La videoconferenza è un modo efficace per realizzare una riunione o un incontro virtuale fra persone che si trovano in posti distanti e/o diversi fra loro.

Per una videoconferenza efficace bastano pochi accorgimenti. Scopriamo quale è la procedura e quali strumenti usare.

Cosa è una video conferenza?

La domanda può sembrare retorica! È un dato di fatto che ormai le videoconferenze siano parte della routine di chi le utilizza per lo smart working, o semplicemente di chi se ne serve per accorciare le distanze con amici e familiari.

Lo scopo resta sempre quello di connettere le persone indipendentemente dal luogo dove si trovano.

Oggigiorno aziende e professionisti non possono più rinunciare a un mezzo di comunicazione che permette di realizzare, per esempio:

  • Riunioni di team
  • Webinar
  • Workshop
  • Colloqui di lavoro
  • Presentazione di prodotti.

Per organizzare una videoconferenza sono sufficienti una connessione Internet, un sistema audio/video e due o più partecipanti. Ma per farla funzionare al meglio è opportuno conoscere gli strumenti da usare e le regole di comportamento da tenere.

Quali sono le tipologie di video conferenze?

A seconda delle esigenze, è possibile organizzare una video conferenza adatta allo scopo scegliendo fra:

  • Conversazione 1:1
  • Riunioni di team
  • Meeting con cliente/fornitori
  • Plenarie di gruppo

Vediamo nel dettaglio quali sono le caratteristiche dei vari tipi di video conferenze.

videoconferenza colloquio

Videoconferenza 1:1

Si tratta di videochiamate individuali. Sono le più usate dai manager per gestire situazioni che richiedono un colloquio privato. Un esempio di utilizzo molto comune è quello della videoconferenza per i colloqui di lavoro.

Questa modalità permette di risparmiare i costi di spostamento per il candidato e dà modo all’intervistatore di analizzare la comunicazione non verbale: tono della voce, gesti e postura.

Per quanto non sostituisca del tutto la presenza fisica della persona, la video conferenza è sicuramente un notevole passo avanti rispetto alla semplice telefonata.

Videoconferenza team

Le riunioni di lavoro sono fondamentali per gli aggiornamenti sulle attività in corso. Le aziende che hanno sedi diffuse su più località e dipendenti in remoto, ricorrono alla videoconferenza per fare rete nonostante la distanza.

La connessione all’interno del team e le fasi di allineamento sugli impegni presi sono indispensabili non soltanto per dare continuità al lavoro, ma anche per far sì che i membri del team si sentano parte attiva dell’organizzazione aziendale.

Video call con cliente

Guardarsi in faccia facilita l’empatia, senza la quale le relazioni diventano più complicate. Per quanto incontrare un cliente di persona resti la più valida delle opzioni, quando ciò non è fattibile la videoconferenza è l’alternativa ideale.

Può essere usata per presentare un nuovo prodotto, oppure per comunicare una promozione, o ancora come strumento di customer care per risolvere un problema.

Riunione plenaria in videoconferenza

Le aziende di medie e grandi dimensioni negli ultimi due anni hanno dovuto rinunciare alla pratica della riunione plenaria in presenza. Ovvero quelle riunioni che si tengono solitamente una volta l’anno e che danno modo al management di informare l’intero gruppo sugli obiettivi raggiunti e sulle sfide future.

Un importante momento di aggiornamento per dipendenti e collaboratori, ai quali è quasi impossibile rinunciare. Ecco perché le plenarie in videoconferenza sono state adottate in modo diffuso, permettendo a dirigenti e funzionari di alternarsi nello speech pubblico e ai partecipanti di verificare la reale situazione aziendale.

plenaria in videoconferenza

Come fare una video conferenza a partecipazione diffusa?

Che la videoconferenza preveda la partecipazione di due o più partecipanti non fa molta differenza. La procedura da seguire per chi organizza è piuttosto standardizzata e così riassumibile:

  1. Settaggio e comunicazione data e orario

Controllare la disponibilità dei partecipanti è la prima cosa da fare. Farlo con anticipo è necessario per dare modo a tutti di bloccare uno slot libero sul calendario.

Molte applicazioni ormai consentono di farlo in automatico, come Google Calendar che ha anche la funzione reminder prima dell’inizio dell’evento.

Nel caso uno o più persone siano su fusi orari differenti, si dovrà fare in modo che l’incontro venga fissato in orario lavorativo, o quanto meno non eccedente la finestra 7 a.m.-9.30 p.m.

  • Prova tecnica generale

Durante la riunione si potrebbe aver bisogno di condividere lo schermo, o di accedere a un altro programma. Per tale motivo è importante verificare prima dell’inizio della video call che tutto funzioni perfettamente e che non ci sia alcun tipo di problema tecnico.

  • Controllo software

Il medesimo avviso di check vale anche per i partecipanti. Accorgersi all’ultimo che la connessione non va o che il dispositivo non è utilizzabile, può compromettere la partecipazione all’evento.

Per evitare che ciò succeda molte piattaforme per video conferenza hanno una funzione test preliminare.

Il che risulta utile soprattutto quando non si partecipa da postazione fissa, ma utilizzando dispositivi mobili come smartphone e tablet.

Quali sono le migliori piattaforme per videoconferenze?

Entriamo adesso nel dettaglio tecnico e vediamo quale è l’attrezzatura di base per le videoconferenze:

  • Device = desktop, laptop, smartphone, tablet
  • Strumentazione aggiuntiva = microfono, altoparlante e webcam (integrati o esterni)
  • Connessione Internet = WiFi oppure Ethernet

Consiglio pratico

Se il WiFi dà problemi durante la videoconferenza, il cavo Ethernet con connessione diretta può ridurre potenziali problemi di velocità o di interruzioni improvvise. Nel caso il laptop non abbia una porta Ethernet, si può utilizzare un adattatore USB Ethernet.

App per videoconferenze

Quali sono le migliori piattaforme per videoconferenze? Difficile fare una classifica dal momento che se ne trovano disponibili davvero tante. Quelle qui presentate sono senza dubbio fra le più conosciute e, inoltre, consentono di organizzare una videoconferenza gratuita.

skype per videocall

Come fare videoconferenza Skype

Skype è un software di messaggistica che ha fatto scuola. La prima versione risale infatti al 2003. Per usarlo è sufficiente scaricare il programma su desk e/o mobile.

Il piano gratuito dà modo di accedere a molte funzionalità, compresa quella per le video call:

  • Accedi al programma con l’account Microsoft
  • Scegli l’opzione “Riunioni” e clicca su “Partecipa ora” (opzione “Organizza riunione”)
  • Assegna un nome alla riunione
  • Copia il link da inviare ai partecipanti, oppure aggiungi i loro nomi dai contatti della rubrica
  • Avvia chiamata
google meet per video conferenze

Come fare videoconferenza Google

Google Meet è disponibile per tutti coloro che dispongono di un account Google (chi non ce l’ha?). Le riunioni online consentono di ospitare fino a 100 partecipanti per un massimo di 60 minuti, nella versione utente standard.

Per scuole e aziende, le funzionalità avanzate danno modo di organizzare videoconferenze fino a 500 partecipanti in live streaming.

Da desktop e/o da laptop non è necessario scaricare nessun software. Per i dispositivi mobili si può scaricare l’app da Google Play e dall’Apple Store.

videoconferenza con zoom

Come fare videoconferenza Zoom

Zoom è disponile sia in versione piattaforma browser, sia come software gratuito per Windows, macOS e Linux, oltre che come app per Android e iOS.

Una volta scaricato, sarà necessario creare gratuitamente un account collegandosi al sito web ufficiale. Clicca qui per scaricare Zoom.

Per avviare una videoconferenza Zoom da desktop o da laptop:

  • Dal menu principale scegli “Riunioni” e clicca su “Programma una riunione”
  • Compila tutti i campi necessari, come orario, titolo del meeting etc.
  • Salva e procedi nella schermata successiva
  • Invita i partecipanti e avvia la videoconferenza

Per la videoconferenza da mobile, la procedura è del tutto simile.

Come gestire i tempi di intervento e le pause nelle videoconferenze?

Una volta che la parte tecnica è a posto e che la video conferenza è avviata, l’organizzatore deve fare in modo che la comunicazione sia efficace così da raggiungere l’obiettivo prefissato per la riunione. Come? Con un’agenda chiara e condivisa, simile a questa:

  1. Briefing preliminare: per non entrare a freddo nel merito della questione, è consigliabile creare un clima rilassato dialogando un po’ con i partecipanti prima di iniziare. È anche un modo cortese per fare un check tecnico prima di iniziare.
  2. Argomento e tempi: l’organizzatore dovrà fornire una panoramica degli argomenti trattati e della durata complessiva della videoconferenza e comunicare se è previsto un eventuale break.
  3. Scaletta degli interventi: è buona prassi indicare in quale ordine sono programmati gli interventi dei partecipanti e se è stato considerato, a fine riunione, uno spazio per domande e dubbi.
  4. Saluti e ringraziamenti: l’organizzatore si congeda e termina la videoconferenza.

Consigli finali di netiquette per una videoconferenza professionale

Prima di concludere, ecco una breve lista di regole che consentono di organizzare una videoconferenza professionale e funzionale.

  • Assicurarsi preventivamente che i sistemi tecnici funzionino
  • Avere un aspetto curato e adatto all’occasione (specialmente in caso di riunioni formali)
  • Essere puntuale
  • Guardare dentro la telecamera
  • Parlare dentro il microfono con tono di voce alto e scandendo bene le parole
  • Mettere il muto quando parlano gli altri
  • Se si effettua la registrazione della video call avvisare del fatto che il meeting è registrato

A questo punto, non resta che mettere in pratica quanto imparato per organizzare al meglio la tua videoconferenza.

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