Ringraziare gli sponsor di un evento è molto più importante di quanto tu creda.

Quando organizzi un evento gli sponsor hanno grande valore, non solo perché ti forniscono un contributo finanziario, ma anche perché donano prestigio e autorevolezza all’evento che stai organizzando.

Per questo è essenziale avere un “occhio di riguardo” per gli sponsor, ringraziandoli per essere stati presenti e soprattutto per aver creduto in te.

In questo articolo vedremo insieme come ringraziare gli sponsor prima, durante e dopo l’evento!

1. Cosa sono gli sponsor e come sponsorizzano?

icona punto interrogativoMi sembra doveroso fare una piccola premessa su cosa sono gli sponsor e come  lavorano.

Gli sponsor sono dei brand che decidono, tramite degli accordi commerciali, di essere presenti durante un evento.

In pratica essi versano una somma di denaro in cambio di visibilità del loro logo, il quale apparirà su diversi supporti legati all’evento, ad esempio:

  • Sulle locandine 
  • Sulla pagina Facebook
  • Sui volantini 
  • Sui biglietti cartacei 

Gli eventi sportivi, invece, sono un po’ più particolari. In questi casi molto spesso gli sponsor pongono il loro marchio sul materiale tecnico che viene fornito gratuitamente agli atleti per gareggiare (ad esempio: magliette, scarpe, palloni, borracce ecc).

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Mi spiego meglio: nel momento in cui un noto marchio di scarpe sportive decide di “sponsorizzare” un tennista, oltre a pagarlo, gli regalerà dei prodotti da utilizzare durante le partite.

Si tratta di uno scambio alla pari: da una parte l’atleta ottiene del materiale gratuitamente, e dall’altra lo sponsor da visibilità al suo brand. 

Hai già letto l’articolo Sponsor: cosa vogliono e dove cercarli? Se sei alla ricerca di nuovi sponsor e vorresti scoprire cosa c’è nella testa di uno sponsor dovresti darci un’occhiata.

2. Come ringraziare uno sponsor prima dell’evento

icona ingranaggioUna volta chiusi gli accordi commerciali con lo sponsor puoi far presente tramite una mail o una telefonata il tuo piacere a collaborare con loro.

Se decidi di mandare una mail per ringraziare lo sponsor, il testo potrebbe essere così:

Gentilissimo ___________,

A nome di tutto lo staff dell’evento ________ vorrei comunicarti che sarà un onore averti tra i nostri sponsor.

Abbiamo riservato 5 posti d’onore per tuoi collaboratori durante l’evento che si terrà il giorno _____ alle ore ______ presso _______

A presto!

___________

Cosa abbiamo detto in questa mail?

Innanzitutto che sei ben felice di averli come sponsor, ma anche che hai riservato dei posti gratuiti per loro.

E che cos’è questo se non un segno di ringraziamento?

3. Come ringraziare lo sponsor durante l’evento

icona confermaRingraziare lo sponsor durante l’evento è un pochino più complicato.

Quello che puoi fare è un ringraziamento a voce, solitamente in apertura e chiusura dell’evento, in cui fai l’elenco di chi ti ha sponsorizzato.

Appesantire l’evento con dei continui ringraziamenti non è una buon idea, se gli sponsor sono tanti è meglio ringraziarne un po’ prima dell’inizio dell’evento e un po’ al termine.

C’è una cosa però che sarebbe sempre bene fare, ovvero ringraziare in modo più “caloroso” le aziende che hanno investito più soldi nell’evento.

Non si tratta di fare preferenze, ma è giusto che chi si è impegnato di più ottenga anche più riconoscimenti.

Ma come fare a ringraziare concretamente le aziende che hanno fatto da sponsor?

Se hai intenzione di fare un discorso dovresti seguire alcuni consigli.

Te ne elenco alcuni:

  • Ringraziare per prima l’azienda che ha donato di più fino ad arrivare a quella che ha donato di meno
  • Spendere più parole per l’azienda che ha donato di più, magari spiegando di cosa si occupa
  • Se a sponsorizzare è un  privato potresti parlare delle motivazioni che lo hanno spinto a farlo
  • Si possono fare i nomi di chi si è occupato direttamente della sponsorizzazione
  • Si ringraziano tutte le aziende che hanno partecipato alla sponsorizzazione, anche le più piccole

Se devi far parlare qualcuno non prenderlo alla sprovvista, avvisalo almeno qualche giorno prima, così potrà prepararsi l’eventuale discorso.

4. Come ringraziare gli sponsor dopo l’evento

icona scritturaRicorda che non tutto finisce con la conclusione dell’evento, infatti anche una volta terminato è bene ringraziare per un ultima volta gli sponsor.

Innanzitutto non far passare troppo tempo: se un’azienda è particolarmente attiva sul lato delle sponsorizzazioni potrebbe dimenticarsi di te!

Puoi ringraziare inviando una mail a tutti gli sponsor che hanno presenziato all’evento.

Questo è quello che potresti scrivere:

Gentilissimo __________,

La ringraziamo sentitamente per aver partecipato in qualità di sponsor all’evento _________

Ci auguriamo che sia stato di suo gradimento e che il futuro ci riservi nuove occasioni di collaborazione.

Firma__________

Nel caso delle sponsorizzazioni più cospicue, se non sono molte, il mio consiglio è di telefonare alla persona con cui hai parlato direttamente durante la contrattazione.

Il momento del ringraziamento è anche un’ottima occasione per mostrare i report relativi alla visibilità che lo sponsor ha avuto nel corso dell’evento, e per valutare in che misura gli obiettivi che si era posto sono stati raggiunti.

È quindi un buon momento per rendere noto allo sponsor:

  • Quante persone erano presenti all’evento
  • Quante persone hanno seguito l’evento attraverso social e tv

E, qualora ci fossero degli obiettivi, ad esempio raccogliere fondi per una certa causa, dire quanto si è riusciti a racimolare e che cosa si potrà concretamente fare grazie al loro contributo.

Far sentire lo sponsor parte integrante dell’evento e gioire insieme a lui per i risultati raggiunti è un modo per consolidare la vostra relazione.

5. Perché ringraziare gli sponsor?

icona stretta di mano Fino ad ora ti ho detto come bisogna ringraziare uno sponsor, ma non abbiamo parlato del perché è importante farlo.

Ci sono 3 motivi principali:

  1. Il primo motivo per cui è importante ringraziare uno sponsor è abbastanza scontato: lui ti ha finanziato, permettendoti di realizzare il tuo evento, quindi è bene fargli credito.
  2. Il secondo motivo è mantenere dei buoni rapporti perché in futuro potresti aver bisogno nuovamente di lui quindi è bene mantenersi in buoni rapporti
  3. Il terzo motivo, che comunque non deve essere trascurato, è la buona educazione. Ringraziare qualcuno per qualcosa che ha fatto per noi, anche nella vita di tutti i giorni, è segno di buona educazione!

Non confondere il ringraziamento per servilismo, ringraziare gli sponsor fa parte del lavoro di public relations, molto importanti negli eventi.

Fare in modo che gli sponsor si siano trovati bene a lavorare con te, cosa che ovviamente non viene data solo dai ringraziamenti ma dalla puntualità, dalla correttezza e dal modo di interfacciarsi con loro, farà si che loro abbiano voglia di proseguire a collaborare di nuovo in futuro, ma c’è di più! Se hanno lavorato bene con te è probabile che ne parlino ad altre aziende, facendoti pubblicità.

Tutto chiaro? Ora penso che tu sia pronto a ringraziare tutti gli sponsor che hanno partecipato al tuo evento nel migliore dei modi!

Tieni sempre presente che gli sponsor apprezzeranno qualsiasi tua piccola accortezza e che saranno ben felici di essere ringraziati in pubblico e non!

Se ci sono delle cose che non ti sono chiare lasciami un commento, altrimenti non mi resta che augurarti un buon lavoro!

A presto!