Come si stipula un contratto per un servizio di catering

Capita spesso che nell’organizzazione di un evento coi fiocchi, ci si imbatti nell’organizzazione di un ricevimento o di un rinfresco.

Servire agli ospiti che sono venuti apposta al tuo evento gustose tartine e ottimi manicaretti, può essere un brillante modo per ringraziarli e salutarli evitando di lasciarli a mani vuote.

Ecco, se vuoi che il tuo rinfresco sia perfetto e curato in ogni suo dettaglio,evitando figuracce o inutili preoccupazioni, la soluzione è affidarsi a una ditta di catering.

Dunque, la parola catering, ormai di uso comune qui in Italia, è inglese e in origine significava “fornire approvvigionamenti”.

Le ditte di catering, quindi, sono quelle imprese il cui obiettivo è quello di offrire un servizio di preparazione e servizio di cibo per occasioni speciali.

Ovviamente, per affidarti a una ditta di catering dovrai siglare un contratto con questa azienda che regoli tutti gli aspetti e i risvolti dei servizi che vuoi.

Da un primo sguardo può sembrarti una questione complicata più adatta a avvocati e notai, ma non temere!

Con questo articolo ti semplificherò la vita.

Ti mostrerò:

• Capire di cosa hai bisogno
• Capire quale servizio è adatto alle tue esigenze
• Sottoscrivere un contratto di catering
• Un contratto fac-simile

Bene, possiamo cominciare!

Catering: come valutare quello giusto per te

Come ti ho spiegato, un servizio di catering è ideale per rinfreschi, cene, brunch e aperitivi che possono essere parte del tuo evento.

Affidarsi a una buona ditta di catering significa avere un servizio di qualità elevata che difficilmente lascerà delusi i tuoi ospiti e soprattutto significa eliminare dalla tua lista una lunga serie di problemi: la ditta di catering ti alleggerisce in maniera incredibile e ti consentirà di deviare le tue energie verso altro.

Ovviamente, però, affidarsi a una azienda esterna che faccia il lavoro al posto tuo a un costo che non puoi sottovalutare.

Nel budget del tuo evento dovrà comparire una voce dedicata al catering. Nelle tue valutazioni deve tenere presente questi fattori:

• Quante persone siete. È evidente che i costi variano in base al numero dei presenti. Tieni presente questa banalità: più il numero degli invitati è alto e più ti conviene affidarti a una ditta di catering esterna.
• Che tipo di servizio vuoi offrire. Una cena è diversa da un semplice rinfresco, così come un brunch è diverso da un normale brindisi. Solo dopo aver stabilito che tipo di servizio vuoi proporre ai tuoi ospiti puoi pensare di rivolgerti a una ditta di catering.
• Quali sono le tue risorse non solo economiche. Mi spiego meglio: se vuoi procedere per conto tuo devi occuparti della preparazione delle portate e delle bevande, cosa non da poco. Una volta superato questo ostacolo devi poi occuparti del servizio in sala con camerieri e tutto il resto. Sei pronto ad affrontare tutto questo? Ecco, tieni presente che affidandoti a professionisti esterni non dovrai preoccuparti di nulla perché faranno tutto loro.
• Il giorno della settimana. Ovviamente un evento in un giorno feriale è una cosa ben diversa da un giorno festivo. Il costo della ditta di catering molto facilmente cambierà
• L’orario. Vale lo stesso discorso. Tra diurno e serale sicuramente ci sono delle differenze su cui non si può chiudere un occhio

In sostanza, i punti a cui devi fare riferimento quando stai valutando l’opzione per una ditta di catering sono questi.

Come puoi vedere, nulla di eccessivamente complicato.

Il passo successivo è quello di scegliere la ditta di catering più adatta a te.

Esistono una miriade di ditte di catering; ognuna cerca di distinguersi dall’altra specializzandosi in qualcosa di particolare; chi nei ricevimenti di nozze, chi negli aperitivi, chi nei buffet.

Gli strumenti principali che possono orientare la tua scelta sono due:

1. Riduci la tua ricerca alla tua area geografica. Ti accorgerai che anche in questo modo avrai l’imbarazzo della scelta
2. Il passaparola. Fidarsi di chi si è servito prima di noi di un servizio di catering è sempre un buon sistema che, in poche parole, funziona come le recensioni su internet.

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Bene, ora che hai scelto ti posso spiegare quali sono i passi da seguire per la stipula del contratto.

Catering: come stipulare un contratto

Prima di inoltrarci in discorsi tecnici e giuridici, ti voglio ricordare brevemente cosa è un contratto.

Per definizione, un contratto è un istituto giuridico (ossia una serie di norme) che vincolano due o più parti.

Una volta che hai individuato la ditta di catering che fa per te, firmerai con essa un contratto.

È prassi comune in quanto il contratto stabilisce che, in caso di cancellazione dell’evento o del mancato rispetto delle promesse fatte dalla ditta di catering riguardo alla quantità o qualità del suo servizio, la parte lesa ha diritto al risarcimento.

Quindi può essere parte lesa sia la ditta di catering, che il committente, ovvero tu.

Tieni a mente questo punto: il contratto ti garantisce degli obblighi, ma anche dei doveri!

Possiamo quindi definire il contratto di catering come un contratto in cui il la ditta di catering (chiamata anche caterer), si impegna, dietro il pagamento di un prezzo, in una prestazione lavorativa a favore del committente (ossia tu).

Questa prestazione non è altro che la preparazione e somministrazione di alimenti e bevande.

Il contratto di catering sempre almeno due caratteristiche:

• È bilaterale. Come ti accennavo prima, con un contratto di catering nascono obblighi sia per te e la tua azienda, che per la ditta di catering (caterer)
• È consensuale. Il contratto si perfeziona con il semplice accordo fra le parti.
• A titolo oneroso. Questo significa che dietro un pagamento di un prezzo, il committente riceverà sempre un vantaggio determinato dalla prestazione del caterer

Importantissima è la differenza fra il servizio di catering e il servizio di banqueting.

Spesso i due termini vengono utilizzati come sinonimi, in maniera intercambiabile.

In realtà ci sono delle differenze.

In generale il catering riguarda esclusivamente la fornitura di cibo e bevande, che vengono servite anche al di fuori del luogo in cui sono state prodotte.

Il banqueting, invece, riguarda, in maniera più ampia, anche tutto ciò che concerne la presentazione e l’organizzazione del ricevimento (che può essere una cena, un aperitivo, ecc.).

Ne consegue che, mentre nel parlato comune i due termini, per la loro somiglianza di significato, vengono utilizzati indistintamente, al livello contrattuale persiste una differenza sostanziale:

• Il catering è un contratto di durata la cui funzione si attua nell’adempimento di prestazioni per un periodo continuato.
• Il banqueting è un contratto che riassume una serie di prestazioni con il carattere dell’occasionalità.

Con il banqueting manca dunque la caratteristica della durata, presente nel contratto di catering.

In caso di eventi a cadenza periodica quindi il consiglio che ti do è quello di optare per un contratto di catering che appunto prevede la continuità.

Viceversa se la tua intenzione è quella di organizzare un unico evento, allora il contratto di banqueting sarà l’ideale per te.

Per semplificarti ulteriormente la vita voglio lasciarti con un fac-simile di contratto.

Catering: un contratto fac-simile

Questo è il tipico contratto di catering che si può trovare presso la Camera di Commercio di ogni provincia.

Ovviamente non è un documento rigido: il committente e il caterer possono inserire clausole che  regolano precisi accordi.

Questa è la prima parte di un contratto di catering. Solitamente rimane invariata in ogni tipo di situazione.

La seconda parte del contratto è costituita dagli articoli che spiegano tutti i punti importanti del contratto.

La durata, gli obblighi, i prezzi e le condizioni sono stabiliti sempre nella seconda parte del contratto.

Ecco un esempio:

Ogni contratto termina sempre con la firma delle parti. Al contratto, inoltre, possono essere allegati dei documenti (ad esempio la planimetria dell’area del ricevimento).

Con questo articolo spero di averti chiarito le idee e sciolto i tuoi dubbi.

Per qualsiasi problema o questione non esitare a lasciare un commento sotto questo articolo.

Alla prossima!