Hai sentito parlare delle potenzialità della tecnologia beacon ma non hai assolutamente idea di come poterla sfruttare durante gli eventi che organizzi?

Nessun problema! Sei nel posto giusto!

I dispositivi beacon sono una nuova tecnologia, in ampia e rapida diffusione e volerla utilizzare all’interno dei tuoi eventi come implementazione ti rende già un passo avanti agli altri!

Complimenti!

Per questo motivo abbiamo pensato per te ad alcuni utilizzi innovativi che daranno quel quid in più al tuo evento, rendendolo indimenticabile per chi vi prenderà parte!

Segui le nostre consigli alla lettera se sei privo di idee e prendi spunto per integrarle con le tue: il successo è assicurato!

Cosa è un beacon?

Tecnologia Beacon

Prima di iniziare a esplorare alcuni esempi pratici di come la tecnologia beacon possa essere utilizzata all’interno dei tuoi eventi, facciamo una pausa tattica.

Sei certo di sapere esattamente di cosa stiamo parlando? Di conoscere come funziona e di cosa si tratta?

Spesso si leggono molte informazioni ma frammentarie, ecco perché penso sia indispensabile un breve ma importantissimo ripasso dell’argomento!

I beacon sono dei dispositivi che funzionano attraverso la tecnologia bluetooth e trasmettono messaggi ad altri dispositivi nel momento in cui questi ultimi si trovano in prossimità dei primi.

Questi dispositivi non funzionano in modo autonomo ma hanno sempre necessità di appoggiarsi ad una app.

Solamente attraverso essa, nel rispetto delle norme di privacy vigenti, possono infatti veicolare i contenuti scelti, in modo geolocalizzato e profilato.

Si tratta di una tecnologia innovativa che ha rispolverato l’ormai quasi dimenticato bluetooth che negli ultimi anni è stato spesso e volentieri schiacciato dal più comodo Wi-Fi.

beacon-app

Tecnologia bluetooth

Come detto in precedenza, i beacon emettono dei segnali bluetooth con delle frequenze predefinite e con una potenza che dipende dalla tipologia di dispositivo e dalle caratteristiche tecniche del prodotto.

Questi segnali vengono poi rilevati dagli smartphone che si trovano nel raggio d’azione coperto dai beacon.

Chiaramente questi dispositivi devono essere dotati in precedenza di una app alla quale è stato dato il consenso di ricevere informazioni tramite beacon.

I contenuti veicolati saranno gestiti dal mittente – quindi da te – attraverso una piattaforma web integrata con la app.

I messaggi veicolati attraverso i beacon possono essere di diversa tipologia:

  • semplici informazioni,
  • contenuti multimediali (foto, video, documenti),
  • questionari,
  • richieste di feedback.

Questo ci fa già chiaramente comprendere come il loro utilizzo possa essere ampio e variegato e come possano essere utilizzati in qualsiasi momento dell’evento da noi organizzato.

Batteria: durata e caratteristiche

I beacon più comuni sono alimentati da batterie coin.

La durata media di una batteria è di tre anni, anche se alcuni modelli prevedono un sistema di risparmio energetico che ne prolunga ulteriormente la durata.

Quest’ultima è comunque influenzata da fattori quali:

  • la potenza di trasmissione;
  • la lunghezza del raggio di trasmissione (che aumentando contribuisce alla diminuzione della durata della batteria);
  • l’intervallo di invio dei segnali (ad intervallo minore diminuisce la durata finale della batteria).

Ve ne sono in commercio anche di tipologia diversa, alimentati da prese a muro o da USB.

Come sfruttare i segnali beacon?

Cellulare Beacon

Come abbiamo oramai capito si tratta di una tecnologia che permette con pochi semplici mosse di ottenere grandi risultati.

Serve però che entrambe le parti siano dotate di tutto ciò che è necessario all’interscambio di messaggi.

Ricapitolando, affinché i segnali beacon vengano correttamente veicolati all’utente finale è indispensabile che quest’ultimo:

  • abbia precedentemente installato una app sul proprio dispositivo mobile;
  • possieda uno smartphone con segnale bluetooth attivo;
  • abbia dato in precedenza il consenso a ricevere informazioni attraverso la app;
  • si trovi nel raggio d’azione coperto dal dispositivo beacon.

Il raggio d’azione di un beacon è regolabile e soprattutto è variabile a seconda del modello del dispositivo e dalla potenza del segnale.

I modelli più comuni riescono a coprire una distanza fino a 60 metri, mentre per quelli più sofisticati si possono superare anche i 100 metri.

Dipende tutto dal tipo di utilizzo che pensi di farne e dalle tue disponibilità.

Segnali Beacon

Dopo aver compreso al meglio di cosa si tratta, vediamo ora qualche esempio pratico di come poter utilizzare la tecnologia beacon durante uno degli eventi che sei solito organizzare.

Sei pronto?

Quelle che ti segnalerò sono chiaramente alcune idee generali, applicabili a quasi tutte le tipologie di evento.

Implementale concretamente durante il tuo evento e vedrai di persona i fantastici vantaggi che ne puoi trarre!

Attenzione: l’evento sta per iniziare!

Beacon Inizio Evento

Il primo momento in cui i partecipanti al tuo evento saranno tanto vicini al tuo dispositivo beacon da poter ricevere segnali da esso è senza dubbio il momento in cui raggiungeranno la location.

Non hai ancora scelto la location per il tuo evento? Fortuna c’è Meeting Hub: il portale numero 1 in Italia per la ricerca di sale meeting e location per eventi! Dai un’occhiata!

Dicevamo… Una volta raggiunto il luogo dove si terrà l’evento, non tutti si precipiteranno a trovare posto.

Molti di essi rimarranno infatti nelle vicinanze, sulla porta, nel parcheggio, ed è in questo momento, a pochi minuti dall’inizio dell’evento che puoi inviare loro un messaggio beacon.

In questo modo saranno avvisati dell’imminente inizio e inizieranno autonomamente ad avvicinarsi e a prendere posto!

Prepara diversi messaggi e inviali a distanze temporali prefissate prima dell’inizio dell’evento: saranno sicuramente graditi da chi aspettava il momento giusto per avvicinarsi o per chi volesse prima prendersi un ultimo caffè!

Fornisci informazioni durante l’attesa

Attesa Beacon

Sempre restando legati al momento dell’attesa dell’inizio dell’evento, puoi sfruttare la tecnologia beacon per inviare dei messaggi informativi sull’evento.

Inoltra ai tuoi partecipanti la brochure dell’evento, una breve presentazione dei relatori, alcune indicazioni sulla giornata…

Qualsiasi cosa possa rendere più piacevole l’attesa e magari essere anche concretamente utile durante la giornata può infatti essere inviato nei momenti precedenti all’inizio dell’evento stesso.

In fondo c’è sempre qualcuno che arriva presto!

Quindi, perché non allietare il tempo dell’attesa con informazioni utili?

Gli accrediti? Mai più coda!

Accredito Evento

Se il tuo evento conta numerosi partecipanti, sai benissimo che il momento degli accrediti è un aspetto che genera attese e ritardi!

Soprattutto per chi arriva all’ultimo minuto!

Ecco che entra in gioco la tecnologia beacon per permettere ai tuoi ospiti di accreditarsi automaticamente e di risultare presenti all’evento!

In questo modo si eviteranno inutili code, lunghe ricerche tra i cognomi e… lo spazientirsi di entrambe le parti!

Conteggia i presenti

Conteggio

Un altro utilizzo interessante della tecnologia beacon è quello di poter contare sulla prossimità dei dispositivi per poter conteggiare quanti siano gli ingressi al nostro evento.

Se poi si tratta di una fiera o di uno spazio in cui sono presenti più stand, grazie ai segnali beacon, potremo avere a fine giornata, un numero reale di quante persone si sono effettivamente avvicinate ad un medesimo stand, spazio, sala etc..

Condividi le foto in tempo reale

condivisione foto beacon

Come abbiamo visto in precedenza, i messaggi beacon possono essere di diversa tipologia, e tra le tante tipologie, puoi inviare anche delle foto!

Se per il tuo evento hai a disposizione un fotografo professionista, in grado di fornirti nell’immediato (o quasi) gli scatti dell’evento stesso sfrutta questa occasione!

A seconda della tipologia di evento potrebbe essere una mossa davvero astuta!

I partecipanti potrebbero usare gli scatti per condividerli con gli amici e sui loro social network taggando l’evento e la location.

Se le foto sono ben fatte e rappresentano perfettamente lo spirito dell’evento, avrai automaticamente un ottimo biglietto da visita!

Scandisci il tuo evento con i beacon!

Beacon Technology

La tecnologia beacon può essere utile per rendere più funzionale un evento che è organizzato a tappe o in momenti diversi.

La possibilità di avanzamento può, ad esempio, essere disciplinata dalla compilazione di alcune domande o dalla registrazione tramite QR code in un preciso spazio o stand.

Solo in questo modo sarà svelato il susseguirsi dell’evento e soprattutto solo a coloro che avranno completato correttamente gli step precedenti.

In questo modo la tecnologia ti aiuterà a disciplinare un evento con un numero elevato di partecipanti, difficilmente gestibili in altro modo.

Programma le attività con i beacon

Programma Giornata

Un’idea alternativa e sicuramente innovativa potrebbe essere invece quella di organizzare la giornata dell’evento… con i beacon.

Ogni evento è chiaramente organizzato per seguire un programma prestabilito. Questo programma viene condiviso con i partecipanti, per fare in modo che sappiano gestire i propri tempi e spostarsi all’interno degli spazi.

Con la stessa frequenza però il programma viene disperso tra mille fogli o nei file del proprio dispositivo mobile e ritrovarlo ogni volta comporta una perdita di tempo.

Allora perché non fare in modo che siano i segnali beacon a scandire il programma della giornata?

Invia ai tuoi ospiti un messaggio ogni qual volta un nuovo incontro sta per iniziare, con le indicazioni degli spazi dove recarsi e informazioni sui relatori presenti.

Segnali beacon per conoscere la location

Scoprire gli spazi

Come ben saprai anche tu, molti eventi sono spesso organizzati all’interno di location storiche o con interesse culturale di ogni tipo.

Alcuni spazi, infatti, sono ricavati all’interno di dimore storiche o di antichi casolari, altri invece sono moderni ma ospitano mostre e installazioni di giovani artisti contemporanei.

Spazi densi di storia e arte che non si conoscono perché non correttamente valorizzati.

Allora perché non sfruttare la tecnologia beacon per trasmettere a coloro che ne varcano la soglia informazioni riguardo la storia della location o alle opere che vi sono esposte e conservate?

Ogni volta che un ospite si avvicina a un’opera può ricevere tramite messaggio delle informazioni sull’opera che si trova di fronte.

Il tuo evento, che sia un meeting, una conferenza o un corso di aggiornamento si trasformerà in questo modo in un’ottima possibilità di arricchimento personale.

Compiliamo il questionario!

questionario di soddisfazione

Dì addio ai fogli cartacei da compilare e inserire in una scatola prima dell’uscita: utilizza la tecnologia beacon!

Al termine del tuo evento (meeting, congresso, fiera o corso di formazione che sia) sicuramente sarai interessato a comprendere quali siano state le reazioni a caldo di coloro che vi hanno preso parte.

Ecco perchè prima che si allontanino dalla location, può entrare in gioco la tecnologia beacon.

Invia un link dove con tranquillità tutti potranno compilare il questionario.

Si tratta di uno stratagemma ottimo anche per aumentare il tasso di risposta e incoraggiare le persone a non allontanarsi prima di aver compilato il questionario – dimenticandosi quasi sicuramente di farlo nei giorni successivi.

La soluzione potrebbe essere quella di allegare al questionario una risorsa gradita e indispensabile ai tuoi ospiti. Questo li incoraggerà nella compilazione dei questionari. Ad esempio:

  • l’attestato di partecipazione;
  • la possibilità di “firmare digitalmente l’uscita” (per certificare al datore di lavoro di aver partecipato effettivamente all’incontro);
  • la possibilità di ricevere in cambio un piccolo gadget;
  • un caffè gratuito di ringraziamento tramite buono digitale, per esempio.

A seconda della tipologia di evento puoi utilizzare questo ultimo messaggio beacon per ringraziare i partecipanti all’evento e rendere gli ultimi momenti piacevoli e utili!


Cosa ne pensi dei suggerimenti che ti ho dato per utilizzare la tecnologia beacon a favore degli eventi che organizzi?

Hai trovato qualche stimolo interessante da approfondire?

Ricorda che un corretto e ottimale utilizzo dei beacon renderà in poche semplici mosse, più snello e più rapido ogni aspetto del tuo evento.

Soprattutto in caso di meeting e convegni, l’ottimizzazione e l’alta performance raggiunta da ogni evento è indispensabile per la possibilità di un ritorno del cliente.

Regala un’esperienza che non sia vista solo come un obbligo da svolgere ma anche come un piacere.

Avrai già guadagnato la loro fiducia!

Buona fortuna!