Hai sentito parlare delle potenzialità della tecnologia beacon ma non hai assolutamente idea di come poterla sfruttare durante gli eventi che organizzi? Oppure non la conosci e vorresti sapere di cosa si tratta?

Nessun problema! Sei nel posto giusto!

I dispositivi beacon sono una nuova tecnologia in ampia e rapida diffusione, e utilizzarla all’interno dei tuoi eventi ti pone già un passo avanti agli altri!

Per questo motivo ho pensato di suggerirti alcuni utilizzi innovativi che daranno quel quid in più al tuo evento, rendendolo indimenticabile per chi parteciperà!

Se ti mancano le idee segui i nostri consigli alla lettera oppure, se ne hai già parecchie, integrali con le tue: il successo è assicurato!

Cosa è un beacon?

Tecnologia Beacon

Prima di iniziare a esplorare alcuni esempi pratici di come la tecnologia beacon possa essere utilizzata all’interno dei tuoi eventi, ti faccio una domanda: sei certo di sapere esattamente di cosa stiamo parlando?

Le informazioni che puoi trovare qua e la sono spesso frammentarie, ecco perché penso sia indispensabile un breve ma fondamentale approfondimento dell’argomento!

I beacon sono dei dispositivi che funzionano grazie alla tecnologia bluetooth e trasmettono messaggi ad altri dispositivi nel momento in cui questi ultimi si trovano in prossimità dei primi.

Questi dispositivi non funzionano in modo autonomo ma hanno sempre necessità di appoggiarsi ad una app.

Solamente attraverso essa, nel rispetto delle norme di privacy vigenti, possono veicolare i contenuti scelti, in modo geolocalizzato e profilato.

Si tratta di una tecnologia innovativa che ha rispolverato l’ormai quasi dimenticato bluetooth, che negli ultimi anni è stato spesso e volentieri oscurato dal più comodo Wi-Fi.

beacon-app

Tecnologia bluetooth

Come detto in precedenza, i beacon emettono dei segnali bluetooth con delle frequenze predefinite e con una potenza che dipende dalla tipologia di dispositivo e dalle caratteristiche tecniche del prodotto.

Questi segnali vengono poi rilevati dagli smartphone che si trovano nel raggio d’azione dei beacon.

Chiaramente questi dispositivi devono essere precedentemente dotati di una app alla quale è stato dato il consenso per ricevere informazioni tramite beacon.

I contenuti veicolati saranno gestiti dal mittente – quindi da te – attraverso una piattaforma web integrata con la app e potranno essere di vario genere:

  • semplici informazioni
  • contenuti multimediali (foto, video, documenti)
  • questionari
  • richieste di feedback

Questo ci fa già chiaramente comprendere come il loro utilizzo possa essere ampio e variegato e come possano essere utilizzati in qualsiasi momento durante l’evento da te organizzato.

Batteria: durata e caratteristiche

I beacon più comuni sono alimentati da batterie coin.

La durata media di una batteria è di tre anni, anche se alcuni modelli prevedono un sistema di risparmio energetico che ne prolunga ulteriormente la durata.

Quest’ultima è comunque influenzata da fattori quali:

  • la potenza di trasmissione
  • la lunghezza del raggio di trasmissione (che aumentando contribuisce alla diminuzione della durata della batteria)
  • l’intervallo di invio dei segnali (ad intervallo minore diminuisce la durata finale della batteria)

Ve ne sono in commercio di diversa tipologia, alimentati da prese a muro o da USB.

Come sfruttare i segnali beacon?

Cellulare Beacon

Come abbiamo oramai capito si tratta di una tecnologia che permette, con poche e semplici mosse, di ottenere grandi risultati.

Serve, però, che entrambe le parti siano dotate di tutto ciò che è necessario all’interscambio di messaggi.

Ricapitolando, affinché i segnali beacon vengano correttamente veicolati all’utente finale è indispensabile che quest’ultimo:

  • abbia precedentemente installato una app sul proprio dispositivo mobile
  • possieda uno smartphone con segnale bluetooth attivo
  • abbia dato in precedenza il consenso a ricevere informazioni attraverso la app
  • si trovi nel raggio d’azione coperto dal dispositivo beacon

Il raggio d’azione di un beacon è regolabile e soprattutto è variabile a seconda del modello del dispositivo e della potenza del segnale.

I modelli più comuni riescono a coprire fino a 60 metri di distanza, mentre quelli più sofisticati possono superare anche i 100 metri di copertura.

Dipende tutto dal tipo di utilizzo che pensi di farne e dalle tue disponibilità.

Segnali Beacon

Dopo aver compreso bene di cosa si tratta, vediamo qualche esempio pratico riguardo a come poter utilizzare la tecnologia beacon durante uno degli eventi che sei solito organizzare.

Sei pronto?

Ovviamente quelle che ti segnalerò sono alcune idee di base, applicabili a quasi tutte le tipologie di evento.

Implementale concretamente durante il tuo evento e vedrai di persona i fantastici risultati che puoi ottenere!

Attenzione: l’evento sta per iniziare!

Beacon Inizio Evento

Quando i partecipanti al tuo evento raggiungeranno la location, potranno ricevere i segnali dal tuo dispositivo e cominciare a ricevere le prime informazioni.

Non hai ancora scelto la location per il tuo evento? Per fortuna c’è Meeting Hub: il portale numero 1 in Italia per la ricerca di sale meeting e location per eventi! Dai un’occhiata!

Ricorda, però, che una volta raggiunto il luogo dove si terrà l’evento, non tutti si precipiteranno a trovare posto.

Alcune persone rimarranno nel parcheggio, altre all’ingresso ed è in questo momento, a pochi minuti dall’inizio dell’evento, che puoi inviare loro un messaggio beacon.

In questo modo saranno avvisati dell’imminente inizio e si avvicineranno per prendere posto!

Prepara diversi messaggi e inviali a distanze temporali prefissate, prima dell’inizio dell’evento: saranno sicuramente graditi da chi aspettava il momento giusto per avvicinarsi o da chi voleva prendersi un ultimo caffè!

Ah… non hai ancora scelto la location per il tuo evento? Per fortuna c’è Meeting Hub: il portale numero 1 in Italia per la ricerca di sale meeting e location per eventi! Dai un’occhiata!

Fornisci informazioni durante l’attesa

Attesa Beacon

Sempre parlando dell’inizio dell’evento, puoi sfruttare la tecnologia beacon per inviare dei messaggi informativi sull’evento stesso.

Inoltra ai tuoi partecipanti la brochure dell’evento, una breve presentazione dei relatori, alcune indicazioni sulla giornata…

Qualsiasi cosa possa rendere più piacevole l’attesa e magari essere anche concretamente utile durante la giornata può, infatti, essere inviata nei momenti precedenti all’inizio dell’evento stesso.

Perché c’è sempre qualcuno che arriva presto!

Quindi, perché non allietare l’attesa dei tuoi ospiti con informazioni utili?

Gli accrediti? Mai più coda!

Accredito Evento

Se il tuo evento conta numerosi partecipanti, sai benissimo che il momento degli accrediti potrebbe causare attese e ritardi!

Ecco, allora, che entra in gioco la tecnologia beacon per permettere ai tuoi ospiti di accreditarsi automaticamente, evitando inutili code, lunghe attese e… tanto stress!

Conteggia i presenti

Conteggio

Un altro utilizzo interessante della tecnologia beacon è quello di poter contare sulla prossimità dei dispositivi per poter conteggiare quanti siano gli ingressi al nostro evento.

Se poi si tratta di una fiera o di uno spazio in cui sono presenti più stand, grazie ai segnali beacon, a fine giornata potremo avere il numero delle persone che si sono effettivamente avvicinate ad un medesimo stand, spazio, sala etc..

Condividi le foto in tempo reale

condivisione foto beacon

Come abbiamo visto in precedenza, i messaggi beacon possono essere di diversa tipologia e ti permettono di inviare anche delle foto!

Se per il tuo evento hai a disposizione un fotografo professionista, in grado di fornirti nell’immediato (o quasi) gli scatti dell’evento stesso, utilizzalo al meglio!

A seconda della tipologia di evento, potrebbe essere una mossa davvero astuta!

I partecipanti potrebbero usare gli scatti per condividerli con gli amici e sui loro social network taggando l’evento e la location.

Se le foto sono ben fatte e rappresentano perfettamente lo spirito dell’evento, come risultato avrai maggiore visibilità e interazioni sul web!

Scandisci il tuo evento con i beacon!

Beacon Technology

La tecnologia beacon può essere utile per rendere più funzionale un evento che è organizzato a tappe o scandito da momenti diversi.

La compilazione di alcune domande, la registrazione tramite QR code in un preciso spazio o stand, ad esempio, potranno essere comunicati man mano grazie ai beacon.

In questo modo a coloro che avranno completato correttamente gli step precedenti sarà svelato il susseguirsi dell’evento.

Programma le attività con i beacon

Programma Giornata

Un’idea alternativa e sicuramente innovativa potrebbe, poi, essere quella di organizzare l’intera giornata dell’evento con i beacon.

Ogni evento, naturalmente, è organizzato con un programma prestabilito. Questo programma viene condiviso con i partecipanti, per far si che essi possano gestire i propri tempi e spostarsi all’interno degli spazi.

Perché non fare in modo che siano i beacon a scandire il programma della giornata?

Fai si che ai tuoi ospiti venga inviato un messaggio, con le indicazioni degli spazi dove recarsi e le informazioni sui relatori presenti, ogni qual volta un nuovo incontro sta per iniziare.

Segnali beacon per conoscere la location

Scoprire gli spazi

Come ben saprai, molti eventi sono spesso organizzati all’interno di location storiche o con interesse culturale.

Alcuni spazi, infatti, sono ricavati all’interno di ville d’epoca o di antiche dimore, altri invece sono moderni e ospitano mostre e installazioni di giovani artisti contemporanei.

Allora perché non sfruttare la tecnologia beacon per trasmettere le informazioni relative alla storia della location o alle opere che vi sono esposte a coloro che ne varcano la soglia?

Ad esempio, ogni volta che un ospite si avvicina a un’opera può ricevere tramite messaggio delle informazioni sull’opera che si trova di fronte.

Il tuo evento, in questo modo, si trasformerà in un’ottima possibilità di arricchimento personale.

Compiliamo il questionario!

questionario di soddisfazione

Dì addio ai fogli da compilare e inserire in una scatola prima dell’uscita: utilizza la tecnologia beacon!

Al termine del tuo evento (meeting, congresso, fiera o corso di formazione che sia) sicuramente sarai interessato a conoscere e comprendere quali siano state le reazioni a caldo di coloro che vi hanno preso parte.

Ecco perchè, prima che si allontanino dalla location, può entrare in gioco la tecnologia beacon.

Invia un link grazie al quale, con tranquillità, tutti potranno compilare il questionario.

Si tratta di uno stratagemma ottimo anche per aumentare il tasso di risposta e incoraggiare le persone a non andarsene prima di aver compilato il questionario.

La soluzione potrebbe essere quella di allegare al questionario un omaggio gradito ai tuoi ospiti: ciò li stimolerà alla compilazione dei questionari. Ecco dei suggerimenti:

  • l’attestato di partecipazione
  • la possibilità di “firmare digitalmente l’uscita” (per certificare al datore di lavoro di aver partecipato effettivamente all’incontro)
  • un buono digitale per un caffè gratuito (di ringraziamento)
  • un piccolo gadget

A seconda della tipologia di evento puoi utilizzare un messaggio beacon per ringraziare i partecipanti e rendere piacevoli e utili gli ultimi momenti dell’evento!


Cosa ne pensi delle idee che ti ho dato per utilizzare la tecnologia beacon al tuo evento?

Hai trovato qualche stimolo interessante?

Ricorda che un corretto e ottimale utilizzo dei beacon, in poche e semplici mosse, renderà più snello e rapido ogni momento del tuo evento.

L’ottimizzazione e la gestione intelligente del tempo è indispensabile per la buona riuscita di un’evento, anche in caso di meeting e convegni.

In bocca al lupo!