Scrivere un comunicato stampa

Il capo ti ha affidato un lavoro di ufficio stampa e non sai da dove cominciare? Vuoi pubblicizzare il tuo evento ma non vuoi lasciare nulla al caso? Scrivere un comunicato stampa rappresenta senza dubbio un momento cruciale nel lavoro aziendale o nella fase di organizzazione di un evento. Nell'era della comunicazione non dobbiamo lasciarci sfuggire i dettagli: ecco come deve essere scritto un comunicato stampa per non essere cestinato in tempo zero. Avere un bell'evento non significa avere successo. Una volta pianificato, deve essere pubblicizzato e diffuso a dovere, altrimenti anche la festa migliore non avrà comunque partecipanti. Sono sicura che avrai già pensato a:

• post sui social: un bel post accattivante su Facebook e Instagram è d’obbligo, ma non tralascerei nemmeno Pinterest, Google +, Twitter. Tutti. E il tuo evento si diffonderà a macchia d’olio;
• newsletter: le persone iscritte alla mailing list sono quelle che già ti hanno dato fiducia e alle quali, si spera, interessa quello che fai. Quindi anche questo evento;
• aggiornare il sito internet: sicuramente i clienti o i potenziali clienti interessati alla tua attività daranno una sbirciata al sito ufficiale, ed è sempre un buon biglietto da visita farlo trovare preciso e aggiornato.

Un'altra mossa importante, se fatta bene, è quella di inviare un comunicato stampa. Ma… cosa è? A chi si manda? Come si invia? In che formato? E soprattutto, come se ne scrive uno davvero efficace? Una domanda alla volta e togliamoci tutti i dubbi: pronti, partenza, via!

Cos'è un comunicato stampa e perché scriverlo

Il comunicato stampa è lo strumento attraverso il quale veicoli una serie di informazioni verso un target specifico di utenti. In particolare è una comunicazione scritta che ha lo scopo di rendere noto e riconoscibile un elemento di novità. Esso rappresenta una fonte per:

• il giornalista o blogger che lo riceve, il quale verifica la fruibilità e l'affidabilità della notizia;
• i media che devono trovare il contenuto interessante per i propri lettori.

Il comunicato stampa è un documento che può essere redatto in diversi formati: PDF, word o direttamente scritto nel corpo di una mail. Questo documento ha il solo scopo di diffondere informazioni, comunicare novità, cambiamenti ed eventi per aggiornare un determinato tipo di pubblico (clienti, blogger, giornalisti, testate giornalistiche, case editrici, enti turistici, ecc.) Il comunicato stampa non può e non deve diventare spam ed essere inviato a chiunque. Deve contenere l’informazione giusta per la persona giusta esattamente nel momento in cui serve. Nel campo delle pubbliche relazioni il comunicato stampa funge da importante strumento di marketing, per cui è necessario elaborare contenuti di qualità in modo sintetico. L'obiettivo primario della stesura di un comunicato stampa è quello di ottenere risonanza mediatica presso canali tv, programmi radio, testate giornalistiche e social media. Che si tratti di un evento esclusivo, della presentazione di un libro, di vendite o del lancio di un nuovo prodotto, tutto quello di cui hai bisogno per farti conoscere e ottenere il successo desiderato è pubblicizzare la news al meglio. Con questa breve guida, e con i due esempi che seguono scoprirai passo passo in che modo scrivere comunicati stampa efficaci, a chi indirizzarli e secondo quali tempistiche.

1) Organizza il lavoro

Indro Montanelli sosteneva che scrivere un comunicato stampa non è competenza esclusiva del giornalista navigato ma, allo stesso tempo, precisava che chiunque si cimenti nella sua stesura deve comportarsi come tale. Questa affermazione, seppur datata, rimane una verità incontrovertibile: pur non trattandosi di un articolo giornalistico, il comunicato stampa deve rispettare alcune regole tecniche e stilistiche. Ricorda infatti che, una volta elaborato, esso incontrerà in primo luogo lo sguardo critico di un giornalista e poi quello del lettore. Fase della raccolta degli elementi: In questa prima fase è necessario raccogliere tutti gli elementi, da ricercare all'interno dell'ente, dell'azienda o dell'organizzazione, che saranno l'oggetto stesso del comunicato. Tali elementi devono essere coerenti con il cuore delle informazioni che intendete trasmettere. In questa fase operi una prima scrematura delle notizie e dei dati. L'imperativo è andare dritto al punto! Fase di valutazione delle priorità: In questa seconda fase approfondisci la scrematura già operata nella prima fase. La notizia, ovvero l'elemento principale del testo, comincia a prendere una forma più definita e circoscritta. Poniti 3 domande: - A chi interessa questa notizia? - A quali tipi di lettori e media mi rivolgo? - Qual è l'obiettivo che intendo raggiungere? Queste tre domande sono assolutamente determinanti: bisogna infatti sempre tenere a mente che i media raccolgono e diffondono quantità esorbitanti di informazioni che i lettori spesso faticano a selezionare. Inoltre il bacino di utenti a cui ipoteticamente interessa la tua news, il tuo evento o il nuovo prodotto lanciato dalla tua azienda e la scelta dei media attraverso il quale comunicarlo vanno a braccetto!

2) Segui le principali regole tecniche e stilistiche

A questo punto comincia il lavoro di scrittura vero e proprio. Tieni presente che il comunicato stampa deve rispettare standard di scrittura ben precisi, pur non trattandosi di una scrittura giornalistica in senso stretto. Focalizza l'attenzione sul titolo e la corretta elaborazione del testo, in particolar modo dell'incipit. I giornalisti o blogger che riceveranno il comunicato danno molta importanza all'efficacia del titolo che svolge un ruolo quasi essenziale. Leggeresti un testo che si presenta già con un titolo vago e poco chiaro? Per scrivere un comunicato stampa corretto ed efficace bisogna rispettare tre regole:

• ABC
• Le 5 W
• La piramide rovesciata

La regola dell'ABC

La regola dell'ABC deve il proprio nome alle tre parole che cela:

• A di Accuratezza delle informazioni, del controllo dei dati, delle cifre, dei nomi, dei luoghi e più in generale di ogni elemento trattato nel comunicato stampa;
• B di Brevità, che rispecchia il mondo dell'informazione di oggi: è necessario che i testi siano ridotti all'essenziale e facilmente leggibili in pochi minuti, senza trascurare mai dettagli rilevanti;
• C di Chiarezza: è necessario che il linguaggio sia semplice bisogna evitare termini troppo tecnici (a meno che il vostro comunicato non si rivolga alla stampa specializzata di settore), i concetti devono essere precisi e le sequenze causali lineari; meglio evitare l'utilizzo di termini stranieri a meno che essi non facciano parte del linguaggio comune e risultino facilmente comprensibili.

La regola delle 5 W

La regola delle 5 W deriva dalla tradizionale stampa anglosassone e risponde a 5 parole inglesi che iniziano tutte appunto con la lettera W. Ecco le cinque parole:

• Who? = Chi?
• What? = Cosa?
• When? = Quando?
• Where? = Dove?
• Why? = Perchè?

Chi ha organizzato questo evento? Di cosa si tratta? Quando si terrà? Dove si terrà? Perché è stato organizzato? Queste domande sono esattamente quelle che ogni lettore si pone nel momento in cui sta leggendo qualcosa; ciascuna delle risposte a queste domande deve essere presente nel testo, in particolar modo nell'incipit e in misura minore nel sommario. Fate questo esercizio in fase di revisione e correzione: leggete e rispondete mentalmente a ciascuna delle 5 domande; se manca qualcosa non sarà difficile rendersene conto.

La regola della piramide rovesciata

La regola della piramide rovesciata risponde ad un'altra necessità propria del mondo dell'informazione: la notizia principale deve essere lampante e inserita nella parte principale del comunicato stampa. I lettori, in particolare gli utenti del web, dedicano poco tempo alla lettura di un articolo: vogliono arrivare subito al cuore della notizia! Sappiamo infatti che la diffusione capillare dei mezzi di informazione ha fatto sì che ognuno abbia a propria disposizione un'immensità di notizie difficilmente selezionabili. Ricorda che secondo questa regola quello che segue non potrà mai essere più importante di quello che precede! Ne vale dell'efficacia dell'intera pubblicazione.

3) Rispetta la struttura del comunicato stampa

Il comunicato deve essere redatto seguendo una struttura ben precisa. Sviluppa con attenzione ogni paragrafo, inserisci gli elementi al posto giusto e rispetta le regole stilistiche richieste: questa è la fase cruciale del lavoro.

• Titolo
• Sommario breve / occhiello (se necessario)
• Incipit, attacco o "lead"
• paragrafo centrale
• conclusione
• contatti

Titolo

La scelta del titolo è essenziale. Un titolo studiato nei dettagli può decretare il successo del comunicato; al contrario un titolo troppo generico e vago, o addirittura non coerente con il corpo del testo, potrebbe decretare il fiasco della strategia comunicativa. Utilizza le parole chiave presenti nel comunicato per costruirlo: questa operazione avrà il duplice effetto positivo di renderlo esplicativo del contenuto e ottimizzato per i motori di ricerca. In ogni caso cerca di essere il più sintetico possibile, rendi chiaro al lettore tutto il contenuto in poche e semplici parole. Word docet. Il titolo deve essere formattato in:

• Maiuscolo
• Grassetto
• Carattere più grande rispetto al testo vero e proprio
• Centrato

Caratteristiche del titolo: 1. Breve, anzi brevissimo, massimo una decina di parole. Per esempio: Da questo, sai già dove e sai che si mangia: non è tutto, ma non è poco. 2. Chiaro e senza ambiguità di nessun tipo, non deve creare dubbi o fraintendimenti, deve essere completo ed esaustivo. Si ok, ma tagliatelle? Tortellini? Ravioli? Ragù? Questo secondo esempio è quindi sbagliato perché non chiarisce il contenuto del comunicato. Inoltre, il titolo è l’unica parte del testo in cui è concesso il carattere maiuscolo. Ricordiamocelo!

Occhiello

Appena sotto il titolo si completano le informazioni essenziali con sottotitolo od occhiello. Questo dettaglio è di stampo giornalistico e deve rispondere alle 5 W. Ecco per esempio un buon sottotitolo: Sommando titolo ed occhiello si trovano tutte le informazioni senza nessuna ripetizione: i due elementi si devono completare, non ripetere.

Incipit: dove e quando

A questo punto comincia da capo e scrivi poche righe con tutte le informazioni che già hai esposto prima. Queste sono le righe che probabilmente vedranno la luce della pubblicazione senza modifiche: se le scrivi bene, tu fai il tuo lavoro e raggiungi l’obiettivo e chi ti legge non perde tempo. Attenzione: la data del comunicato non è la data dell’evento. La distinzione deve essere chiara al destinatario ed anche a te. L’anticipo in queste cose è fondamentale, quindi calcola bene i tempi. Ma trovo più facile farti l’esempio principe del giornalismo piuttosto che elencarti tutte le caratteristiche che questa sezione deve possedere. Conosci Nora Ephron? Ecco, lei è quella che ha scritto la sceneggiatura di Harry ti presento Sally. Non so se l’hai visto, ma la prossima volta che fuori piove e fa freddo, prepara i fazzoletti e i pop corn. Nora ha raccontato il suo primo quarto d’ora da studentessa di giornalismo così: "Dopo aver imparato la teoria delle 5 W, fu assegnato a noi studenti il primo esercizio, scrivere il lead (l’incipit) di un articolo di giornale, questi i fatti: Kenneth L. Peters, preside della Beverly Hills High School, oggi ha annunciato che tutto il corpo docente della scuola si recherà a Sacramento giovedì prossimo per un seminario dedicato ai nuovi metodi didattici. Fra i relatori ci saranno il rettore Dr. Robert Maynard Hutchins e il governatore della California Pat Brown. Ci provai, e ne uscì qualcosa di simile a questo: Il governatore Pat Brown e Robert Maynard Hutchins terranno un seminario per il corpo docente della Beverly Hills High School giovedì a Sacramento. L’insegnante corresse i compiti bocciando tutti i presenti, il lead perfetto era infatti: Niente scuola giovedì prossimo." Morale? Chiaro, breve e dritto al punto senza cincischiare, non si flirta con la notizia. Guardiamo il lato positivo, se una come lei ha toppato al primo colpo, c’è speranza anche per tutti noi. L'incipit o lead è sicuramente la parte del testo più importante. Abbiamo già detto che l'esigenza dell'immediata fruibilità delle informazioni ci spinge a palesare quello che è il succo della notizia senza troppi giri di parole ed evitando inutili digressioni. Anche in questa fase scriverai seguendo la regola delle 5 W. Sviluppa il testo intorno a questi pilastri, non in maniera telegrafica, ma in maniera assolutamente diretta: elimina ogni avverbio inutile, fai attenzione alla correttezza grammaticale (presta attenzione a questo elemento in ogni parte del testo) e alla correttezza sintattica. Ricorda anche di rispettare la regola dell'ABC: un incipit di 5/6 righe potrà essere distribuito e trasmesso più facilmente rispetto ad un intero comunicato di 30 righe (per esempio in radio è più probabile che venga letto solo l'incipit). Se stai scrivendo un comunicato stampa per pubblicizzare il tuo evento è proprio qui che dovrai esplicitare le informazioni di base: luogo e data, special guest o persone che vi parteciperanno. Insomma, fatti della buona pubblicità come insegnano i professionisti del marketing! L'incipit deve essere necessariamente completo di luogo e data di invio del comunicato; si tratta pur sempre di una comunicazione formale e da tale bisogna trattarla.

Primo paragrafo

Spiega, sempre in poche parole, l’idea dell’evento, chi parteciperà o interverrà. Devi incuriosire il lettore. Se dici tutto, verranno venire perché ormai conoscono tutte le informazioni, se non dici niente non fornisci un motivo per partecipare. Metti in evidenza i punti di forza per spingere chi legge a continuare a farlo fino in fondo. Tieni presente che spesso giornalisti, editori, blogger ecc. tendono a leggere in modalità "scanner" aeroportuale. Scorrono il testo finché non trovano qualcosa che li interessa. E, proprio come in aeroporto, se non trovano niente, ti lasciano andare… in spam. Il tuo obiettivo nello scrivere un comunicato stampa efficace, invece, è esattamente il contrario: devi mettergli sotto lo scanner quello che vuoi tu. Per fare questo esistono grassetti e corsivi. Ricorda la regola base della professoressa delle superiori: se sottolinei tutto, non sottolinei nulla.

Paragrafo centrale

La parte centrale rispetta la regola della piramide rovesciata. Inserisci le informazioni subordinate e collegate alla prima; puoi (e devi) adottare un tono più informale qualora si tratti di un comunicato che ha lo scopo di pubblicizzare il tuo evento: scrivi delle eventuali partnership, patrocini, o qualche informazione che risultava essere di troppo nel primo paragrafo. Nel paragrafo centrale puoi lasciarti un po’ andare. Questo è il posto perfetto per dimostrare un po’ di personalità. Lascia che parlino gli addetti ai lavori, usa il virgolettato che darà autorità e veridicità al testo inserito. Il modo più efficace per non perdersi in presentazioni ufficiali della persona che sta parlando è inserire un inciso che dica, in sostanza, perché questa persona ha diritto di parola. Ad esempio: Le dichiarazioni devono essere accuratamente selezionate e risultare rilevanti e utili. Poche parole ma significative.

Conclusione

Il paragrafo dedicato alla conclusione è facoltativo; ricorda che è la parte che potrebbe essere tagliata per esigenze di tempo e spazio, da cui la regola di scrivere secondo la piramide rovesciata. Inserisci una o più notizie di minor conto collegate alla principale, ad esempio notizie utili più generiche, link correlati e curiosità. In ogni caso la conclusione non deve essere mai autoreferenziale.

Contatti

Infine i contatti. Non dimenticare mai questo piccolo paragrafo in quanto risulta determinante! Non lasciarti ingannare dal fatto che il tuo comunicato stampa presenta già il logo aziendale e quello delle partnership. Lascia che gli utenti ti trovino, spingili a seguirti sui social network e invitali a condividere sulle proprie bacheche il vostro comunicato: la visibilità aumenta quando sono gli utenti stessi a diffondere le notizie.

4) Valuta gli allegati

Chiediti sempre se sia necessario allegare del materiale multimediale, se questo sia essenziale ai fini delle informazioni che vuoi trasmettere e se gli stessi siano coerenti con il titolo e l'oggetto del comunicato. Nel caso di eventi o manifestazioni è chiaro che un video o delle foto vadano allegate: il giornalista che ha ricevuto il vostro comunicato non avrà certo alcuna voglia di cercarsele da sé. Un’immagine vale più di mille parole. Nulla sarà mai più vero di questo per cui mandale sempre. Manda fotografie di ottima qualità, minor peso possibile e di dimensioni e tipologie diverse. Il destinatario, oltre a non perdere tempo nella ricerca, potrà anche scegliere formato e qualità adeguati. Allega almeno 4 foto, così la probabilità che girino fotografie diverse è maggiore ed eviterai di dare al lettore finale la sensazione di un copia incolla generalizzato. Se si tratta di poche di immagini a bassa risoluzione puoi allegarle alla mail contenente il comunicato. Nel caso in cui si tratti di più immagini sarebbe opportuno inserire un link che rimandi ad una pagina contenente il materiale o che ne consenta il download, in quanto la mail potrebbe risultare troppo pesante o non facile da aprire.

5) Stabilisci modalità e tempi di distribuzione del comunicato stampa

Stabilisci sempre in anticipo a chi indirizzare l'elaborato e in che modo farlo pervenire. Attieniti ai giornalisti e alle testate che si rivolgono al target di riferimento. Stila una mailing list e fa in modo che sia sempre aggiornata: nel corso del tempo gli indirizzi di posta possono cambiare. Invia il comunicato alle redazioni con un ragionevole anticipo, grosso modo possono bastare due settimane, ed evita in ogni modo l'utilizzo di caselle email gratuite. In allegato o nel corpo dell'email? Qui siamo di fronte ad un bivio: il comunicato stampa va allegato in PDF o va incollato direttamente nel corpo della mail? Vediamo meglio i pro e contro.

In allegato come PDF

PRO

• La formattazione non si altera
• Professionale quasi come una lettera scritta e arrivata per posta

CONTRO

• È da scaricare
• Serve una mail introduttiva

Nel corpo della mail

PRO

• Immediato, si può leggere subito e fa risparmiare tempo
• Non è necessario scrivere altro

CONTRO

• L'impatto visivo varia in base a chi lo riceve, da quale dispositivo viene aperto, ecc.
• Più difficile che vanga salvato

Mail di accompagnamento

Se decidessi di allegare il file, ricordati del corpo della mail: Se invece il tuo comunicato arriva nel corpo dell'email, insieme al titolo definisci il genere di documento: Prima di inviare qualsiasi testo, dedicati alla revisione: a nessun giornalista piace correggere refusi o addirittura rivedere l'elaborato. Opera una revisione a mente fresca rileggendo il comunicato diverse ore dopo: in questo modo è sicuro che non ti sfugga alcun errore.

6) Comunicato stampa: a chi si manda?

L’obiettivo è la diffusione epidemica della tua notizia. Forse non è una buona idea paragonare un comunicato stampa ad una malattia, però bisognerebbe ambire alla precisione e la velocità di riproduzione di un virus. La notizia deve arrivare all'orecchio di chiunque possa essere interessato al contenuto. Più alta è la probabilità che siano interessati, più lo è quella di pubblicazione. Quindi devi costruirti un target: un pubblico che abbia, per passione o per lavoro, la necessità e la voglia di sentire cosa hai da dire. Trovare i destinatari giusti non è così scontato e serve un buon lavoro e cura dei dettagli. Un'ottima idea può essere fare un brainstorming attorno al tuo evento o novità da comunicare. Chiediti per chi lo stai facendo e come arrivare a loro. Piano piano si genererà una mappa di collegamenti e connessioni che ti mostrerà:

• Testate locali
• Testate nazionali
• Giornali di settore (viaggi, cultura, casa, motori…)
• Blog di settore già avviati
• Editori e responsabili di qualunque progetto di diffusione cartacea o sul web
• Influencer, le nuove star dell’epoca moderna

Ricorda: costruire una rubrica di contatti è utile tanto quanto scrivere bene i contenuti del comunicato e della mail di accompagnamento.

Prima di cominciare davvero a scrivere devi scegliere quale tono e stile impostare. La voce del comunicato stampa deve essere in linea con quello che vuoi raccontare, deve assomigliare all'evento, o alla novità, che vuoi comunicare. Fresco, ricercato, professionale, elegante oppure pop, deve anticipare lo stile dell’evento: ne definisce il carattere e la personalità. Altro consiglio, se vuoi essere certo che non si siano scordati di te, puoi inviare una mail con oggetto “remind”, ma solo una.

Esempio di comunicato stampa: Mostra d'arte

Ecco di seguito un esempio di comunicato stampa semplice e breve (data, evento, organizzatore e artista sono di fantasia): Il Tocco dell'Arte di Gina Rossi, 31 ottobre e 1 novembre visita sensoriale al Museo Civico di Milano (titolo) Tante le novità previste per questa nuova iniziativa, già conosciuta e apprezzata dalla comunità milanese. (sottotitolo)   Milano, 10 Ottobre 2016 - Adelia Bianchi, addetta alle pubbliche relazioni del Museo Civico di Milano, ha annunciato al pubblico che domenica 31 ottobre e lunedì primo novembre il museo sito nel cuore del centro storico in via Picasso 3, ospiterà nuovamente l'evento noto come Visita Sensoriale. L'evento si svolgerà la sera del 31 ottobre dalle ore 18.30 alle ore 20.30 e la mattina del 1 novembre dalle ore 10.00 alle ore 16.00. (incipit) Il percorso sensoriale è arrivato alla sua quarta edizione e dopo le tappe di Bologna, Roma e Torino torna a Milano, dove continua a riscuotere un successo notevole: sono già moltissime le prenotazioni pervenute. Si tratta di un'esperienza particolare che non sempre è possibile vivere nelle gallerie di un museo, per questo particolarmente apprezzato da grandi e piccini, giovani appassionati d'arte o semplici curiosi. Ecco il commento dell'artista: Si tratta di una visita guidata da esperti che ti porteranno alla scoperta dell'arte, facendo a meno della vista e toccando con mano le opere sensazionali della giovane Gina Rossi. (paragrafo centrale) L'evento è patrocinato dal comune di Milano e organizzato in collaborazione con l'Associazione Amici della Cultura. Il prezzo del biglietto intero è di 10 euro, per studenti 8 euro e il ridotto 6 euro. (conclusione) Per ulteriori informazioni visita il sito www.sitoweb.it Contatti: email@libero.it Seguci su: facebook, instagram e twitter (contatti)

Esempio comunicato stampa: Presentazione di un libro

(evento, scrittrice e libro sono di fantasia) Presentazione del Libro "Anime e mare" di Luigia Rosselli (titolo) La scrittrice partenopea torna a far sognare i suoi lettori con l'ultimo libro della saga "Uomini e mare". (sottotitolo)   Napoli, 15 giugno 2016 – Il 3 luglio 2016, dopo anni di attesa, Luigia Rosselli presenta al suo pubblico il libro "Anime e mare" ultimo della saga Uomini e mare che ha venduto in Italia oltre un milione di copie, presso la libreria indipendente "Bacio della Medusa" sita in via delle pesche 25, nel cuore del centro storico di Napoli. La presentazione si terrà dalle ore 15.00 alle ore 17.00 nella sala conferenze della libreria; modera il giornalista Emilio Verde, mentre l'intervista sarà tenuta dal critico letterario Paolo Cerano. (incipit) Queste le parole della scrittrice, che non nasconde certo la sua voce strozzata dall'emozione. (paragrafo centrale) L'evento è organizzato in collaborazione con la facoltà di lettere moderne dell'Università Federico II; l'ingresso è gratuito e al termine della presentazione Luigia Rosselli si fermerà per qualche minuto per il consueto firma copie. (conclusione) Per info e contatti: info@email.com Seguici su Facebook, instagram e twitter per restare sempre aggiornato.

---

Se questa guida è stata utile lascia un commento e condividila con i tuoi amici, potrebbero avere anche loro bisogno di qualche informazione in più. Quali sono i passi da fare dopo l'invio del comunicato stampa? Creare l'evento su Facebook