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come scrivere ordine del giorno

Come fare l’Ordine del giorno di una riunione 4 trucchi per farlo al meglio!

Il meeting che devi organizzare sembra avere troppi partecipanti e troppi temi di discussione? Niente paura! Ecco alcuni trucchetti che ti aiuteranno a creare l’Ordine del giorno in una riunione.

Oh no, dobbiamo proprio organizzare una riunione?

Come fare l'ordine del giornoOrganizzare o prendere parte ad un meeting a volte può diventare un vero patema.

Ti chiedi il perché?  Beh, prima ti invito a rispondere a questa domanda:  hai mai partecipato ad una riunione, un’assemblea, un incontro, durante il quale hai davvero avuto l’impressione di star perdendo il tuo tempo? Pensaci bene…

Non posso vederti, ma so che in questo momento stai annuendo vigorosamente.

È proprio così: è difficile organizzare un incontro davvero produttivo che porti benefici a tutti o quantomeno alla maggior parte delle persone che vi prendono parte.  Spesso gli incontri si dilungano molto più del previsto, perché i partecipanti sono molti, le tematiche trattate  non sono da meno, e tutti vogliono intervenire per dire la loro.

È il caos. Le parole si sprecano, ma di fatto non si arriva ad una conclusione o ad un compromesso. Tutto ciò comporta diverse conseguenze negative.

Innanzitutto una riunione lunga è sinonimo di ‘riunione costosa’.

Il tempo è denaro, si sa, ma lo è ancora di più quando ti rendi conto che i tuoi collaboratori stanno perdendo il loro tempo produttivo a seguire una riunione inconcludente, che sembra non portare da nessuna parte. Il tempo passa… e non si porta a casa niente.

Ma non c’è solo questo! Quando prenoti una location o uno spazio per organizzare un incontro, giustamente, più la occupi e più paghi. Se sfori dall’orario stabilito, inoltre potresti incorrere in penali. Quindi, ancora una volta: denaro extra che esce dalle tue tasche.

Ma non disperare! Esiste una soluzione che salverà la tua riunione:  si chiama Ordine del Giorno, ovvero un documento che specifica gli argomenti che dovranno essere discussi nel corso dell’incontro, ma non solo: indica anche le persone da interpellare e le tempistiche da assegnare a ciascun tema. Se vuoi scoprire come è fatto un Ordine del giorno perfetto non ti resta che proseguire con la lettura.

Come fare l’Ordine del giorno di una riunione

Come fare l'ordine del giornoSiamo d’accordo: una riunione va organizzata, nel vero senso della parola.

Bisogna creare un ordine, dare scadenze, tempistiche, limiti, insomma: mettere dei paletti e sistematizzare, per far sì che tutto vada per il meglio, riservando la massima attenzione ai temi più importanti ed evitando perdite di tempo inutili.

Ma come fare? Ecco i 4 trucchetti:

1. Conferma le presenze

Come fare l'ordine del giornoPrima ancora di iniziare a creare il tuo fantastico Ordine del giorno devi innanzitutto capire chi presenzierà all’incontro. È inutile creare un piano e riservare tempi di discussione a persone che magari nemmeno si presentano! Allora, prima cosa: chiedi conferma (telematica o non) ai presunti partecipanti e man mano che ricevi il loro consenso segna i nomi ottenuti su un foglio o su un dispositivo.  In questo modo saprai esattamente chi sarà presente, e sulla base di ciò potrai iniziare a pensare a come gestire l’incontro.

2. Cerca nuove proposte di discussione

Come fare l'ordine del giornoUna volta che hai scoperto i nomi dei partecipanti è buona cosa chiedere loro se hanno in mente particolari temi di discussione. In un team è bene coinvolgere tutti, e ascoltando le varie proposte potresti scoprire temi fino a quel momento trascurati, nuove tematiche da aggiungere al tuo ordine del giorno.

3. Crea una tabella

Come fare l'ordine del giornoDopo aver raccolto tutti i possibili argomenti è ora di organizzarli e di passare al sodo, ovvero creare il tuo perfetto Ordine del giorno.

Il prospetto sarà diviso in 3 parti:

  • Intestazione: proprio come in un libro, nella parte più alta del foglio dovrai scrivere un titolo, un’intestazione che dimostri che quel documento è un Ordine del giorno, e al tempo stesso che renda comprensibile qual è l’argomento trattato. Il titolo non dev’essere qualcosa di troppo complicato, meglio se è breve e coinciso.  Stai attento all’uso dei Font: non lasciarti prendere la mano, si tratta pur sempre di una cosa istituzionale, quindi meglio puntare sui classici Times New Roman o Calibrì.  Sempre nella parte alta, sotto al titolo, inserisci tre o quattro righe nelle quali spieghi in breve quali sono gli obiettivi del meeting.
  • Parte centrale:  il cuore del tuo Ordine del giorno dovrebbe essere suddiviso in colonne: nella prima vengono elencati tutti i vari argomenti da trattare, elencati in ordine di priorità, la colonna centrale è dedicata ai relatori, o meglio, alle persone che hanno maggior voce in capitolo riguardo al tema, e che quindi Come fare l'ordine del giornodovrebbero avere un tempo di discussione più lungo.  Infine, l’ultima colonna è quella delle tempistiche: ad ogni argomento viene associata una o più persone, e a ciascuna di esse viene associato un lasso di tempo limite entro il quale deve aver completato il suo discorso. È di fondamentale importanza calcolare bene i tempi, e soprattutto dedicare più tempo ai temi che lo meritano. Non tentare invano di comprimere tutto in una sola riunione: piuttosto cerca sempre di attenerti all’argomento di discussione. Se ad un certo punto ti rendi conto che stai inserendo temi che si discostano troppo dalla questione chiave punta gli occhi sul titolo che hai scritto: ti ricorderà che ti stai allontanando e ti riporterà sulla giusta strada. Se vuoi avere un’idea di come organizzare la tabella dai un’occhiata a questo articolo.
  • Parte finale: questa è la parte degli ‘extra’, ovvero la sezione in cui puoi aggiungere temi supplementari secondari, che verranno discussi solo nel caso in cui avanzi del tempo. Ma non solo, in questa sezione è bene lasciare del tempo extra ai partecipanti, durante il quale potranno esprimere dubbi o domande.

4. Sottoponi la tabella ai tuoi collaboratori:

Come fare l'ordine del giornoUna volta pronta la tabella dovresti mostrarla ai tuoi collaboratori, o più in generale, alle persone che parteciperanno alla riunione.  In questo modo ciascuno potrà vedere come l’hai organizzata, ed eventualmente potrà richiedere modifiche alla sequenza degli interventi che hai stabilito.  Quando pensi sia tutto apposto stampala e consegnala a ciascun partecipante, in modo tale che possano tutti averla sott’occhio durante tutto l’incontro.

Ma come scrivere l’Ordine del giorno?

Come fare l'ordine del giornoHai già pensato a quale strumento utilizzare per scrivere l’Ordine del giorno? Se si tratta di un documento che vuoi tenere per te potresti anche considerare di scriverlo a mano, ma se devi consegnarlo anche ai colleghi o ai collaboratori è una cattiva idea, non vorrai passare la giornata a scrivere ordini del giorno!
Ovviamente dovresti usare un dispositivo.

Lo sapevi che gli strumenti del pacchetto Office e Pages di Mac hanno modelli che semplificano la creazione di diversi tipi di documenti? Li trovi sui siti ufficiali di Microsoft e sull’App Store.

L’Ordine del giorno è certamente uno tra questi. Puoi scaricare un template già pronto, fornito di diversi campi, nel quale dovrai soltanto andare ad inserire i testi.

Davvero non hai ancora una location?

Come fare l'ordine del giornoHai già in mente il piano perfetto per la tua riunione ma ancora non hai trovato una location?

Se il tuo ufficio è troppo piccolo o semplicemente vuoi trovare uno spazio alternativo dai un’occhiata al nostro sito.

Inserisci nella barra di ricerca il luogo in cui vuoi organizzare il tuo meeting, cerca la location che fa per te e invia una richiesta di preventivo gratuita: riceverai una mail con i prezzi degli spazi ritagliati sulle tue necessità. Più facile di così non si può.

Quasi facile come lasciarci un mi piace! 🙂

A presto!

Sofia Poleni

Sofia Poleni

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