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ragazza che sceglie location per evento

Scegliere la location per eventi senza sbagliare 9 indicatori di affidabilità

Ti serve una location per un evento e hai paura di sbagliare? Leggi questi 9 punti per chiarirti le idee!

Ciao,

mi capita spesso di dover prendere in affitto una location per un corso di formazione e quando la cerco nei dintorni di Bergamo tutto è molto facile in quanto fondamentalmente ormai gli alberghi che affittano le aule le conosco, e nel caso di qualche struttura nuova mi è facile fare un sopralluogo e vedere di persona come è la location.

Tutto si complica però, quando ad esempio un’azienda di Roma mi commissiona un corso di formazione e poi mi fa la fatidica domanda:

Ci aiuti a trovare la location per l’evento qui a Roma?

e poi aggiungono

Sai…visto che conosci quali sono le esigenze didattiche che deve soddisfare la location e meglio che li senti tu“.

Mi verrebbe da rispondere con un bel “Li mortacci!” ma li capisco e mi metto a fare la ricerca.

Fortunatamente usando i filtri Meeting Hub posso trovare velocemente le location per eventi a Roma nel giro di un paio di minuti e di inoltrare le richieste di preventivo a quelle che mi sembrano idonee.

Il gioco però non è fatto, perché dovendoci fare un corso e portare i miei clienti in una struttura che non conosco bene, significa correre qualche rischio.

Allora ho identificato 9 indicatori di affidabilità che mi permettono di capire se una location fa al caso mio senza bisogno di fare un sopralluogo.

Vediamoli insieme:

I 9 Indicatori di affidabilità

1. Tempo di risposta

icona clessidra

Quando entro in un negozio e faccio una domanda riguardo ad un articolo esposto, mi piace avere una risposta subito!

Non amo aspettare, non sopporto quando mi fermo all’Autogrill per bere un caffè e mentre sono al bancone pronto a ordinare…vedo il barista che continua a lavare le tazzine del caffè senza degnarmi di uno sguardo.

Lo so che non muore nessuno se aspetto qualche minuto, ma la cosa che in realtà non sopporto è l’indifferenza verso il cliente.

Lo so che è un problema mio e che dovrei essere più zen, ma la gente che lavora nel commercio e non si accorge che c’è un cliente pronto a darti il suo denaro in cambio della propria attenzione dovrebbe probabilmente cambiare mestiere.

Detto ciò, quando chiedo un preventivo ad una location per affittare una sala per un evento e la risposta impiega giorni ad arrivare vivo la stessa sensazione che provo quando aspetto il benedetto caffè all’Autogrill e inizia già a scapparmi la voglia di andarci.

Perché?

Perché inizio a pensare che se questo è il grado di reattività di fronte ad una richiesta di preventivo, chissà cosa succede se dovesse presentarsi un problema o anche una necessità non programmata durante l’evento.

Quindi per me un location per eventi è affidabile quando risponde mi manda il preventivo subito!

2. Mi hanno telefonato?

icona telefonataCome si fa un abito su misura?

Ovvio, bisogna prima prendere le misure.

Ecco, quando ricevo un “preventivo standard” che è stato formulato senza essere stato interpellato per capirne le mie esigenze, mi sento come se volessero calzarmi addosso un vestito che è lo stesso che danno a tutti indistintamente.

Quando ciò avviene capisco che si pretende che il cliente si adatti alle esigenze del fornitore e non viceversa e questo per me è un indicatore di scarsa propensione verso il cliente, per cui la mia soglia della diffidenza si alza.

Diversamente quando una persona dell’hotel mi chiama e mi chiede in merito alle mie necessità sento potrebbe essere la location giusta per me.

Quindi, un preventivo senza prima una telefonata per conoscere il cliente e capire meglio i suoi bisogni equivale a dire: caro cliente, tu sei il mio bancomat. Dammi i soldi, poi forse ti do il servizio che cerchi.

Non è il massimo, non trovi?

3. Mi informo “bene” sul tipo di attrezzature di cui dispongono

icona proiettoreUna delle sorprese più spiacevoli e quella di arrivare sul posto per il corso ed accorgersi che il proiettore è un vecchio VGA con risoluzione 640×480 a 16 colori.

Quando chiedo di che proiettore dispongono e dall’altra parte non sanno darmi una risposta, capisco di non trovarmi di fronte a dei professionisti.

Lo so, non tutti usano il videoproiettore durante i propri eventi per cui alcune informazioni così specifiche potrebbero non essere necessarie, ma se ne avete bisogno esigete i dettagli in merito alle attrezzature disponibili.

Arrivare a Roma e 5 minuti prima di iniziare il corso scoprire che non puoi proiettare un video perché alla location manca l’impianto audio, vi posso assicurare che è abbastanza frustrante.

Personalmente, per evitare queste spiacevoli situazioni contatto sempre la location in modo da avere tutte le informazioni del caso. Chiedere è un mio diritto di cliente (e anche il tuo).

 4. Mi faccio mandare le fotografie della sala

icona fotografieGrazie ai portali come Booking.com, mi sono abituato prima di prenotare una camera, a guardare le fotografie e le dimensioni della stanza d’albergo.

A maggior ragione, quando si tratta di portare altre persone in una sala meeting per un corso desidero farmi un’idea dello spazio che ospiterà l’evento per cui se non posso fare un sopralluogo mi faccio mandare delle fotografie.

Può sembrare una cosa di poco conto ma lo stile della sala per quanto mi riguarda deve essere in sintonia con il tipo di corso che tengo.

Se devo fare un team building dove ci sediamo a cerchio per terra preferisco una sala informale, a volte rustica (spesso per questo tipo di evento utilizzo gli agriturismi), se si tratta invece di un corso di vendita va bene una normale meeting d’hotel.

In ogni caso il mio consiglio è “vedere le fotografie prima di prenotare”.

Se la risposta che vi danno è del tipo: “Purtroppo non le abbiamo in questo momento“, ecco vedo che hai già capito, lascia perdere.

5. Valuto le dimensioni della sala

icona righelloPur di prendere un cliente, molti sono disposti a stiparti all’interno di una sala come lo sono le sardine dentro la loro scatoletta.

Ai direttori d’hotel piace sovrastimare le capienze delle proprie sale e a volte sono “ottimisti” in relazione al numero di partecipanti che possono contenere.

Il problema non è solo starci nella sala, ma anche disporre di una certa quantità di spazio per muoversi e di ossigeno per rimanere svegli durante il corso.

Ebbene, sappiamo che ci sono relatori che sono in grado di assopire anche le persone più vivaci, ma è anche vero che quando l’aria non è sufficiente per tutti, il sonno comincia a colpire i partecipanti.

Siccome durante i miei corsi è abbastanza normale fare esercizi che prevedono il muoversi all’interno della sala, personalmente io prenoto sempre sale con capienza doppia rispetto al numero dei partecipanti per cui il problema dello spazio non si pone.

Se invece temi che ti vogliano stipare pur di prenderti come cliente, ti consiglio di farti dire l’area della sale e poi di utilizzare alcuni strumenti online che ti permettono di calcolare in base ai metri quadri della sala il numero di partecipanti che può contenere, o viceversa (in base al numero di partecipanti quanto deve essere grande la sala).

Qui un link per uno di questi strumenti

Rimane il fatto che se sei un relatore noioso si addormenteranno comunque.

6. Ricircolo d’aria o ricambio d’aria?

icona ventilatoreQuando devo organizzare un corso chiedo sempre se l’aria condizionata è a ricircolo o a ricambio d’aria.

Che differenza c’è tra i due tipi di aria condizionata?

Nel caso del ricircolo d’aria, l’aria viene rinfrescata dal condizionatore, ma rimane sempre la stessa. In sostanza, è ancora l’aria viziata della sala che, come abbiamo visto in precedenza, provoca sonnolenza, però è più fresca.

Nel caso del ricambio d’aria, invece, l’aria viene presa dall’esterno della sala, rinfrescata e pompata all’interno, mentre l’aria viziata viene espulsa. In questo modo si evita la concentrazione di anidride carbonica e quindi la fastidiosa sonnolenza da meeting.

Se l’evento che stai organizzando dura diverse ore ti conviene scegliere una sala con riciclo d’aria, altrimenti non ti resta che aprire le finestre (chiedi comunque se ci sono).

7. Norme di sicurezza

icona avvertenza

Di chi è la responsabilità se accade qualcosa che mette in pericolo la sicurezza dei tuoi partecipanti?

Anche un piccolo incidente in un luogo affollato può rivelarsi pericoloso. Pensa ad esempio cosa potrebbe accadere in caso di incendio in una sala meeting affollata se le porte non sono dotate di maniglioni antipanico.

Come diceva una vecchia pubblicità “prevenire è meglio che curare” ed è quindi bene che la location che ospita il tuo evento soddisfi i requisiti di sicurezza imposti dalla legge.

Normalmente in Italia le sale meeting, come altri spazi per eventi, rispettano le norme di sicurezza.

In ogni caso, avendo io la responsabilità dell’evento, preferisco essere prudente.

Chiedo quindi alla struttura qualche in formazione in più. Perlomeno mi informo sui dati basilari, ossia su quante uscite ci sono e se sono presenti punti di raccolta all’esterno della struttura, meglio ancora se dispongono di certificazioni sulla sicurezza.

8. Guarda le recensioni

icona recensioneIl modo migliore per informarsi sulla qualità di una location per eventi è chiedere a qualcuno che c’è già stato.

Già… ma se non conosci nessuno?

Personalmente, per farmi un’idea del livello di sevizio offerto dalla struttura vado a leggere recensioni in siti come Booking e TripAdvisor (anche se normalmente le recensioni sono riferite alle camere e non alle sale meeting).

Naturalmente non sono indicatori precisi come una guida Michelin ma quanto meno mi danno delle indicazioni di massima su come vengono trattati i clienti in una determinata struttura.

9. Farmi consigliare da uno come me

icona pensieriCome abbiamo detto, le recensioni su TripAdvisor e Booking sono spesso generiche e riferite alle camere. A me però serve qualcuno che sia stato nella stessa struttura a fare un corso, ad esempio un formatore.

Allora utilizzo un approccio piuttosto controintuitivo.

Vado su Google e cerco “Corso + il nome dell’hotel”. Spesso escono risultati relativi alle persone che mettono nel loro calendario cose del tipo:

Corso Parlare in Pubblico 25-26 ottobre presso Hotel Pincopallino

Qui mi trovo in presenza di qualcuno che già utilizza quella struttura per i suoi eventi.

Cosa faccio?

Gli faccio un colpo di telefono e gli chiedo come si trova.

Questi sono i 9 punti di cui tengo sempre conto per scegliere una location per eventi quando non posso fare un sopralluogo. Prova a seguirli. La probabilità di avere contrattempi e brutte sorprese si ridurrà drasticamente! Garantisco io.

Buon evento!

Fabrizio Cornalba

Fabrizio Cornalba

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