migliorare e rendere fluida la registrazione presuppone che qualcuno si iscriva.

Ma come fare per massimizzare le richieste?

Insomma, come comportarsi per riempire di partecipanti le sedie del centro congressi che hai scelto?

Ecco qui tre consigli speciali:

1. Presenta l’evento

Comunica il tuo evento in maniera corretta sulla base delle informazioni che hai del tuo target.

Cura la pubblicità del tuo evento in maniera maniacale.

Se ricevi un numero di richieste superiori alla capienza della sala che hai scelto significa solo una cosa: hai sbagliato la scelta della location. O meglio, sei stato troppo avventato o non hai creduto nel tuo team comunicazione!

Non preoccupati! La specialità di Meeting Hub è proprio trovare la location perfetta per i tuoi eventi, qualsiasi essi siano!

Rendi virale il tuo evento con la giusta comunicazione e tutti vorranno prendervi parte: i partecipanti si sentiranno dei veri eletti!

2. Sii presente per domande e dubbi

Non lanciare una locandina nel buio, cerca di programmare una corretta strategia di comunicazione per social media e una strategia di marketing!

Cerca di coinvolgere i potenziali partecipanti all’evento, attiva le notifiche social, dai loro modo di porti domande e sii presente per fugare tutti i loro dubbi e perplessità!

In questo modo non solo li trascinerai con te, ma puoi anche approfittarne per sapere cosa ne pensano.

Invitali alla registrazione

Una volta stabilite le tue strategie di comunicazione e aver invogliato i tuoi invitati a prendere parte al tuo evento è arrivato il momento di inviare loro la famosa mail di registrazione!


L’inizio di un evento è importante ma ci sono anche tantissimi altri aspetti che fanno di un evento un momento speciale!

Permettimi di darti un ultimo consiglio, dacci dentro con il marketing ed il tuo evento sarà una bomba!

Ricordati di lasciare spazio ai feedback, è importante sapere cosa pensano i partecipanti del tuo evento.

Se hai bisogno di ulteriori suggerimenti non esitare a lasciare un commento, sarò felice di rispondere a qualsiasi tuo dubbio!

Alla prossima!