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uomo che affitta una location

Affitto di una location: tutto quello che devi sapere

Stai pensando di organizzare un evento? L’affitto di una location per eventi è quello che ti serve. 

Che sia una sala per un meeting oppure per il tuo matrimonio giustamente vorresti che fosse sempre tutto perfetto.

Ci sono delle accortezze che devi seguire, e io sono qui per dirti tutto quello che devi sapere, o meglio delle domande che devi ricordarti di porre al responsabile degli eventi quando decidi di affittare una location.

Si tratta di aspetti a cui magari non pensi perchè non sei abbastanza esperto, ma ti assicuro che sono importantissime e possono davvero fare la differenza.

Ci sono quindi diverse domande che dovresti porre all’organizzatore di eventi prima di decidere di affittare una location.

In questo articolo le vedremo insieme, una per una.

1. C’è abbastanza spazio per tutti?

icona ragazziQuando scegli di affittare una location devi assicurarti che tutti i tuoi ospiti possano entrare senza problemi, sembra una banalità, ma non lo è!

Una location sufficientemente spaziosa che permetta a tutti di stare a loro agio è un punto di partenza imprescindibile nel momento in cui decidi di organizzare qualcosa.

Fai prima una lista degli ospiti e nel momento in cui decidi di prenotare abbi ben presente il tipo di evento che hai deciso di organizzare.

  • È una cena di gala?
  • È un aperitivo informale in piedi? 
  • È una riunione? 
  • È un colloquio di lavoro? 
  • Quante persone parteciperanno? 

Queste sono le domande basilari che ti permetteranno di organizzare un evento di successo scegliendo la location più adatta.

2. La location è facilmente raggiungibile?

icona autobusQualsiasi sia il motivo per cui stai affittando la tua location devi tenere ben presente che deve essere facilmente raggiungibile da tutti i tuoi ospiti.

Informati se c’è un parcheggio dove gli invitati possano mettere la loro macchina, oppure chiedi se ci sono delle navette che collegano la tua location alla stazione più vicina.

Permettere ai partecipanti al tuo evento di arrivare a destinazione senza particolari problemi è fondamentale.

Qualora non ci sia un parcheggio interno chiedi se ne hanno uno convenzionato, se anche questa risposta dovesse essere negativa fai un tour della zona e informati sul parcheggio a pagamento più vicino.

Stesso discorso vale per la navetta.

Molte location, soprattutto le più difficili da raggiungere, mettono a disposizione dei mezzi propri per prendere gli ospiti e portarli a destinazione, ma qualora non ci dovessero essere puoi organizzarla tu accordandoti con il servizio di trasporti della zona.

In entrambi i casi, qualora la location metta a disposizione parcheggio o navetta chiedi esplicitamente se sono inclusi nel prezzo dell’affitto della location o se hanno un costo a parte!

campanella albergo3. Nella location c’è tutto quello di cui ho bisogno?

icona listaQuando inizia a pensare all’affitto di una location per organizzare un evento informati se ha tutto quello di cui hai bisogno.

Se, ad esempio, stai organizzando un meeting non dare per scontato che la sala metta a disposizione proiettori, cancelleria o, più banalmente, dell’acqua per i partecipanti.

Fai sempre un piccolo check di quelle che sono le cose di cui hai bisogno e chiedi se il posto da te scelto le mette a disposizione.

Se stai organizzando un evento e vuoi mettere della musica assicurati che la location scelta abbia le casse, gli adattatori per il pc e, nel caso in cui non le abbiano, accertati che ci sia lo spazio materiale per poterle mettere.

Non ridurti all’ultimo minuto, queste cose le devi sapere fin da prima e, se hai deciso di portare tu casse musicali e quant’altro, predisponi con anticipo dove andranno messe.

Ti faccio un esempio limite: se non ci sono prese della corrente nella sala che hai scelto?

Avrai bisogno di una prolunga! E non puoi scoprirlo il giorno stesso dell’evento!

4. Posso cancellare la prenotazione senza pagare penali?

icona atenzioneSperiamo sempre che vada tutto bene, ma bisogna sempre tenere in considerazione che le cose potrebbero non andare per il verso giusto e ci sia bisogno di disdire la location affittata.

Per questo motivo è molto importante, al momento della stipula del contratto, chiedere quali sono i termini di cancellazione.

Alcune location permettono di cancellare fino a 24h prima senza costi aggiuntivi, ma sono dei casi sporadici, e ogni posto ha le sue politiche, per questo è bene che tu le sappia bene prima di prenotare.

5. Se arrivo in anticipo troverò qualcuno?

icona svegliaQuesto è un punto a cui non molti pensano ma che è molto importante ai fini della scelta.

Ogni location ha i suoi orari, e non sempre le tempistiche da loro adottate rispecchiano le tue.

Per questo è molto importante al momento dell’affitto di una location domandare quali siano gli orari di affitto in modo tale da poter capire bene se questa possa essere o meno adatta alle tue esigenze.

Non voglio spaventarti, anche perché le location, in quanto tali, sono abituate ad avere orari molto flessibili, ma il mio consiglio è sempre quello di chiederli in modo da avere una visione il più completa possibile.

Se devi allestire tu la sala, domanda a che ora puoi presentarti in location.

I gestori delle location di solito non hanno problemi ad accogliere allestitori e fornitori in anticipo, però chiedi sempre per sicurezza da che ora è consentito l’ accesso.

6. Costi e metodi di pagamento

icona soldiQuando affitti una location potrebbero esserci dei costi supplementari che non sono inclusi nel preventivo.

Questi possono essere quelli dei trasporti, come abbiamo visto prima, oppure di pulizia. Il mio consiglio è di chiedere sempre se qualcosa è escluso dal prezzo finale così da poterla far aggiungere se necessaria per te e i tuoi ospiti.

Allo stesso modo informati bene su quali sono i metodi di pagamento e le loro tempistiche, i termini per l’affitto di una location possono cambiare molto tra una e l’altra.

Talvolta può capitare che venga richiesta una carta di credito come garanzia, in modo tale da prelevare i soldi da lì in caso di inconvenienti come il danneggiamento di alcune parti della location o il mancato pagamento.

Alcune location chiedono il pagamento anticipato, altre vogliono solo un acconto, informati prima su qual è la politica di quella che hai selezionato.

7. Se piove posso salvare il mio evento?

icona temporaleHai preso in affitto una meravigliosa all’aperto, in un giardino che ti ha conquistato al primo sguardo! Peccato che proprio il giorno del tuo evento il meteo dice che pioverà.

Devi sempre considerare questa (ahimè sciagurata!) evenienza, e per farlo devi metterti d’accordo con i proprietari della location, chiedendo se in caso di mal tempo hanno una valida alternativa.

Sicuramente l’avranno: che sia spostare il tuo evento in una sala interna o che sia montare dei gazebo che possano riparare dalla pioggia, ma è bene che ti informi prima per scegliere la soluzione che più ti piace.

Devi sempre considerare l’imprevisto quando organizzi un evento e il gestore della location che hai scelto può aiutarti a farlo nel migliore dei modi.

8. Si terranno altri eventi insieme al mio?

icona confermaÈ molto importante, quando decidi di organizzare il tuo evento, chiedere se nella stessa location verranno organizzati altri eventi.

Questo per capire il livello di confusione che ci sarà, il numero di persone che si recheranno nella stessa location lo stesso giorno e il tipo di evento che si terrà.

Se organizzi un evento per attivisti ambientali non sarà il massimo avere nella sala accanto un convengo sui nuovi metodi di estrazione del petrolio.

È ovviamente un caso estremo, ma è sempre meglio chiedere quali siano gli eventi previsti nella location che hai scelto!

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Non trascurare questo dettaglio che potrebbe essere fonte di tensione e rovinare il tuo evento!

9. Con quanto anticipo devo prenotare l’affitto della location?

icona tempoOvviamente nel momento in cui decidi di organizzare un evento valuterai numerose location cercando quella che più di tutte si adatta alle tue esigenze, e non ti basterà guardare le foto su Meeting Hub, ma vorrai anche andarle a vedere di persona.

Niente di più giusto!

Ma ricordati sempre di domandare con quanto anticipo è necessario prenotare e se ci sono già altre persone interessate per quella data.

Soprattutto se stai organizzando un evento classico, come un matrimonio, che hanno dei periodi dell’anno ben stabiliti, il mio consiglio è di prenotare il prima possibile, in modo tale da non perdere l’occasione di avere la location che più ti piace!

Meglio non rischiare che quella che più ti piace venga presa da qualcun altro!

Su Meeting Hub trovi più di 700 strutture in tutta Italia dotate degli strumenti e delle comodità ideali per chi sta cercando una location in cui organizzare il suo evento.

Prova a darci un’occhiata e se ti va chiedi dei preventivi alle location che più ti interessano. Sono gratuiti e senza impegno.

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Mi sembra di averti dato tutte le dritte giuste per poter affittare una location senza prendersi brutte sorprese.

Se ti vengono in mente altre cose scrivile pure in modo da condividerle con gli altri.

Se è tutto chiaro cosa aspetti? Corri subito ad affittare la location per il tuo prossimo evento! 

Francesca Gerardis

Francesca Gerardis

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