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Cartella Stampa In cosa consiste e come si prepara

La cartella stampa raccoglie tutti i documenti creati per i giornalisti. Si tratta di uno strumento di presentazione aziendale di grande importanza, che potrebbe dare alla tua impresa un surplus di visibilità da non sottovalutare.

Per questo motivo, è necessario che sia compilata con la massima attenzione e possibilmente da una persona esperta, ma se segui i nostri consigli anche tu potrai redarre un’ottima cartella stampa!

Cartella stampa, cosa inserire e come

icona cartella Come detto, questa sorta di “portfolio aziendale”, deve contenere tutti i documenti e i comunicati che saranno utili per giornalisti o altri soggetti interessati a condividere un vostro progetto.

Per iniziare a compilarla, una buona base di partenza potrebbe essere la regola aurea del giornalismo: le cosiddette “cinque w”.

Who, what, when, where e why.

Devi raccontare in maniera completa il tuo progetto, avendo chiaro in mente allo stesso tempo quali sono gli obiettivi della tua cartella stampa: farsi conoscere, attraverso i media e allo stesso tempo, perché no, riordinare un po’ le idee sul tuo evento.

Cartella stampa per un evento

icona calendarioPer andare nel nostro ambito, se stai per esempio organizzando un meeting, un convegno o un workshop, all’interno della cartella dovrai inserire un comunicato stampa classico, nel quale introduci l’evento, racconti come si svolge e a che scopo, allegando magari brevi schede in cui presenti gli ospiti e i collaboratori.

Nel comunicato stampa devi essere molto lineare e conciso, ma andare dritto al cuore di chi lo legge, suscitare curiosità, voglia di parlarne, e far capire cosa rende il tuo evento unico e degno di essere citato.

A seguire, nel tuo faldone non dovranno mancare il programma dettagliato del meeting, con gli orari e i temi degli incontri, la brochure informativa (se l’hai fatta fare), delle schede di presentazione degli sponsor e dei partner e i comunicati stampa scritti da questi ultimi in merito all’evento.

In altri campi, come quello aziendale per esempio, le cartelle stampa contengono anche tutta la documentazione tecnica del progetto, con tabelle, grafici, materiale pubblicitario, eventuali annotazioni del CEO o del presidente dell’impresa.

Ti conviene non fare singole cartelle troppo fitte, ma ad esempio inserire un foglio con le dichiarazioni dell’organizzatore del meeting, un altro con il programma, ecc. I giornalisti non hanno tempo da perdere, e più tutte le informazioni sono già confezionate, più ai possibilità che le guardino e successivamente te le pubblichino.

Cartella stampa online

icona laptopIn caso tu non riesca a consegnarla fisicamente o via fax, puoi sempre inviare tutta la documentazione online, per email. Anche qui dovrai riservare a ogni documento la sua parte, mandare una copia del programma e di tutto quello che abbiamo elencato sopra.

Allo stesso tempo, per comodità di chi la riceve, se fai una cartella stampa cartacea, abbi cura di mettere dentro anche un cd-rom o una chiavetta con tutto il materiale in formato digitale, in modo che l’interessato possa consultarlo e lavorarci nella maniera che più gli è congeniale.

Cartella stampa, l’occhio vuole la sua parte

icona faldoniAnche se, per forza di cose, va diffondendosi sempre di più la pratica di compilarle e spedirle online, le cartelle stampa “fisiche” rivestono ancora parecchia importanza.

In entrambi i casi, comunque, bisogna che siano ordinate ma allo stesso tempo accattivanti, in modo da attirare l’attenzione e farle apparire redatte con cura.

Le cartelle stampa, da mandare circa due settimane prima del giorno dell’evento, devono avere una copertina rigida, o possono essere contenuti in folder colorati o cartelline plastificate (come quella che vedi nell’immagine principale dell’articolo).

I fogli è meglio che siano di buona qualità, se inserisci delle etichette sicuramente sarà un buon plus.

In generale, la pulizia e l’ordine sono molto importanti, anche dal punto di vista grafico.

Devi mettere in conto di spendere un po’ di tempo per creare una cartella stampa, ma se ben fatta sai che sarà a buon rendere, visto che potresti ricevere grandi benefici.

La cartella stampa ovviamente non può prescindere da un buon numero di contatti a cui farla pervenire.

Con il passare del tempo devi riuscire a costruirti la tua rete di giornalisti e altre persone influenti: se inizialmente sarà difficile, una volta che ti sarai preparato una corsia preferenziale sarà tutto più semplice, e il tuo meeting verrà pubblicizzato molto più in fretta!

Gianluca Cedolin

Gianluca Cedolin

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