Non sai da dove partire per organizzare una tavola rotonda? Occuparti dei temi, della location e dell’allestimento ti spaventa e hai paura di non riuscire a seguire tutte le fasi con cura? Allora segui la mia guida per organizzare una tavola rotonda!

L’organizzazione di una tavola rotonda richiede tempo e attenzione ai dettagli. Per realizzare un evento curato e soddisfacente dovrai aver ben chiari gli obiettivi e le risorse da mettere in gioco, ma se seguirai un ordine preciso di passaggi sarà tutto più facile.

Prima di entrare nel vivo dell’articolo capiremo esattamente cosa è una tavola rotonda e parleremo delle fasi organizzative che ti permetteranno di dar vita ad un evento completo e di successo.

Vedrai, non sarà difficile predisporre il tuo evento e potrai misurare il suo successo con l’entusiasmo dei partecipanti e i loro commenti positivi!

1. Cosa è una tavola rotonda

icona tavola rotondaUna tavola rotonda è un convegno in cui organizzatori, ospiti e spettatori interagiscono tra loro dando vita ad un dibattito su un tema preciso e di attualità stabilito prima dell’occasione.

Non si tratta di un convegno in cui gli esponenti di un preciso settore espongono dei temi ad un pubblico passivo, ma di un approfondimento che deve essere un vero e proprio dialogo tra le parti, un evento dinamico.

L’origine del nome “tavola rotonda”, infatti, risale ai tempi di re Artù e dei suoi cavalieri, che siedevano allo stesso tavolo di forma rotonda in segno di uguaglianza, senza che nessuno  primeggiasse.

Una tavola rotonda, inoltre, non è un evento a porte chiuse.

Grazie ai mezzi di comunicazione digitale a disposizione, infatti, potrai espandere il pubblico e favorire l’interazione dell’audience grazie ai canali social e ad un’adeguata pubblicizzazione dell’incontro prima della data stabilita.

2. L’organizzazione della tavola rotonda

inviti compleanno da stampareLa prima cosa da fare per organizzare una tavola rotonda è preparare una lista delle cose da fare.

Ciò di cui dovrai occuparti sarà:

  • Il budget a disposizione
  • Il tema e il titolo della tavola rotonda
  • Gli sponsor dell’evento e la scelta di una o più persone per condurlo
  • La lista degli invitati e l’invio degli inviti
  • La location
  • L’allestimento
  • Il ruolo dei social
  • Il buffet

Scopriamo come organizzare le prime fasi!

3. La scelta del tema e del titolo

icona punto di domandaScegliere il tema della tavola rotonda è fondamentale per la sua buona riuscita. Infatti è importante che dal titolo dell’incontro nasca un dibattito ricco di spunti e che tutti gli invitati siano interessati, così da partecipare attivamente.

La scelta del tema e del titolo della tavola rotonda vanno fatti con netto anticipo rispetto alla data dell’evento, per permettere di svolgere le altre fasi con la cura necessaria e soprattutto di inviare gli inviti alle persone interessate con anticipo e raccogliere le loro adesioni.

Sarà utile comunicare i temi e il titolo della tavola rotonda sugli inviti che invierai e su tutti i canali digitali, così da informare anche chi parteciperà all’evento seguendolo sui social.

Inizia ad anticipare chi saranno i protagonisti e a lanciare qualche pillola sul tema con questi mezzi qualche settimana prima per creare aspettativa e attrarre l’interesse collettivo!

Prima dell’evento sarà utile preparare il dibattito con una scaletta degli interventi e delle domande che si susseguiranno nel corso della tavola rotonda. Così facendo le persone che hai scelto per condurre il dibattito potranno seguire con ordine i temi e introdurre i diversi protagonisti seguendo un filo conduttore preciso.

Per esempio se la tua tavola rotonda avrà come tema principale il turismo enogastronomico ai tempi dei social, occupati di invitare ad intervenire esperti del settore, blogger, giornalisti, cuochi e scrittori.

Non invitare un numero eccessivo di persone ad intervenire, ma assicurati che le loro esperienze e i loro interventi siano coerenti col tema e diversi per rendere il dibattito ricco ed interessante!

4. La location ideale per la tua tavola rotonda

come scegliere una location per eventiIl luogo in cui si svolgerà la tavola rotonda è uno degli aspetti più importanti perché l’evento abbia successo.