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Televoto congressuale

Televoto congressuale: tutti i segreti dell’audience response

Pratica sempre più diffusa e sempre più utile, nei paesi anglosassoni lo chiamano ‘audience response’. Si tratta del televoto congressuale durante gli eventi aziendali. Ma come funziona? E perché è importante per aziende grandi e piccole? Qui di seguito trovi tutto ciò che devi sapere sul tema.

Abbandonate il retaggio che programmi e reality TV vari vi hanno lasciato e immergetevi in un altro contesto, quello congressuale appunto, che vede nell’utilizzo del cosiddetto televoto un modo per togliersi la polvere dalle spalle e darsi nuovo lustro.

Televoto congressuale: perché è così importante?

icona voto positivo o negativoImmaginati seduto sulla poltroncina di un centro congressi, immerso nel bel mezzo di una conferenza: sul palco c’è il relatore (o più d’uno), alle sue spalle uno schermo su cui scorrono slide, video o immagini e davanti. In platea insieme a te c’è il pubblico.

Lo scopo di questo tipo di eventi è quello di fornire informazioni, aggiornare, educare, dare nuovi spunti. E’ necessario che perché queste iniziative abbiano senso sia i relatori, sia il pubblico, ottengano dei vantaggi e che entrambi abbiano coscienza del fatto che tra loro stia avvenendo uno scambio proficuo.

Se vi è mai capitato di parlare in pubblico o ad una conferenza vi sarete sicuramente fatti delle domande del tipo “Ma chi mi ascolta sta davvero capendo quel che sto dicendo?” o addirittura “Saranno veramente attenti o staranno facendo finta di esserlo?”.

Spesso infatti il limite del convegno è quello di essere etichettato come un evento unidirezionale: chi parla offre informazioni e spunti al suo pubblico e i componenti di quest’ultimo devono, in qualche modo autonomamente, farne tesoro e cercare di applicare alla loro specifica situazione e al loro contesto di riferimento quanto viene spiegato.

persone sedute in sala congressi televoto congressuale

Questo è particolarmente vero nel caso di eventi a scopo educativo o di aggiornamento: pensiamo, per esempio, ai convegni medici, a quelli dedicati agli ISF (Informatori Scientifici del Farmaco), ma anche a quelli per i meccanici specializzati e in generale a tutti quei professionisti che necessitano essere costantemente aggiornati sulle novità del loro ambito. Qui lo scambio è ridotto al minimo perché, inevitabilmente, c’è qualcuno che dà informazioni e qualcuno che le riceve.

L’importanza dell’audience response

icona televoto congressi audienceCosì, se non sempre è possibile integrare all’interno di convegni e congressi il principio del cosiddetto ‘Learning by doing’, cioè trasferire alcune competenze facendo fare ‘praticamente’ qualcosa, è però importante rendere interattivo l’evento così da tenere alta l’attenzione del pubblico che spesso può arrivare a raggiungere le migliaia di persone.

Ma come? Con il televoto congressuale. Già, perché destare l’attenzione del pubblico in una sala conferenze gremita è davvero difficile. Urge trovare un modo per avere un feedback immediato.

Ecco quindi che entra a gamba tesa l’opzione del televoto: se in qualche caso va a sostituire il tradizionale questionario di gradimento o di richiesta di feedback, spesso distribuito al termine dell’evento, in molti altri costituisce invece un vero e proprio strumento di comunicazione diretta e in real time con il pubblico in sala.

Come funziona il televoto nei congressi?

icona televoto congressiPer implementare un sistema di televoto in una sala congressuale è sicuramente necessario disporre di una rete wi-fi (in questo articolo avente come tema il wifi gratuito in hotel abbiamo ampiamente esplorato il tema della rete internet e l’importanza che questa ricopre in questo genere di eventi). Secondariamente si dovranno dotare i presenti di un apparecchio, una specie di piccolo telecomando, che servirà loro per ‘votare’ o comunque comunicare al relatore la scelta fatta.

App di Televoto

In alternativa si potrà chiedere al pubblico di scaricare una delle ultime app di televoto sul proprio smartphone. Una volta che tutti ne saranno in possesso sarà sufficiente connettersi al dispositivo del relatore o dello speaker, e a ciascuno appariranno le domande suggerite in tempo reale. Ancora più semplice, no? 😉

uomo che osserva smartphone

Da qui è fondamentale sapere come e quando richiedere l’intervento dei partecipanti. Il relatore può infatti decidere di affidare il momento delle ‘domande in sala’ al sistema del televoto: senza stare a sostituire il classico e ormai rodato giro di microfono che offre alle persone la possibilità di risolvere un dubbio così come di approfondire un determinato argomento, si possono ipotizzare a priori una serie di domande che il pubblico potrebbe voler fare al relatore.

Anziché risolverli lui stesso, potrà decidere di proporre, a un certo punto della sua presentazione, una schermata con una o più domande incentrate sui punti considerati pochi chiari e, con esse, anche una serie di risposte di cui solo una esatta.

Al pubblico spetterà il compito di interagire con il relatore scegliendo tra le ipotesi presentate quella corretta, utilizzando il televoto congressuale.

Vantaggi

In questo modo le persone presenti avranno modo di intervenire direttamente nei discorsi proposti e saranno più inclini a prestare attenzione o comunque ad andare a ripercorrere i passaggi dello speech ascoltato. Il dover raccontare, anche solo attraverso una semplice scelta, quanto visto/sentito, o addirittura appuntato, ne stimola la comprensione. Mettere in pratica, seppur semplicemente, le nozioni di cui si è destinatari riesce infatti a renderle in qualche modo ‘attive’.

Allo stesso tempo il relatore avrà il controllo dell’attenzione dei partecipanti e della comprensione di quanto proposto, potendo così disporre di informazioni utili per decidere se e come correggere il tiro per presentazioni/speech futuri. Ecco la principale utilità di questo tipo di feedback!

Il meccanismo dell’audience response è utile anche per profilare, a inizio convegno, il pubblico presente in sala. Pensiamo per esempio a un appuntamento organizzato per il training o l’aggiornamento medico: ai relatori potrebbe essere utile sapere il livello di preparazione dell’audience per meglio tarare ciò che andranno a spiegare.

Spesso poi le grandi aziende organizzano eventi in cui radunano, in un solo posto e in un solo momento, tutta la loro forza vendita o comunque profili professionali che nella loro organizzazione rivestono ruoli chiave tra loro assimilabili. Sono quindi queste occasioni ghiottissime per raccogliere opinioni, suggerimenti, così come richieste di miglioramento di alcuni meccanismi aziendali.

I questionari del futuro

Invece di proporre questionari cartacei che solitamente, per pigrizia o per mancanza di tempo, vengono lasciati giacere, rigorosamente non compilati, sulle sedie (e che, oltretutto, rappresentano un investimento economico non trascurabile!), il televoto congressuale rappresenta una valida alternativa. Attraverso una serie di domande a risposta multipla, gli organizzatori del convegno avranno modo di raccogliere le informazioni e i consigli che ritengono utili per il miglioramento di un determinato servizio o processo aziendale.

televoto congressi

Per concludere, quindi, il televoto nei centri congressi può essere così utilizzato:

  • per stimolare la partecipazione;
  • per facilitare l’apprendimento: ‘fare qualcosa’ rappresenta un ottimo ausilio alla formazione;
  • per aiutare la memoria grazie al coinvolgimento diretto;
  • per offrire al proprio pubblico informazioni più tarate sulle loro esigenze (si pensi, per esempio, ai questionari di profilazione somministrati all’inizio o prima dell’inizio dell’evento);
  • per aggiustare il tiro rispetto a quanto proposto, reagendo in modo proattivo alle opinioni e ai consigli del pubblico;
  • per raccogliere dati (vedi per esempio indagini o questionari);
  • per analizzare il grado di comprensione del pubblico rispetto a quanto presentato.

Come inserirlo nei tuoi congressi?

icona televoto congressualeNon male, vero? Si tratta di un aiuto davvero valido nel mondo degli eventi aziendali. E non è nemmeno così difficile da attuare! Le sale meeting con wifi gratis sono la maggioranza, e comunque sempre di più, e il sistema di televoto congressuale con i telecomandi è di facile reperibilità.

I ragazzi di Telemeeting, ad esempio, offrono da anni servizi di televoto interattivo e si occupano di procurare e programmare i telecomandi per il tuo evento. Non dovrai nemmeno preoccuparti di imparare come si usano! 😉

Ancor più semplice, poi, ultimamente sono state sviluppate ottime app di televoto: basterà scaricarle, connetterle all’app del relatore e il pubblico potrà dare un feedback immediato direttamente dal proprio smartphone!

Se ti piace l’idea dai un’occhiata a Mr.Fogg, una delle più belle ottimizzata sia per iOS sia per Android.


Ecco, adesso sai tutto su come si vota in un centro congressi e sull’importanza dell’audience response in tempo reale. Considera quest’idea per il tuo prossimo evento aziendale e poi, se ti va, raccontaci com’è andata! 😉

Patrick Sirtoli

Patrick Sirtoli

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