Per chi organizza eventi il sopralluogo è sempre un momento che genera grande attesa e le aspettative sono solitamente molto alte.

“E se non trovo quello che cerco”?

Ottima prospettiva ma prima devi chiederti: “cosa sto cercando?”

Se vuoi arrivare preparato per il sopralluogo della location che ospiterà il tuo prossimo evento leggi questo articolo e trascrivi la nostra checklist.

Site inspection: cosa si intende per sopralluogo

icona lente d'ingrandimentoIl sopralluogo (in inglese on-site / site inspection) è, come dice la parola stessa, una vera e propria ispezione di un luogo, un’investigazione, un’indagine.

Tecnicamente parlando, si parla di sopralluogo quando vengono svolte una o più visite per verificare lo stato esistente delle cose (di un edificio, di un terreno, di uno spazio) e valutare, in base ai rilievi effettuati, come gestire sul luogo la messa in atto di un’opera, un progetto, una ristrutturazione, un evento.

Nel nostro caso specifico, per chi organizza eventi, il sopralluogo è un’ indagine sul luogo dell’evento per verificare che la location abbia i requisiti e gli elementi necessari richiesti dal committente e che possa essere adeguata allo svolgimento delle attività che l’evento richiede.

Serve soprattutto per verificare la capienza degli spazi, la strumentazione disponibile, il livello di tecnologia apprezzabile, l’utilizzabilità di eventuali spazi esterni ecc.

È proprio grazie al sopralluogo che possiamo confrontare tra di loro diverse location e apprezzarne gli elementi di valore.

Quando fare una site inspection

icona sveglia Prima di spiegarti come e cosa fare durante un sopralluogo, devi sapere che, se l’evento che stai organizzando è di grandi dimensioni, saranno necessari più sopralluoghi.

Non che sia obbligatorio, ma è sempre consigliabile tornare più volte.

  • 1 anno prima: sopralluogo di scoperta. Il tuo evento è ancora lontano e puoi ancora decidere quale location affittare. Vai alla scoperta di più strutture e scegli quella che ti soddisfa di più.
  • 6 mesi prima: sopralluogo di verifica. Hai già steso un piano di progettazione, un programma e un budget, anche se sommario, non fa niente. La verifica della location e dei servizi disponibili ti permetterà di apportare modifiche al tuo piano e/o richiedere interventi in loco per la messa in opera di servizi aggiuntivi.
  • 1 mese prima: sopralluogo di controllo. Il programma dell’evento e la sua modalità di gestione sono definiti. La location si sta attivando per preparare il sito secondo gli accordi? Sono state soddisfatte tutte le richieste del cliente?

Come fare una site inspection

icona spunta È vero che non tutti gli eventi richiedono lo stesso tipo di attenzione per gli stessi servizi perché le necessità sono molto diverse ma è anche vero che ci sono alcune cose che tutti i clienti apprezzano.

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Quindi, cosa controllare?

Eccoti una checklist:

1) Sei arrivato sul luogo dell’evento. Parcheggi, scendi, togli gli occhiali da sole e dai una prima occhiata.
Se sei un attento osservatore e vuoi offrire al cliente una descrizione il più dettagliata possibile dovresti, già in questo momento, verificare se:

  • la location è raggiungibile con comodità e con quali mezzi
  • disponibilità di una navetta gratuita da/per aeroporto/stazione
  • la location dispone di un parcheggio attiguo con o senza sorveglianza
  • le Signore possono comodamente camminare fino all’ingresso
  • la location è, a colpo d’occhio, adatta al tipo di evento che stai organizzando
  • la location è ben segnalata e, quindi, facilmente raggiungibile
  • posso entrare con un furgone per scaricare la merce?
  • dove scaricare le merci: è disponibile un montacarichi o un muletto?

uomo con binocolo

2) Varchi l’ingresso della struttura, inspiri, guardi il soffitto e senti l’atmosfera che ti viene regalata.
Dopo di che verifichi che:

  • l’ingresso è agevole anche per persone con disabilità
  • Il numero degli ingressi è adatto al flusso di persone dell’evento
  • c’è un servizio di accoglienza
  • è disponibile una postazione dove predisporre il desk per il check-in dei partecipanti
  • c’è un guardaroba
  • nella struttura è presente fin dall’ingresso un sistema efficace di wayfinding generico (segnaletica di orientamento)
  • è ben allestito, arredato e stimola la curiosità: cosa ci sarà oltre?

entrare in una location

3) Entri nelle sale e negli spazi interni della location, verificando che i punti di accesso siano ben segnalati e che un eventuale smistamento delle persone in gruppi sia gestibile con agilità.
A questo punto cosa osservi e cosa chiedi a chi gestisce la sede?

  • metratura delle sale
  • strumentazione disponibile (video proiettore, lavagna luminosa, lavagna a fogli mobili, computer, wi-fi, connessione internet, microfoni…)
  • disposizione dei tavoli
  • capienza massima delle sale
  • illuminazione
  • acustica (il suono si trasmette da una sala all’altra o le sale sono ben isolate?)
  • è possibile creare una segnaletica ad hoc per creare percorsi all’interno della struttura?
  • testa il percorso di flusso: che tragitto devono fare le persone per raggiungere i luoghi di interesse? È agevole o va guidato?

percorso di flusso

La location, a questo punto, ti può chiedere chiarimenti, appunti, disegni o bozze preliminari di allestimento per capire come gestire le sale e sistemare lo spazio meeting.

4) Visiti gli spazi comuni della struttura e ti fai accompagnare alla scoperta dei possibili luoghi di aggregazione dove creare situazioni favorevoli al network dei partecipanti.

  • capienza ristorante
  • possibilità di servizio catering
  • zona lounge dove organizzare aperitivi di benvenuto e pause caffè
  • giardino esterno utilizzabile
  • terrazze utilizzabili
  • è possibile allestire un palco?
  • diffusione della musica negli spazi interni ed esterni

cameriere che serve

5) Servizi e sicurezza. Cosa controllare per garantire al cliente l’affidabilità della struttura dal punto di vista della sicurezza?

  • uscite di sicurezza a norma ed in numero sufficiente
  • manutenzione generale dell’edificio ed eventuali ristrutturazioni
  • ascensori funzionanti e a norma di legge
  • servizi igienici in ottimo stato ed in numero sufficiente per ogni piano
  • servizio di security
  • assenza di barriere architettoniche per disabili ed eventuali strutture di supporto
  • condizione e stato di utilizzo delle cucine
  • regolamento interno della struttura

uomo della scurity

Una volta conclusa la raccolta delle informazioni è molto importante valutare anche l’aspetto relazionale di chi gestisce la location: uno scambio di informazioni chiaro, trasparente e diretto con chi gestisce la struttura è importantissimo per una efficace pianificazione e resa dell’evento.

  • Le tue richieste sono state accolte in un tempo mediamente veloce?
  • Il personale saprebbe gestire l’imprevisto?
  • Quello che manca può essere recuperato o l’atteggiamento è arrendevole?

Ricordati di fotografare tutto quello che è necessario per una descrizione veritiera da sottoporre al tuo cliente, di trascrivere le misure delle sale e di prendere nota dei servizi offerti dalla location.

Hai un registratore?

Nel tuo viaggio di scoperta all’interno della location registra tutto il tuo percorso in compagnia del referente della struttura: in questo modo non perderai neanche un dettaglio del sopralluogo effettuato e potrai successivamente scrivere una relazione illustrativa molto più dettagliata dei tuoi singoli ricordi.

Site inspection a distanza

icona posizioneDevi tenere un corso di formazione imminente in un’altra città e non hai tempo di ispezionare le varie location per scegliere quella più adatta?

Se hai bene in mente quello che ti serve c’è un modo per avere tutte le risposte che cerchi.

Contattando le varie location e analizzando le risposte puoi già farti un’idea molto precisa di chi e con cosa hai a che fare.

Ci sono infatti degli indici di affidabilità molto importanti per non sbagliare nella scelta di una location.

Vuoi saperne di più?

Hai già letto l’articolo Come scegliere la location per eventi senza sbagliare: 9 indicatori di affidabilità?

Site inspection online: solo su Meeting Hub

logo meeting hubUn altro modo per fare un veloce sopralluogo senza spostarsi dal proprio ufficio è proprio utilizzare il portale di Meeting Hub.

Un sopralluogo online, una visita guidata che si concentra fin da subito sulle tue necessità.

Devi sapere che ogni struttura ci fornisce indicazioni dettagliate su molti elementi contenuti nella checklist vista sopra.

Puoi visionare diverse fotografie delle sale meeting disponibili (anche a 360°), sapere come ogni sala può essere allestita e controllare se c’è tutto quello che serve per il tuo evento (strumentazione, catering, servizi esterni, parcheggio..).

Una vera e propria checklist in diretta per un sopralluogo istantaneo.

La cosa più utile? Puoi farlo per tutte le location che vuoi!

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Buona ricerca!