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Come organizzare una tavola rotonda

Come organizzare una tavola rotonda Non sai da dove partire per organizzare una tavola rotonda? Ecco una guida per il tuo evento!

Non sai da dove partire per organizzare una tavola rotonda? Occuparti dei temi, della location e dell’allestimento ti spaventa e hai paura di non riuscire a seguire tutte le fasi con cura? Allora segui la mia guida per organizzare una tavola rotonda!

L’organizzazione di una tavola rotonda richiede tempo e attenzione ai dettagli. Per realizzare un evento curato e soddisfacente dovrai aver ben chiari gli obiettivi e le risorse da mettere in gioco, ma se seguirai un ordine preciso di passaggi sarà tutto più facile.

Prima di entrare nel vivo dell’articolo capiremo esattamente cosa è una tavola rotonda e parleremo delle fasi organizzative che ti permetteranno di dar vita ad un evento completo e di successo.

Vedrai, non sarà difficile predisporre il tuo evento e potrai misurare il suo successo con l’entusiasmo dei partecipanti e i loro commenti positivi!

1. Cosa è una tavola rotonda

icona tavola rotondaUna tavola rotonda è un convegno in cui organizzatori, ospiti e spettatori interagiscono tra loro dando vita ad un dibattito su un tema preciso e di attualità stabilito prima dell’occasione.

Non si tratta di un convegno in cui gli esponenti di un preciso settore espongono dei temi ad un pubblico passivo, ma di un approfondimento che deve essere un vero e proprio dialogo tra le parti, un evento dinamico.

L’origine del nome “tavola rotonda”, infatti, risale ai tempi di re Artù e dei suoi cavalieri, che siedevano allo stesso tavolo di forma rotonda in segno di uguaglianza, senza che nessuno  primeggiasse.

Una tavola rotonda, inoltre, non è un evento a porte chiuse.

Grazie ai mezzi di comunicazione digitale a disposizione, infatti, potrai espandere il pubblico e favorire l’interazione dell’audience grazie ai canali social e ad un’adeguata pubblicizzazione dell’incontro prima della data stabilita.

2. L’organizzazione della tavola rotonda

inviti compleanno da stampareLa prima cosa da fare per organizzare una tavola rotonda è preparare una lista delle cose da fare.

Ciò di cui dovrai occuparti sarà:

  • Il budget a disposizione
  • Il tema e il titolo della tavola rotonda
  • Gli sponsor dell’evento e la scelta di una o più persone per condurlo
  • La lista degli invitati e l’invio degli inviti
  • La location
  • L’allestimento
  • Il ruolo dei social
  • Il buffet

Scopriamo come organizzare le prime fasi!

3. La scelta del tema e del titolo

icona punto di domandaScegliere il tema della tavola rotonda è fondamentale per la sua buona riuscita. Infatti è importante che dal titolo dell’incontro nasca un dibattito ricco di spunti e che tutti gli invitati siano interessati, così da partecipare attivamente.

La scelta del tema e del titolo della tavola rotonda vanno fatti con netto anticipo rispetto alla data dell’evento, per permettere di svolgere le altre fasi con la cura necessaria e soprattutto di inviare gli inviti alle persone interessate con anticipo e raccogliere le loro adesioni.

Sarà utile comunicare i temi e il titolo della tavola rotonda sugli inviti che invierai e su tutti i canali digitali, così da informare anche chi parteciperà all’evento seguendolo sui social.

Inizia ad anticipare chi saranno i protagonisti e a lanciare qualche pillola sul tema con questi mezzi qualche settimana prima per creare aspettativa e attrarre l’interesse collettivo!

Prima dell’evento sarà utile preparare il dibattito con una scaletta degli interventi e delle domande che si susseguiranno nel corso della tavola rotonda. Così facendo le persone che hai scelto per condurre il dibattito potranno seguire con ordine i temi e introdurre i diversi protagonisti seguendo un filo conduttore preciso.

Per esempio se la tua tavola rotonda avrà come tema principale il turismo enogastronomico ai tempi dei social, occupati di invitare ad intervenire esperti del settore, blogger, giornalisti, cuochi e scrittori.

Non invitare un numero eccessivo di persone ad intervenire, ma assicurati che le loro esperienze e i loro interventi siano coerenti col tema e diversi per rendere il dibattito ricco ed interessante!

4. La location ideale per la tua tavola rotonda

come scegliere una location per eventiIl luogo in cui si svolgerà la tavola rotonda è uno degli aspetti più importanti perché l’evento abbia successo.

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Dovrà essere abbastanza spazioso da poter ospitare tutti i partecipanti, accogliente e flessibile, per permettere uno svolgimento dinamico.

Puoi organizzare la tua tavola rotonda in una sala meeting di un hotel, in un appartamento di design, nella sede di un’azienda o di un ente, sia privato sia pubblico, o anche in un teatro.

Cosa non dovrà mancare nella location per la tua tavola rotonda?

  • Uno spazio guardaroba e una persona predisposta ad accogliere gli ospiti
  • Uno staff pronto a raccogliere le registrazioni all’evento
  • Lo spazio principale di svolgimento, con un’ottima acustica e una buona illuminazione
  • Un’area dedicata al catering per il buffet

5. L’allestimento di una tavola rotonda

icona idea La scelta e la disposizione dell’arredo e delle attrezzature è altrettanto importante.

Innanzitutto dovranno esserci abbastanza sedute per tutti gli ospiti e dovranno essere disposte in modo che tutti i partecipanti possano seguire comodamente chi espone il tema, guardando in faccia anche gli altri ospiti, e per poter intervenire durante la tavola rotonda.

Una disposizione in cerchio è perfetta e la predisposizione di un tavolo al centro è l’ideale. Proprio da qui l’evento prende il nome di tavola rotonda!

Fondamentale sarà l’allestimento di uno schermo TV e di un impianto audio che permettano di proiettare ed ascoltare con facilità l’introduzione alla tavola rotonda, che potrebbe essere un video che anticipa i temi e introduce i protagonisti ai presenti.

6. Il buffet

bottiglia in frescaPer finire ogni tavola rotonda che si rispetti si conclude con un ricco buffet!

A seconda del momento della giornata in cui hai organizzato l’evento puoi scegliere di predisporre un aperitivo, un light lunch, un cocktail o un ricco buffet per cena.

Ti suggerisco di scegliere un tema che leghi tutte le pietanze. Ad esempio potresti scegliere un menù a km zero e biologico, oppure partire dalla scelta degli spumanti o dello champagne per abbinare gli ingredienti e i piatti più adatti per ogni calice.

Ma hai tante possibilità e potresti selezionare un menù stagionale a cui abbinare con fantasia tovaglie, piatti e bicchieri con dei richiami all’allestimento e all’arredo.

Ti suggerisco di affidarti ad un servizio specializzato nell’organizzazione di buffet per tutte le occasioni.

Ecco una lista di servizi catering eccellenti per concludere con gusto la tua tavola rotonda!

Puoi scegliere tra tanti piatti prelibati, finger food e allestimenti davvero curati!

7. Il ruolo dei social in una tavola rotonda

social media - come pubblicizzare un eventoStabilisci già dalle prime fasi quale sarà o quali saranno gli hashtag ufficiali della tavola rotonda.

Assicurati che non siano già stati utilizzati per altre occasioni e pensane di nuovi appositamente per la tua tavola rotonda. Sarà importante comunicare gli hashtag già sugli inviti, sulle locandine e sui post che pubblicherai sui social prima dell’evento.

Così tutti gli invitati e il pubblico esterno saranno informati e parteciperanno attivamente al dibattito!

Incarica alcune persone coinvolte nell’organizzazione di seguire attivamente le azioni di marketing per l’evento.

Perché la tua tavola rotonda abbia successo sui social potresti programmare una diretta live su Facebook.

Non dovranno mancare un testo breve ma accattivante e gli hashtag ufficiali dell’evento per pubblicizzare la diretta poche ore prima dell’evento.

In questo modo costruirai uno storytelling coinvolgente per la tua tavola rotonda.

Ricorda di rispondere ai commenti del pubblico esterno e di interagire.

Questa azione è molto importante per dare alla tavola rotonda grande risonanza e diffonderne i temi.

Per girare la diretta live su Facebook della tua tavola rotonda presta attenzione ad alcuni dettagli:

  • Posizionati in un angolo della sala con la luce, la visuale e l’acustica ideali
  • Cerca di scegliere una posizione lontana dal pubblico per evitare di registrare commenti nel video
  • Allestisci un cavalletto per lo smartphone o la videocamera che riprenderanno l’evento.
  • Segui da vicino la ripresa e intervieni se si presentano imprevisti o problemi tecnici con l’applicazione
  • Non parlare e stai attento a non alterare la luce e le condizioni ideali che hai predisposto

Conclusa la tavola rotonda potrai analizzare il numero e la natura dei post, oltre che le visualizzazioni della tua diretta Facebook.

Ti sarà utile per scrivere un report in cui riportare i dati insieme ad un riassunto dei contenuti trattati e dei principali interventi.

Inoltre grazie al report potrai confrontare i dati e stabilire quali saranno le strategie da adottare per il prossimo evento simile!


Ora hai proprio tutti gli elementi per organizzare una tavola rotonda senza tralasciare nessun dettaglio!

Spero che il mio articolo ti sia stato utile.

Se lo hai trovato interessante o desideri approfondire alcuni punti, parliamone!

Lascia un commento o condividi l’articolo con i tuoi amici sui social!

E ora all’opera, c’è una tavola rotonda che attende di essere organizzata!

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Francesco Bonometti

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