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5 consigli di base per allestire una sala riunioni

Vuoi allestire una sala riunioni? Leggi questo articolo, troverai 5 consigli per non sbagliare!

A volte, quando uno stabile viene ristrutturato, rimangono alcuni spazi vuoti.

Tipicamente, questi rimasugli vengono adibiti a spazi di incontro che poi vengono chiamati Sale Meeting, Sale Riunioni o Sale Conferenze… ma non sempre sono degni di questo nome.

Molti la fanno facile. In fondo basta prendere una stanza, metterci un proiettore e qualche sedia ed ecco che come per magia è nata una sala meeting con tutti i crismi.

In realtà allestire una sala riunioni sembra semplice ma non lo è.

Infatti, per potere ospitare eventi, la sala deve avere alcune caratteristiche basilari. Non sono prescrizioni legislative, ma semplicemente accorgimenti legati al comfort dei partecipanti.

Ho riassunto le tematiche principali in 5 consigli di base da tenere in conto per allestire una sala riunioni di tutto rispetto.

1) Spazio minimo per persona

   icona misure Per ogni persona bisogna calcolare almeno 0,5 mq di spazio. Ciò significa un quadrato di 50 X 50 cm. Forse ti sembrerà un po’ troppo, ma se non vuoi stipare come scatolette di tonno i partecipanti del meeting devi tenerne conto!

Evitare di tenere le sedie troppo attaccate è molto importante.

Infatti, le persone che partecipano ai meeting spesso non si conoscono. Sedersi accanto a uno sconosciuto è una situazione che può mettere a disagio i partecipanti.

Per diminuire questa spiacevole sensazione si consiglia di tenere le sedie ad almeno 10-15  cm di distanza l’una dall’altra.

Attenzione però a non tenerle troppo distanziate. Infatti, il meeting è un evento di incontro. Le persone sono ben disposte a socializzare, quindi mettere le sedie troppo distanziate potrebbe creare un senso di vuoto e freddezza nell’ambiente.

Infine, la regola d’oro della disposizione delle sedie riguarda la distanza tra le file. Si stima in media che 50 cm tra una fila e l’altra siano più che sufficienti per garantire l’accesso. Calcola però che in certe stagioni le persone potrebbero avere maggiori ingombri, per esempio cappotti o borse. Quindi, in questi casi, è meglio abbondare un po’.

2) Corridoi

icona corridoio Servono per il passaggio delle persone prima, durante e dopo il meeting. Osservazione banale, ma solo in apparenza.

Infatti, si dà spesso per scontato che i partecipanti a un meeting si siedano prima dell’evento e si alzino alla fine. In realtà chiunque abbia presenziato a un meeting sa bene che molte persone si spostano dalla loro postazione per i motivi più vari, ad esempio per andare in bagno.

A seconda del tipo di evento, inoltre, c’è da considerare la possibilità che spostarsi dal proprio posto sia parte integrante dell’evento stesso.

Di conseguenza, i corridoi sono un elemento importantissimo che deve essere curato nel migliore dei modi.

Per essere veramente utili, i corridoi che passano per la sala devono essere almeno 3. La loro larghezza deve essere di almeno 150 cm.

Questo permette da una parte il facile accesso a chiunque, comprese persone con disabilità motoria. Dall’altra parte fa in modo che la persona che necessita di alzarsi dal proprio posto non sia un intralcio per gli altri.

Per farti capire meglio quest’ultimo concetto, hai presente quando vai al cinema e uno spettatore vuole passare tra le poltroncine chiedendo permesso e disturbando tutte le file dietro di lui? Ecco, questo capita anche in sala meeting quando qualcuno si alza.

Quindi puoi ben capire perché è così utile avere un corridoio anche in mezzo alla platea. Anzi, se la sala è particolarmente grande, è meglio se lo spazio è ancora più spezzettato da corridoi. Ovviamente i corridoi dovrebbero essere tutti dotati di indicazioni per arrivare facilmente alle uscite di sicurezza in caso di calamità.

3) Soffitto

icona soffittoMa che c’entra il soffitto?  Sembra un aspetto secondario, ma è indispensabile per due motivi.

Un motivo è legato alla biologia. Infatti, un’aula con il soffitto troppo basso contiene un volume d’aria limitato. Di conseguenza, quando la sala si riempie, il respiro dei partecipanti al meeting provoca il cosiddetto effetto stalla.

Tutti questi corpi umani stipati in poco spazio consumano rapidamente ossigeno ed espirano anidride carbonica. Inoltre, il loro respiro disperde il calore corporeo nell’ambiente come una sorta di stufa umana.

Il risultato di questi fenomeni è l’aumento della temperatura e un senso di sonnolenza generalizzato da parte dei partecipanti.

Per fortuna si può ovviare a questo inconveniente con un sistema di ricambio d’aria oppure con l’aerazione del locale tramite finestre e porte.

Quello che però non si può fare è cambiare la percezione che i partecipanti avranno dell’ambiente. Un soffitto troppo basso in una sala ampia dà un senso di schiacciamento.

In modo particolare, le sale lunghe e strette devono avere uno spazio piuttosto alto sopra le teste di chi partecipa al meeting, altrimenti l’effetto che proveranno è quello di essere chiusi in una grande scatola da scarpe!

Ecco perché i centri congressi, così come le sale cinematografiche e i teatri sono sempre ambienti con soffitti molto alti!

4) Angolo di visuale

icona visibilità Hai presente quando in un locale c’è un televisore ma non riesci a vedere cosa viene trasmesso sullo schermo perché sei troppo a destra o troppo a sinistra? Ecco, in quel caso sei fuori dall’angolo di visuale.

Questo principio è molto utile per capire la migliore disposizione delle sedie durante un meeting.

Per calcolare l’angolo di visuale devi tracciare una linea dritta dal punto dove è presente il relatore fino in fondo alla sala. A questo punto costruisci due angoli di 45° intorno alla linea. La loro somma è un angolo di 90° dove chi si siede può vedere perfettamente il relatore. Chi si siede fuori da questo confine ha problemi di visibilità, vedendolo praticamente di profilo. Per evitare lamentele, è meglio sacrificare un po’ di posti ma garantire una buona visuale, specie se durante l’evento le immagini hanno un ampio risalto (è il caso delle proiezioni di slides).

5) Illuminazione

icona illuminazioneQuesto è il tasto dolente, anche perché è praticamente impossibile definire un tipo di illuminazione ideale.

La sala riunioni da allestire potrebbe avere luce naturale. Ciò significa che sono presenti delle vetrate da cui entra la luce esterna. Questa potrebbe essere sufficiente in alcuni casi, ma l’intensità potrebbe variare molto durante la giornata. Di conseguenza, è sempre buona cosa affidarsi ad un impianto di illuminazione da accendere all’occorrenza.

Per evitare una sovrailluminazione, l’ideale è avere lampade diverse per diversi interruttori, in modo da potere bilanciare la quantità di luce all’interno della stanza. Meglio ancora se c’è la possibilità di regolare l’intensità luminosa tramite manopole.

Infine, per la proiezione di slides e diapositive è bene disporre di tende, tapparelle o imposte per oscurare la luce esterna all’occorrenza.

 

Questo elenco di consigli non è esaustivo. Ci sarebbero interi libri da scrivere su questo tema. I consigli di questo articolo però ti insegnano i fondamentali dell’arte di allestire una sala riunioni e soprattutto ti eviteranno gli errori più grossolani.

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Michele Ghilardelli

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