Meeting Hub Meeting Hub blog
persona che scrive comunicato stampa

Scrivere un comunicato stampa Le regole d'oro per scrivere un comunicato stampa efficace

Il capo ti ha affidato un lavoro di ufficio stampa e non sai da dove cominciare? Vuoi pubblicizzare il tuo evento ma non vuoi lasciare nulla al caso? Scrivere un comunicato stampa rappresenta senza dubbio un momento cruciale nel lavoro aziendale o nella fase di organizzazione di un evento.

Ecco di seguito una breve guida che ti spiega come ottenere un risultato vincente mostrandoti anche due esempi di comunicato stampa per eventi, così da rispondere agli interrogativi che ruotano attorno a questa tipologia di elaborato.

 

Cos’è un comunicato stampa e perché scriverlo

icona comunicatoIl comunicato stampa è lo strumento attraverso il quale veicoli una serie di informazioni verso un target specifico di utenti, in particolare è una comunicazione scritta che ha lo scopo di rendere noto e conoscibile un elemento di novità; esso rappresenta una fonte per il giornalista o blogger che lo riceve, il quale ne verifica la fruibilità e l’affidabilità della notizia e per i media che devono trovare il contenuto interessante per i propri lettori.
Nel campo delle pubbliche relazioni il comunicato stampa funge da importante strumento di marketing, per cui è necessario elaborare contenuti di qualità impeccabile.

L’obiettivo primario della stesura di un comunicato stampa è quello di ottenere risonanza mediatica presso canali tv, programmi radio, testate giornalistiche locali e social media. Che si tratti di un evento esclusivo, della presentazione di un libro, di vendite o del lancio di un nuovo prodotto, tutto quello di cui hai bisogno per farti conoscere e ottenere il successo desiderato è pubblicizzare la news al meglio.

Con questa breve guida e con i due esempi che seguono scoprirai, passo per passo, in che modo scrivere comunicati stampa efficaci, a chi indirizzarli e secondo quali tempistiche.

 

1) Organizza meglio il lavoro

icona righello Indro Montanelli sosteneva che scrivere un comunicato stampa non è competenza esclusiva del giornalista navigato ma, allo stesso tempo, precisava che chiunque si cimenti nella sua stesura deve comportarsi da tale. Questa affermazione, seppur datata, rimane una verità incontrovertibile: pur non trattandosi di un articolo giornalistico, il comunicato stampa deve rispettare alcune regole tecniche e stilistiche. Ricorda infatti che, una volta elaborato, esso incontrerà in primo luogo lo sguardo critico di un giornalista e poi quello del lettore.

Fase della raccolta degli elementi

In questa prima fase è necessario raccogliere tutti gli elementi, da ricercare all’interno dell’ente, dell’azienda o dell’organizzazione, che saranno l’oggetto stesso del comunicato. Tali elementi devono essere coerenti con il cuore delle informazioni che intendete trasmettere. In questa fase operi una prima scrematura delle notizie e dei dati.
L’imperativo è andare dritto al punto!

– Fase di valutazione delle priorità

In questa seconda fase approfondisci la scrematura già operata nella prima fase. La notizia, ovvero l’elemento principale del testo, comincia a prendere una forma più definita e circoscritta. Poniti 3 domande:

– A chi interessa questa notizia?
– A quali tipi di lettori e media mi rivolgo?
– Qual è l’obiettivo che intendo raggiungere?

Queste tre domande sono assolutamente determinanti: bisogna infatti sempre tenere a mente che i media raccolgono e diffondono quantità esorbitanti di informazioni che i lettori spesso faticano a selezionare; inoltre il bacino di utenti a cui ipoteticamente interessa la tua news, il tuo evento o il nuovo prodotto lanciato dalla tua azienda e la scelta dei media attraverso il quale comunicarlo vanno a braccetto!

 

2) Segui le principali regole tecniche e stilistiche

icona graffettaA questo punto comincia il lavoro di scrittura vero e proprio.
Tieni presente che il comunicato stampa deve rispettare standard di scrittura ben precisi, pur non trattandosi di una scrittura giornalistica in senso stretto. Focalizza l’attenzione sul titolo e la corretta elaborazione del testo, in particolar modo dell’incipit. I giornalisti o blogger che riceveranno il comunicato danno molta importanza all’efficacia del titolo che svolge un ruolo quasi essenziale.
Leggeresti un testo che si presenta già con un titolo vago e poco chiaro?

Per scrivere un comunicato stampa corretto ed efficace bisogna rispettare tre regole:

● Regola dell’ABC
● Regola delle 5 W
● Regola della piramide rovesciata.

 

La regola dell’ABC

icona comunicatoLa regola dell’ABC deve il proprio nome alle tre parole che cela: A di Accuratezza delle informazioni, del controllo dei dati, delle cifre, dei nomi, dei luoghi e più in generale di ogni elemento di cui trattate nel comunicato stampa.
B di Brevità, che rispecchia il mondo dell’informazione di oggi: è necessario che i testi siano ridotti all’essenziale e facilmente leggibili in pochi minuti, pur senza trascurare mai dettagli rilevanti.
C di Chiarezza: è necessario che il linguaggio sia semplice e corretto, bisogna evitare termini troppo tecnici (a meno che il vostro comunicato non si rivolga alla stampa specializzata di settore), i concetti devono essere precisi e le sequenze causali lineari; meglio evitare l’utilizzo di termini stranieri a meno che essi non facciano parte del linguaggio comune e risultino facilmente comprensibili.

 

La regola delle 5 W

icona 5wLa regola delle 5 W deriva dalla tradizionale stampa anglosassone e risponde a 5 parole inglesi che iniziano tutte appunto con la lettera W. Ecco le cinque parole:

Who? = Chi?
What? = Cosa?
When? = Quando?
Where? = Dove?
Why? = Perchè?

Chi ha organizzato questo evento? Di cosa si tratta? Quando si terrà? Dove si terrà? Perché è stato organizzato?

Queste domande sono esattamente quelle che ogni lettore si pone nel momento in cui sta leggendo qualcosa; ciascuna delle risposte a queste domande deve essere presente nel testo, in particolar modo nell’incipit e in misura minore nel sommario.
Fate questo esercizio in fase di revisione e correzione: leggete e rispondete mentalmente a ciascuna delle 5 domande; se manca qualcosa non sarà difficile rendersene conto.

 

La regola della piramide rovesciata

icona piramide versaLa regola della piramide rovesciata risponde ad un’altra necessità propria del mondo dell’informazione: la notizia principale deve essere lampante e inserita nella parte principale del comunicato stampa. I lettori, in particolare gli utenti del web, dedicano poco tempo alla lettura di un articolo: vogliono arrivare subito al cuore della notizia! Sappiamo infatti che la diffusione capillare dei mezzi di informazione ha fatto sì che ognuno abbia a propria disposizione un’immensità di notizie difficilmente selezionabili. Ricorda che secondo questa regola quello che segue non potrà mai essere più importante di quello che precede! Ne vale dell’efficacia dell’intera pubblicazione.

 

3) Rispetta la struttura del comunicato stampa

icona strutturaIl comunicato deve essere redatto seguendo una struttura ben precisa. Sviluppa con attenzione ogni paragrafo, inserisci gli elementi al posto giusto e rispetta le regole stilistiche richieste: questa è la fase cruciale del lavoro.

● Titolo
● Sommario breve (se necessario)
● Incipit, attacco o Lead
● paragrafo centrale
● conclusione
● contatti.

 

Titolo

La scelta del titolo è essenziale. Un titolo studiato nei dettagli può decretare il successo del comunicato; al contrario un titolo troppo generico e vago, o addirittura non coerente con il corpo del testo, potrebbe decretare il fiasco della strategia comunicativa.
Utilizza le parole chiave presenti nel comunicato per costruirlo: questa operazione avrà il duplice effetto positivo di renderlo esplicativo del contenuto e ottimizzato per i motori di ricerca.

In ogni caso cerca di essere il più sintetico possibile, rendi chiaro al lettore tutto il contenuto in poche e semplici parole. Formatta il carattere del titolo in maiuscolo, grassetto e con una dimensione superiore al corpo del testo.

Sommario breve

Il sommario o sottotitolo è facoltativo: non si tratta di una ripetizione del titolo ma di una argomentazione breve dello stesso; inserisci un elemento peculiare che renda l’evento o il prodotto più appetibile. In questo caso utilizza le keyword secondarie presenti nel corpo del testo.

Incipit

L’incipit o lead è sicuramente la parte del testo più importante. Abbiamo già detto che l’esigenza dell’immediata fruibilità delle informazioni ci spinge a palesare quello che è il succo della notizia senza troppi giri di parole ed evitando inutili digressioni.

In questa fase scriverai seguendo la regola delle 5 W. Sviluppa il testo intorno a questi pilastri, non in maniera telegrafica, ma in maniera assolutamente diretta: elimina ogni avverbio inutile, fai attenzione alla correttezza grammaticale (presta attenzione a questo elemento in ogni parte del testo) e alla correttezza sintattica. Ricorda anche di rispettare la regola dell’ABC: un incipit di 5/6 righe potrà essere distribuito e trasmesso più facilmente rispetto ad un intero comunicato di 30 righe (per esempio in radio è più probabile che venga letto solo l’incipit).icona comunicato

Se stai scrivendo un comunicato stampa per pubblicizzare il tuo evento è proprio qui che dovrai esplicitare le informazioni di base: luogo e data, special guest o persone che vi parteciperanno. Insomma, fatti della buona pubblicità come insegnano i professionisti del marketing!

L’incipit deve essere necessariamente completo di luogo e data di invio del comunicato; si tratta pur sempre di una comunicazione formale e da tale bisogna trattarla.

Paragrafo centrale

La parte centrale rispetta la regola della piramide rovesciata. Inserisci le informazioni subordinate e collegate alla prima; puoi (e devi) adottare un tono più informale e impersonale qualora si tratti di un comunicato che ha lo scopo di pubblicizzare il tuo evento: scrivi delle eventuali partnership, patrocini, o qualche informazione che risultava essere di troppo nel primo paragrafo.

I relatori, i giornalisti che vi parteciperanno o i personaggi famosi che si uniranno all’evento lo renderanno sicuramente più visibile e ricercato. Riporta le citazioni, scritte in virgolettato, degli organizzatori o degli addetti ai lavori. Puoi dilungarti qualche riga in più rispetto al paragrafo precedente, lasciando che l’evento che hai organizzato con tanta cura si spieghi da solo ed abbia una voce: avrai già catturato l’attenzione del lettore grazie al titolo e l’incipit.

Conclusione

Il paragrafo dedicato alla conclusione è facoltativo; ricorda che è la prima parte che potrebbe essere tagliata per esigenze di tempo e spazio, da cui la regola di scrivere secondo la piramide rovesciata. Inserisci una o più notizie di minor conto collegate alla principale, ad esempio notizie utili più generiche, link correlati e curiosità. In ogni caso la conclusione non deve essere mai autoreferenziale!

Contatti

Infine i contatti. Non dimenticate mai questo piccolo paragrafo in quanto risulta determinante! Non lasciarti ingannare dal fatto che il tuo comunicato stampa presenta già il logo aziendale e quello delle partnership. Lascia che gli utenti ti trovino, spingili a seguirti sui social network e invitali a condividere sulle proprie bacheche il vostro comunicato; la visibilità aumenta quando sono gli utenti stessi a diffondere le notizie.

 

4) Valuta gli allegati

icona graffettaChiediti sempre se sia necessario allegare del materiale multimediale, se questo sia essenziale ai fini delle informazioni che vuoi trasmettere e se gli stessi siano coerenti con il titolo e l’oggetto del comunicato. Nel caso di eventi o manifestazioni è chiaro che un video o delle foto vadano allegate, il giornalista che ha ricevuto il vostro comunicato non avrà certo alcuna voglia di cercarsele da sé.

Se si tratta di un paio di immagini a bassa risoluzione puoi allegarle alla mail contenente il comunicato; nel caso in cui si tratti di più immagini sarebbe più opportuno inserire un link che rimandi ad una pagina social contenente il materiale multimediale o che consenta un download piuttosto che un allegato vero e proprio, in quanto la mail potrebbe risultare troppo pesante o non facile da aprire.

 

5) Stabilisci modalità e tempi di distribuzione

icona comunicatoStabilisci sempre in anticipo a chi indirizzare l’elaborato e in che modo farlo pervenire. Evita di inviarlo a chiunque e attieniti ai giornalisti o le riviste che si rivolgono al target di riferimento.

Stila una mailing list e fa in modo che sia sempre aggiornata, nel corso del tempo gli indirizzi di posta possono cambiare.
Invia il comunicato alle redazioni con un ragionevole anticipo, grosso modo possono bastare due settimane di anticipo, ed evita in ogni modo l’utilizzo di caselle email gratuite. Investi piuttosto qualche centesimo per software professionali, ne guadagnerà la tua immagine e non rischierai di essere spammato automaticamente.

Due scuole di pensiero si dividono circa l’invio del comunicato stampa: da un lato c’è chi preferisce inviarlo come file PDF e dall’altro chi ritiene sia più adeguato copiarlo e incollarlo come testo della mail: io consiglio il secondo metodo, trovo risponda meglio alle esigenze dei giornalisti nonostante sia meno elegante.

Prima di inviare qualsiasi testo dedicati alla revisione: a nessun giornalista piace correggere refusi o addirittura rivedere l’elaborato. Opera una revisione a mente fresca, dopo aver scritto dormici su e riprendi il comunicato diverse ore dopo: in questo modo è sicuro che non ti sfugga alcun errore grossolano.

icona comunicato

Esempio di comunicato stampa: Mostra d’arte

Ecco di seguito un esempio di comunicato stampa semplice e breve (data, evento, organizzatore e artista sono di fantasia):

Il Tocco dell’Arte di Gina Rossi, 31 ottobre e 1 novembre visita sensoriale al Museo Civico di Milano (titolo)

Tante le novità previste per questa nuova iniziativa, già conosciuta e apprezzata dalla comunità milanese. (sottotitolo)

 

Milano, 10 Ottobre 2016 – Adelia Bianchi, addetta alle pubbliche relazioni del Museo Civico di Milano, ha annunciato al pubblico che domenica 31 ottobre e lunedì primo novembre il museo sito nel cuore del centro storico in via Picasso 3, ospiterà nuovamente l’evento noto come Visita Sensoriale. L’evento si svolgerà la sera del 31 ottobre dalle ore 18.30 alle ore 20.30 e la mattina del 1 novembre dalle ore 10.00 alle ore 16.00. (incipit)

Il percorso sensoriale è arrivato alla sua quarta edizione e dopo le tappe di Bologna, Roma e Torino torna a Milano, dove continua a riscuotere un successo notevole: sono già moltissime le prenotazioni pervenute.
Si tratta di un’esperienza particolare che non sempre è possibile vivere nelle gallerie di un museo, per questo particolarmente apprezzato da grandi e piccini, giovani appassionati d’arte o semplici curiosi.

Ecco il commento dell’artista:
Si tratta di una visita guidata da esperti che ti porteranno alla scoperta dell’arte, facendo a meno della vista e toccando con mano le opere sensazionali della giovane Gina Rossi. (paragrafo centrale)

L’evento è patrocinato dal comune di Milano e organizzato in collaborazione con l’Associazione Amici della Cultura. Il prezzo del biglietto intero è di 10 euro, per studenti 8 euro e il ridotto 6 euro. (conclusione)

Per ulteriori informazioni visita il sito www.sitoweb.it
Contatti: [email protected]
Seguci su: facebook, instagram e twitter. (contatti)

 

Esempio comunicato stampa: Presentazione di un libro

(evento, scrittrice e libro sono di fantasia)

Presentazione del Libro “Anime e mare” di Luigia Rosselli (titolo)

La scrittrice partenopea torna a far sognare i suoi lettori con l’ultimo libro della saga “Uomini e mare”. (sottotitolo)

 

Napoli, 15 giugno 2016 – Il 3 luglio 2016, dopo anni di attesa, Luigia Rosselli presenta al suo pubblico il libro “Anime e mare” ultimo della saga Uomini e mare che ha venduto in Italia oltre un milione di copie, presso la libreria indipendente “Bacio della Medusa” sita in via delle pesche 25, nel cuore del centro storico di Napoli.
La presentazione si terrà dalle ore 15.00 alle ore 17.00 nella sala conferenze della libreria; modera il giornalista Emilio Verde, mentre l’intervista sarà tenuta dal critico letterario Paolo Cerano. (incipit)

Queste le parole della scrittrice, che non nasconde certo la sua voce strozzata dall’emozione. (paragrafo centrale)

L’evento è organizzato in collaborazione con la facoltà di lettere moderne dell’Università Federico II; l’ingresso è gratuito e al termine della presentazione Luigia Rosselli si fermerà per qualche minuto per il consueto firma copie. (conclusione)

Per info e contatti: [email protected]
Seguici su Facebook, instagram e twitter per restare sempre aggiornato.

 

Per il momento è tutto. Se questa guida è stata utile lascia un commento e condividila con i tuoi amici, potrebbero avere anche loro bisogno di qualche informazione in più.

Patrick Sirtoli

Patrick Sirtoli

Ebook Meeting Hub

Inserisci i tuoi dati e riceverai gratuitamente via mail l'Ebook completo.

Ben fatto! A minuti riceverai via mail l'Ebook!
Oh oh! qualcosa è andato storto! Riprova più tardi!

Articoli Correlati