Location, data, titolo, partecipanti sono sono stabiliti ma il transfer aziendale?

La location è bellissima ma difficilmente raggiungibile. Non preoccuparti: organizza un transfer aziendale!

Se non sai proprio come muoverti o quali siano le caratteristiche di un transfer per un evento aziendale non ti preoccupare!

Ho realizzato questo articolo proprio per aiutarti in questa prima fase fondamentale che renderà il tuo evento ancora più fruibile per i tuoi ospiti.

Seguimi passo passo, e mettici tutta la tua professionalità nell’organizzare eventi: non potrai sicuramente sbagliare.

Sei pronto?

Non lasciare nulla al caso

Programmazione_TransferAziendale

Organizzare eventi è già di per se un’operazione che richiede massima attenzione e tu sicuramente lo sai bene.

La piena soddisfazione del cliente può essere perseguita solamente attraverso un’attenta pianificazione di ogni aspetto. Non tralasciare nessun particolare!

Niente deve essere mai lasciato al caso!

Ogni minimo passaggio, ogni aspetto deve essere valutato e niente può essere assolutamente trascurato.

Ricorda, chi viaggia per lavoro è già sotto pressione. Non vorrai essere proprio tu ad aggiungere ulteriore stress?

Pianificare in anticipo ogni passaggio ti aiuterà a prendere in considerazione tutti gli aspetti, anche quelli che ti sembrano inizialmente i più banali e di facile soluzione.

Trova la soluzione migliore per il transfer

Hai già deciso con quale mezzo e tramite quale servizio effettuerai il transfer aziendale?

Sicuramente il primo pensiero di tutti è quello di prenotare dei Taxi per i tuoi clienti, in modo tale che vengano prelevati direttamente da stazioni e aeroporti e portati senza problemi al luogo dell’evento.

Un servizio sicuramente di rapida organizzazione, ma poco personalizzabile e dai costi più alti. Un servizio che in fondo anche il cliente stesso potrebbe ottenere, con un clic o una telefonata, e senza sentirsi veramente coccolato.

Chiaro, prenotando direttamente e in anticipo il taxi, non dovrai aggiungere ulteriori preoccupazioni al tuo ospite che non dovrà attendere troppo tempo o mettersi alla ricerca di taxi liberi al momento dell’arrivo.

Potresti invece prendere in considerazione un altro servizio, che negli ultimi anni sta diventando sempre più diffuso: Uber. Molto simile al taxi, questo servizio ti permetterà però di pagare attraverso carta di credito, e di togliere in questo modo qualsiasi onere o pensiero al tuo ospite.

Un servizio invece sicuramente più personalizzabile è quello di prendere accordi per un servizio di noleggio con conducente.

In questo modo potrai giostrarti al meglio con le necessità – anche totalmente diverse tra loro – delle persone a cui offrirai il servizio e contrattando un prezzo che prenda in considerazione la quantità di persone e di viaggi da effettuare.

Conosci al meglio i programmi di ogni partecipante

BusinessMan_TransferAziendale

Uno dei primi passi che sicuramente devi fare è quello di informarti, e scoprire tutto ciò che ti è possibile riguardo all’arrivo di ciascuno degli ospiti che necessitano di questo servizio aggiuntivo da te offerto.

Sai chi dovrai accogliere? Dove arriverà? Viaggia in aereo/treno/bus? A che ora è previsto il suo arrivo in città?

Hai già pensato ad un comodo punto di ritrovo da stabilire invece di rincorrere il tuo ospite in mezzo alla stazione ferroviaria o in un aeroporto troppo grande dove non trovarsi e perdere tempo nella ricerca è questione di poco?

Il mio consiglio è quello di preparare un comodo file dove inserirai tutti gli orari e i luoghi di arrivo di ciascun partecipante: in questo modo ti sarà più comodo incrociare i dati e comprendere se con unico viaggio puoi organizzare il transfer per più ospiti ed essere cosi più efficiente.

Attenzione però a non far aspettare i tuoi ospiti.

Dopo un viaggio, più o meno lungo che sia, il desiderio di ciascuno è quello di arrivare a destinazione il più presto possibile.

Forse non sarà esattamente conveniente dal punto di vista logistico, ma se ciò che devi ottenere è il pieno soddisfacimento, meglio un viaggio in più che un ospite scontento.. non trovi?

Offri un servizio che si distingua

Differenziarsi_TransferAziendale

Offrire un servizio di taxi o di noleggio con conducente per accompagnare i partecipanti al tuo evento aziendale alla location stabilita è qualcosa che chiunque può organizzare.

Una semplice telefonata al taxi, e il cliente viene immediatamente prelevato e portato a destinazione.

Ma se vuoi che il viaggio stesso sia valutato come eccellente e che il giudizio completo dell’evento dipenda anche dal transfer ci sono alcuni dettagli su cui puoi fare maggiore attenzione.

Organizzando il trasporto infatti potrai ad esempio fare richiesta di avere a disposizione autisti multilingue, che possano quindi essere efficienti non solo nella guida ma anche nel rapporto personale con il passeggero.

Un’altra attenzione che ti consiglio di avere è quella di mettere a disposizione vetture che siano perfettamente pulite, che diano l’impressione al tuo ospite di essere accolto con il massimo dell’attenzione, e che non si sentano semplicemente “bagagli” trasportati dalla stazione al centro congressi.

Attento agli imprevisti

Imprevisto_TransferAziendale

E visto che “l’imprevisto non è l’impossibile: è una carta che è sempre presente nel gioco” (Comte de Belvèze) tieni sempre a mente che anche se avrai programmato tutto nei minimi dettagli, qualcosa potrebbe sempre cambiare improvvisamente i tuoi piani.

Un ritardo, uno sciopero non previsto, un cantiere stradale che blocca la strada: tutto può cambiare – magari anche solo leggermente – i tuoi piani.

Ecco perché ti consiglio sempre di preparare un piano B (magari se hai tempo e modo anche un piano C) in modo tale da non farti cogliere impreparato.

Gli imprevisti non sono di certa colpa tua e nessuno può accusarti di quello che accade. Il non aver pensato ad una soluzione alternativa invece sì e questo non può assolutamente accadere!

Infine… sorprendi il tuo ospite!

Regalo_TransferAziendale

Anche dietro all’uomo di affari più rigido e impegnato c’è una persona con sentimenti ed emozioni.

E ogni essere umano, per natura, ama essere sorpreso.

E allora perché non utilizzare questa caratteristica per rendere indimenticabile il tuo servizio di transfer aziendale?

Sorprendi il tuo cliente con qualcosa che lo coccoli e che non si sarebbe mai aspettato: un bouquet di fiori per lei, una bottiglia di ottimo vino offerta non appena salito sulla vettura per lui o un aperitivo di benvenuto in attesa dell’arrivo degli altri partecipanti una volta giunti alla location.

Potresti far trovare al passeggero una piccola guida della città che lo accoglie, con curiosità e tipicità, in modo tale da rendere il viaggio lavorativo un’occasione di accrescimento culturale e che non sia solo un obbligo lavorativo.

Piccoli gesti che allieteranno lo spostamento per lavoro ancor prima dell’inizio dell’evento stesso.

Ricorda: se il cliente si troverà bene la prima volta, non si dimenticherà dell’ottimo servizio che gli hai fornito, e parteciperà volentieri ad altri meeting organizzati da te e dalla tua azienda.

Ma la location? L’hai già trovata?

Meeting_TransferAziendale

Ora che hai scoperto come organizzare un perfetto transfer aziendale una domanda da parte mia è d’obbligo: hai già trovato la location perfetta per il tuo evento?

In caso tu fossi approdato a questa pagina con le idee ancora confuse e poche decisioni già prese, sappi che sei capitato sul blog di Meeting Hub, il portale che ti aiuterà non solo a capire come organizzare le varie fasi di un meeting (come quella del transfer aziendale) ma che troverà per te la location perfetta.

Piccoli e grandi meeting, grandi città o località di provincia, riunioni di lavoro, conferenze o seminari: qualsiasi sia l’evento che stai organizzando Meeting Hub ha la soluzione perfetta per te.

Scopri gli altri articoli del nostro blog che ti aiuteranno a districarti nelle fasi più delicate dell’organizzazione o per vedere le migliori location offerte per ogni zona. E se ancora non sei sicuro, non esitare a contattarci (tramite chat o numero verde) per chiedere aiuto nella scelta della location!