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ragazzi ad un evento perfetto

La checklist per un evento perfetto

Quando si organizza un evento sono tante, talvolta troppe, le cose da fare ed è bene quindi creare una checklist dove si scriva per noi, e per i nostri collaboratori, tutto ciò che è indispensabile ricordarsi.

Ovviamente questa lista cambia da evento ad evento a seconda di quanto è strutturato, quanti sono gli invitati, quanto dovrà durare, se prevede che si svolga solo una mezza giornata, una giornata intera o addirittura più giorni.

Ma ci sono delle cose fondamentali che non possono essere sottovalutate nel momento in cui si parla della realizzazione di un evento, a prescindere da che portata esso abbia, ecco perché ora faremo una carrellata di quella che è una checklist per un evento!

ragazzi ad un evento perfetto

Pronto a prendere carta e penna?

1. Lista degli inviati all’evento

icona listaLa primissima cosa da fare nel momento in cui si decide di organizzare un evento è stilare una lista dei possibili invitati, infatti senza di questa sarà impossibile procedere con l’organizzazione di tutto il resto.

A seconda del numero delle persone coinvolte ci sarà bisogno di una location più o meno grande, di un catering più o meno complesso, di un certo numero di gadget da ordinare e tante altre piccole cose per cui è fondamentale sapere quante persone prenderanno parte a quello che stiamo organizzando.

Ovviamente fare una lista degli invitati non implica sapere esattamente il numero preciso delle persone che parteciperanno, ma vi aiuterà a fare una stima di quante persone ci potranno essere.

Se invece della classica carta e penna preferisci utilizzare un’app che ti “tenga i conti” ti consiglio di scaricare Guest List Organizer che ti aiuterà a gestire gli invitati per il meglio.

2. Location dell’evento

icona locationUna volta deciso e contato gli invitati è il momento di scegliere e prenotare la location.

Questo perché una volta stabilita la data bisognerà trovarne una disponibile oppure se ci si è innamorati di una location in particolare e abbiamo deciso che deve essere assolutamente quella, quando possibile, potremo fissare la data in base alla sua disponibilità.

Non potete immaginare quanti eventi vengono organizzati ogni giorno, quindi non sottovalutate questo aspetto!

Inoltre senza sapere qual è la location scelta e cosa mette a disposizione, sarà praticamente impossibile poter organizzare tutto il resto!

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3. Inviti per l’evento

icona messaggioAbbiamo gli invitati, abbiamo la location, abbiamo una data quindi è il momento di inviare gli inviti!

Fallo il prima possibile per fare in modo che gli invitati non prendano altri impegni, ma non farlo troppo presto perché c’è il rischio che lo possano dimenticare.

A seconda del tipo di evento puoi inviare gli inviti in forma cartacea o digitale, in entrambi i casi premunisciti di avere tutti gli indirizzi, siano questi fisici o digitali, degli invitati.

A seconda dell’evento che hai organizzato l’invito deve essere più o meno formale, un fac-simile di un invito formale potrebbe essere:

Gentilissimo ________

con la seguente  invitato al mio evento per ______, che si terrà a _______ presso la sala __________ in via __________ dalle ore ___.

Prego di confermare la tua presenza chiamando il numero ______ / rispondendo a questo indirizzo mail, almeno una settimana prima dell’evento.

Il dress code è elegante.

Spero di vederti presto.

Un fac-simile di un evento informale potrebbe essere:

Ciao ________

Sei invitato al mio evento per ______, che si terrà a _______ presso la sala __________ in via __________ dalle ore ___.

Fammi sapere se ci sarai!

Chiama il numero ______  o rispondi al mio indirizzo mail almeno una settimana prima!

Puoi vestirti come vuoi, non ti preoccupare! 😉

Spero di vederti.

A presto

Ovviamente quello che bisogna scrivere in un invito cambia a seconda dell’evento a cui stiamo invitando le persone, ma ci sono delle cose fondamentali che non possiamo dimenticare:

  • Luogo dell’evento
  • Indirizzo
  • Ora
  • Richiesta di conferma
  • Firma

La conferma ci servirà per rendere la nostra stima degli invitati sempre più precisa, poi ovvio che ci saranno sempre gli inconvenienti dell’ultimo momento, ma facendoci dare la conferma una settimana prima possiamo cercare di “tamponare” in qualche modo invitando altra gente.

Immaginatevi un evento con una sala mezza vuota, vi piacerebbe?

4. Catering e menù dell’evento

icona piattoUn evento senza un buffet che sia un coffee break, un pranzo o un aperitivo, non è accettabile.

Il cibo è un grande aggregatore sociale, permetterà che i vostri ospiti si rilassino tra un intervento e l’altro, si conoscano tra di loro e abbiano un piacevole ricordo della giornata.

Se invece stiamo organizzando una cena seduti, perché magari l’evento organizzato si tratta di una premiazione o di una cena aziendale, premunitevi di assegnare i posti.

In grandi eventi è sempre bene che non si crei confusione e che tutti sappiano dove devono mettersi seduti.

In ogni caso la cosa importantissima da fare è concordare il menù, questo ovviamente varierà in base al budget, ma ci sono delle cose di cui dovete assolutamente tener conto:

Per organizzare un catering ti consiglio di cercare su GuidaCatering quello più vicino a te nella tua regione, così da poter trovare quello che meglio possa servirti.

A prescindere da quali siano le motivazioni per cui state organizzando l’evento uno dei tuoi obiettivi principali deve essere far stare bene gli invitati, vorresti mai lasciare qualcuno digiuno?

5. Parcheggio o navette per arrivare all’evento

icona autobusDobbiamo assicurarci che gli invitati possano raggiungere la location da noi scelta nel migliore dei modi, senza problemi e senza farli impazzire a cercare parcheggio e simili.

Quindi se scegli una location in centro, ben servita dai mezzi ma con difficoltà di parcheggio, qualora essa stessa non lo abbia, fai un sopralluogo nelle vicinanze e cerca un parcheggio ad ore con cui fare un accordo per far parcheggiare i tuoi ospiti.

Se invece la location è fuori mano, e hai invitati che vengono anche da altre città, organizza delle navette che dalla stazione arrivino alla destinazione scelta.

Chiedi alla struttura nella quale vuoi organizzare l’evento i contatti necessari di chi organizza servizi di navette in quella località.

In entrambi i casi specifica sull’invito se c’è possibilità di parcheggio o se hai organizzato delle navette, insomma rassicura i tuoi ospiti che non dovranno impazzire cercando la maniera più comoda di raggiungerti.

6. Gadget per l’evento

icona regaloSempre molto graditi durante gli eventi sono dei piccoli regalini che ricordino agli invitati la giornata trascorsa insieme.

Questi possono essere di vario tipo, dalle più classiche penne, a cose più elaborate come delle chiavette usb, ombrelli o powerbank. Queste e molte altre idee le puoi trovare su GadGet.

Scegli il gadget cercando di andare il più vicino possibile ai gusti dei tuoi invitati e cercando di essere in linea con l’evento che hai organizzato. In ogni caso, su qualsiasi cosa sia ricaduta la tua scelta, devi assolutamente farlo marchiare con il tuo logo per fare in modo che ogni volta che venga usato venga ricondotto a te e alla tua azienda.

7. Personale per l’evento

icona personale eventoPer la buona riuscita della giornata devi essere sicuro che tutti sappiano quello che devono fare e come devono farlo.

Per permettere questo è necessario che organizzi una buona squadra e che la istruisci correttamente.

È bene quindi organizzare delle piccole riunioni qualche giorno prima per spiegare cosa deve essere fatto e come vuoi che venga fatto.

Vuoi che ci sia una lista da cui vengano spuntati gli invitati? Vuoi che vengano accompagnati al loro posto? Vuoi che venga messo a disposizione un guardaroba? Queste e molte altre sono le domande che ti devi porre, a cui devi dare una risposta che poi verrà comunicata al tuo personale.

Considera fin dall’inizio tutti gli imprevisti che possono esserci, e informa il personale di come vuoi che vengano gestiti.

Ad esempio se qualcuno non è sulla lista degli invitati vuoi che venga immediatamente mandato via o vuoi essere chiamato perché potrebbe esserti sfuggito?

È umano che non riuscirai a prevedere tutti gli imprevisti, ma ce ne sono alcuni che sono prevedibili e che hanno diverse soluzioni, sta a te decidere quella che vuoi che venga applicata.

8. Scaletta dell’evento

icona timelineL’evento non può essere improvvisato, deve seguire dei punti stabiliti e degli orari.

Una volta decisa una scaletta deve essere stampata e consegnata a tutto lo staff ed eventualmente data anche ai partecipanti dell’evento.

Infatti è importante anche per chi deve partecipare avere più o meno idea del timing che verrà seguito.

Questo perché è impossibile mantenere sempre alto il livello d’attenzione, quindi avere dei punti fissi aiuta a concentrarsi e focalizzarsi su quello a cui più si è interessati.

La scaletta non è necessaria consegnarla insieme all’invito per l’evento, ma è importante darla il giorno stesso al momento dell’ingresso in sala in modo tale che tutti la abbiano e nessuno se la dimentichi a casa.

9. Live twitting dell’evento

icona hashtagIl live twitting è qualcosa che va molto di moda ora per gli eventi, anche i meno tecnologici.

Serve sostanzialmente a far sapere che è in corso qualcosa, dove parla qualcuno di più o meno autorevole, e generare una sorta di “invidia” da parte di chi non può partecipare.

Per organizzarlo ci vuole molto poco.

L’importante è assicurarsi che la location abbia una buona copertura wifi e inventarsi un hashtag con cui tutti i partecipanti twittino.

L’hashtag, credo non ci sia neanche bisogno di dirlo, è quella parola seguita dal # che permette di essere cercato su Twitter.

La parola scelta deve essere ben chiara agli invitati, quindi chi presenta l’evento deve ripeterla spesso, e ancor meglio sarebbe attaccare degli adesivi che la ricordino in giro per la sala.

Ovviamente tutta la “responsabilità” del tweet non può essere lasciata ai partecipanti, c’è anche bisogno che ci siano almeno 2/3 persone del tuo team che aprano le danze e che rispondano ai twittatori.

È tutto chiaro?

Ora ti sentiti più pronto ad organizzare il tuo evento?

Sono sicura che già seguendo queste piccole regole sarà un successone!

Ricordati di non dare nulla per scontato e di mettere i tuoi ospiti al centro della giornata, tutto il resto sarà in discesa.

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Fammi sapere com’è andata qui sotto nei commenti.

A presto!

Francesca Gerardis

Francesca Gerardis

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